Постановление Администрации муниципального образования "Ольский городской округ" Магаданской области от 11 января 2016 г. N 1а "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования "Ольский городской округ" (документ утратил силу)

Постановление Администрации муниципального образования "Ольский городской округ" Магаданской области от 11 января 2016 г. N 1а
"Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования "Ольский городской округ"

Руководствуясь Федеральными законами от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 01.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Решением Собрания представителей муниципального образования от 30.12.2015 года N 72-РН "О структуре Администрации муниципального образования "Ольский городской округ", Положением об Администрации муниципального образования "Ольский городской округ", утвержденным Решением Собрания представителей муниципального образования "Ольский городской округ" от 14.10.2015 года N 25-РН, Администрация муниципального образования "Ольский городской округ", постановляет:

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации муниципального образования "Ольский городской округ", согласно приложению к настоящему Постановлению.

2. Со дня вступления в силу настоящего постановления признать утратившим силу постановление главы муниципального образования "Ольский район" от 03.02.2006 года N 18 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования "Ольский район".

3. Настоящее Постановление вступает в силу с 01.01.2016 года.

Глава муниципального образования "Ольский городской округ"

Д.В. Морозов

Приложение
Утверждено
Постановлением Администрации
муниципального образования
"Ольский городской округ"
От 11.01.2016 N 1а

Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования "Ольский городской округ"

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 01.10.2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Решением Собрания представителей муниципального образования от 30.12.2015 года N 72-РН "О структуре Администрации муниципального образования "Ольский городской округ", Положением об Администрации муниципального образования "Ольский городской округ", утвержденным Решением Собрания представителей муниципального образования "Ольский городской округ" от 14.10.2015 года N 25-РН и определяет основные задачи, полномочия и функции архивного отдела администрации муниципального образования Ольский городской округ" (далее - Архивный отдел).

1.2. Архивный отдел является структурным подразделением-функциональным органом администрации муниципального образования "Ольский городской округ".

1.3. Архивный отдел осуществляет управление архивным делом на территории муниципального образования "Ольской городской округ" и выполняет одновременно функции муниципального архива, который осуществляет хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и учреждений, расположенных на территории муниципального образования "Ольский городской округ", а также ликвидируемых предприятий и учреждений, расположенных на территории муниципального образования "Ольский городской округ" независимо от организационно-правовой формы.

Обеспечивает соблюдение действующего законодательства об архивном деле на территории муниципального образования "Ольский городской округ" в пределах своей компетенции.

1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Магаданской области, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

1.5. Архивный отдел пользуется печатью администрации муниципального образования "Ольский городской округ" в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.

2. Основные задачи Архивного отдела

2.1. Основными задачами архивного отдела являются:

2.1.1. Управление архивным делом на территории муниципального образования "Ольский городской округ".

2.1.2. Обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения действующего законодательства в области архивного дела на территории муниципального образования "Ольский городской округ".

2.1.3. Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.

2.1.4. Организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов на территории муниципального образования "Ольский городской округ".

2.1.5. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Магаданской области, иных муниципальных образований.

3. Функции Архивного отдела

3.1. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:

3.1.1. Анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения управления на территории муниципального образования "Ольский городской округ";

3.1.2. Разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствование архивного дела в муниципальном образовании "Ольский городской округ";

3.1.3. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

3.1.4. Организует комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и документами по личному составу ликвидированных организаций, предприятий района (городского округа), обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на постоянное и долговременное хранение;

3.1.5. Проводит экспертизу научной, исторической и практической ценности документов;

3.1.6. Оказывает методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и архивного дела организациям, расположенным на территории муниципального образования "Ольский городской округ";

3.1.7. Ведет систематическую работу по уточнению списка источников комплектования архивного отдела и представляет его на утверждение главе администрации муниципального образования "Ольский городской округ";

3.1.8. Проверяет в установленном порядке состояние хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела, порядок их отбора и передачи на постоянное хранение.

3.1.9. Осуществляет в установленном порядке хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений района в архивном отделе, в том числе на договорной основе.

3.1.10. Ведет учет архивных документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, находящихся на хранении в архивном отделе, а также в архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела.

В соответствии с Регламентом государственного учета Архивного фонда Российской Федерации представляет эти сведения в архивное агентство министерства государственно-правового развития Магаданской области.

3.1.11. Организует использование архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе, обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков.

3.1.12. Информирует органы местного самоуправления, организации о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, предоставляет в установленном порядке пользователям архивные документы или их копии, архивные справочники.

3.1.13. Организует публикационную и научно-информационную деятельность архивного отдела.

3.1.14. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, выдает в установленном порядке организациям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки документов.

3.1.15. В пределах своей компетенции обеспечивает соблюдение законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Магаданской области, муниципальных правовых актов об архивном деле на территории муниципального образования "Ольский городской округ".

3.1.16. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документационной информации.

3.1.17. Выполняет в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами иные функции в пределах своей компетенции.

4. Полномочия Архивного отдела

4.1. Архивный отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1.1. Представлять администрацию муниципального образования "Ольский городской округ" по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию о состоянии делопроизводства и работе архивов в организациях, расположенных на территории муниципального образования "Ольский городской округ".

4.3. Вносить предложения о включении своих представителей в состав ликвидационных комиссий, образуемых при ликвидации организаций, расположенных на территории муниципального образования "Ольский городской округ" для решения вопроса о сохранности архивных документов и месте их дальнейшего хранения.

4.4. Утверждать порядок доступа и работы посетителей в помещении архивного отдела, порядок охраны архивных документов и имущества в помещениях архивного отдела.

4.5. Временно, до устранения повреждений, ограничивать использование архивных документов, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

4.6. Организовывать на территории муниципального образования Ольский городской округ" семинары, конкурсы и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.

4.7. Участвовать в работе экспертных комиссий в организациях, являющихся источниками комплектования архивного отдела.

4.8. Давать в пределах своей компетенции рекомендации организациям-источникам комплектования архивного отдела по устранению выявленных недостатков в работе архива организации и состоянии делопроизводства.

4.9. Информировать руководителей организаций и архивное агентство министерства государственно-правового развития Магаданской области о выявленных недостатках.

5. Организация работы Архивного отдела

5.1. Архивный отдел осуществляет свою деятельность под руководством главы администрации муниципального образования "Ольский городской округ". В оперативном управлении, Архивный отдел подчиняется управляющему делами администрации муниципального образования "Ольский городской округ".

Возглавляет архивный отдел начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации муниципального образования "Ольский городской округ".

5.2. Начальник отдела является муниципальным служащим и должностным лицом в сфере архивного дела для органа местного самоуправления, в соответствии с законодательством о муниципальной службы.

Штатная численность архивного отдела утверждается главой муниципального образования.

5.3. Начальник отдела:

5.3.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение функций архивного отдела.

5.3.2. В пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения специалистами отдела, и обеспечивает контроль за их исполнением.

5.3.3. Обеспечивает соблюдение режимов хранения архивных документов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.

5.3.4. Вносит в установленном порядке предложения о назначении, освобождении от должности специалистов отдела.

5.3.5. Осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб граждан и организацией приема граждан.

5.3.6. Представляет в установленном порядке в архивное агентство министерства государственно-правового развития Магаданской области планово-отчетную документацию и сведения о состоянии архивного дела на территории муниципального образования "Ольский городской округ".

5.3.7. Организует работу по повышению квалификации работников архивного отдела.

5.4. Деятельность архивного отдела организуется на основе годового плана работы, согласованного с архивным агентством министерства государственно-правового развития Магаданской области и утвержденного главой администрации муниципального образования "Ольский городской округ".

5.5. По организационно-методическим вопросам Архивный отдел взаимодействует с архивным агентством министерства государственно-правового развития Магаданской области.

5.6. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления муниципального образования "Ольский городской округ", предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.