Приложение. Положение об архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа

Приложение
к постановлению
администрации
городского округа
от 12.01.2015 г. N 36

Положение
об архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа

1. Общие положения

1.1. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация Омсукчанского городского округа образует в своем составе архивный отдел.

1.2. Администрация Омсукчанского городского округа, в целях эффективной организации архивного дела в Омсукчанском городском округе реализует полномочия:

- по организации и содержанию архивного отдела: выделение помещений, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, создание необходимых условий труда;

- по решению вопросов о передаче прав собственности на архивные фонды и архивные документы, отнесенные к муниципальной собственности;

- по созданию условий, отвечающих нормативным требованиям по обеспечению сохранности, комплектования, планирования, учета и отчетности, использования архивных документов.

1.3. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Омсукчанского городского округа без статуса юридического лица, имеет гербовую печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов, имеет бланки с указанием своего названия и реквизитов.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается главой администрации Омсукчанского городского округа с учетом рекомендаций (по согласованию) архивного агентства Министерства государственно-правового развития Магаданской области.

1.5. В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными актами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, методическими документами архивного агентства Министерства государственно-правового развития Магаданской области, Уставом муниципального образования "Омсукчанский городской округ", распоряжениями и постановлениями администрации Омсукчанского городского округа, настоящим Положением об архивном отделе администрации Омсукчанского городского округа.

1.6. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

1.7. Работники архивного отдела являются муниципальными служащими, в штатном расписании архивного отдела могут быть предусмотрены должности, не являющиеся муниципальными служащими. Штатная численность и номенклатура должностей устанавливается главой администрации Омсукчанского городского округа.

1.8. Финансирование деятельности и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета Омсукчанского городского округа.

2. Основная задача архивного отдела

Основной задачей архивного отдела является управление архивным делом на территории Омсукчанского городского округа.

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;

- представление в установленном порядке отчетных данных в архивное агентство Министерства государственно-правового развития Магаданской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка предложений для администрации Омсукчанского городского округа по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе и их реализация.

2.2. Архивный отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов, на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, в том числе архивных фондов поселений; архивных фондов, образовавшихся в деятельности администрации Омсукчанского городского округа; деятельности организаций, предприятий, учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования "Омсукчанский городской округ" и Магаданской области;

- архивных фондов и архивных документов, на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда, образовавшихся в процессе деятельности администрации Омсукчанского городского округа по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов, на различных видах носителей, юридических и физических лиц, переданных на законных основаниях в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда;

- документов, на различных видах носителей по личному составу от ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), в связи с истечением сроков хранения в организациях, действующих на территории Омсукчанского городского округа;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справок и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.

2.3. Архивный отдел по согласованию с администрацией Омсукчанского городского округа может принимать на депозитарное хранение, при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных, государственных и общественных организаций и граждан - на договорных условиях.

2.4. Архивный отдел комплектует фонды документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для Омсукчанского городского округа, в том числе:

- составляет списки организаций - источников комплектования архивного отдела, которые утверждаются главой администрации Омсукчанского городского округа и согласовываются с архивным агентством Министерства государственно-правового развития Магаданской области;

- проводит отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения;

- в установленном порядке проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.5. Архивный отдел осуществляет в пределах своей компетентности организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов, оказывает помощь при комплектовании документов в делопроизводстве администрации Омсукчанского городского округа, муниципальных организаций, учреждений, оказывает содействие организациям других форм собственности по сохранности, комплектованию и использованию их архивов, включая:

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, расположенных на территории Омсукчанского городского округа;

- рассмотрение и представление в архивное агентство Магаданской области номенклатур дел организаций, инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в архивное агентство описей дел постоянного хранения, по личному составу, поступающих от организаций, учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта работы;

- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.6. Согласно разработанных регламентов по предоставлению муниципальных услуг:

- своевременное и качественное информационное обеспечение граждан, органов муниципальной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- своевременное и качественное исполнение запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Омсукчанского городского округа.

3. Полномочия архивного отдела

Архивный отдел осуществляет следующие полномочия:

3.1. Участие и проведение государственной политики в области архивного дела на территории Омсукчанского городского округа.

3.2. Разработка административных регламентов и предоставление муниципальных услуг в Омсукчанском городском округе в пределах своей компетенции.

3.3. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов.

3.4. Контроль за соблюдением Законодательства Российской Федерации об архивном деле в пределах своей компетенции.

3.5. Обеспечение в пределах своей компетентности защиты сведений, составляющих государственную тайну.

3.6. Взаимодействие с органами местного самоуправления по вопросам, относящимся к своей компетенции.

3.7. Архивный отдел в целях реализации своих полномочий имеет право:

3.7.1. Запрашивать в установленном порядке необходимую информацию от органов местного самоуправления, организаций, учреждений, независимо от форм собственности, физических лиц для выполнения задач, определенных настоящим Положением.

3.7.2. Создавать комиссии для решения методических и практических вопросов архивного дела и делопроизводства.

3.7.3. Осуществлять иные права в соответствии с федеральным и областным законодательством.

4. Организация деятельности архивного отдела

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации Омсукчанского городского округа.

4.2. Начальник архивного отдела:

4.2.1. Обеспечивает выполнение возложенных на архивный отдел задач и осуществление им полномочий в соответствии с действующим законодательством и настоящим Положением.

4.2.2. Разрабатывает должностные инструкции работников архивного отдела, в случае необходимости вносит изменения в должностные инструкции.

4.2.3. Предлагает главе администрации Омсукчанского городского округа кандидатуру на должность специалиста архивного отдела, имеет право ходатайствовать об освобождении от занимаемой должности специалиста.

4.2.4. Разрабатывает и вносит на утверждение главы администрации Омсукчанского городского округа, в пределах своей компетентности, приказы, обязательные для исполнения работниками архивного отдела.

5. Имущество архивного отдела

5.1. Имущество архивного отдела является муниципальной собственностью администрации Омсукчанского городского округа.

5.2. Архивный отдел владеет и пользуется закрепленным за ним имуществом в соответствии с его назначением, целями своей деятельности. Архивный отдел не имеет право отчуждать или иными способами распоряжаться закрепленным за ним имуществом.

5.3. Собственник имущества, закрепленного за архивным отделом, в праве изъять лишнее, неиспользуемое либо используемое не по назначению имущество, и распорядиться им по своему усмотрению.

6. Реорганизация и ликвидация архивного отдела

6.1. Прекращение деятельности архивного отдела может осуществляться посредством его реорганизации или ликвидации.

6.2. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством.

6.3. При реорганизации или ликвидации архивного отдела его сотрудникам гарантируется соблюдение их прав и законных интересов, установленных и гарантированных законодательством Российской Федерации.

6.4. При реорганизации или ликвидации архивного отдела, образующиеся в процессе его деятельности документы, в том числе и по личному составу, передаются в установленном порядке правопреемнику или в государственный архив Магаданской области.

7. Ответственность

Отдел несет ответственность:

7.1. За несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач.

7.2. За несоблюдение законодательства в области трудового права.

7.3. Работники отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором.