Раздел IV. Особенности обращения с носителями служебной информации ограниченного доступа

Раздел IV
Особенности обращения с носителями служебной информации ограниченного доступа

20. В Управлении документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа (далее - документы ограниченного доступа):

1) изготавливаются в автоматизированных системах с учетом требований раздела 2 настоящего Положения;

2) передаются по каналам связи с учетом требований пунктов 19 и 20 настоящего Положения;

3) не должны сканироваться и размещаться в автоматизированной системе "Система электронного документооборота "Дело";

4) печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу листа (если документ исполнен на одном листе) или в левом углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, их адрес, учётного номера носителя, с которого произведена печать, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты.

Например:

Отп. 1 экз.

С СМНИ N 2ДСП

Экз. N 1 - в адрес.

В.П. Круглов

Тел. (81853) 40000

15.11.2017

или

Отп. 2 экз.

С СМНИ N 5ДСП

Экз. N 1 - в адрес.

Экз. N 2 - в дело.

Владимир Петрович Круглов

Тел. (81853) 40000

15.11.2017;

5) передаются исполнителем после подписания начальником Управления для учета (регистрации) лицу, ответственному за регистрацию данного вида документов ограниченного доступа в Управлении, под личную подпись в учетной форме;

6) учитываются (регистрируются) в учетных формах в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

7) копируются (тиражируются) согласно резолюции начальника Управления или начальника структурного подразделения Управления, в котором готовился документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

8) рассылаются тиражированные документы ограниченного доступа на основании указателя рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или начальником структурного подразделения, в котором готовился документ;

9) передаются исполнителям под личную подпись в учетной форме. Сотрудник, ответственный за соблюдение порядка обращения со служебной информацией ограниченного доступа, регистрирует документ в учетной форме с последующей передачей его исполнителю, указанному в резолюции начальника Управления. Исполнитель делает на первой странице документа отметку об ознакомлении с указанием своей фамилии и даты ознакомления.

10) пересылаются в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации подразделениями фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться курьером (нарочным);

11) хранятся в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), металлических сейфах.

21. На документах ограниченного доступа (в необходимых случаях и на их проектах) может ставиться ограничительная пометка "Для служебного пользования" ("ДСП").

Необходимость проставления этой пометки определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется также на конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования".

Регистрационный (учетный) номер документа ограниченного доступа проставляется в позиции, предусмотренной бланком документа, к номеру добавляется пометка "ДСП". Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу документа, на обложке и титульном листе документов, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Если конфиденциальный документ не содержит бланка, то его регистрационный (учетный) номер и дата изготовления печатаются в левом верхнем углу документа, а пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу документа.

22. На съёмных машинных носителях служебной информации ограниченного доступа при необходимости проставляется пометка "Для служебного пользования" ("ДСП").

Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" ("ДСП") и так далее) проставляются на съемных машинных носителях служебной информации ограниченного доступа любым доступным способом (несмываемый маркер, наклейка и другие) в удобном для просмотра месте.

Например:

Для служебного пользования

Уч. N 13дсп/МНИ 27.04.2011

Экз. единств.

или

ДСП

Уч. N 13дсп/МНИ 27.04.2011

Экз. единств.

Съемные машинные носители служебной информации ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП") регистрируются лицом, ответственным за регистрацию данного вида документов ограниченного доступа в Управлении, передаются другим исполнителям под личную подпись в журнале учета машинных носителей информации доступа, уничтожаются по акту.

Порядок рассылки, уничтожения, передачи, проверки наличия съемных машинных носителей служебной информации ограниченного доступа в Управлении, проведения расследований по фактам их утраты является таким же, как для документов ограниченного доступа.

23. Исполненные документы ограниченного доступа группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Такие документы группируются в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования", проставляется пометка "Для служебного пользования".

24. Пометка "Для служебного пользования" автоматически снимается с документа по окончании срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, с документа длительного или постоянного срока хранения - по истечении 5 лет со дня регистрации. Уничтожение документов, дел и изданий ограниченного доступа, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который хранится в Управлении. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

25. Проверка наличия документов, дел и изданий ограниченного доступа проводится не реже одного раза в год сотрудником, ответственным за регистрацию данной группы документов ограниченного доступа. При необходимости для проверки может создаваться комиссия, назначаемая распоряжением Управления. В состав комиссии обязательно включается сотрудник, ответственный за регистрацию данной группы документов ограниченного доступа в Управлении.

26. О фактах утраты документов, дел и изданий ограниченного доступа либо разглашения информации ограниченного доступа ставится в известность начальник Управления и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются начальнику Управления.

На утраченные документы, дела и издания ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

27. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях ограниченного доступа, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы, дела и издания направлялись.

28. С документами ограниченного доступа разрешается работать только в служебных помещениях Управления.

29. Следует исключить случайное ознакомление посторонних лиц с документами ограниченного доступа в помещениях, в которых проводятся работы со служебной информацией ограниченного доступа.

30. Допуск к документам ограниченного доступа должен быть обеспечен только для тех сотрудников, которым они необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

31. Представители организаций и частные лица могут быть допущены к ознакомлению и работе с документами, делами и изданиями ограниченного доступа с разрешения начальника Управления.