Приложение. Положение об организации работы с обращениями граждан в Магаданской городской Думе

Приложение

к постановлению Председателя

Магаданской городской Думы

от 30 декабря 2016 г. N 104-п

Положение об организации работы с обращениями граждан
в Магаданской городской Думе

С изменениями и дополнениями от:

4 декабря 2017 г., 1 апреля, 27 декабря 2021 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в целях повышения результативности и качества рассмотрения обращений граждан в Магаданской городской Думе (далее - городская Дума) и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в городской Думе.

Информация об изменениях:

Пункт 1.2 изменен с 9 апреля 2021 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 1 апреля 2021 г. N 25-п

См. предыдущую редакцию

1.2. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии со следующими правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

Уставом муниципального образования "Город Магадан", принятым решением Магаданской городской Думы от 26 августа 2005 года N 96-Д;

Инструкцией по делопроизводству в Магаданской городской Думе, утвержденной постановлением председателя Магаданской городской Думы от 02 сентября 2008 года N 27-п;

Обращение, поступившее от граждан в городскую Думу через средства массовой информации в целях получения достоверных сведений о деятельности Магаданской городской Думы и ее должностных лиц рассматривается в порядке, предусмотренном статьями 38-40 Закона Российской Федерации от 27 декабря 1991 года N 2124-I "О средствах массовой информации".

1.3. Городская Дума принимает к своему рассмотрению письменные обращения, поступившие в ее адрес, в адрес председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы по почте, по информационным системам общего пользования (с использованием официального сайта, по электронной почте), с курьером, поданные гражданином лично, а также устные и письменные обращения, принятые во время личного приема.

1.4. Делопроизводство по обращениям граждан организуется отделом организационного обеспечения аппарата городской Думы.

Информация об изменениях:

Пункт 1.5 изменен. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 27 декабря 2021 г. N 69-п

См. предыдущую редакцию

1.5. Рассмотрение обращений граждан осуществляется председателем городской Думы, первым заместителем председателя городской Думы, депутатами городской Думы, руководителем и заместителем руководителя аппарата городской Думы, советником председателя городской Думы, руководителями и сотрудниками структурных подразделений городской Думы в соответствии с их компетенцией.

1.6. Сотрудники аппарата городской Думы, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением, своевременность рассмотрения обращений и подготовки по ним проектов ответов.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.

1.7. При утрате исполнителем письменного обращения, находящегося у него на рассмотрении, а также документов, связанных с его рассмотрением, руководителем аппарата городской Думы назначается служебное расследование, о результатах которого информируется председатель городской Думы.

1.8. При уходе в отпуск исполнитель по поручению руководителя структурного подразделения обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в аппарате городской Думы исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения руководителю структурного подразделения.

Информация об изменениях:

Пункт 1.9 изменен с 8 декабря 2017 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 4 декабря 2017 г. N 84-п

См. предыдущую редакцию

1.9. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование представительного органа муниципального образования "Город Магадан" - Магаданская городская Дума, либо фамилию, имя, отчество или должность соответствующего должностного лица Магаданской городской Думы, либо фамилию, имя, отчество депутата Магаданской городской Думы, которым направляет письменное обращение, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ либо уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости подтверждения своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

В обращении в форме электронного документа гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

1.10. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные гражданина могут использоваться только в целях рассмотрения обращений и в соответствии с полномочиями должностного лица. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу государственного органа, органа местного самоуправления, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

1.11. На официальном сайте Магаданской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" размещаются сведения о месте нахождения Думы, справочные номера телефонов, факсов, адреса электронной почты городской Думы и депутатов Думы, графики личного приема граждан председателем Магаданской городской Думы и его заместителями, депутатами Магаданской городской Думы.

1.12. Письменное обращение в адрес городской Думы, председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, депутата городской Думы направляется почтовой связью, курьером, гражданином лично по почтовому адресу Магаданской городской Думы: 685000, г. Магадан, пл. Горького, д. 1.

Письменное обращение в адрес городской Думы, председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы в форме электронного документа направляется гражданином либо непосредственно по адресам электронной почты городской Думы office@maggorduma.ru, pressa@maggorduma.ru либо через официальный сайт городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": www.maggorduma.ru.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Прием письменных обращений по почте, факсу, непосредственно от граждан и по электронной почте на адрес HYPERLINK "office@maggorduma.ru производится ведущим специалистом отдела организационного обеспечения городской Думы, работающим в приёмной (далее - секретарь городской Думы).

2.2. Прием письменных обращений, поступивших по электронной почте на адрес pressa@maggorduma.ru и в форме электронного документа на официальный сайт городской Думы по сети Интернет, осуществляется пресс-секретарем городской Думы. В течение одного рабочего дня обращения распечатываются и передаются секретарю городской Думы.

2.3. При осуществлении первичной обработки письменных обращений специалист по делопроизводству:

- проверяет правильность адресования конвертов с обращениями, целостность упаковки, возвращает на почту (курьеру) невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) конверты с обращениями;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма прилагает конверт;

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес Магаданской городской Думы нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет в двух экземплярах акт на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты подписываются начальником отдела организационного обеспечения, и секретарем: один экземпляр хранится в отделе, второй - приобщается к поступившему обращению.

3. Регистрация обращений

Информация об изменениях:

Пункт 3.1 изменен с 9 апреля 2021 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 1 апреля 2021 г. N 25-п

См. предыдущую редакцию

3.1. Обращения граждан, адресованные Магаданской городской Думе, председателю городской Думы и его первому заместителю, поступившие в городскую Думу почтовой связью, с курьером, от гражданина лично, через информационные системы общего пользования (с использованием официального сайта, по электронной почте), регистрируются в электронной базе служебной корреспонденции городской Думы и рассматриваются в соответствии с настоящим Положением.

Ответственным за ведение электронной базы служебной корреспонденции городской Думы является секретарь городской Думы.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2 изменен с 9 апреля 2021 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 1 апреля 2021 г. N 25-п

См. предыдущую редакцию

3.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех календарных дней с момента поступления в городскую Думу. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным и выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными и выходными днями.

Письменное обращение, поступившее в городскую Думу, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

3.3. Письменное обращение по вопросам, не относящимся к компетенции городской Думы, в семидневный срок со дня его регистрации в городской Думе направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае если решение поставленных в одном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в их адрес направляются копии обращения и прилагаемых к нему документов и материалов в течение семи дней со дня регистрации.

К обращению, направляемому для рассмотрения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, городской Думой оформляется сопроводительное письмо. В сопроводительном письме в случае необходимости может запрашиваться информация о результатах рассмотрения обращения или вопроса обращения.

3.4. Направлять жалобу на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, согласно законодательству запрещается. В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснениями его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.5. Городская Дума при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

3.6. Зарегистрированные обращения формируются в папки, которые соответствуют номенклатуре дел. При регистрации повторных обращений в указанные папки приобщаются материалы по предыдущему обращению.

3.7. По просьбе граждан им выдается копия зарегистрированного обращения.

Информация об изменениях:

Пункт 3.8 изменен с 9 апреля 2021 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 1 апреля 2021 г. N 25-п

См. предыдущую редакцию

3.8. Письменные обращения граждан, поступившие в городскую Думу, но адресованные конкретному депутату Магаданской городской Думы в форме электронного документа через информационные системы общего пользования (с использованием официального сайта, по электронной почте), полученные специалистом городской Думы (почтовой связью, от курьера, от гражданина лично), не подлежат регистрации в электронной базе служебной корреспонденции и помещаются в их персональные папки для корреспонденции депутатов Магаданской городской Думы по избирательным округам, находящиеся в приёмной городской Думы, откуда подлежат изъятию депутатом или его помощником.

3.9. На письменные обращения, не являющиеся в соответствии с Федеральным законом заявлениями, жалобами, предложениями (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы по существу, как правило, не даются, о чем, в случае поручения председателя (первого заместителя председателя) городской Думы, исполнитель подготавливает ответ-сообщение гражданину.

4. Рассмотрение обращений граждан

4.1. Письменное обращение, поступившее в городскую Думу, рассматривается в течение тридцати календарных дней со дня регистрации.

Городская Дума, депутат городской Думы могут запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия. В таком случае срок рассмотрения обращения может быть продлен председателем Думы, первым заместителем председателя, депутатом городской Думы, но не более чем на тридцать дней, о чем в обязательном порядке уведомляется гражданин, направивший обращение.

4.2. В исключительных случаях председатель городской Думы, первый заместитель председателя городской Думы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

4.3. Результатами рассмотрения обращений являются:

дача письменного ответа гражданину по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

дача устных разъяснений по существу поставленных в обращении вопросов в ходе личного приема (устного обращения) гражданина;

уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

4.4. Обращения, поступившие в городскую Думу, направляются на исполнение согласно резолюции председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы.

4.5. Обращения, поступившие на имя депутата, рассматриваются им лично.

4.6. Рассмотрение обращения осуществляется путём:

- запроса необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятия мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дачи письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 4.7 настоящего Положения;

- уведомления гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

4.7. Гражданину не направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в следующих случаях:

а) если председателем городской Думы, первым заместителем председателя городской Думы принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по вопросу, на который ему многократно давались письменные ответы по существу при рассмотрении ранее направленных им обращений, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

Информация об изменениях:

Подпункт "б" изменен с 9 апреля 2021 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 1 апреля 2021 г. N 25-п

См. предыдущую редакцию

б) если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

в) если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит рассмотрению в городской Думе, депутатом городской Думы, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

г) если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, гражданин уведомляется о недопустимости злоупотребления правом;

д) если в соответствии с пунктом 3.4 настоящего Положения невозможно направление обращения на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. В таком случае обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд;

е) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую действующим законодательством тайну. В таком случае гражданину сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

ж) если в обращении обжалуется судебное решение, такое обращение в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

з) если от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения его обращения;

Информация об изменениях:

Пункт 4.7 дополнен подпунктом "и" с 4 декабря 2017 г. - Постановление Председателя Магаданской городской Думы от 4 декабря 2017 г. N 84-п

и) если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы. В таком случае, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлени