Раздел III. Сроки обработки и хранения персональных данных

Раздел III
Сроки обработки и хранения персональных данных

22. Общий срок обработки персональных данных определяется периодом времени, в течение которого оператор осуществляет действия (операции) в отношении персональных данных, обусловленные заявленными целями их обработки.

Обработка персональных данных осуществляется с момента их получения оператором и прекращается:

1) по достижении целей обработки персональных данных;

2) в связи с отсутствием необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки персональных данных.

23. Для персональных данных лиц, указанных в подпунктах 1-5 пункта 8 настоящих Правил, устанавливаются следующие сроки хранения:

1) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), а также в приказах о поощрениях, материальной помощи подлежат хранению в организационном отделе организационно-правового управления (далее - организационный отдел) в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

2) персональные данные, содержащиеся в личных делах и личных карточках лиц, указанных в подпунктах 1-5 пункта 8 настоящих Правил, хранятся в организационном отделе в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

3) персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях лиц, указанных в подпунктах 1-5 пункта 8 настоящих Правил, подлежат хранению в организационном отделе в течение пяти лет с последующим уничтожением;

24. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

25. Персональные данные граждан, обратившихся в Департамент лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

26. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения подлинников документов, содержащих такие персональные данные, на бумажном носителе.

27. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, бумажные носители которых отсутствуют, определяется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Департаменте.

28. Обработка персональных данных осуществляется при соблюдении принципа раздельности их обработки.

Персональные данные при их обработке обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их в отдельных файлах, на отдельных материальных носителях.

Не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

29. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Правилами.

30. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, исключающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, которые хранятся в структурных подразделениях Департамента, осуществляют руководители структурных подразделений Департамента, работники которых замещают должности, замещение которых предусматривает обработку персональных данных или доступ к персональным данным.