Приложение N 2. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

Приложение N 2
к приказу Министерства международного сотрудничества
и внешнеэкономических связей Забайкальского края
от 12 января 2018 г. N 2-НП

Функциональная структура
системы управления проектной деятельностью в Министерстве международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

1. Постоянные органы управления проектной деятельностью

Ведомственная рабочая группа

1. Ведомственная рабочая группа:

а) в части управления проектной деятельностью, принятия решений по реализации приоритетных проектов (программ):

определяет и представляет на утверждение министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края перечень приоритетных направлений деятельности Министерства международного сотрудничества и внешнеэкономических связей (далее - Министерство);

определяет параметры и приоритеты для формирования ведомственного портфеля приоритетных проектов (программ);

одобряет ведомственный портфель приоритетных проектов (программ) и направляет в Проектный офис Забайкальского края (далее - проектный офис) для подготовки заключения и представления Комиссии Правительства Забайкальского края по проектной деятельности (далее - комиссия) в целях формирования портфеля приоритетных проектов (программ) Забайкальского края;

утверждает паспорта (а также, в случае непринятия решения о назначении куратора и создании проектного комитета, сводные планы) ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее - паспорта проектов программ);

одобряет проектные предложения и проекты паспортов проектов (программ), инициируемых исполнительным органом государственной власти Забайкальского края для реализации в качестве региональных приоритетных проектов (программ);

представляет кураторам приоритетных направлений развития Забайкальского края для одобрения кандидатуры руководителей проектов федеральных и региональных приоритетных проектов (программ);

в случае принятия решения о назначении кураторов приоритетных направлений деятельности Министерства представляет министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края соответствующие кандидатуры для назначения, в случае непринятия указанного решения выполняет функции кураторов приоритетных направлений деятельности Министерства;

в случае принятия соответствующего решения выполняет функции проектного комитета для ведомственных приоритетных проектов (программ);

представляет министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края для назначения кандидатуры функциональных заказчиков и руководителей ведомственных приоритетных проектов (программ) (далее - функциональные заказчики и руководители проектов (программ);

рассматривает информацию о ходе реализации ведомственного портфеля приоритетных проектов (программ) и одобряет отчеты о ходе реализации ведомственного портфеля приоритетных проектов (программ);

осуществляет мониторинг достижения ключевых показателей проектной деятельности Министерства, а также рассматривает вопросы качества проектного управления в Министерстве;

рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в Министерстве;

выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Министерстве (далее - положение) и иными нормативными правовыми актами Министерства;

б) в части обеспечения организационной, методологической, контрольной и аналитической функций при реализации ведомственных приоритетных проектов (программ):

определяет кандидатуры для согласования проектным офисом и назначения министром международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края проектных менеджеров ведомственных рабочих групп, осуществляющих организационную, методологическую, контрольную и аналитическую деятельность в целях реализации приоритетных проектов и программ, и поступающих, в части реализации федеральных и региональных приоритетных проектов (программ), в оперативное подчинение проектного офиса;

обеспечивает ведение портфеля ведомственных приоритетных проектов (программ), а также направляет в проектный офис отчет о ходе реализации портфеля ведомственных приоритетных проектов (программ) для представления на рассмотрение комиссии;

обеспечивает текущий мониторинг и анализ рисков ведомственных приоритетных проектов (программ);

проводит оценку проектных (программных) предложений, оценку хода и итогов реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Министерстве и подведомственных организациях, издает соответствующие методические рекомендации; координирует в Министерстве формирование и развитие автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью, а также внедрение и развитие системы материального и нематериального стимулирования государственных гражданских служащих, участвующих в проектной деятельности;

координирует в Министерстве работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности государственных гражданских служащих в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров;

обеспечивает разработку проектов соглашений о реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) с заинтересованными в их реализации органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и организациями;

выполняет иные функции, предусмотренные положением и иными нормативными правовыми актами.

2. Ведомственная рабочая группа формируется решением министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края, являющегося ответственным за реализацию приоритетного проекта (программы). Ведомственную рабочую группу возглавляет министр международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края либо его заместитель, ответственный за организацию проектной деятельности.

3. В целях обеспечения единства организации проектной деятельности в Правительстве Забайкальского края в состав ведомственной рабочей группы включается представитель проектного офиса. В случае несогласия с решением ведомственной рабочей группы проектный офис вправе заявить особое мнение и инициировать рассмотрение соответствующего вопроса комиссией. В этом случае решение ведомственной рабочей группы приводится в соответствие с решением комиссии.

4. Решения ведомственной рабочей группы являются обязательными для выполнения структурными подразделениями Министерства.

2. Временные органы управления проектной деятельностью

Куратор

5. Куратор приоритетного направления деятельности исполнительного органа государственной власти (далее - куратор):

а) оказывает всестороннее содействие успешной реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) (в том числе через личную вовлеченность в ведомственные приоритетные проекты (программы);

б) возглавляет проектный комитет по приоритетному направлению деятельности исполнительного органа государственной власти (далее - проектный комитет) в случае его создания, представляет для утверждения ведомственной рабочей группой состав проектного комитета и согласовывает общие подходы к реализации ведомственных приоритетных проектов (программ);

в) представляет ведомственной рабочей группе кандидатуры функциональных заказчиков и руководителей проектов (программ);

г) назначает руководителей рабочих органов, формирует общественно-деловой совет Министерства (далее - общественно-деловой совет);

д) согласовывает проекты соглашений о реализации ведомственных и региональных приоритетных проектов (программ) с заинтересованными в их реализации территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований и организациями;

е) выполняет иные функции, предусмотренные положением и иными нормативными правовыми актами Министерства.

6. Куратор назначается министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы из числа заместителей министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

7. Куратор ведомственного приоритетного проекта (программы) представляет министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края на согласование проекты нормативных правовых актов Министерства и проекты нормативных правовых актов Правительства Забайкальского края по вопросам реализации ведомственных приоритетных проектов (программ).

8. По решению ведомственной рабочей группы могут назначаться кураторы отдельных ведомственных приоритетных проектов (программ). Функции куратора ведомственного приоритетного проекта в составе программы могут быть возложены на руководителя ведомственной приоритетной программы.

Проектный комитет

9. Проектный комитет:

а) рассматривает поступившие в установленном порядке проектные (программные) предложения на очередном заседании;

б) одобряет проект паспорта ведомственного приоритетного проекта (программы);

в) утверждает сводный план ведомственного приоритетного проекта (программы) и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне проектного комитета;

г) утверждает паспорта ведомственных приоритетных проектов, входящих в состав ведомственной приоритетной программы, принимает решение о начале их реализации, утверждает значимые промежуточные результаты, прохождение ключевых контрольных точек и этапов (при их выделении для контроля на уровне проектного комитета), принимает решение о завершении (в том числе досрочном) ведомственного приоритетного проекта в составе ведомственной приоритетной программы, а также о внесении изменений, требующих корректировки паспорта ведомственного приоритетного проекта, входящего в состав ведомственной приоритетной программы;

д) рассматривает информацию о ходе реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) и координирует в соответствующей сфере деятельность структурных подразделений Министерства и участников

ведомственного приоритетного проекта (программы);

е) запрашивает у структурных подразделений Министерства и заинтересованных в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и организаций материалы и информацию по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

ж) заслушивает руководителей структурных подразделений Министерства и членов проектного комитета по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

з) заслушивает представителей структурных подразделений Министерства , общественно-делового совета, заинтересованных в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

и) представляет в ведомственную рабочую группу доклады и предложения по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

к) принимает решения по проектам нормативных правовых актов по вопросам реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) для их внесения министру международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края

л) согласовывает проекты соглашений о реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) с заинтересованными в реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края и организациями;

м) одобряет отчеты о реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

н) устанавливает цели и показатели деятельности руководителей ведомственных приоритетных проектов (программ), оценивает эффективность и результативность их деятельности.

10. Решением ведомственной рабочей группы проектному комитету могут быть делегированы полномочия по утверждению значимых промежуточных результатов, принятию решения о прохождении ключевых контрольных точек и этапов, а также о внесении изменений в ведомственный приоритетный проект (программу).

11. Проектный комитет формируется приказом министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы.

Руководителем проектного комитета является куратор.

По решению ведомственной рабочей группы также могут создаваться проектные комитеты отдельных ведомственных приоритетных проектов (программ).

По решению куратора отдельные функции в рамках реализации ведомственного приоритетного проекта (программы) могут быть возложены на заместителя руководителя проектного комитета.

12. Состав проектных комитетов и порядок их работы определяется и утверждается министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы.

В состав проектного комитета включаются руководители либо заместители руководителей структурных подразделений Министерства, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий ведомственных приоритетных проектов (программ), функциональные заказчики и руководители ведомственных проектов (программ), представители проектного офиса и общественно-делового совета.

В состав проектного комитета могут включаться представители заинтересованных в реализации ведомственных приоритетных проектов (программ) исполнительных органов государственной власти Забайкальского края, органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций.

13. Решения проектного комитета являются обязательными для реализации структурными подразделениями Министерства.

14. Функции проектного комитета по решению министра международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края могут быть возложены на ведомственную рабочую группу.

Функциональный заказчик

15. Функциональный заказчик:

а) определяет основные требования в отношении результатов ведомственного приоритетного проекта (программы), согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности ведомственного приоритетного проекта (программы);

б) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов ведомственного приоритетного проекта (программы) и представляет их для утверждения в проектный комитет и ведомственную рабочую группу соответствующего уровня;

в) принимает участие в работе проектного комитета;

г) участвует в проведении мониторинга реализации ведомственных приоритетных проектов (программ), а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по ведомственному приоритетному проекту (программе);

д) выполняет иные функции, предусмотренные положением и иными нормативными правовыми актами Министерства.

16. Функциональный заказчик назначается министром международного сотрудничества и внешнеэкономических связей Забайкальского края по представлению ведомственной рабочей группы из числа руководителей структурных подразделений Министерства, в наибольшей степени заинтересованных в результатах ведомственного приоритетного проекта (программы). При отсутствии такого структурного подразделения функции функционального заказчика ведомственного приоритетного проекта (программы) могут быть возложены на проектный комитет либо ведомственную рабочую группу.

Функциональный заказчик указывается в паспорте проекта (программы).

Руководитель проекта (программы)

17. Руководитель ведомственного приоритетного проекта (программы):

а) осуществляет оперативное управление реализацией ведомственного приоритетного проекта (программы), обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод ведомственного приоритетного проекта (программы) в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления ведомственного приоритетного проекта (программы) и с заданными требованиями к качеству;

б) руководит рабочими органами ведомственного приоритетного проекта (программы) и организует их работу;

в) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта (программы), а также формирование на его основе и исполнение рабочего плана проекта (программы);

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся ведомственного приоритетного проекта (программы), в автоматизированной информационной системе управления проектной деятельностью;

д) обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга ведомственного приоритетного проекта (программы);

е) согласует кандидатуры руководителей проектов, входящих в программу, а также руководителей рабочих органов проекта (программы);

ж) выполняет иные функции, предусмотренные положением, иными нормативными правовыми актами Министерства, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями ведомственной рабочей группы и проектного комитета.

18. Руководитель ведомственной приоритетной программы может выступать в качестве функционального заказчика в отношении входящих в программу ведомственных приоритетных проектов.

19. Руководитель ведомственного приоритетного проекта (программы) инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений ведомственной рабочей группы, проектного комитета, кураторов и руководителей проектов (программ).

Рабочие органы проекта (программы)

20. Рабочие органы ведомственного приоритетного проекта (программы) и его участники обеспечивают выполнение работ по ведомственному приоритетному проекту (программе) в соответствии с планами и иными документами ведомственного приоритетного проекта (программы), указаниями руководителя проекта (программы) и руководителей соответствующих рабочих органов проекта (программы).

21. Решение о привлечении работника структурного подразделения Министерства в ведомственный приоритетный проект (программу) в качестве участника принимается совместно руководителем проекта (программы) и руководителем структурного подразделения Министерства, который является непосредственным руководителем привлекаемого в ведомственный приоритетный проект (программу) работника.

22. Руководители структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников и, в случае необходимости, принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения ведомственных приоритетных проектов (программ).

В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой работников приоритет имеют проектные задачи.

3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью

Общественно-деловой совет

23. Общественно-деловой совет реализует следующие основные функции:

а) участвует в определении основных требований к результатам ведомственного приоритетного проекта (программы), качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

б) направляет проектному комитету заключение на паспорт ведомственного приоритетного проекта (программы);

в) осуществляет внешнее экспертное сопровождение реализации ведомственного приоритетного проекта (программы);

г) готовит заключения о сводном плане ведомственного приоритетного проекта (программы);

д) участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов ведомственного приоритетного проекта (программы) и направляет соответствующие заключения проектному комитету;

е) участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по ведомственному приоритетного проекту (программе);

ж) разрабатывает и направляет проектному комитету и руководителю проекта (программы) рекомендации и предложения по увеличению выгод от реализации ведомственного приоритетного проекта (программы), в том числе с учетом открывшихся по ходу ведомственного приоритетного проекта (программы) возможностей, а также рекомендации по управлению рисками;

з) оказывает содействие руководителю проекта (программы) в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов ведомственного приоритетного проекта (программы), мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части ведомственного приоритетного проекта (программы);

и) представляет проектному комитету и руководителю проекта (программы) предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации ведомственного приоритетного проекта (программы).

24. Общественно-деловой совет формируется ведомственной рабочей группой в следующем порядке:

75% состава - представители Общественной палаты Забайкальского края, общественных и деловых объединений, научной общественности, граждане, иные организации и группы, заинтересованные в эффективной реализации Министерством ведомственных приоритетных проектов (программ);

25% состава - представители экспертного сообщества в отраслях экономики, независимые от органов государственной власти и органов местного самоуправления эксперты и иные лица, мнение которых считается экспертным в сферах деятельности Министерства.

По решению ведомственной рабочей группы в составе общественно-делового совета может создаваться экспертная группа для реализации функционала, установленного пп. "в", "ж", "з", "и" п. 23 настоящей функциональной структуры.

По решению ведомственной рабочей группы функции общественно-делового совета могут быть возложены на действующие консультативные или совещательные органы.

Общественно-деловой совет и экспертные группы могут формироваться как по отдельному ведомственному приоритетному проекту (программе), так и по нескольким ведомственным приоритетным проектам (программам), а также по приоритетным направлениям деятельности Министерства.