Постановление Губернатора Магаданской области от 5 апреля 2005 г. N 63-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Магаданской области"

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Магаданской области.

2. Руководителям органов исполнительной власти Магаданской области обеспечить контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Считать утратившими силу:

- постановление губернатора области от 15.02.2001 N 31 "О Правилах подготовки правовых актов губернатора Магаданской области";

- распоряжение губернатора области от 20.09.2002 N 480-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области".

Губернатор Магаданской области

Н. Дудов

Утверждена
постановлением губернатора
Магаданской области
от 05.04.2005 N 63-п

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти области (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы со служебными документами (далее - документами), которые не содержат сведений, составляющих государственную тайну, а также с письмами, заявлениями и обращениями граждан в органах исполнительной власти области. Инструкция составлена в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации" (2004), "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2000) и ГОСТом Р 6.30-2003 "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.2. Организацию и совершенствование системы делопроизводства, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в аппарате администрации области осуществляет отдел документационного обеспечения аппарата администрации области (далее - отдел документационного обеспечения). По вопросам организации делопроизводства отдел документационного обеспечения взаимодействует с органами исполнительной власти области, аппаратом Магаданской областной Думы, органами местного самоуправления области.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников органов исполнительной власти области.

Инструктивные письма отдела документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в органах исполнительной власти области.

Вновь принятые на работу сотрудники органов исполнительной власти области должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

1.4. Проекты постановлений, распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, а также принятые по ним решения до их опубликования и другие служебные документы на стадии подготовки, как правило, являются конфиденциальными.

1.5. В органах исполнительной власти области по распоряжению (указанию) непосредственного руководителя на конкретных специалистов возлагаются обязанности по:

- контролю за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;

- подготовке и ведению номенклатуры дел;

- ведению и формированию дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечению их сохранности, передаче в Государственный архив Магаданской области и архив администрации области;

- учету входящей и исходящей внутренней корреспонденции.

1.6. Поступившие на рассмотрение в органы исполнительной власти области документы относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя органа исполнительной власти области.

При обращении с поступившими документами не разрешается вносить в тексты исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией, работать с ними вне служебных помещений.

Передача работниками органов исполнительной власти области служебных документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляет управление по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации области.

1.7. Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Об утрате документа работники немедленно докладывают руководителю и начальнику отдела документационного обеспечения. В этом случае руководитель назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника отдела документационного обеспечения, а в случаях разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает заместителю губернатора - руководителю аппарата администрации области (далее - руководителю аппарата) или его заместителю.

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни работник, получивший служебные документы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам перед непосредственным руководителем либо лицом, давшим поручение, который решает, кому передать эти документы для дальнейшей работы.

При увольнении сотрудник аппарата администрации области должен сдать все числящиеся за ним документы в отдел документационного обеспечения.

1.8. Правила работы с секретными документами и шифрограммами, а также документационного и технического обеспечения закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями.

Обработка секретной информации, подготовка секретных документов и изготовление их копий осуществляется только на специальных технических средствах.

II. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных актов

Требования к подготовке и оформлению законопроектов, вносимых губернатором области в Магаданскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, заключений на законопроекты, поступившие губернатору области на согласование, в том числе на проекты федеральных законов, порядок рассмотрения и оформления областных законов, поступивших губернатору области на подписание, устанавливаются Правилами законопроектной работы в администрации области.

III. Особенности подготовки отдельных видов документов

3.1. Подготовка, оформление и рассылка постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области

3.1.1. В соответствии с Уставом Магаданской области губернатор области по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления, издает распоряжения. Правовые акты губернатора области, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения на всей территории области.

В соответствии с Уставом Магаданской области администрация области во исполнение федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Магаданской области издает постановления.

3.1.2. Постановление - нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Правовые акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц, принимаются в форме распоряжений губернатора области.

3.1.3. Проекты постановлений, распоряжений вносятся на рассмотрение и согласование заместителями губернатора, руководителями органов исполнительной власти области, руководителями структурных подразделений аппарата администрации области. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области должны сопровождаться пояснительной запиской о внесении проекта нормативного правового акта с указанием в ней оснований внесения и сведений о содержании. Пояснительная записка подписывается исполнителем проекта с приложенным финансово-экономическим обоснованием (в случае принятия акта, реализация которого требует материальных затрат).

Подготовка проектов постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, в соответствии с поручениями губернатора области, его заместителей осуществляется в установленные сроки.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, их согласование в установленные сроки с заинтересованными лицами несут руководители, внесшие проект.

3.1.4. Управление кадров и государственной службы аппарата администрации области (далее - управление кадров и госслужбы) осуществляет подготовку проектов распоряжений губернатора области, а также после подписания губернатором области распоряжений - их регистрацию, учет, доведение до заинтересованных лиц, хранение и ввод в электронную базу данных актов губернатора области:

- в отношении областных гражданских служащих администрации области;

- по всем кадровым вопросам;

- в отношении руководителей органов исполнительной власти области - о приеме на гражданскую службу области, назначении на должность и освобождении от должности областной гражданской службы, об увольнении с областной гражданской службы, установлении ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, о присвоении классного чина областной гражданской службы, о поощрении и применении дисциплинарных взысканий.

Кадровые вопросы аппарата администрации области, оформленные распоряжениями губернатора области в порядке, установленном в настоящем пункте, определены в Положении об аппарате администрации области.

3.1.5. Проект постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области печатается на специальном бланке (приложение N 1).

3.1.6. Каждый проект должен быть согласован. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области направленные на согласование, рассматриваются каждым субъектом согласования в срок не более 2-х дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителем органа исполнительной власти области (структурного подразделения аппарата администрации области), подготовившего проект.

Согласование оформляется визой руководителя соответствующего органа (структурного подразделения аппарата администрации области) либо лица, исполняющего его обязанности, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа. Здесь же исполнитель указывает сведения о рассылке документа после его подписания (приложение N 1).

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Об этом при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются" либо "С текстовыми правками".

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.1.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области визируются в следующей очередности:

- руководителем органа исполнительной власти области, подготовившим проект при внесении проекта на согласование;

- руководителями органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области, в ведении которых находятся вопросы, поставленные в проекте;

- при необходимости, руководителем органа местного самоуправления либо руководителем территориального органа федерального органа исполнительной власти по направлениям их деятельности;

- заместителем губернатора по направлениям его деятельности.

Изменения установленной очередности согласования проекта субъектами согласования не допускается.

3.1.8. После согласования с вышеперечисленными лицами проект передается в правовое управление аппарата администрации области (далее - правовое управление) для проведения правовой экспертизы.

По результатам правовой экспертизы проект визируется начальником правового управления либо, при установлении несоответствия проекта акта действующему законодательству, правовым управлением готовится заключение, которое направляется автору проекта со всеми материалами, для доработки проекта.

3.1.9. После проведения правовой экспертизы, проработанные проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области совместно с приложениями к ним передаются в протокольную часть отдела документационного обеспечения для проведения лингвистической экспертизы. Текст нормативного правового акта в обязательном порядке должен быть зафиксирован на гибком магнитном диске или передан в виде электронной версии по средствам электронной почты в протокольную часть отдела документационного обеспечения, для оформления на бланке установленной формы, (за исключением проектов распоряжений губернатора области, указанных в п.п. 3.1.4. настоящей Инструкции).

Согласованный проект постановления администрации области передается в протокольную часть отдела документационного обеспечения не позднее, чем за 2 дня до назначенного срока рассмотрения проекта на заседании администрации области.

Тексты проектов актов хранятся в электронной базе не более пяти лет.

3.1.10. Проект постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области печатается на бланке установленной формы, изготовленном типографским способом, шрифтом размером N 14 (приложение N 2).

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, верхнее - не менее 2 см, нижнее - не менее 2 см.

3.1.11. Бланки постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области имеют следующие реквизиты: герб Магаданской области, наименование вида акта (постановление губернатора области, распоряжение губернатора области, постановление администрации области), заголовок и текст. Заголовок, в краткой форме отражающий его содержание печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируется относительно слов "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ" (приложение N 2).

Текст постановления или распоряжения, как правило, состоит из констатирующей части - преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной части). В констатирующей части излагаются причины, основания, цели составления документа. Если постановление (распоряжение) издается на основании документов вышестоящих организаций, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текст может содержать одну заключительную часть.

Распорядительная часть постановления губернатора области должна начинаться со слова "постановляю:", которое печатается полужирным шрифтом вразрядку. После него ставится двоеточие. Эта (заключительная) часть содержит решения, выводы, поручения, предложения, рекомендации.

Преамбула в постановлении администрации области завершается словами "администрация Магаданской области постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку. После него ставиться двоеточие.

Если текст постановления, распоряжения, а также приложений содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнение распорядительных документов.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) губернатора области, постановлению администрации области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст печатается через полтора межстрочных интервала.

3.1.12. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размер полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста постановления (распоряжения) губернатора области, постановления администрации области.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже, через межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение) губернатора области, постановление администрации области, его дату и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, и печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

Приложение к
постановлению губернатора
Магаданской области
от 09.04.2005 N 37

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т. д.

Приложения заканчиваются чертой (линией), расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3-х интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УтвержденО или Утвержден (без кавычек и двоеточия в конце слова) со ссылкой на нормативный акт (постановление, распоряжение), его дату, номер, например:

Утверждено
постановлением администрации
Магаданской области
от 09 февраля 2005 г. N 37

Слова УтвержденО и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УтвержденО, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т. д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не проставляется. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа и пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Графы таблиц должны быть пронумерованы; если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах печатаются номера граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-го листа от границы верхнего поля по центру.

Подпись состоит из слов "Губернатор Магаданской области" или "И.о. губернатора Магаданской области", печатается в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слово "Губернатор" центрируется относительно слов "Магаданской области", которые печатаются от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия лица, подписывающего документ, печатаются у правой границы текстового поля без пробела между инициалом имени и фамилией.

3.1.13. Датой документа является дата его подписания.

Постановления, распоряжения подписывает губернатор области или лицо, его замещающее.

Постановление и распоряжение губернатора области, постановление администрации области вступает в силу с момента его подписания, если иное не определено в самом акте. Нормативные правовые акты, затрагивающие права и свободы человека и гражданина, вступают в силу не ранее чем через 10 дней после их официального опубликования.

Постановление и распоряжение губернатора области, постановление администрации области может быть подписано в любой день недели, кроме воскресенья.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений губернатора области и постановлений администрации области.

В постановлении губернатора области после проставления номера добавляется буква "п" (например: N 60-п), в распоряжении губернатора области после проставления номера добавляется буква "р" (например: N 28-р), в постановлении администрации области после проставления номера добавляются буквы "па" (например: N 25-па). В кадровом распоряжении, регистрацию и учет которых осуществляет управление кадров и госслужбы, добавляются буквы "рк" (например: N 50-рк).

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом.

3.1.14. При рассмотрении на заседании администрации области проектов постановлений администрации области отделом по организационной работе и взаимодействию с органами местного самоуправления аппарата администрации области ведется протокол заседания, которому присваивается порядковый номер, счет которому ведется с начала календарного года.

3.1.15. Отдел документационного обеспечения рассылает постановления, распоряжения (в виде копий) или выписки из них, заверенные печатью протокольной части отдела, организациям и лицам не позднее, чем в трехдневный срок согласно указателю рассылки (перечню организаций), приложенной исполнителем к проекту документа или направляет электронную версию по средствам электронной почты в день подписания документа (согласно указателю рассылки).

Постановления или распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются (в виде копий) учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

После регистрации постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области в отделе документационного обеспечения его текст в трехдневный срок передается на сервер локальной вычислительной сети администрации области.

Подлинник постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области, приложения к ним, сопроводительные документы и указатель рассылки остаются в отделе документационного обеспечения для формирования дела в установленном порядке.

3.2. Оформление совместных решений

По вопросам, относящимся к ведению администрации области и отраслевого территориального ведомства, при необходимости принимаются совместные решения, которые подписываются лицом, уполномоченным губернатором области, и руководителем отраслевого территориального ведомства, в двух экземплярах.

Совместным решениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.

Экземпляр совместного с отраслевым территориальным ведомством решения в оригинале после подписания передается в отдел документационного обеспечения. Отдел документационного обеспечения организует рассылку копий совместного решения заинтересованным организациям и ведомствам согласно приложенному исполнителем указателю рассылки.

3.3. Оформление решений, принятых на совещаниях, проводимых губернатором области или его заместителями

3.3.1. Организация совещаний, проводимых губернатором области или его заместителями, возлагается на должностных лиц в соответствии с должностными обязанностями.

Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней.

3.3.2. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в орган исполнительной власти области - исполнитель.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали -

список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ -

ВЫСТУПИЛИ -

РЕШИЛИ -

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.3.4. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на листе формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно- цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании (заседании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициал имени и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протокол регистрируется в соответствующем структурном подразделении аппарата администрации области, готовившем совещание. При регистрации протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, совета территорий, протоколы технических, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.3.6. К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный сотрудником структурного подразделения аппарата администрации области подразделения, ответственного за подготовку совещания.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Копии протоколов совещаний у заместителей губернатора оформляются и готовятся к рассылке помощником заместителя губернатора, ответственным за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает подлинник протокола с копиями и указателем рассылки в отдел документационного обеспечения. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата администрации области, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются.

Копии протокола заверяются печатью, которая проставляется в отделе документационного обеспечения.

После отправки копий протоколов адресатам подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, направляется в орган исполнительной власти области, готовивший совещание. Подлинник протокола и указатель рассылки помещается в дело (в соответствии с номенклатурой дел).

3.3.7. Протоколы совещаний, проводимых губернатором области, оформляются начальником отдела документационного обеспечения в соответствии с поручением губернатора области.

3.3.8. Организация подготовки и проведения заседаний, создаваемых администрацией комиссий (советов), оргкомитетов, рабочих групп, штабов и др., организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат администрации области, а также оформление их результатов возлагается на ответственного секретаря комиссии и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе.

3.3.9. Звукозапись заседаний, совещаний, проводимых губернатором области или его заместителями, осуществляет отдел информационных ресурсов и программно-технического обеспечения аппарата администрации области.

Звукозапись производится в диктофонном варианте.

Расшифровку и распечатку звукозаписи мероприятий организует отдел документационного обеспечения после завершения мероприятия в сроки, согласованные с организаторами.

Диктофонные записи, используемые при расшифровке, размагничиваются сразу после подготовки текста.

IV. Требования к оформлению документов в органах исполнительной власти области

4.1. Бланки документов

4.1.1. В администрации области применяются бланки документов: "Губернатор", "Администрация Магаданской области", "Первый заместитель губернатора", "Заместитель губернатора", "Заместитель губернатора -

руководитель аппарата администрации Магаданской области", специальные бланки для постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области. Применяются бланки органов исполнительной власти области, должностных лиц, если руководитель или должностное лицо наделены правом подписи. До тиражирования макет бланка органа исполнительной власти области согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения.

4.1.2. Бланки изготавливаются на белой бумаге типографским способом, а также с помощью средств электронно-вычислительной и копировально-множительной техники, за исключением бланков, на которых изображен герб Магаданской области.

4.1.3. Бланки документов с воспроизведением герба Магаданской области (далее - гербовые) изготавливаются только типографским способом, при этом на каждом бланке на оборотной стороне проставляется учетный порядковый номер.

4.1.4. Установлены два основных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Бланки поручений руководителя имеют формат А6 (105 х 148 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20,0 - левое; 10,0 - правое; 20,0 - верхнее; 20,0 - нижнее.

4.1.5. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.6. При переписке между структурными подразделениями аппарата администрации области бланки, как правило, не используются.

4.1.7. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста.

4.1.8. Бланки с изображением герба Магаданской области являются объектом строгой отчетности.

Учет бланков ведет заведующий машинописным бюро отдела документационного обеспечения в специальном журнале с использованием специальных реквизитов (при поступлении гербовых бланков - наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, их номера, а при выдаче - наименование вида бланка, количество экземпляров, номера бланков, наименование подразделения, фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, примечание).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков осуществляет отдел документационного обеспечения.

По приказу руководителя аппарата не реже 1 раза в год создается специальная комиссия и проводится проверка наличия в структурных подразделениях аппарата администрации области, использования и хранения гербовых бланков. По результатам проверки оформляется акт, который доводится до сведения губернатора области.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, допускается при условии заверения каждой копии документа печатью администрации области.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.2.1. Организационно-распорядительные документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

4.2.2. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти области, печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером от N 12 до N 14 с полуторным межстрочным интервалом.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2,75 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2,0 см, нижнее - 2,0 см.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

4.2.3. Заголовок к тексту документа

К служебным письмам (кроме ответов на обращения граждан), другим документам объемом более трех листов составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие основное содержание документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об изменении.", "Об отмене.", "Об организации."). Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из 2-х и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В сложных документах большого объема (отчеты, докладные записки) могут применяться подзаголовки.

Заголовок составляется лицом, готовящим документ.

4.2.4. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается в установленных границах полей (п.п. 4.2.2.) и отделяется от заголовка.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении текста документа на 2-х и более страницах 2-я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа, начиная со второго арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

4.2.5. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и печатаются после наименования должности через полуторный интервал. Наименование организации и ее структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал, указываются в именительном, а должность и фамилия - в дательном падеже (здесь и далее по тексту примеры наименований организаций, их справочные данные и др. являются условными).

Необходимо центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке и выделять полужирным шрифтом, например:

___________ N _____

Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

В документах, которые являются ответами на запрос, на расстоянии 1,5 см, от левой границы текстового поля, под реквизитом ___________ N _____ печатается отметка (шрифтом N 12), указывающая на исходящий номер поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, например:

_______________ N ______ На N 23 от 10.01.2005

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

______________ N _____

Ректору Московской государственной медицинской академии имени И.П. Сеченова профессору И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

______________ N _____

Главному врачу центральной районной больницы И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, их названия указываются обобщенно, например:

_______________ N _____

Председателям комитетов, начальникам департаментов, управлений, отделов администрации области

При адресовании служебного письма физическому лицу сначала следует указывать фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Составные части почтового адресата указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

______________ N ______

Алексееву Ю.Д. ул. Садовая, д. 5, корп. 3, кв. 45 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Если количество адресатов письма более 4, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

4.2.6. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа и пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Графы таблиц должны быть пронумерованы; если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах печатаются номера граф.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа. Слово "Приложение" печатается без кавычек и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие и оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, например:

Приложения: 1. Справка о. на 3 л. в 2 экз.

2. Проект. на 8 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, а пишется, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Все вышеуказанные реквизиты обозначены в приложении N 3.

В случаях нарушений правил и рекомендаций, указанных в настоящей Инструкции, в части оформления реквизитов документа, проект документа будет возвращен исполнителю на доработку в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Магаданской области.

4.2.7. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

К письмам и телеграммам, поступившим на подпись губернатору области в обязательном порядке прилагаются их проекты, завизированные исполнителем; ответственными за подготовку документа заместителем губернатора, курирующим данный вопрос; заинтересованными должностными лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб; начальником отдела документационного обеспечения (на лицевой стороне проекта в нижней его части), а также материалы, на основании которых они подготовлены.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись (с расшифровкой) и дату согласования.

При наличии замечаний, особых мнений и дополнений к проекту документа они оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового управления

Личная подпись И. Фамилия

08.05.2005

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

	СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации ______________ _______________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 03.04.2005
Если согласование осуществляется документом (решение, протокол, письмо, другой документ), то под словом СОГЛАСОВАНО указывается документ, которым оформлено согласование (в именительном падеже), его дата и номер, например:
	СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 30.05.2005 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

4.2.8. Подпись документа

Документы, подготовленные на подпись губернатору области, передаются через руководителя аппарата.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются на бланке установленного образца губернатором области или по его поручению заместителем губернатора.

Документы, направляемые подчиненным или сторонним организациям, подписываются губернатором области, его заместителями и руководителями органов исполнительной власти области в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. При использовании должностного бланка указание полного наименования должности лица, подписывающего документ не указывается, независимо от количества листов в документе (кроме постановлений, распоряжений губернатора области и постановлений администрации области). Расшифровка подписи (без пробела между инициалом имени и фамилией) ограничивается правым полем листа.

При подписании документа несколькими должностными лицами органов исполнительной власти области (документ печатается на бланке "Администрация Магаданской области") их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель губернатора -

руководитель аппарата

администрации области И. Фамилия

Главный бухгалтер И. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Факсимильное воспроизведение подписи (вместо собственноручной подписи) при подписании документов служебного характера не применяется.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И. о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

На некоторых справках и информация вместо подписи может указываться название соответствующего департамента, комитета, управления, отдела с обязательной визой должностного лица.

4.2.9. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти области должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (02 июня 2005 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (12.06.2005).

4.2.10. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения. Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа, например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель губернатора области __________________ И. Фамилия (личная подпись) 18.04.2005

Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и т.д.

4.2.11. Резолюция

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Резолюция пишется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

4.2.12. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется шрифтом размером N 8 в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

2-88-82

4.2.13. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя органа исполнительной власти области, в котором исполнен документ.

4.3. Машинописные работы

4.3.1. Машинописные работы выполняют специалисты машинописного бюро отдела документационного обеспечения (далее - машбюро) и приемных руководителей администрации области. Распределение и контроль за выполнением работ осуществляет начальник отдела документационного обеспечения.

4.3.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку в машбюро не производится.

Расшифровка и печатание документов и материалов с магнитных носителей осуществляется, как правило, в машбюро.

4.3.3. Печатание производится в порядке поступления материалов.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения работ в машбюро определяет заведующий машбюро по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

4.3.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, а также не подписанные исполнителем, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

4.3.5. Печатание документов производится на бланках в соответствии со стандартными требованиями к оформлению служебных документов или на бумаге стандартных размеров. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Корректорские работы специалисты, печатающие документы, не производят.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Документы и тексты, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух или более листах должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля листа, начиная со второго.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка, которая содержит наименование файла на машинном носителе, индекс специалиста, печатавшего документ.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в подразделении, могут быть переписаны на дискету заказчика.

4.4. Копировально-множительные работы

4.4.1. Копировально-множительные работы осуществляются в копировально-множительном бюро отдела документационного обеспечения. На копирование в копировально-множительное бюро сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование производится по заказу, подписанному руководителем структурного подразделения аппарата администрации области. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение полугодия, после чего уничтожаются.

Целесообразность копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях аппарата администрации области, определяет руководитель подразделения.

Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

4.4.2. Документы и материалы, как правило, первые экземпляры (подлинники), передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая отметка на бланке.

4.5. Использование печатей и штампов

4.5.1. Печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на распорядительных документах, на документах, удостоверяющих права лиц, на документах, связанных с финансовыми средствами. Для этого используется гербовая печать "Администрация Магаданской области".

4.5.2. Для заверения копий постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области используется специальная (негербовая) печать "Администрация Магаданской области. Для постановлений и распоряжений".

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

4.5.3. При оформлении командировочных удостоверений проставляется печать "Аппарат Администрации Магаданской области. Управление кадров и государственной службы. Отдел кадров".

4.5.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.

4.5.5. Все печати и штампы регистрируются в специальном журнале в отделе документационного обеспечения и выдаются работнику под роспись, хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов возлагается на начальника отдела документационного обеспечения.

4.5.6. О случае утери печати или штампа в каком-либо структурном подразделении аппарата администрации области незамедлительно ставится в известность начальник отдела документационного обеспечения.

4.5.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт.

4.5.8. Гербовая печать "Администрация Магаданской области" N 1 хранится у начальника отдела учета, финансов и отчетности аппарата администрации области и проставляется на документах, подтверждающих права юридических лиц, на документах о расходовании денежных средств, материальных ценностей и на других документах, подписанных губернатором области или его заместителями.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.

Гербовая печать "Администрация Магаданской области" N 2 хранится у начальника отдела документационного обеспечения и проставляется на документах, не относящихся к финансовой деятельности, подписанных губернатором области и его заместителям, а также на документах, требующих удостоверения подлинности подписи, договорах, доверенностях, гарантийных письмах, поручениях, сметах, удостоверениях, уставах и положениях о структурных подразделениях аппарата администрации области, штатных расписаниях, нормах и др.

Гербовая печать "Администрация Магаданской области" N 3 хранится в постоянном Представительстве Магаданской области при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации в г. Москве.

Гербовая печать "Губернатор Магаданской области" хранится у начальника отдела документационного обеспечения и ставится на соответствующие документы, подписанные только губернатором области или лицом, его замещающим.

Круглая печать "Администрация Магаданской области" хранится у консультанта отдела документационного обеспечения и в правовом управлении.

Факсимильная подпись губернатора области хранится у руководителя аппарата администрации области и проставляется на неслужебных документах и иных документах по согласованию с губернатором области.

При смене руководителей структурных подразделений аппарата администрации области печати и штампы передаются по акту с отметкой в специальном журнале в отделе документационного обеспечения.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел документационного обеспечения, где уничтожаются по акту.

Круглая печать "Администрация Магаданской области" хранится у консультанта отдела документационного обеспечения и в правовом управлении.

Факсимильная подпись губернатора области хранится у руководителя аппарата администрации области и проставляется на неслужебных документах и иных документах по согласованию с губернатором области.

При смене руководителей структурных подразделений аппарата администрации области печати и штампы передаются по акту с отметкой в специальном журнале в отделе документационного обеспечения.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел документационного обеспечения, где уничтожаются по акту.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Прием, учет, регистрация поступающей корреспонденции. Отправка документов

5.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся в отделе документационного обеспечения.

5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в работе.

5.1.3. Письменные обращения граждан направляются для обработки и регистрации в отдел по обращению граждан управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации области.

5.1.4. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода советнику губернатора области по внешнеэкономическим связям и инвестициям. Конверты от документов, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к этим документам.

5.1.5. Не подлежат регистрации, как правило, статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные материалы, программы совещаний, конференций, приглашения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, документы без подписей, аналитические обзоры органов исполнительной власти области, представляемые для сведения.

5.1.6. Все конверты (бандероли) вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах.

При недостаче или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, третий высылается отправителю (приложение N 4).

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

5.1.7. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в отделе документационного обеспечения с вводом информации о них в систему автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД) путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся сведения о корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящем номере, дате, фамилии подписавшего документ лица, количества листов документа и приложений к нему. В карточке фиксируется краткое содержание документа, указывается кому документ адресован, дата и время передачи документа по назначению.

На документе, в правом верхнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа, его входящего номера. При необходимости - часы и минуты.

Поступающие документы регистрируются в день их поступления.

Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, переданная в электронную базу данных, по прошествии шести месяцев архивируется и хранится не менее пяти лет в технологической базе данных САДД.

5.1.8. Зарегистрированные подлинники документов передаются на рассмотрение заместителям губернатора области лично или через помощников либо должностных лиц, на которых возложены функции помощников (далее -

помощники), в соответствии с распределением обязанностей, в день их поступления (в 10-00 и в 16-00) или, при поступлении документов в нерабочее время, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Документы, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются немедленно.

Губернатору области передаются документы Правительства Российской Федерации, другие документы, исполнение которых требует решения первого руководителя, письма, телеграммы областных организаций по финансовым вопросам и чрезвычайным сообщениям.

Процессуальные документы судов (решения, определения, постановления) направляются для их предварительного рассмотрения начальнику правового управления.

5.1.9. Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - немедленно. Документы, поступившие после 16 часов, - на следующий день. Время поступления в таких случаях указывается на документе.

После возвращения документов от руководства поручения по исполнению заносятся в карточки электронного учета и передаются на исполнение или для ознакомления должностным лицам в тот же день.

Поручение по исполнению документа дается в форме резолюции. В резолюции обязательно указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. После личной подписи автора резолюции ставится дата. Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Специалист отдела документационного обеспечения передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, полное содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

Документы, которые исполняются несколькими исполнителями или подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Оформление поручений руководителей администрации области, подготовку необходимого количества экземпляров для рассылки этих поручений и прилагаемых к ним документов осуществляют их помощники и специалист приемной руководителя.

Если порядок ознакомления исполнителей с документом не определен автором резолюции, то решение об этом принимает специалист отдела документационного обеспечения.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством администрации.

Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на специальном листе ознакомления.

5.1.10. Подготовленный письменный ответ на исполнительный документ дается на подпись губернатору области, заместителю губернатора совместно с копией документа, завизированной исполнителем, заместителем губернатора, курирующим данный вопрос и входящим документом, на который подготовлен ответ. Подписанный руководителем документ передается в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресату. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации области.

5.1.11. Внутренняя переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями аппарата администрации области ведется без регистрации документов в отделе документационного обеспечения.

5.1.12. Специалист отдела документационного обеспечения дважды в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными электронного учета о сроках исполнения, 01 и 15 числа каждого месяца направляет напоминания исполнителям о документах, срок исполнения которых истекает или уже истек, представляет начальнику отдела документационного обеспечения сведения о прохождении и исполнении документов.

5.1.13. Служебная информация может приниматься и отправляться по каналам факсимильной связи, электронной почтой. При необходимости, как входящие, так и исходящие электронные документы регистрируются в отделе документационного обеспечения. Поступившие факсограммы после регистрации в тот же день передаются адресату, срочные - безотлагательно.

Запрещается передавать факсимильной связью, электронной почтой любую информацию ограниченного режима доступа, включая электронные копии рукописных материалов. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправления.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, кому передан оригинал, эти записи закрепляются подписью ответственного лица с приложением контрольного талона, полученного по факсу.

На местах, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица возлагаются на лиц, непосредственно осуществляющих передачу (прием) корреспонденции по факсу. Переданные факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 5).

При необходимости включения факсограммы в дело длительного хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело.

5.1.14. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации поступают и регистрируются в правовом управлении.

После регистрации поступившего документа правовое управление передает его губернатору области или лицу, его замещающему, соответственно через руководителя аппарата или помощника, который при необходимости подбирает к нему соответствующий справочный материал (ранее принятые по таким же или подобным вопросам решения, постановления, распоряжения, другую имеющуюся информацию) и готовит предложения по организации исполнения документа.

С резолюцией губернатора области или лица, его замещающего, в которой конкретно указывается, кому, что и в какие сроки необходимо сделать, документ возвращается в правовое управление. Специалист правового управления проводит дальнейшую работу с документом, в том числе направляет копию документа исполнителю (исполнителям) согласно резолюции.

После получения материалов с поручением губернатора области или лица, его замещающего, исполнитель (руководитель органа исполнительной власти области) совместно с помощником заместителя губернатора в установленный срок (если он не указан, то в течение не более 1 месяца со дня регистрации документа в правовом управлении) обеспечивает подготовку и представление в администрацию области соответствующих материалов (проект постановления, распоряжения губернатора области, постановления администрации области другие предложения по организации исполнения) во исполнение направленного правового акта.

Персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора области или лица, его замещающего, несут руководители органов исполнительной власти области.

Подготовленные материалы передаются губернатору области или заместителю губернатора, после чего по его указанию проводится дальнейшая работа по исполнению документа.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, оно и представляет в администрацию области материалы, согласованные с соисполнителями.

При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока мотивированную просьбу о его продлении.

Непосредственный контроль за исполнением мероприятий, а также за ходом выполнения поручения губернатора области или лица, его замещающего, осуществляет соответственно руководитель аппарата или помощник, он же обеспечивает сбор и подготовку в установленные сроки информации в федеральные органы, если это предусмотрено в тексте документа, и предложения губернатору области или лицу, его замещающему, о снятии документа с контроля.

Руководители органов исполнительной власти области знакомятся в правовом управлении с нормативными и иными правовыми документами федеральных органов государственной власти, поступившими в правовое управление, согласно резолюции губернатора области или лица, его замещающего.

Законы Магаданской области, принятые Магаданской областной Думой и подписанные губернатором области, направляются в правовое управление для их регистрации и обнародования.

5.1.15. Проекты договоров, соглашений (далее - проект договора), подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения. При этом в установленном порядке фиксируются входящий регистрационный номер, дата поступления и сведения об отправителе договора, конверт при его наличии сохраняется и прикладывается к поступившему документу.

По резолюции губернатора области или лица, его замещающего либо заместителя губернатора, которому в соответствии с его полномочиями предоставлено право подписания такого проекта, проект договора передается через отдел документационного обеспечения на рассмотрение в органы исполнительной власти области, указанные в резолюции, для заключения. Специалисты подразделений составляют соответствующие заключения, утверждаемые руководителями данных подразделений. Руководители органов исполнительной власти области визируют проекты каждого экземпляра представленного на согласование договора (оборот последнего листа) с указанием следующих реквизитов: занимаемая должность, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата визирования документа.

При поступлении заключений из органов исполнительной власти области проект договора рассматривается в правовом управлении, визируется (визируется с замечаниями, не визируется) начальником правового управления и передается через отдел документационного обеспечения на подписание надлежащему должностному лицу.

После подписания договора он передается на исполнение и хранение исполнителю.

5.1.16. Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.

Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, и исполнителя, куда (кому) документ адресован, номер дела, в которое помещены входящий документ и копия ответа на него, при необходимости могут быть указаны также другие данные. Регистрация ведется с использованием системы СААД.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера в пределах года.

Документу, направленному в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Документы на отправку передаются в отдел документационного обеспечения до 15 часов. Отправка этих документов производится в тот же день. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15-00 (кроме срочной корреспонденции), отправляется на следующий рабочий день.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью администрации Магаданской области, к отправке не принимаются.

Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копии зарегистрированного и переданного письма на отправку, имеющие все необходимые визы и приложения, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации области.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать в отдел документационного обеспечения подлинно подписанный экземпляр (оригинал) письма и необходимое количество его ксерокопий.

Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами со всеми приложениями в необходимом количестве экземпляров.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для исправления в соответствии с требованиями п. 4.2. настоящей Инструкции.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, факсу. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются почтовой связью.

На исходящие письма, отправленные почтой, оформляется реестр.

В отделе документационного обеспечения осуществляется учет исходящих документов.

5.2. Работа исполнителей с документами

5.2.1. Руководители органов исполнительной власти области обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

5.2.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя.

5.2.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа, его оформление в соответствии с требованиями п. 4.2. настоящей Инструкции, согласование в соответствии с п.п. 4.2.7. настоящей Инструкции, представление на подписание руководству администрации или руководителям органов исполнительной власти области, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование в множительное бюро.

Документ представляется в отдел документационного обеспечения в 2-х экземплярах: оригинал для отправки адресату и копия для формирования архива.

5.2.4. При оперативном решении вопросов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, дате окончательного исполнения и результате.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах с подписью исполнителя.

5.2.5. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.3. Инвентарный учет документов

5.3.1. Инвентарному учету подлежат сброшюрованные документы (издания), разработанные в администрации области и поступившие из других учреждений (предприятий).

На инвентарный учет не берутся:

- сброшюрованные документы, подшиваемые в дела;

- сброшюрованные документы, поступившие для согласования или временного пользования.

5.3.2. Инвентарный учет ведется по журналу (приложение N 3). Штамп "Инв. N ____" проставляется в левом верхнем углу обложки.

5.3.3. Тираж и список рассылки разработанных в администрации изданий определяется руководителем органа исполнительной власти области, в котором разработан документ.

5.4. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

5.4.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации области и ее подразделениях ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется отделом по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации области (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

5.4.2. Все поступающие в администрацию области предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, зарегистрированы в день их поступления и переданы руководству на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей или направлены в соответствующие органы исполнительной власти области, о чем сообщается заявителю.

Регистрация всех (письменных и устных) обращений граждан производится путем заполнения регистрационной карточки электронного учета, при этом у каждого вида обращений своя система учета, вид регистрационной карточки и индексация (например: письменное заявление - Л-101, личный прием Пр-Л-101). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма. Заявлениям, принятым на личном приеме, присваиваются те же регистрационные номера, что и на карточке личного приема, на заявлении делается соответствующая пометка (принято на личном приеме).

5.4.3. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в карточке делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица одинакового содержания, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию области, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: Д-101/1, Д-101/2).

5.4.4. Обращения граждан, поступившие в администрацию области, требующие ответа заявителю, ставятся на контроль. В этих случаях в компьютерной карточке делается пометка в левом верхнем углу "К" и до снятия с контроля она остается в рабочем фонде. Если обращение направлено в администрацию области из вышестоящей организации с требованием ответа или разъяснения в ее адрес, в правом верхнем углу компьютерной карточки проставляется буква "О", а в соответствующую графу заносится код организации, число и номер сопроводительного письма, на которое надо дать ответ.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо, поставившее письмо на контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

5.4.5. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в органах исполнительной власти области в сроки, установленные в резолюции руководителя, рассмотревшего письмо либо в срок до 1 месяца со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан; обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 календарных дней. В отдельных случаях, по согласованию с начальником отдела по работе с обращениями граждан, срок рассмотрения письма может быть, в порядке исключения, продлен, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора.

5.4.6. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, а также некорректные по тону не подлежат рассмотрению и списываются "в дело" заместителем губернатора, курирующим данное направление деятельности.

В карточке электронного учета в графе "Резолюция" ставится отметка "без рассмотрения", которая дублируется на письме, с указанием даты и фамилии специалиста.

Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения. О направлении таких писем "в дело" без рассмотрения начальник отдела по работе с обращениями граждан информирует заместителя губернатора, курирующего данное направление деятельности.

5.4.7. Письменные обращения граждан, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо места работы или учебы, признаются анонимными. При регистрации такому письму в учетной карточке присваивается номер с индексом "Ан" (анонимное), в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. При принятии специалистом иного решения, он в обязательном порядке обосновывает его в аннотации. Окончательное решение о рассмотрении анонимного обращения принимает заместитель губернатора, курирующий данное направление деятельности.

5.4.8. Ответы на обращения дают руководители администрации области и органов исполнительной власти области. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в деле с указанием даты разговора с заявителем.

Авторы писем, как правило, не уведомляются о направлении их обращений на рассмотрение, если:

- по содержанию письмо является некорректным или бессмысленным;

- отсутствует полный адрес заявителя;

- письмо анонимное.

5.4.9. Обращения граждан, взятые на контроль в отделе по работе с обращениями граждан, ответы к ним и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.

При этом каждое обращение и документы к нему составляют самостоятельную группу, оформленную в одну обложку, на которой проставляется индекс и другие реквизиты обращения.

5.4.10. Прием граждан в отделе по работе с обращениями граждан организуется ежедневно, кроме выходных дней. Учет высказанных ими предложений, жалоб и заявлений ведется на карточках установленной для устного приема форме.

Переданные на приеме гражданами письменные заявления рассматриваются как письма граждан, поступившие в администрацию области.

5.4.11. Поручения руководителей администрации области по результатам личного приема граждан исполняются оперативно.

5.4.12. Начальник отдела по работе с обращениями граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личном приеме, оперативно и периодически представляет губернатору области информацию о количестве и характере обращений граждан.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Целью контроля является обеспечение исполнения установленных сроков, указанных в резолюции или в самом документе.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения, а именно:

- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения губернатора области, постановления администрации области, содержащие поручения с установленными сроками исполнения, требующие контроля;

- поручения, задания органам исполнительной власти области, организациям, предприятиям и учреждениям, расположенным на территории области;

- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие органы;

- предложения, заявления и жалобы граждан.

6.2. На контролируемых документах ставится знак контроля "К", выделенный красным цветом или штамп "Контроль".

6.3. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю за исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

6.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют:

- руководитель аппарата администрации области;

- помощники губернатора области и его заместители;

- правовое управление (юридические документы);

- контрольно-аналитический отдел администрации области;

- руководители структурных подразделений аппарата администрации области;

- отдел документационного обеспечения.

6.5. Общий контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области осуществляет контрольно-аналитический отдел администрации области.

6.6. Сроки исполнения документов.

6.6.1. Сроки исполнения документов и обозначенных в них поручений исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или с даты подписания поручения (резолюции), остальных - с даты их поступления в администрацию области.

В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, с документа в отделе документационного обеспечения снимается необходимое количество копий для направления всем исполнителям.

Ответственным за выполнение поручений в таком случае считается, как правило, тот исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой, если в поручении не определено иное.

В тех случаях, когда о выполнении поручения, данного нескольким исполнителям, требуется представить обобщенную информацию, ответственный исполнитель готовит эту информацию, согласовывает с соисполнителями, после чего в установленном порядке информация направляется по назначению, как правило, за подписью губернатора области или заместителя губернатора в соответствии с адресованием входящего документа должностному лицу.

Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюции, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 1 месяца;

- по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

- по поручениям Правительства Российской Федерации - до 10 дней или к указанному в них сроку;

- по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Магаданской областной Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня получения.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.6.2. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то исполнитель, обращается с соответствующей аргументированной просьбой к руководителю, давшему поручение. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

6.6.3. Документ снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам.

После завершения работы над документом, исполнитель должен представить специалисту отдела документационного обеспечения копию письма, отправленного заявителю с исходящим номером администрации области либо изложить на отдельном листе бумаги в форме краткой справки результаты выполнения поручения. Например: "Направлен ответ, исх. N ____ и дата", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и т. д.

Снять документ с контроля может только руководитель, давший поручение на основании вышеперечисленных действий исполнителя.

Данные об исполнении документа, находящегося на контроле (номер и дата ответа) заносятся в САДД (карточку электронного учета).

Снятый с контроля документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.6.4. На 01 и 15 число каждого месяца специалистом отдела документационного обеспечения делается напоминание исполнителям по контролю за документами, занесенную в компьютерную базу данных.

Начальник отдела документационного обеспечения контролирует прохождение документов и 22-го числа каждого месяца представляет губернатору области и руководителю аппарата информацию об исполнении документов в текущем месяце.

Правовое управление - по юридическим документам, находящимся на контроле не реже 1 раза в месяц.

Контрольно-аналитический отдел не реже 1 раза в квартал информирует губернатора области о выполнении постановлений, распоряжений губернатора области и постановлений администрации области, об исполнении поручений, данных губернатором области по итогам его поездок в районы области.

6.6.5. Контроль за соблюдением сроков исполнения и выполнением указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется через правовое управление.

Правовое управление снимает с контроля нормативные акты, если на них имеется резолюция губернатора области или лица, его замещающего, -"В дело"; ежемесячно (по состоянию на 1-е число каждого месяца) направляет исполнителям справку о нормативных актах, находящихся на контроле.

VII. Порядок обращения со служебными документами ограниченного распространения

7.1. Общие положения

7.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну, касающаяся деятельности органов исполнительной власти области, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

7.1.2. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, демографическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти области, его функций, направлений деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, обращений граждан и юридических лиц, решения, принятые по результатам их рассмотрения;

- сведения об исполнении областного бюджета, использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

7.1.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

7.1.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных в п.п. 5.1.2.

7.1.5. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению.

7.1.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

7.1.7. В случае ликвидации органа исполнительной власти области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

7.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

7.2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяют исполнитель и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа за пределами текстового поля, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма.

7.2.2. Прием и учет (регистрацию) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения и имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляет отдел документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для других служебных документов, в том числе с использованием системы САДД. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" и указывается номер (номера) поступивших экземпляров документа, количество страниц (если документ не сброшюрован). Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой "Для служебного пользования".

Документы ограниченного распространения передаются сотрудникам структурных подразделений аппарата администрации области только по указанию руководителя аппарата и обязательно под расписку.

Ввод текстов документов, имеющих пометку "ДСП", их сканирование, хранение и распечатка в системе САДД не разрешается.

7.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования"

Допускается печатание данного вида документов в органах исполнительной власти области с использованием аттестованных средств вычислительной техники (далее - СВТ) только в соответствии со специальными требованиями и рекомендациями по защите конфиденциальной информации. На обороте последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки (при незначительном количестве адресатов), фамилии исполнителя и специалиста, отпечатавшего документ, дата печати.

Например:

Отп. в 3-х экз.

Экз. N 1 - комитет экономики

Экз. N 2 - правовое управление

Экз. N 3 - в дело 07-07

Исп. Иванов В.С., тел. 2-22-33

Отп. Петрова В.О.

07.02.2005

Отпечатанные и подписанные документы вместе с проектами передаются для регистрации в отдел документационного обеспечения;

- регистрируются и учитываются совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП";

- передаются работникам под роспись;

- пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, заказным или ценным почтовым отправлением. Запрещается их передача факсимильной связью или посредством электронной почты.

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- хранятся в запираемых шкафах.

7.2.4. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера отправляемых экземпляров. Указатель рассылки подписывают исполнитель и руководитель органа исполнительной власти области, подготовившего документ.

7.2.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "ДСП".

В делах с документами с пометкой "ДСП" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны оформляться внутренние описи.

7.2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и иной научной ценности, производится по акту установленной формы. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7.2.7. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя под роспись.

7.2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

7.2.9. О фактах утраты документов, дел, изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения такой информации ставится в известность губернатор области или лицо, его замещающее, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы, дела, издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения передаются в архив для включения в дело фонда.

7.2.10. Ознакомление с документами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися в архиве администрации области, производится с разрешения руководителя аппарата по согласованию с руководителями органов исполнительной власти области, готовивших указанные документы.

7.2.11. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делается соответствующая пометка и об этом извещаются все адресаты, кому ранее эти документы были направлены.

7.2.12. Передача конфиденциальной информации сторонним организациям посредством копирования информации на магнитные носители разрешается в соответствии со специальными инструкциями по обработке с конфиденциальной информацией при помощи СВТ в администрации Магаданской области с письменного разрешения руководителей органов исполнительной власти области - владельцев информации.

VIII. Организация документов в делопроизводстве

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Документы после их исполнения формируются в соответствии с Номенклатурой дел администрации области в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности администрации, подшитый в отдельную обложку.

8.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков их хранения (приложение N 6).

Номенклатура дел предназначена для распределения и организации группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексов дел, установления сроков хранения дел, как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также учетным документом в архиве администрации области для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

8.1.3. Номенклатуру дел составляет заместитель начальника отдела документационного обеспечения, согласовывает ее с экспертной комиссией администрации области и экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) архивного отдела администрации области. Номенклатуру дел администрации области утверждает руководитель аппарата.

8.1.4. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК архивного отдела администрации области 1 раз в пять лет.

8.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел "Отдел документационного обеспечения"; второй - используется в отделе документационного обеспечения в качестве рабочего; третий - помещается в контрольно-наблюдательное дело администрации области государственного архива Магаданской области; четвертый - в контрольное дело ЭПМК архивного отдела администрации области.

8.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года до 20 декабря уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

После утверждения сводная номенклатура дел администрации области вводится в систему САДД.

8.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.

8.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений аппарата администрации области.

8.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата администрации области.

8.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения аппарата администрации области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

8.1.12. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированы в течение календарного года.

8.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.4. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению за верительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела документационного обеспечения и архивного отдела администрации области.

8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 8), составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.6. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: записывается наименование организации, подразделения; индекс дела - проставляется шифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК архивного отдела, дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа сверху вниз. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с за верительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

8.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

8.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пере систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, за верительные надписи не составлять.

8.3. Экспертиза ценности документов, составление описей дел

8.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате администрации области создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.3.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется в Положении "О постоянно действующей экспертной комиссии администрации Магаданской области".

8.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах исполнительной власти области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации области.

8.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации области; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях аппарата администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.3.7. В аппарате администрации области в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив администрации области.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями аппарата администрации области, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации области, которую готовит отдел документационного обеспечения и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственный архив Магаданской области.

8.3.8. Описи дел структурных подразделений аппарата администрации области составляются по установленной форме (приложение N 10) и представляются в отдел документационного обеспечения через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

8.3.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

8.3.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.3.11. Опись дел структурного подразделения аппарата администрации области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем подразделения.

8.3.12. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел документационного обеспечения, а второй остается в подразделении в качестве контрольного экземпляра.

8.3.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 11) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации области одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем аппарата только после утверждения ЭПМК архивного отдела администрации области описей дел постоянного срока хранения; после этого орган исполнительной власти области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

8.4. Организация оперативного хранения документов и передача документов в архив

8.4.1. В архив администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения годичного срока их хранения и использования в структурном подразделении аппарата администрации области. Их передача производится только по описям дел.

8.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации области не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата администрации области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения передаются в архив администрации области по окончании календарного года в соответствии с графиком, ежегодно утверждаемым руководителем аппарата.

Дела, оформленные с нарушением установленных правил в соответствии с п. 8.2. возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется в течение 10 дней.

8.4.3. Прием каждого дела производится заместителем начальника и архивариусом отдела документационного обеспечения в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса отдела документационного обеспечения и лица, передавшего дела.

8.4.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения аппарата администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.4.5. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата администрации области, обеспечивают сохранность документов. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения по истечении срока хранения дела хранятся в рабочих кабинетах служащих аппарата администрации области в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и солнечного света и несут ответственность за сохранность документов и дел.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Хранить дела в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

8.4.6. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения руководителя аппарата администрации области или другого руководящего работника администрации.

Приложение N 1
к п. п. 3.1.5

Проект

Магаданская область

Губернатор

(администрация магаданской области)

Постановление

(распоряжение)

________________ N ______

г. МАГАДАН

Оборотная сторона проекта распоряжения (постановления) губернатора области, постановления администрации области:

Подготовлен:

_____________________________

(фамилия, инициалы)

_____________________________

(должность, место работы)

_______________________________

(дата) (подпись)

СОГЛАСОВАНО:

Должность, место работы

Подпись

Инициалы, фамилия

Дата

Разослать:

Наименование комитетов, отделов, управлений администрации, предприятий и организаций области	Кол-во экз.	Наименование комитетов, отделов, управлений администрации, предприятий и организаций области	Кол-во экз.
Электронная версия

Образец бланка проекта постановления

(распоряжения) губернатора области, постановления администрации области

Магаданская область

Губернатор

Постановление

О присвоении звания "Ветеран труда Магаданской области"

Губернатор Магаданской области

И. Фамилия

Приложение N 2
к п. 3.1.10

ГАРАНТ:

Текст приложения не приводится в соответствии с источником

Приложение N 3
к п. 4.2.

Магаданская область

Губернатор

Горького ул., д. 6, г. Магадан, 685000

Тел. (8 41322) 2-31-34, факс 9-78-07.

ОКПО 00022013, ОГРН 1024900954880, ИНН/КПП 4909053430/490901001

_________________ N ____________ На N 564 от 28.01.2005

Руководителю Федеральной службы по труду и занятости Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации И.О. Фамилия

Уважаемый .......!

Администрация Магаданской области благодарит Вас за информацию о проведении конкурса по отбору субъектов Российской Федерации для участия в. и направляет..

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

И. Фамилия

Приложение N 4
к п. 5.1.6.

УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела документационного обеспечения Личная подпись Расшифровка подписи Дата АКТ

Мы, нижеподписавшиеся работники отдела документационного обеспечения аппарата администрации области _________________________________________________

составили настоящий акт о том, что "_____"______________________200__ г.

при вскрытии пакета _________________________________________________________ в нем не обнаружено ____________________________________________________________

____________________________________________________________________ ___________

Настоящий акт составлен в 3-х экземплярах.

Подписи:_____________________________

_____________________________

_____________________________

Форма акта о недостаче или повреждении

поступивших в администрацию Магаданской области документов

Приложение N 5
к п. 5.1.13

ГАРАНТ:

Текст приложения не приводится в сооответствии с источником

Приложение N 6
к п. 8.1.2

Администрация Магаданской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N __________ ______________________ (место составления) На __________________ год

УТВЕРЖДАЮ Заместитель губернатора - руководитель аппарата администрации области Подпись Расшифровка подписи Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела документационного обеспечения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Виза лица, ответственного

за архив

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК _____________ N ______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК архивного отдела администрации области _________________ N _____

Продолжение приложения N 6

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в _______________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти области)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела документационного обеспечения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма номенклатуры дел

аппарата администрации Магаданской области

Приложение N 7
к п. 8.2.5

Код ГАМО __________ Код администрации Магаданской области _________

Государственный архив Магаданской области		Ф. N Оп. N Д. N

Администрация Магаданской области

(наименование органа исполнительной власти области) ДЕЛО N ____ ТОМ N ___

(Заголовок дела)

(Дата)

На ___________ лист

Хранить _______________

Ф. N Оп. N Д. N

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 8
к п. 8.2.5

Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ лист (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _____________________ пропущенные номера ________

+ листов внутренней описи __________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	NN листов
1	2

____________________________________________________________________ ________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 9
к п. 8.2.5

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _____________________

NN пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 10
к п. 8.3.8

Администрация Магаданской области

____________________________________________________________________ ________

(наименование органа исполнительной власти области)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя органа исполнительной власти области
Подпись	Расшифровка подписи
Дата

ОПИСЬ N _____

NN пп	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено _______________________ дел с N ______________

(цифрами и прописью)

по N __________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник документационного обеспечения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

__________________________________________

1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

Продолжение приложения N 10

Передал ___________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника органа исполнительной власти области

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Принял _____________________ дел и ________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности сотрудника отдела документационного обеспечения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу органа исполнительной власти области

2 Передаются вместе с делами канцелярии

Приложение N 11
к п. 8.3.13

Заместитель губернатора - Руководитель аппарата

администрации области

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Наименование структурного подразделения

аппарата администрации области

АКТ

____________ N ____________

____________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их

хранения)

____________________________________________________________________ ___________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда

N ____________________________

(название фонда)

NN пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатуры) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание

Итого _____________________________ дел за ________________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного срока хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу

согласованы с ЭПМК архивного отдела администрации области

(протокол от _______________________ N ________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол

от ___________ N _______

Документы в количестве _________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _________________________ кг сданы в __________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________________

N ______________

Наименование должности работника, сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности сотрудника отдела документационного обеспечения, внесшего изменения в учетные документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению