Раздел IV. Особенности обращения с носителями служебной информации ограниченного доступа

Раздел IV
Особенности обращения с носителями служебной информации ограниченного доступа

19. В Управлении документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа (далее - документы ограниченного доступа):

1) подготавливаются в автоматизированных системах с соблюдением требований к технической защите служебной информации ограниченного доступа, установленных в разделе II настоящего Положения;

2) передаются по каналам связи с соблюдением требований, установленных пунктами 17 и 18 настоящего Положения;

3) не сканируются и не размещаются в автоматизированной системе "Система электронного документооборота "Дело";

4) печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу листа (если документ исполнен на одном листе) или в левом углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, их адреса, учётного номера носителя, с которого произведена печать, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты, например:

Отп. 1 экз.

С СМНИ N 1 ДСП

Экз. 1 - в адрес.

В.П. Круглов

Тел. (81853) 40000

15.05.2017

или

Отп. 2 экз.

С СМНИ N 1 ДСП

Экз. N 1 - в адрес.

Экз. N 2 - в дело.

Владимир Петрович Круглов

Тел. (81853) 40000

15.05.2017;

5) передаются исполнителем после подписания начальником Управления для учета (регистрации) лицу, ответственному за регистрацию данного вида документов ограниченного доступа в Управлении, под личную подпись в учётной форме;

6) учитываются (регистрируются) в учетных формах в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа, Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа, утвержденной постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 27.05.2008 N 80-п;

7) копируются (тиражируются) согласно резолюции начальника Управления или руководителя структурного подразделения, в котором готовился документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

8) рассылаются на основании указателя рассылки, подписанного исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов;

9) передаются государственным гражданским служащим Управления (исполнителям) под личную подпись в учетной форме с проставлением на первой странице документа отметки об ознакомлении, в которой указывается фамилия исполнителя и дата ознакомления с документом;

10) пересылаются в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации подразделениями фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться курьером (нарочным);

11) хранятся в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), металлических сейфах. При необходимости шкафы (ящики, хранилища), сейфы и служебные помещения могут опечатываться личными металлическими номерными печатями сотрудников Управления.

20. На документах ограниченного доступа (в необходимых случаях и на их проектах) может ставиться ограничительная пометка "Для служебного пользования" ("ДСП").

Необходимость проставления этой пометки определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется также на конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования".

Регистрационный (учетный) номер документа ограниченного доступа проставляется в позиции, предусмотренной бланком документа, к номеру добавляется пометка "ДСП". Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу документа, на обложке и титульном листе документов, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Если конфиденциальный документ не содержит бланка, то его регистрационный (учетный) номер и дата изготовления печатаются в левом верхнем углу документа, а пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу документа,

21. На съёмных машинных носителях служебной информации ограниченного доступа при необходимости проставляется пометка "Для служебного пользования" ("ДСП").

Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" ("ДСП") и так далее) проставляются на съемных

машинных носителях служебной информации ограниченного доступа любым доступным способом (несмываемый маркер, наклейка и другие) в удобном для просмотра месте, например:

Для служебного пользования

Уч. N 1дсп/МНИ 27.04.2015

Экз. единств.

или

ДСП

Уч. N 1дсп/МНИ 27.04.2015

Экз. единств.

Съемные машинные носители служебной информации ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП") регистрируются лицом, ответственным за регистрацию данного вида документов ограниченного доступа в Управлении, передаются другим исполнителям под личную подпись в журнале учета машинных носителей информации доступа, уничтожаются по акту.

Рассылка, уничтожение, передача, проверка наличия съемных машинных носителей служебной информации ограниченного доступа в Управлении, проведение расследований по фактам их утраты осуществляется в порядке, установленном для рассылки, уничтожения, передачи, проверки наличия и проведения расследований по фактам утраты документов ограниченного доступа.

22. Исполненные документы ограниченного доступа группируются в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования", проставляется пометка "Для служебного пользования".

23. Пометка "Для служебного пользования" снимается с документа по окончании срока его хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, а с документа длительного или постоянного срока хранения - по истечении 5 лет со дня регистрации. Уничтожение документов, дел и изданий ограниченного доступа, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который хранится в Управлении. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

24. Проверка наличия документов, дел и изданий ограниченного доступа проводится не реже одного раза в год сотрудником, ответственным за регистрацию данной группы документов ограниченного доступа. При необходимости для проверки может создаваться комиссия, состав которой определяется распоряжением Управления. В состав комиссии включается сотрудник, ответственный за регистрацию данной группы документов ограниченного доступа в Управлении.

25. О фактах утраты документов, дел и изданий ограниченного доступа либо разглашения информации ограниченного доступа сообщается начальнику Управления, который принимает решение о создании комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения информации ограниченного доступа.

Решение о создании комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения информации ограниченного доступа оформляется распоряжением Управления.

Результаты расследования представляются начальнику Управления.

26. На утраченные документы, дела и издания ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" комиссией, созданной для расследования обстоятельств утраты или разглашения документов, дел и изданий ограниченного доступа составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

27. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях ограниченного доступа, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы, дела и издания направлялись.

28. Работа с документами ограниченного доступа осуществляется только в служебных помещениях Управления, исключающих случайное ознакомление посторонних лиц с документами ограниченного доступа.

29. Допуск к документам ограниченного доступа предоставляется только тем сотрудникам, которым они необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

30. Представители организаций и частные лица могут быть допущены к ознакомлению и работе с документами, делами и изданиями ограниченного доступа по решению начальника Управления, оформленному в письменном виде.