Приложение N 2. Положение о коллегии архивного департамента административных органов Магаданской области

Приложение N 2
к приказу департамента
административных органов
Магаданской области
от 26.11.2018 N 298

Положение
о коллегии архивного департамента административных органов Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Коллегия архивного агентства департамента административных органов Магаданской области (далее - коллегия) создается департаментом административных органов Магаданской области (далее - департамент) в соответствии с Положением об архивном агентстве департамента административных органов Магаданской области, утвержденного приказом департамента от 21 ноября 2018 г. N 274.

1.2. Коллегия является совещательным органом, обеспечивающим коллективное обсуждение и выработку решений по наиболее важным и актуальным вопросам развития архивного дела в Магаданской области.

Коллегия осуществляет свою работу, опираясь на принципы коллегиальности и ответственности за принимаемые решения.

1.3. Решения коллегии имеют рекомендательный характер.

1.4. Коллегия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами и методическими документами Федерального архивного агентства, Положением об архивном агентстве департамента, а также настоящим Положением.

II. Основные задачи

Основными задачами коллегии являются:

- выработка согласованных решений (рекомендаций, предложений), направленных на эффективное проведение государственной политики в сфере архивного дела в Магаданской области;

- рассмотрение приоритетных вопросов в области архивного дела, охраны и использования историко-документального наследия Магаданской области;

- осуществление координации деятельности областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Магаданской области" (далее - ОГКУ "ГАМО") и архивных отделов администраций муниципальных образований Магаданской области (далее - архивные отделы) по вопросам сохранности, формирования, использования Архивного фонда Российской Федерации.

III. Функции

Коллегия в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Рассматривает и принимает решения по вопросам архивной отрасли, в том числе по:

- реализации федеральных законов, иных правовых актов Российской Федерации, законов Магаданской области и иных правовых актов Магаданской области, регламентирующих вопросы архивного дела и делопроизводства;

- реализации государственных программ в области сохранения, формирования и использования Архивного фонда Российской Федерации и развития архивного дела и делопроизводства;

- определения перспектив развития архивного дела в Магаданской области, первоочередных задач и приоритетных направлений деятельности архивного агентства Департамента, ОГКУ "ГАМО" и архивных отделов;

- организации, обеспечению формирования, сохранности и всестороннему использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов;

- ведению централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Магаданской области;

- взаимодействию с органами местного самоуправления муниципальных образований Магаданской области в области развития и совершенствования системы делопроизводства и архивного дела, оказания им содействия в организации управления архивным делом;

- результатам проверок соблюдения законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела;

- выполнению плановых показателей развития архивного дела на территории Магаданской области.

3.2. Рассматривает представления о награждении ведомственными наградами Федерального архивного агентства особо отличившихся работников архивного агентства департамента, ОГКУ "ГАМО", архивных отделов.

3.3. Рассматривает итоги региональных смотров и конкурсов в области архивного дела.

На рассмотрение коллегии могут быть вынесены и другие вопросы, относящиеся к компетенции архивного агентства департамента.

IV. Структура

4.1. Положение о коллегии, численный и персональный состав коллегии, а также соответствующие изменения в них утверждаются приказом департамента административных органов Магаданской области.

4.2. В состав коллегии входят председатель, секретарь и члены коллегии.

Членами коллегии могут быть должностные лица департамента административных органов Магаданской области, руководители и специалисты архивного агентства департамента и ОГКУ "ГАМО".

4.3. Председателем коллегии является руководитель архивного агентства департамента.

Председатель коллегии:

- руководит работой коллегии;

- запрашивает от ОГКУ "ГАМО" и архивных отделов необходимые для работы коллегии материалы и сведения;

- утверждает повестку заседания коллегии;

- назначает дату заседания коллегии;

- представляет план и информацию о деятельности коллегии для размещения на официальном сайте департамента.

4.4. Секретарь коллегии:

- осуществляет подготовку материалов для рассмотрения на заседании коллегии;

- выполняет поручения председателя коллегии;

- отвечает за ведение делопроизводства коллегии;

- оповещает членов коллегии и лиц, участвующих в заседании, о времени, дате и месте заседания, проверяет их явку, знакомит с материалами по вопросам, вынесенным на рассмотрение коллегии;

- ведет и оформляет протоколы заседаний коллегии;

- оповещает в двадцатидневный срок ОГКУ "ГАМО" и архивные отделы о решениях и рекомендациях коллегии по итогам заседаний.

4.5. Члены коллегии обладают равными правами при рассмотрении и обсуждении вопросов, отнесенных к компетенции коллегии, и осуществляют

следующие функции:

- участвуют в заседании коллегии и его подготовке;

- предварительно (до заседания коллегии) знакомятся с материалами по вопросам, выносимым на ее рассмотрение;

- вносят предложения об отложении рассмотрения вопроса и о запросе дополнительных материалов по нему;

- вносят предложения по совершенствованию работы коллегии;

- выполняют поручения председателя коллегии.

V. Организация деятельности

5.1. Основной организационной формой деятельности коллегии являются заседания, обеспечивающие коллективное обсуждение вопросов, включенных в повестку дня, и принятие решений.

5.2. Заседания коллегии проводятся не реже одного раза в квартал в соответствии с годовым планом работы коллегии, который утверждается председателем коллегии.

5.3. При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания, а также совместные заседания с коллегиями других органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Организация и проведение расширенных и выездных заседаний коллегии проводится по специальному плану.

5.4. Повестку заседания формирует секретарь по согласованию с председателем коллегии.

5.5. Извещение о дате и времени проведения очередного заседания и повестка дня направляются секретарем членам коллегии и приглашенным лицам не позднее 7 дней до даты проведения заседания.

5.6. Подготовку проектов решений по вопросам, вынесенным на заседание коллегии, и иных необходимых материалов осуществляют члены коллегии (иные лица), утвержденные ответственными за подготовку данных вопросов.

5.7. Проекты решений коллегии секретарь представляет председателю коллегии не позднее, чем за 7 дней до назначенной даты проведения заседания коллегии.

5.8. Повестка и регламент заседания коллегии формируются исходя из того, что максимальное время проведения заседания коллегии составляет не более 2,5 часов. Для обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов на заседании коллегии устанавливается следующий регламент: основной доклад - до 15 минут; содоклад - до 10 минут; выступления - до 5-7 минут. Вопрос об изменении регламента решается членами коллегии в каждом конкретном случае.

5.9. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третьих численного состава коллегии. Члены коллегии обязаны присутствовать на ее заседаниях. В связи с невозможностью по уважительной причине присутствовать на заседании члены коллегии заблаговременно информирует председателя или секретаря коллегии.

Для рассмотрения отдельных вопросов приглашаются специалисты, не являющиеся членами коллегии, непосредственно участвовавшие в подготовке материалов, представители заинтересованных ведомств, предприятий, организаций.

5.10. Решения коллегии принимаются открытым голосованием. При равенстве голосов решающим является голос председателя коллегии.

5.11. Решения коллегии оформляются по каждому пункту повестки дня в составе протокола или в виде самостоятельного документа.

5.12. Оформленные протоколы заседаний коллегии, документы к ним, принятые коллегией решения формируются секретарем коллегии в отдельное дело.

5.13. Контроль за выполнением решений коллегии осуществляет секретарь коллегии.

Вопросы о состоянии контроля и проверки исполнения принимаемых решений периодически вносятся на обсуждение коллегии.

VI. Заключительные положения

6.1. Участие в работе коллегии входит в круг служебных обязанностей работников архивного агентства департамента и ОГКУ "ГАМО" и предусматривается в планах их работы.