Приказ Министерства финансов Магаданской области от 27 марта 2017 г. N 32 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, поступившими в министерство финансов Магаданской области" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства финансов Магаданской области
от 27 марта 2017 г. N 32
"Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, поступившими в министерство финансов Магаданской области"

В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением губернатора Магаданской области от 28 ноября 2016 г. N 247-п "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, поступившими в Правительство Магаданской области", в целях повышения качества работы по рассмотрению письменных и устных обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, совершенствования работы по рассмотрению обращений граждан, поступивших в министерство финансов Магаданской области, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с обращениями граждан, поступившими в министерство финансов Магаданской области.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

Министр

В.А. Моисеева

Инструкция
по работе с обращениями граждан, поступившими в министерство финансов магаданской области
(утв. приказом Министерства финансов Магаданской области от 27 марта 2017 г. N 32)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан, поступившими в министерство финансов Магаданской области (далее - Инструкция), разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Инструкцией по работе с обращениями граждан, поступившими в Правительство Магаданской области, утвержденной постановлением губернатора Магаданской области от 28 ноября 2016 г. N 247-п.

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации рассмотрения и учета обращений граждан, поступивших в адрес министерства финансов Магаданской области (далее - Минфин Магаданской области) в письменной форме, в форме электронного документа, а также устных обращений граждан.

1.3. Понятия и термины, применяемые в настоящей Инструкции, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.4. Рассмотрение обращений граждан в Минфине Магаданской области осуществляется министром финансов Магаданской области (лицом его замещающим) в соответствии с компетенцией Минфина Магаданской области.

1.5. Организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан и их регистрация осуществляются секретарем министра финансов Магаданской области.

1.6. Приемная министерства финансов Магаданской области располагается по адресу: ул. Горького, д. 6, г. Магадан. Почтовый адрес для направления обращений: ул. Горького, д. 6, г. Магадан, 685000.

Информация о работе приемной министерства финансов Магаданской области предоставляется при личном обращении или по телефону. Также данная информация размещается в региональной информационной системе "Предоставление информации о деятельности исполнительных органов государственной власти Магаданской области в сети Интернет" по адресу: http://minfin.49gov.ru/ (далее - официальный сайт Минфина Магаданской области).

II. Порядок получения гражданами информации по вопросам рассмотрения обращений

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан размещается на официальном сайте Минфина Магаданской области, а также предоставляется непосредственно сотрудниками Минфина Магаданской области при личном обращении или по телефону.

2.2. На официальном сайте Минфина Магаданской области размещается следующая информация:

- порядок и время приема граждан;

- порядок рассмотрения обращений граждан в Минфине Магаданской области;

- нормативные правовые акты, регулирующие рассмотрение обращений граждан;

- справочные телефоны сотрудников;

- ответы на часто задаваемые вопросы.

2.3. На информационных стендах Минфина Магаданской области размещается следующая информация:

- порядок направления обращений граждан в Минфин Магаданской области, а также порядок и сроки их рассмотрения;

- график работы Минфина Магаданской области.

2.4. По справочным телефонам приемной министерства финансов Магаданской области предоставляется следующая информация:

- порядок и сроки рассмотрения обращений, требования, предъявляемые к оформлению письменного обращения и обращения, направляемого в электронной форме, установленные Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- почтовый адрес, номер факса для направления письменных обращений в Минфин Магаданской области;

- порядок записи на личный прием к должностным лицам;

- график и место проведения личного приема должностными лицами;

- иная информация, касающаяся прав граждан на обращение в Минфин Магаданской области.

2.5. С момента регистрации письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения соответствующего обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

Информирование о ходе рассмотрения обращений граждан осуществляется сотрудниками Минфина Магаданской области при личном обращении граждан или их представителей.

III. Прием и регистрация обращений граждан

3.1. Обращение в Минфин Магаданской области может быть:

- направлено в письменном виде почтовым отправлением по адресу: ул. Горького, д. 6, г. Магадан, 685000;

- направлено в форме электронного документа через официальный сайт Минфина Магаданской области;

- направлено посредством системы межведомственного электронного документооборота или комплекса программ VipNet;

- передано лично непосредственно заявителем или его представителем в Минфин Магаданской области;

- передано в ходе личного приема должностным лицам.

3.2. Все обращения граждан, направленные в письменной форме или в форме электронного документа, направленного через официальный сайт Минфина Магаданской области (далее - обращения), и материалы, связанные с их рассмотрением, поступают секретарю министра финансов Магаданской области.

3.3. Все поступающие в Минфин Магаданской области обращения граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в системе автоматизации делопроизводства электронного документооборота "Дело" (далее - система С АДД) в течение трех дней с момента поступления в Минфин Магаданской области в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.4. Делопроизводство в части рассмотрения обращений граждан ведется в Минфине Магаданской области отдельно от других видов делопроизводства.

3.5. Конверты к обращениям граждан сохраняются только в том случае, если в письме не указан автор обращения и его адрес.

3.6. Полученное обращение регистрируется в регистрационной карточке (далее - РК). На полученном обращении проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации, его порядкового входящего номера. У каждого вида обращений своя система учета, вид регистрационной карточки и индексация (например, письменное заявление - Л - 101, личный прием - Пр-Л-101). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма.

При регистрации документа порядковый номер и дата регистрации проставляются в РК в автоматическом режиме. Регистрация поступивших обращений производится с вводом информации о них в систему САДД путем заполнения РК, в которую вносятся сведения о заявителе, от которого поступило обращение (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес), фиксируется краткое содержание обращения, указывается, кому обращение адресовано. Обращение подлежит сканированию и прикреплению к РК отсканированной копии обращения.

Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.5. Повторными считаются обращения, поступившие в Минфин Магаданской области от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению.

3.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается порядковый номер, в регистрационной карточке в разделе "Связки" делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

3.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным, о чем делается отметка в регистрационной карточке.

IV. Направление письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа на рассмотрение

4.1. В течение одного дня со дня регистрации поступившие письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, передаются секретарем министра финансов Магаданской области на рассмотрение министру финансов Магаданской области (или лицу его замещающим).

4.2. В течение одного дня со дня регистрации обращения министр финансов Магаданской области (или лицо его замещающее) даёт поручение в виде резолюции о его рассмотрении должностным лицам Минфина Магаданской области (далее - Исполнители), в компетенцию которых входит разрешение вопросов, содержащихся в обращении (независимо от того, на чье имя оно адресовано) и, исходя из содержания обращения, принимает решение о постановке указанного поручения на контроль.

Поручение (резолюция) должно содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даётся поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись министра финансов Магаданской области (или лица его замещающего), с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение (резолюция) может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому Исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

4.3. В тексте поручения (резолюции) может присутствовать информация об установлении сокращенных сроков предоставления промежуточной информации по результатам рассмотрения обращения, в том числе "Срочно" ("Незамедлительно") или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный и 10-дневный сроки исполнения со дня его подписания; поручения по рассмотрению обращения "Зайдите" и "Прошу переговорить" - в течение трех дней с даты подписания поручения (резолюции) министром финансов Магаданской области (лицом его замещающим).

4.4. В случае получения жалобы на действия (бездействия) министра финансов Магаданской области (или лицо его замещающее), она направляется на рассмотрение губернатору Магаданской области.

4.5. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минфина Магаданской области, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу указанного органа, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Ответ гражданину о переадресации обращения, в котором указан только адрес электронной почты, направляется ему на адрес электронной почты.

В остальных случаях ответ о переадресации обращения дается в письменной форме на почтовый адрес.

4.6. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц указанных органов, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам указанных органов.

4.7. В государственные органы, органы местного самоуправления губернатором Магаданской области или должностными лицами может быть направлен запрос о принятых мерах по результатам рассмотрения обращения в порядке обеспечения гарантий защиты прав заявителя.

V. Рассмотрение обращений

5.1. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации, то есть с момента присвоения регистрационного номера и занесения обращения и сопроводительных документов в информационную систему САДД, за исключением случаев, предусмотренных статьей 11, частями 1.1, 2 статьи 12 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.2. В случае если в поручении (резолюции) рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, поручено нескольким исполнителям, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа гражданину осуществляет ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым (если не указан иной), либо исполнитель, в отношении которого в резолюции сделаны особые отметки. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления).

Каждый исполнитель несет персональную ответственность за подготовку ответа на обращение в пределах его полномочий.

5.3. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает сохранность находящихся у него на рассмотрении обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением;

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- осуществляет в случае необходимости выезд к заявителю или на место, указанное в обращении;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.4. В случае если обращение, находящееся на контроле в Минфине Магаданской области, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его секретарю министра финансов Магаданской области, указывая при этом исполнительный орган государственной власти Магаданской области, должностное лицо указанного органа, которому, по его мнению, следует направить обращение.

VI. Подготовка и направление ответов на обращения граждан

6.1. Ответы на обращения граждан дает (подписывает) министр финансов Магаданской области (лицо его замещающее).

6.2. Текст ответа должен излагаться четко, на высоком стилистическом уровне, последовательно, кратко, исчерпывающе на все поставленные в обращении вопросы.

6.3. Письменный ответ на коллективное обращение дается на имя гражданина, чья фамилия указана при регистрации обращения, с пометкой "для сведения заявителей".

6.4. Ответы заявителям в письменной форме печатаются на бланках строгой отчетности Минфина Магаданской области.

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, возвращаются министром финансов Магаданской области (лицом его замещающим) исполнителю для доработки до истечения срока рассмотрения обращения.

6.5. Регистрация ответа осуществляется секретарем министра финансов Магаданской области. При регистрации ответа на обращение в обязательном порядке делается отсылка на номер регистрации входящего обращения.

6.6. После регистрации ответа, подписанного министром финансов Магаданской области (лицом его замещающим), секретарь министра финансов Магаданской области направляет ответ автору обращения почтовым отправлением либо по электронной почте (в случае, если в обращении указан только адрес электронной почты). Отправление ответов без регистрации не допускается.

6.7. Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы по существу на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры.

6.8. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

VII. Организация проведения личного приема граждан в Минфине Магаданской области

7.1. Личный прием граждан в Минфине Магаданской области проводит министр финансов Магаданской области (лицо его замещающее) в последнюю пятницу каждого месяца.

Информация о месте и времени приема доводится до сведения граждан в порядке, установленном разделом 2 настоящей Инструкции.

7.2. Запись на личный прием к министру финансов Магаданской области (лицу его замещающим) осуществляется секретарем министра финансов Магаданской области.

7.3. Ответственность за подготовку и организацию личного приема должностных лиц возлагается на секретаря министра финансов Магаданской области.

7.4. Информация о месте и времени приема заявителя на личный прием доводится до его сведения не позднее, чем за один день до назначенной даты приема посредством:

- телефонной связи;

- факсимильной связи;

- использования электронных систем связи или другими способами.

7.5. Секретарь министра финансов Магаданской области в ходе личного приема оказывает гражданам информационно-консультативную помощь.

7.6. Обращение, поступившее в ходе личного приема в устной форме, подлежит регистрации в системе САДД в день его поступления в Минфин Магаданской области.

Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших на личном приеме, аналогичны срокам рассмотрения письменных обращений граждан.

7.7. Контроль за исполнением поручений, данных во время приема граждан, осуществляется должностными лицами, ведущими прием, и ответственными за рассмотрение письменных обращений.

7.8. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

7.9. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с федеральным законодательством и настоящей Инструкцией.

7.10. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минфина Магаданской области, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться для рассмотрения данного обращения по существу.

7.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении устного обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

VIII. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав, свобод и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

8.2. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан.

Информация о рассмотрении обращений, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, заносится сотрудниками управления кадрового, правового и информационного обеспечения Минфина Магаданской области в раздел "Результаты рассмотрения обращений" на закрытом информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: ССТУ.РФ.

8.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет секретарь министра финансов Магаданской области.

8.4. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляют должностные лица в соответствии с их компетенцией.

Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя:

- проведение проверок (в том числе с выездом на место);

- выявление и принятие мер к устранению причин нарушения прав заявителей;

- рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Минфина Магаданской области;

- принятие решений и подготовку ответов на указанные обращения.

IX. Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращений граждан

9.1. Обращение может быть оставлено без ответа по существу в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

X. Ответственность при рассмотрении обращений граждан

10.1. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.