Приложение. Инструкция по делопроизводству в Думе городского округа "Город Чита"

Приложение
к постановлению Главы
городского округа "Город Чита
от 22 марта 2016 г. N 11

Инструкция
по делопроизводству в Думе городского округа "Город Чита"

С изменениями и дополнениями от:

30 июня 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству разработана с целью совершенствования делопроизводства, повышения его эффективности и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию сформировавшихся в процессе деятельности Думы городского округа "Город Чита" (далее Дума городского округа) документов.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Забайкальского края в сфере информации, документации и архивного дела, а также Устав городского округа "Город Чита", Регламент Думы городского округа "Город Чита".

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами), регулируются иными правовыми актами, утверждаемыми Главой городского округа.

Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет специалист, отвечающий за делопроизводство в Думе городского округа.

1.6. Сотрудники Думы несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.7. Ответственность за организацию работы со служебными документами в комитетах возлагается на председателей комитетов, в аппарате Думы на руководителя аппарата.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники Думы городского округа "Город Чита" обязаны передать через специалиста аппарата Думы, находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя аппарата Думы городского округа.

1.9. При увольнении сотрудник Думы должен сдать специалисту аппарата Думы все числящиеся за ним документы, с оформлением акта.

2. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности представительного органа муниципального образования;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в представительном органе муниципального образования;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

официальный документ - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот представительного органа муниципального образования;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в представительном органе муниципального образования, с указанием сроков их хранения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

3. Создание документов в Думе городского округа

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Думе городского округа, оформляются в виде электронных документов с использованием макетов бланков, имеющих установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Макеты бланков разрабатываются, изготавливаются и утверждаются правовым актом Главы городского округа.

Инструкцией по делопроизводству предусматривается использование следующих видов бланков документов:

- бланк решения Думы городского округа;

- бланк протокола заседания Думы, Совета Думы, постоянных комитетов;

- бланк постановления Главы городского округа;

- бланк постановления Главы городского округа по вопросам организации деятельности Думы городского округа;

- бланк распоряжения Главы городского округа;

- бланк распоряжения Главы городского округа по вопросам организации деятельности Думы городского округа;

- бланк письма Главы городского округа;

- бланк письма Думы городского округа.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

3.1.2. Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков.

Для бланка решения, постановления, распоряжения, протокола:

- герб муниципального образования;

- наименование представительного органа муниципального образования;

- вид документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

Для бланка письма:

- герб муниципального образования;

- наименование представительного органа муниципального образования;

- справочные данные о представительном органе муниципального образования(почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3.1.3. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются следующие требования к оформлению электронных документов:

- при печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Первая (красная) строка каждого абзаца текста (абзацный отступ) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Рекомендуется печатать текст через один - полтора одинарных межстрочных интервала;

- тексты правовых актов, писем вводятся только в утвержденные макеты бланков, для ввода текстов остальных видов документов можно использовать отдельные элементы шаблонов (текст, таблица);

- подготовка документа ведется в текстовом редакторе MicroSoft Word для Windows. Сохранение документов выполняется в формате MicroSoft Word (DOC) или Rich Text Format (RTF), электронные расчетные таблицы - в MicroSoft Excel (XLS);

- дополнительные требования к тексту, регламентирующие его подготовку на компьютере:

основной используемый шрифт - Times New Roman;

размер шрифта сплошного текста - 14 пунктов;

размер шрифта в таблицах - 12 пунктов;

поля для документа:

30 мм - левое (поле подшивки),

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Думой городского округа, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Инструкцией по делопроизводству установлен следующий состав реквизитов документов:

- герб муниципального образования;

- наименование представительного органа муниципального образования;

- справочные данные о представительном органе муниципального образования;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

- место составления (издания) документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- указания по исполнению документа (резолюция);

- наименование (заголовок) документа;

- отметка о контроле документа;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа;

- отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.2. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в Думу, "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.3. Оформление реквизитов документов, необходимо осуществлять соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (приложение 1 к инструкции по делопроизводству).

3.3. Подготовка проектов закона Забайкальского края, постановления Законодательного Собрания Забайкальского края

Дума городского округа обладает правом законодательной инициативы и может вносить проекты закона Забайкальского края, постановления Законодательного Собрания Забайкальского края в Законодательное Собрание Забайкальского края.

Подготовка и оформление проекта закона Забайкальского края осуществляется в порядке, установленном Законом Забайкальского края от 18 декабря 2009 года N 321-ЗЗК "О нормативных правовых актах Забайкальского края", проекта постановления Законодательного Собрания Забайкальского края - Регламентом Законодательного Собрания Забайкальского края.

3.3.1 Оформление проекта закона Забайкальского края

Проект закона Забайкальского края (далее - проект) печатается шрифтом Times New Roman N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

Официальные бланки с гербом при оформлении проектов не используются.

В верхней правой части проекта акта проставляется слово "Проект", через один интервал под словом "проект" приводятся сведения об инициаторе внесения проекта (субъекте права законодательной инициативы).

Например:

                                                         Проект

                                          Вносится Губернатором

                                            Забайкальского края

или

                                                         Проект

                                      Вносится Думой городского

                                            округа "Город Чита"

или

                                                         Проект

                                             Вносится депутатом

                                      Законодательного Собрания

                                            (инициалы, фамилия)

Проект имеет следующие реквизиты:

1) обозначение вида акта - закон Забайкальского края - печатается по центру листа в две строки прописными буквами полужирным шрифтом N 16;

2) наименование закона края (в краткой форме обозначает предмет, регулируемый данным законом, и содержит ответ на вопрос "О чем?" он принят) печатается по центру листа на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, пишется шрифтом N 16, с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце наименования не ставится. Наименование, состоящее из двух и более строк, печатается с одинарным междустрочным интервалом.

Например:

               О государственной гражданской службе

                       Забайкальского края

В наименовании проекта о внесении изменений, дополнений в действующий закон наименование базового закона должно приводиться полностью.

Например:

         О внесении изменений в Закон Забайкальского края

           "О бюджете Забайкальского края на 2012 год";

3) гриф принятия закона печатается ниже наименования через два интервала без указания даты; выделяется курсивом и выравнивается по центру:

Принят Законодательным Собранием Забайкальского края ________.;

4) текст закона печатается шрифтом Times New Roman N 14 с междустрочным полуторным интервалом через три интервала ниже грифа принятия закона и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца имеет отступ 1,25 см.

Текст состоит из преамбулы и структурных элементов.

Преамбула - вводная часть текста, в которой определяются цель (цели) и (или) мотив (мотивы) и указывается правовая основа принятия нормативного правового акта. Для законов края преамбула не является обязательной.

Текст закона может иметь следующие структурные элементы: разделы, подразделы, главы, статьи, части статей, пункты, подпункты, абзацы.

Таблицы, графики, схемы, чертежи, рисунки, карты, являющиеся неотъемлемой составной частью текста, как правило, оформляются в виде приложений к нормативному правовому акту.

Разделы, главы, статьи (пункты) должны иметь порядковые номера.

Обозначение раздела, главы, статьи в тексте закона края включает соответственно слово "раздел", "глава", "статья", затем порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой с точкой, и наименование раздела, главы, статьи. Статья может не иметь наименования. Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится.

Статья может подразделяться на части, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Части статьи могут подразделяться на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, и (или) абзацы. Пункты в частях статей подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой, и (или) абзацы.

Статьи (пункты) в пределах всего текста должны иметь сквозную нумерацию.

Если текст нормативного правового акта дополняется новыми структурными элементами, вносимыми в конец более крупного структурного элемента или текста в целом, то имеющаяся нумерация структурных элементов продолжается. В других случаях при дополнении текста новыми структурными элементами новые структурные элементы обозначаются дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями структурного элемента.

Структурные элементы, признанные утратившими силу, из подсчета не исключаются;

5) подписи Председателя Законодательного Собрания Забайкальского края и Губернатора Забайкальского края, расположенные на одном уровне.

Текст проекта визируется субъектом законодательной инициативы внесения законопроекта. Виза проставляется на последнем листе проекта внизу, визируются и приложения к проекту.

Необходимым условием внесения проекта закона края является представление с ним следующих документов:

1) подписанной субъектом права законодательной инициативы пояснительной записки, содержащей в себе мотивированное обоснование необходимости принятия проекта закона края с указанием конкретных норм федеральных законов и иных нормативных правовых актов, послуживших правовой основой для разработки проекта закона края, развернутую характеристику его целей, основных положений;

2) финансово-экономического обоснования, в котором указываются объем и расчеты бюджетных ассигнований для реализации расходного обязательства на текущий и очередной финансовый год, - если вносится проект закона края, предусматривающий увеличение расходных обязательств по существующим видам расходных обязательств или введение новых видов расходных обязательств, которые не исполнялись ни одним публично-правовым образованием;

3) справки о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования;

4) перечня нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием проекта закона края;

5) сопроводительного письма на имя Председателя Законодательного Собрания Забайкальского края, подписанного субъектом права законодательной инициативы;

6) решения соответствующего коллегиального органа (при внесении проекта закона края коллегиальным органом);

7) копии направленного Губернатору Забайкальского края письма с просьбой дать заключение на проект закона края о введении или отмене налогов, освобождении от их уплаты, изменении финансовых обязательств Забайкальского края или на проект закона края, предусматривающий расходы, покрываемые за счет средств бюджета Забайкальского края;

8) доклад по результатам публичного обсуждения.

Проект закона края с необходимыми документами должен быть представлен на бумажном и электронном носителях в Законодательное Собрание края.

3.3.2. Оформление проекта постановления Законодательного Собрания Забайкальского края

Проект постановления Законодательного Собрания Забайкальского края (далее - проект постановления) печатается шрифтом Times New Roman N 14 с междустрочным полуторным интервалом на бумаге формата А4.

В верхней правой части проекта постановления проставляется слово "Проект", ниже приводятся сведения об инициаторе (инициаторах) внесения проекта.

Например:

                                                         Проект

                                          Вносится Губернатором

                                            Забайкальского края

Через один интервал после строки сведений об инициаторах внесения проекта печатаются слова "Законодательное Собрание Забайкальского края" прописными буквами шрифтом N 16 и выравниваются по центру.

Через два межстрочных интервала печатается слово "Постановление" прописными буквами полужирным шрифтом N 16 и выравнивается по центру.

Наименование проекта постановления в краткой форме обозначает предмет, регулируемый данным актом, и содержит ответ на вопрос о чем? (о ком?) оно принято. Наименование размещается у левого поля через 4-5 межстрочных интервалов после названия акта и по ширине не превышает 8 см.

Например:

Об отзыве на проект федерального закона

N 136395-5 "О внесении изменения в часть

четвертую Трудового кодекса

Российской Федерации"

Преамбула проекта постановления, в которой указывается правовая основа принятия нормативного правового акта, завершается словом "постановляет", которое печатается полужирным разреженным шрифтом с интервалом 2.

Постановляющая часть текста несет основные положения постановления. Она должна предписывать действие, определять нормативы, положения. При необходимости - устанавливать сроки исполнения и исполнителя. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. В одном из пунктов должно указываться лицо или орган, на которые возлагается контроль исполнения документа. В конце текста может быть указан документ (перечень документов), утративший силу.

Проект постановления может иметь приложения: планы, программы, положения, перечни, состав комитетов (комиссий), рабочих групп, согласительных комиссий, таблицы и т.п.

Приложения оформляются на отдельных листах с соблюдением установленных требований. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования официального документа, его даты и регистрационного номера; если имеется несколько приложений, они нумеруются. Длина строки ограничивается правым полем документа и не должна превышать 8 см.

Например:

                                                   Приложение 2

                               к постановлению Законодательного

                                   Собрания Забайкальского края

                                          от ___________ N_____

Допускается слово "Приложение" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

                                    Приложение 2

                      к постановлению Законодательного Собрания

                              Забайкальского края от

                                ___________ N_____

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Междустрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта двумя интервалами, от текста приложения - тремя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Приложения заканчивают знаком "черта" длиной 2-3 см, располагая его по центру ниже текста на расстоянии трех межстрочных интервалов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте постановления формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" или "Утвержден" (согласованное в роде и числе с первым словом наименования приложения) со ссылкой на постановление Законодательного Собрания, его дату, номер.

Например:

                                       УТВЕРЖДЕНО

                        постановлением Законодательного Собрания

                                  Забайкальского края

                              от ________________ N_____

Проект постановления с пояснительной запиской и сопроводительным письмом должен быть представлен на бумажном и электронном носителях в Законодательное Собрание края.

3.4. Оформление правовых актов Думы городского округа

В Думе городского округа принимаются (издаются) следующие виды муниципальных правовых актов:

- решения Думы городского округа;

- постановления Главы городского округа;

- постановления Главы городского округа по вопросам организации деятельности Думы;

- распоряжения Главы городского округа;

- распоряжения Главы городского округа по вопросам организации деятельности Думы.

Муниципальные правовые акты Думы городского округа делятся на нормативные правовые акты и ненормативные правовые акты.

Признаки нормативного правового акта:

- издается в установленном порядке управомоченным органом местного самоуправления либо должностным лицом местного самоуправления;

- наличие правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц;

- неоднократное применение;

- направлен на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.

В Думе городского округа это решения Думы городского округа нормативного характера и постановления Главы городского округа нормативного характера.

Признаки ненормативного правового акта:

- отражает властное волеизъявление (предписание, запрет или дозволение), обязательное для исполнения адресатом;

- обращен к определенным лицам;

- содержит только предписания индивидуального характера;

- рассчитан на разовое применение;

- воздействует на конкретные отношения и действует вплоть до момента их прекращения.

В Думе городского округа это решения Думы городского округа ненормативного характера; постановления и распоряжения Главы городского округа ненормативного характера.

Оформление проекта решения Думы городского округа осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления решений Думы городского округа "Город Чита", утвержденных решением Думы городского округа "Город Чита" от 23.04.2015 N 43, Регламентом Думы городского округа.

Остальные муниципальные правовые акты оформляются в соответствии с Правилами оформления правовых актов Думы городского округа (приложение 2 к инструкции по делопроизводству).

3.4.1. Оформление проекта решения Думы городского округа "Город Чита"

Для подготовки проекта решения Думы городского округа (далее проект) используется макет бланка решения Думы городского округа, утвержденного Постановлением Председателя Думы от 18.02.2009 N 15.

Проект печатается шрифтом Times New Roman N 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.

В верхней правой части проекта проставляется слово "Проект", ниже приводятся сведения об инициаторе (инициаторах) внесения проекта.

Например:

Проект

Вносится руководителем

администрации городского округа

Проект имеет следующие реквизиты:

1) графическое изображение герба оформляется в соответствии с решением Думы городского округа "Город Чита" от 15.11.2007 N 177 "О гербе городского округа "Город Чита";

2) наименование вида акта - РЕШЕНИЕ;

3) дата акта отделяется от наименования акта межстрочными интервалами и проставляется при подписании акта.

4) индекс (номер) пишется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера документа - N 143;

5) Заголовок печатается от указанной границы левого поля шрифтом Times New Roman N 14. Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос "О чем", "О ком?" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

6) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

7) подпись Главы городского округа, отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.

С текстом проекта правового акта в соответствии с Регламентом Думы городского округа представляется пакет, состоящий из следующих документов:

1) проект решения Думы о принятии проекта правового акта;

2) составленная субъектом правотворческой инициативы и подписанная им пояснительная записка, содержащая в себе мотивированное обоснование необходимости принятия правового акта, его целей, а также прогноз социально-экономических последствий его принятия;

3) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования (без подписи);

4) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта правового акта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат), подписанное субъектом правотворческой инициативы;

5) перечень муниципальных правовых актов, отмена, изменение или дополнение которых необходимо для реализации данного правового акта в случае его принятия (без подписи);

6) предложение о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного правового акта в случае его принятия (без подписи);

7) заключение, подписанное руководителем администрации городского округа "Город Чита", на проекты правовых актов об установлении, изменении или отмене местных налогов и сборов, представлении налоговых льгот, проекты других нормативных правовых актов, предусматривающих расходы, покрываемые из средств бюджета городского округа, либо влекущие увеличение расходов, уменьшение доходов бюджета городского округа;

8) заключение Контрольно-счетной палаты городского округа "город Чита".

3.4.2. Оформление проекта постановления Главы городского округа
"Город Чита"

Для подготовки проекта используется макет бланка постановления Главы городского округа, утвержденного распоряжением Главы городского округа от 30.10.2014 N 4-г.

Проект имеет следующие реквизиты:

1) графическое изображение герба оформляется в соответствии с решением Думы городского округа "Город Чита" от 15.11.2007 N 177 "О гербе городского округа "Город Чита"

2) наименование вида акта -ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

3) дата акта отделяется от наименования акта межстрочными интервалами и проставляется при подписании акта.

4) индекс (номер) пишется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера документа - N 14-г;

7) подпись Главы городского округа, отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.

С текстом проекта нормативного характера представляется пакет, состоящий из следующих документов:

1) проект постановления;

2) пояснительная записка, содержащая в себе мотивированное обоснование необходимости издания правового акта, его целей;

3) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования (без подписи);

4) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта правового акта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);

5) перечень муниципальных правовых актов, отмена, изменение или дополнение которых необходимо для реализации данного правового акта в случае его издания (без подписи);

6) предложение о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного правового акта в случае его издания (без подписи);

7) заключение о результатах проведения антикоррупционной экспертизы проекта.

С текстом проекта ненормативного характера представляется:

1) проект постановления;

2) пояснительная записка, содержащая в себе мотивированное обоснование необходимости издания правового акта, его целей.

Проект, разработчиком которого является Дума городского округа, визируется руководителем аппарата Думы и заместителем руководителя аппарата Думы по правовым вопросам и направляется на подпись Главе городского округа.

Проект, разработчиком которого являются иной орган местного самоуправления городского округа "Город Чита", представляется на подпись с листом согласований и рассылки, содержащим перечень адресатов, которым следует направлять документ или выписки из него.

3.4.3. Оформление проекта распоряжения Главы городского округа
"Город Чита"

Для подготовки проекта распоряжения Главы городского округа "Город Чита" (далее - проект) используется макет бланка распоряжения Главы городского округа, утвержденного распоряжением Главы городского округа от 30.10.2014 N 4-г.

Проект имеет следующие реквизиты:

2) наименование вида акта - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

3) дата акта отделяется от наименования акта межстрочными интервалами и проставляется при подписании акта.

4) индекс (номер) пишется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера документа - N 14-г;

7) подпись Главы городского округа, отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.

Проект должен отвечать следующим требованиям:

- текст должен быть четким, по возможности кратким, последовательным, исключающим возможность двоякого толкования;

- в преамбуле, как правило, содержать ссылку на законы, нормативные правовые акты, в соответствии с которыми или во исполнение которых вносится данный проект.

Проект, разработчиками которого является иной орган местного самоуправления городского округа "Город Чита", представляется на подпись с листом согласований и рассылки, содержащим перечень адресатов, которым следует направлять документ или выписки из него.

3.4.4. Оформление проектов постановления и распоряжения Главы городского округа "Город Чита"по вопросам организации деятельности Думы

Для подготовки проектов постановления и распоряжения Главы городского округа "Город Чита" по вопросам организации деятельности Думы (далее - проекты) используются макеты бланка постановления Главы городского округа и бланка распоряжения Главы городского округа, утвержденные распоряжением Главы городского округа от 30.10.2014 N 24.

Проекты печатаются шрифтом Times New Roman N 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.

Проекты имеют следующие реквизиты:

2) наименование вида акта -ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

3) дата акта отделяется от наименования акта межстрочными интервалами и проставляется при подписании акта.

4) индекс (номер) пишется арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера документа - N 14-г;

7) подпись Главы городского округа, отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.

Проекты должны отвечать следующим требованиям:

Проекты визируется руководителем аппарата Думы и заместителем руководителя аппарата Думы по правовым вопросам и направляется на подпись Главе городского округа.

3.5. Оформление иных служебных документов

3.5.1. Оформление протокола

Для протоколов используются макеты бланков протоколов, утвержденных постановлением Председателя Думы городского округа от 18.02.2009 N 15.

Протокол печатается шрифтом Times New Roman N 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.

Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашённых и др.).

Протокол включает следующие реквизиты и информацию:

1) герб муниципального образования;

2) полное наименование Думы городского округа (комитета Думы);

3) наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

4) дату и номер заседания, место проведения;

5) список присутствующих, список приглашённых лиц;

6) повестку;

7) фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки;

8) принятые решения по каждому вопросу повестки;

9) подписи председательствующего и секретаря.

В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.

Фамилии приглашённых записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашённых лиц, то составляется список приглашенных, который прилагается к протоколу, а в протоколе оформляется отсылка к списку.

Каждый вопрос в повестке нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлогов "О", "Об".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа или первого лица.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛ(И)- РЕШИЛИ".

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛ(И)", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое с абзацного отступа, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилии и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке). Затем приводится содержание доклада (сообщения, информации, отчёта). Если докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу.

В разделе "ВЫСТУПИЛ(И)" указываются фамилии и инициалы выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашённому на обсуждение вопроса повестки, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "за", "против", а также число воздержавшихся.

В случае утверждения какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания Думы (комитета, комиссии) должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Заседание Думы оформляется в форме полного протокола с обязательным отражением выступлений.

К протоколу заседания Думы прилагаются тексты принятых решений, переданные председательствующему на заседании письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Сокращённая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам, допустима для заседаний комитетов, комиссий, рабочих совещаний.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколы заседаний Думы, комитетов, комиссий оформляются в течение 14 календарных дней после даты заседания Думы, комитета, комиссии. Подлинники протоколов хранятся в аппарате Думы и сдаются вместе с другими материалами в архив согласно номенклатуре дел.

3.5.2. Оформление акта

Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трёх составителей). Отдельные акты требуют утверждения.

При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (акт);

2) дату и номер;

3) место составления;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) отметку о наличии приложений;

7) подписи;

8) гриф утверждения (при необходимости).

В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

3.5.3. Оформление доверенности

Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются Главой городского округа представителю Думы для участия в судебных заседаниях, на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени представительного органа муниципального образования.

Текст доверенности должен содержать:

1) наименование доверителя, представителя, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя;

2) содержание и объём полномочий;

3) срок действия доверенности;

4) дату совершения доверенности;

5) иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность оформляется на бланке письма и заверяется печатью.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

1) фамилия, имя, отчество доверителя;

2) фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

3) объём полномочий представителя;

4) дата совершения доверенности.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью.

3.5.4. Оформление служебной записки

Служебная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.

По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

1) адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);

2) наименование вида документа (служебная записка);

3) текст;

4) подпись;

5) дату.

В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Служебные записки, как правило, подписываются составителями.

3.5.5. Оформление заключения

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы по какому-либо документу или вопросу.

Заключение содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (заключение);

2) заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;

3) текст;

4) отметку о наличии приложения (если оно есть);

5) подпись;

6) дату;

7) гриф утверждения.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

3.5.6. Оформление заявления

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определённую просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

1) адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

2) данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность); фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;

3) наименование вида документа (заявление);

4) текст;

5) отметку о наличии приложения (если оно есть);

6) подпись;

7) дату.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу рассмотреть..., прошу перевести..., прошу проверить состояние ...). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) Главе городского округа для принятия решения. Решение Главы формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией Главы служит основанием для издания распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

3.5.7. Оформление письма

Для подготовки писем используются макеты бланков писем, утвержденные Постановлением Председателя Думы городского округа от 18.02.2009 N 15.

Текст письма печатается шрифтом Times New Roman N 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4.

Содержание письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нём информации.

По содержанию и назначению письма могут быть сопроводительные, инициативные, инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма, как правило, не должен превышать двух страниц.

Письмо содержит следующие реквизиты:

1) герб муниципального образования;

2) полное наименование Думы городского округа;

3) справочные данные о Думе городского округа;

4) адресат;

5) дату;

6) регистрационный номер;

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6) ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;

7) текст;

8) отметку о наличии приложения (если оно есть);

9) подпись;

10) фамилию и инициалы исполнителя и номер его телефона.

Письма должны иметь заголовок, кратко излагающий суть текста.

Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату.

Письма составляются по схеме: вступление - основная часть - заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчётами, ссылками, документами.

В заключительной части письма приводятся выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от текста двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами), например:

       С уважением

Председатель Совета (подпись)               (инициалы, фамилия)

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке (на бланке письма Главы городского округа, бланке письма депутата Думы городского округа), либо носит конфиденциальный характер, или содержит персональное обращение к адресату.

В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который даётся ответ.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо-извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и др.) и предлагающий принять в нём участие.

Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.

Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:

1) направляемый документ не имеет адресующей части;

2) направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;

3) адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);

4) необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).

В письме не должно указываться более четырёх адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется экземпляр, подчёркивается. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.

3.5.8. Оформление Положения, правил, инструкции

Положение принимается в том случае, если в нём устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесённым к компетенции представительного органа муниципального образования, его председателя.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос "о чём?"; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),- на вопрос "кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера его распространения.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:

1) обращения граждан (основание: Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"),

2) обращения пользователей информацией (основание: Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления").

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, факсимильной связи, электронной почты, нарочным.

4.2. Прием и первичная обработка поступающей документации (входящей)

Документы, поступающие в Думу городского округа, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка осуществляется работниками аппарата Думы городского округа, в чьи должностные обязанности входят вопросы делопроизводства.

В процессе первичной обработки поступающей документации (входящей) проверяются правильность и целостность вложений.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты, бандероли, за исключением имеющих пометку "лично", "депутату Думы городского округа" вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправления полученных документов.

Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

1) материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

2) документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

3) копии документов, в том числе переданные по линии факсимильной связи;

4) газеты, журналы и иные периодические издания, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

4.3. Регистрация поступающей документации (входящей)

Входящая документация подлежащая регистрации,регистрируется работниками аппарата Думы городского округа, в чьи должностные обязанности входят вопросы делопроизводства.

При регистрации документов от внешних адресатов, не подключенных к системе электронного документооборота "Дело" Думы городского округа (далее СЭД "Дело"), проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа (приложения к документу отдельно не регистрируются) с присвоением документу регистрационного номера (порядковый номер поступления в течение календарного года). Регистрационный штамп содержит: наименование Думы городского округа, регистрационный номер и дату обработки документа. Заполняется регистрационная электронная карточка в системе СЭД "Дело", и вносятся следующие реквизиты:

1) рег. N и дата;

2) Ф.И.О. адресата;

3)корреспондент (отправитель документа);

4) регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);

5) дата регистрации документа корреспондентом;

6) заголовок (кратко отражающий содержание документа).

Кроме того, пользователь преобразует текст документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа) и прикрепляет к электронной карточке документа.

При получении документов от внутренних адресатов, подключенных к СЭД "Дело" в регистрационном штампе проставляется дата поступления документа и отметка "СЭД". Данная группа документов не требуют повторной регистрации. Работу с документами (внесение резолюций руководителя, постановка и снятие с контроля) следует продолжать в уже в созданных регистрационных карточках.

Регистрационная электронная карточка включает в себя все имеющиеся на документе реквизиты, аннотацию его содержания, сведения о направлении документа, о полученных по нему резолюциях руководства, а также ссылки на номера ранее поступивших и связанных с ним документов. Сведения о перенаправлении документа и новых поручениях также заносятся в регистрационную электронную карточку.

Документы, поступившие в Думу городского округа в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", регистрируются незамедлительно и передаются руководителю аппарата Думы.

После первичной обработки и регистрации вся поступившая документация (входящая) передается руководителю аппарата. Руководитель аппарата докладывает Главе городского округа о поступившей документации и передает для рассмотрения.

Глава городского округа рассматривает документы в день поступления. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, подпись Главы и дата.

Работники аппарата, отвечающие за делопроизводство, передает исполнителям документы под роспись согласно резолюции, вносит в регистрационную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

При поступлении документа с резолюцией "Дать ответ" - готовят ответ органы управления или должностное лицо Думы городского округа; с резолюцией "Подготовить ответ" - необходимо подготовить ответ за подписью Главы городского округа "Город Чита".

Зарегистрированные документы передаются от одного должностного лица Думы городского округа другому только через работников аппарата, ответственных за делопроизводство, с соответствующей отметкой в электронной базе данных.

Поручения должностного лица Думы, данные по документу, регистрируются в электронной карточке, а сам документ направляется исполнителям.

В случае, когда поручение дается нескольким исполнителям работником аппарата снимается необходимое количество копий для направления соисполнителям. Регистрационный номер и дата поступления документа при тиражировании воспроизводятся на всех его копиях.

4.4. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

4.4.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в Думе городского округа возлагается на структурное подразделение или должностное лицо - основного исполнителя документа

Проекты документов Думы городского округа готовятся на листах формата А4 с соблюдением требований по размещению реквизитов.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До предоставления на подпись основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки и т.д.

4.4.2. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

Отправляемые (исходящие) документы, подписанные должностным лицом Думы городского округа, передаются на регистрацию сотрудникам аппарата Думы, ответственным за ведение делопроизводства.

Сотрудники аппарата, ответственные за ведение делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки; неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку.

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется сотрудниками аппарата, ответственными за ведение делопроизводства в день их подписания или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационную карточку СЭД "Дело". Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

4.4.3. Отправка исходящих документов

Отправку исходящих документов производят сотрудники аппарата, ответственные за ведение делопроизводства. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь.

Направление исходящих документов внутренним адресатам, подключенным к СЭД "Дело", осуществляется через СЭД "Дело", а оригинал документа на бумажном носителе направляется через общий отдел администрации городского округа.

Направление документов внешним адресатам, не подключенным к СЭД "Дело" осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, факсимильной связи, электронной почты, нарочным.

Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, электронной почты передаются работникам аппарата, ответственным за ведение делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата, адреса электронной почты адресата. В случае направления исходящего документа средствами факсимильной связи или электронной почты адресату досылается подлинник документа.

Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование и передачу в почтовое отделение связи. На исходящие документы заказного характера оформляется чек с распиской работников почтового отделения связи. Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм осуществляется работниками аппарата, ответственными за ведение делопроизводства с помощью средств почтового отделения.

4.5. Регистрация и прохождение проектов решений, решений Думы

4.5.1. Проекты решений Думы городского округа, поступившие от субъектов правотворческой инициативы- руководителя администрации городского округа, председателя Контрольно - счетной палаты городского округа, начальника управления регулирования цен и тарифов городского округа, прокурора проверяются работниками аппарата Думы на наличие документов, в соответствии с пунктом 3.4.1. Инструкции по делопроизводству. При наличии полного пакета документов проект решения Думы регистрируется в журнале приема и движения правовых актов. Датой внесения проекта решения считается его регистрация в аппарате Думы.

К проекту решения Думы оформляется сопроводительный лист, в котором отражается движение проекта правого акта, итоги его рассмотрения комитетом Думы, решение Совета Думы.

В соответствии с резолюцией Главы городского округа о направлении проекта решения в комитеты Думы, заинтересованным должностным лицам, проект решения тиражируется сотрудниками аппарата и передается по назначению.

Проекты решений Думы должны быть размещены на официальном сайте Думы городского округа "Город Чита" в день регистрации.

Проекты решений, внесенные с нарушением требований Регламента Думы городского округа, настоящей Инструкции возвращаются Главой городского округа субъекту правотворческой инициативы с указанием мотивов.

4.5.2. Документы, представленные в порядке правотворческой инициативы Главой городского округа, комитетом Думы городского округа, депутатом Думы городского округа регистрируются в аппарате Думы в день придания им статуса проекта решения Думы городского округа.

Проекты решений Думы проверяются работниками аппарата Думы на наличие документов, в соответствии с пунктом 3.4.1. Инструкции по делопроизводству. При наличии полного пакета документов проект решения Думы регистрируется в журнале приема и движения правовых актов. Датой внесения проекта решения считается его регистрация в аппарате Думы.

Проекты решений Думы должны быть размещены на официальном сайте Думы городского округа в день регистрации.

4.5.3. Принятые на Думе и подписанные Главой городского округа решения передаются в аппарат Думы для их регистрации, направления на официальное опубликование, тиражирования и рассылки согласно листу рассылки. Нумерация решений Думы ведется в течение календарного года.

Подлинники решений Думы городского округа хранятся в аппарате Думы и сдаются вместе с другими материалами в архив согласно номенклатуре дел.

4.6. Регистрация постановлений и распоряжений Главы городского округа

Проверка правильности оформления представленных на подпись проектов постановлений и распоряжений Главы городского округа осуществляется руководителем аппарата и специалистом аппарата, в чьи должностные обязанности входят вопросы делопроизводства перед тем как, документы поступают на подпись Главе городского округа "Город Чита".

Подписанные Главой городского округа постановления передаются в аппарат Думы для их регистрации, направления на официальное опубликование, тиражирования и рассылки согласно листу рассылки.

Подписанные Главой городского округа распоряжения передаются в аппарат Думы для их регистрации, тиражирования и рассылки.

Регистрация постановлений и распоряжений осуществляется в журналах регистрации, нумерация ведется раздельно и в течение полномочий созыва Думы городского округа.

Подлинники постановлений и распоряжений хранятся в аппарате Думы и сдаются вместе с другими материалами в архив согласно номенклатуре дел.

4.7. Регистрация постановлений и распоряжений Главы городского округа по вопросам организации деятельности Думы

Проверка правильности оформления представленных на подпись проектов постановлений и распоряжений Главы городского округа по вопросам организации деятельности Думы осуществляется руководителем аппарата и сотрудником аппарата, в чьи должностные обязанности входят вопросы делопроизводства, перед тем как документы поступают на подпись Главе городского округа "Город Чита".

Подписанные постановления и распоряжения Главы городского округа направляются в аппарат Думы для регистрации, при необходимости тиражирования и рассылки.

Регистрация постановлений и распоряжений осуществляется в журналах регистрации, нумерация ведется раздельно и в течение срока полномочий Думы городского округа.

Подлинники постановлений, распоряжений хранятся в аппарате Думы и сдаются вместе с другими материалами в архив согласно номенклатуре дел.

4.8. Регистрация иных внутренних документов Думы

Иные внутренние документы (письмо на должностное лицо Думы, заключение, служебная записка, докладная, отчет о проделанной работе, заявление), подписанные должностным лицом Думы городского округа, передаются на регистрацию сотрудникам аппарата Думы, ответственным за ведение делопроизводства.

Сотрудники аппарата, ответственные за ведение делопроизводства осуществляют проверку правильности оформления документа, его комплектности; неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.

Регистрация иных внутренних документов осуществляется сотрудниками аппарата, ответственными за ведение делопроизводства в день их подписания. Регистрация осуществляется в журнале регистрации документов внутренней переписки, нумерация ведется в течение календарного года.

4.9. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

Организация работы с поступившими (входящими) документами осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) Главы городского округа, заместителей Председателя Думы или руководителя структурного подразделения.

Структурные подразделения Думы городского округа или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день, срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно.

Работники в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Думе городского округа;

3) в необходимых случаях согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

4) доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

5) в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа;

6) предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись (утверждение) руководству Думы городского округа.

В случаях, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным исполнителем.

Основной исполнитель осуществляет сбор и обработку необходимой информации, созывает соисполнителей для выработки совместного решения,

готовит проект отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений, согласовывает проект отправляемого документа с соисполнителями, в случае необходимости дорабатывает его и представляет на подпись руководству Думы городского округа.

В процессе исполнения входящего документа соисполнители могут представить основному исполнителю имеющуюся у них информацию, проработанные предложения, проект отправляемого (исходящего) документа.

В случае временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) исполнителя (соисполнителя), увольнения исполнителя (соисполнителя) или перевода (перемещения) на иную должность все входящие документы, находящиеся на исполнении и документы, собранные в процессе исполнения передаются по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения Думы городского округа или по его поручению вновь назначенному работнику.

Исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием в докладной записке, предоставляемой руководству Думы городского округа, установившему срок), если отсутствуют реальные условия его исполнения, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5. Организация контроля за прохождением и исполнением документов

В Думе городского округа подлежат контролю следующие документы:

1) правовые акты органов государственной власти;

2) решения Думы городского округа;

3) обращения депутатов всех уровней;

4) задания и поручения Главы городского округа, заместителей Председателя Думы;

5) письма и другие служебные документы;

6) устные и письменные обращения граждан;

7) критические материалы в адрес Думы городского округа, опубликованные в средствах массовой информации.

Постановку вопроса на контроль осуществляют:

1) Дума городского округа- в решении Думы городского округа включая пункт о контроле по принимаемому решению;

2) Глава городского округа - в постановлении, распоряжении Главы городского округа вводя пункт о контроле исполнения; ставя на контроль поступившие в адрес Думы городского округа документы, обращения граждан, а также свои поручения или задания.

Общее руководство системой контроля в Думе городского округа осуществляет Глава городского округа; организационное руководство системой контроля возлагается на руководителя аппарата Думы.

Контроль за прохождением и исполнением писем, служебных документов, письменных обращений граждан осуществляется с использованием СЭД "Дело".

Работу по контролю за ходом исполнения контрольных документов осуществляют специалисты аппарата Думы, ответственные за делопроизводство, которые обязаны еженедельно сверять наличие документов, находящихся на исполнении в Думе городского округа с данными, занесенными в СЭД "Дело". По итогам сверки ответственным работником предоставляется справка о прохождении и исполнении контрольных документов руководителю аппарата Думы.

Отметка "В дело", дата и подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляются на лицевой стороне первого листа исполненного документа, с обязательной отметкой о его исполнении в СЭД "Дело".

Для отображения документов, поставленных на контроль,в СЭД "Дело" служит папка N 3 "На контроле". Контрольные документы имеют признак контрольности - значок

ГАРАНТ:

Изображение может быть предоставлено по запросу пользователя,

, и дату исполнения документа .

Если исходящий документ создается в ответ на входящий документ или связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД "Дело", то пользователю необходимо отразить эти связи в РК документа на закладке "Связки".

Отметка об исполнении документа и снятие его с контроля осуществляется вводом отчета исполнителя в РК документа, в котором указывается фактическая дата исполнения, состояние исполнения, исходящий номер документа, а также обязательно прикрепляется электронная версия ответа. Это касается всех контрольных документов, находящихся на исполнении в Думе городского округа. При вводе отметки об исполнении документа - резолюция будет снята с контроля.

При уходе в отпуск, убытия в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнении или перемещении, сотрудники аппарата, ответственные за контроль исполнения документов, обязан передать другому сотруднику аппарата по согласованию с руководителем аппарата все документы, стоящие на контроле.

Ответственность за своевременность и качество подготовки ответов,

возложена на руководителя структурного подразделения Думы городского округа.

Срок исполнения документов и поручений исчисляется в календарных днях, начиная со дня подписания или утверждения документа, либо со дня написания резолюции - для входящих документов. Поручения без установленных сроков выполняются, как правило, в срок не более месяца. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

Если документ или поручение не могут быть исполнены в установленный срок, то исполнитель обязан за 2-3 дня до истечения срока исполнения согласовать его продление с руководителем, установившим срок исполнения или давшим поручение.

Исполнители поручений представляют руководителю, давшему поручение, документы и материалы, свидетельствующие о выполнении полученных заданий. Если выполнение поручения возложено на нескольких исполнителей, то исполнитель, указанный в резолюции первым, осуществляет координацию работы, получает от других исполнителей проработанные предложения, готовит итоговую записку, которая подписывается (визируется) всеми соисполнителями.

Должностные лица, на которых возложена обязанность по организации исполнения контрольных документов, готовят информацию об исполнении, которая должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложения о снятии с контроля.

Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех требований, содержащихся в резолюции Главы городского округа.

6. Организация рассмотрения обращений граждан

Работа с обращениями граждан в Думе городского округа осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящей Инструкцией.

Делопроизводство по обращениям граждан выделяется в отдельную группу в общей массе документов.

Все направленные по почте и доставленные лично, а также поступившие посредством электронной почты и факсимильной связи письменные обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан передаются сотрудникам аппарата, ответственным за делопроизводство, для регистрации.

На поступившие письменные обращения граждан проставляется регистрационный штамп, а также заполняется регистрационная электронная карточка в СЭД "Дело". Регистрационный штамп содержит наименование Думы городского округа, регистрационный номер и дату обработки обращения.

Регистрационная электронная карточка включает в себя реквизиты:фамилия, имя, отчество (при наличии), его адрес (почтовый или электронный), аннотацию содержания обращения, количество листов, вид доставки, номер и дату сопроводительного письма (при наличии), рубрику тематического классификатора, к которой относится поступившее обращение, сведения о направлении обращения на рассмотрение, о полученных по нему резолюциях руководства Думы городского округа. Сведения о перенаправлении обращения и новых поручениях также заносятся в регистрационную электронную карточку. На всех обращениях граждан,зарегистрированных в Думе городского округа, проставляется буква "К" (контроль). Контроль за прохождением и исполнением письменных обращений граждан осуществляется с использованием СЭД "Дело".

Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

Ответы на обращения граждан подписывает Глава городского округа или руководитель структурного подразделения, если обращение поступило на его имя, ответ в вышестоящие организации об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает Глава городского округа.

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

При ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). Заявителю дается письменный ответ с приложением копии правового акта.

Приложенные к обращениям подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия и инициалы исполнителя, и номер его служебного телефона.

Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы передаются сотрудникам аппарата, ответственным за делопроизводство, которыми проверяется правильность оформления ответа, после чего документы направляются на подпись. Подписанный ответ на обращение регистрируется и направляется заявителю на адрес указанный в обращении - почтовый адрес или адрес электронной почты. В электронной карточке обращения в СЭД "Дело" делается отметка о снятии обращения с контроля.

Сотрудники аппарата, ответственные за делопроизводство, вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям настоящей Инструкции и предложить переоформить ответ.

7. Организация личного приема граждан

Организацию личного приема граждан осуществляют специалисты аппарата Думы городского округа и помощник Главы городского округа.

Прием граждан в Думе городского округа ведет Глава городского округа,заместители Председателя Думы.

Предварительную запись на прием к Главе городского округа и заместителям Председателя Думы осуществляет помощник Главы городского округа.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. Во время записи определяется кратность обращения гражданина. При повторных обращениях делается подборка всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном пунктом 3.6.10 настоящей Инструкции.

После завершения личного приема должностными лицами согласно их поручениям сотрудники аппарата осуществляют сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Думе городского округа.

Подготовленные ответы на обращения граждан с личного приема предоставляются на ознакомление и подпись руководителю, осуществлявшему прием.

Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, обращения считаются рассмотренными, в карточках личного приема делается соответствующая отметка.

Дела с письменными обращениями граждан и материалы с личного приема руководителей хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

8. Документальный фонд Думы городского округа

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Думе городского округа, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Думы городского округа.

Документальный фонд Думы городского округа - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд Думы городского округа составляют документы, созданные в представительном органе муниципального образования - Думы городского округа и полученные им в результате взаимодействия с государственными органами, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности и передачу в архив лежит на специалистах аппарата Думы, в чьи должностные обязанности входят данные вопросы.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел действует в течение созыва Думы и подлежит переутверждению в случае структурных изменений. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется и вводится в действие с 01 января следующего года.

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, установленные нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству отдела по делам архивов администрации городского округа "Город Чита".

Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание.

Индекс дела состоит из кода, индекса подразделения и порядкового номера дела в пределах регистрируемого массива документов.

Заголовок дела должен чётко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты, необходимые для данного вида документов. Не допускаются неконкретные формулировки ("Разное", "Общая переписка" и др.).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования.

Количество томов дела проставляется в конце года.

Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: "При условии завершения ревизии", "После окончания срока действия" и др.

8.2. Формирование и оформление дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учётных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

1) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

2) неисполненные и незарегистрированные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и оформления;

3) в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

4) в дело подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

5) утверждённые документы (планы, отчёты, сметы, лимиты и т.д.) группируются отдельно от их проектов;

6) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается копия, которая подшивается в дело;

7) объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса с учётом степени важности документов и в хронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

В дело с перепиской документы группируются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного).

Материалы по исполненным письменным и устным обращениям граждан формируются в отдельные дела и хранятся у работников, ответственных за организацию делопроизводства. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по дате исполнения.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел, и дела по личному составу должны быть оформлены в соответствии с правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

Оформление дела состоит из оформления реквизитов обложки дела, переплёта, нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи.

Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, наличие приложений. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.

Оформление обложки дела осуществляется по установленной форме. Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещённых в дело документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Нумерация листов производится простым графическим карандашом в правом верхнем углу листа документа.

В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела. Заверительная надпись составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом используется прямой или обратный порядок расположения документов, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Документы временного хранения хранятся в папках (скоросшивателях).

8.3. Обеспечение сохранности документов

Сформированные дела хранятся в структурных подразделениях Думы, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут руководители структурных подразделений и сотрудники аппарата, на которых возложены эти обязанности.

Дела хранятся в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, и располагаются в хронологическом порядке в соответствии с номенклатурой дел. Перечень дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, на корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся по месту их оформления до истечения сроков их хранения и уничтожения.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования, а затем дела постоянного хранения сдаются в архивный отдел в установленные сроки.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут выдаваться работникам по служебной необходимости во временное пользование на срок до одного месяца.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела вкладывается лист-заместитель дела. Состояние дел при возврате должно быть проверено в присутствии работника, их возвращающего.

В случае утраты какого-либо дела или документов работник, получивший его, обязан незамедлительно известить об этом своего руководителя.

Полная проверка наличия дел и документов проводится по необходимости.

8.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, сформировавшихся в процессе деятельности Думы городского округа, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для проведения экспертизы ценности документов в Думе городского создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), действующая на основании положения, утверждаемого Главой городского округа.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, методическими документами Федерального архивного агентства России, Департамента по делам архивов Забайкальского края, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов осуществляется путём полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел.

Документы, утратившие своё практическое значение и не имеющие исторической и иной научной ценности, выделяются к уничтожению с составлением акта. Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. Черновики и рукописи подготовленных документов, копии информационных и других материалов, не подлежащие включению в номенклатуру дел, при отсутствии необходимости в них, могут уничтожаться без составления акта.

8.5. Передача дел на хранение

Сформированные и оформленные дела хранятся в аппарате Думы городского округа или в архиве до проведения научно-технической обработки документов в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и иными требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.

На все завершённые и оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, составляются описи дел по установленной форме. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Описи дел составляются специалистом аппарата Думы, в чьи должностные обязанности входят вопросы архивирования. В опись дел включаются заголовки всех дел, образующихся в процессе его деятельности; в конце описи составляется итоговая запись о количестве включённых в опись дел.

При реорганизации Думы городского округа специалист аппарата, ответственный за архив, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного органа, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

При ликвидации Думы городского округа специалист аппарата Думы, ответственное за архив, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

Информация об изменениях:

Раздел 8.6 изменен с 25 августа 2017 г. - Постановление Главы городского округа "Город Чита" от 30 июня 2017 г. N 26

См. предыдущую редакцию

8.6. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для воспроизведения собственноручной подписи должностного лица, проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Дума городского округа применяет 2 печати с изображением герба (гербовая печать) муниципального образования городской округ "Город Чита": печать Главы городского округа, печать Думы городского округа.

Кроме печати с изображением герба муниципального образования используется печать структурного подразделения ("аппарат Думы"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов и других хранилищ, а также штампы (факсимиле, угловой, входящей и исходящей корреспонденции, заверитель копии документа и другие).

Печати и штампы Думы городского округа изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает Глава городского округа по согласованию с руководителем аппарата Думы.

В Думе городского округа устанавливается:

1) печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах;

2) передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений Думы городского округа (за исключением металлических печатей для опечатывания помещений) не допускается;

3) печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Гербовые печати Думы городского округа проставляются в аппарате Думы на документах, удостоверяющих права должностных лиц, платежных поручениях, образцах подписей, векселях, других финансовых документах, а также на документах, содержащих обязательства и гарантии, предусмотренные правовыми актами, документах международного характера, договорах, соглашениях, на Почетных грамотах и Благодарственных письмах, удостоверениях депутатов и муниципальных служащих Думы городского округа и других социально-значимых документах.

На рассылаемых копиях правовых актов Главы городского округа и Думы городского округа проставляется круглая негербовая печать "аппарат Думы" для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ и часть личной подписи.

Штамп факсимиле используется для воспроизведения собственноручной подписи должностного лица, и служит для удостоверения его полномочий. Оттиск факсимиле должен быть синего или фиолетового цвета.

Факсимиле подписи Главы городского округа проставляется на однотипных документах (приветственных адресах, поздравительных письмах, приглашениях, благодарственных письмах и т.д.), а так же на иных документах по личному распоряжению Главы городского округа.

Угловой штамп используется на документах нестандартного образца (справках о заработной плате, доверенностях и других). Угловой штамп должен содержать следующую информацию: полное наименование Думы городского округа, адрес, контактные номера телефонов, дату, регистрационный номер.

Учет и выдача печатей и штампов осуществляется руководителем аппарата Думы городского округа, по журналу учета и выдачи печатей и штампов. Все вновь изготовленные печати и штампы поступают руководителю аппарата Думы для их учета.

Выдача печатей и штампов лицам, ответственным за получение, хранение и использование печатей и штампов, назначенным распоряжением Главы городского округа (далее - ответственные лица), производится под роспись в журнале учета и выдачи печатей и штампов, с оформлением актов приема- передачи печатей и штампов.

Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому (в связи с убытием ответственного лица в командировку, уходом в отпуск и т.д.) осуществляется по акту приема-передачи, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

При увольнении ответственного лица или переводе его на другую должность числящиеся за ним печати и штампы сдаются руководителю аппарата Думы городского округа по акту приема-передачи.

Проверка наличия, соблюдения порядка использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением Главы городского округа. В состав комиссии входят руководитель аппарата Думы и ответственные лица за получение, хранение и использование печатей и штампов. Результат проверки отражается в акте проверки, который направляется Главе городского округа для утверждения.

В случае утери печати, штампа или нарушения порядка их учета, хранения и использования ответственное лицо обязано немедленно сообщить об этом руководителю аппарата Думы. По каждому факту утери печати или штампа комиссией, создаваемой Главой городского округа, проводится служебное расследование, по результатам которого составляется акт. Акт направляется Главе городского округа для утверждения.

Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат уничтожению. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, создаваемой распоряжением Главы городского округа. Результат отбора и уничтожения печатей и штампов отражается в акте, который направляется Главе городского округа для утверждения. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями или спиливается весь текст.

На основании акта отбора и уничтожения печатей и штампов производится соответствующая запись в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Документы по вопросам изготовления и уничтожения печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное дело Думы городского округа.

<< Назад		Приложение 1. >> Правила оформления реквизитов документов
	Содержание Постановление Главы городского округа "Город Чита" от 22 марта 2016 г. N 11 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в Думе городского округа "Город Чита"

С изменениями и дополнениями от:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

Приложение 1. Правила оформления реквизитов документов

Приложение 2. Правила оформления правовых актов Думы городского округа "Город Чита"

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас