Раздел IV. Порядок подготовки, оформления и передачи судебных дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив

Раздел IV
Порядок подготовки, оформления и передачи судебных дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив

29. В случае если судебные дела и дела общего делопроизводства, образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственного архива и отнесены в установленном порядке к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив. Оформление и подготовку таких дел к передаче производит работник аппарата мирового судьи, на которого возложена обязанность по ведению архива.

30. Работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в дело, обращая особое внимание на то, чтобы в дело не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

31. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.

32. Листы в дело подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

33. В оконченных производством делах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе заполняется лист-заверитель.

34. Обложка дела должна содержать индекс и номер, полное наименование дела в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел, образующихся в деятельности мирового судьи Ненецкого автономного округа (далее - номенклатура дел). Все остальные реквизиты заполняются в соответствии с пунктом 21 настоящей Инструкции.

35. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности,

36. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата начала ведения тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

37. Дела должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из дел удаляются.

38. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в листе-заверителе или заверительной надписи после общего количества листов в деле через арифметический знак плюс.

39. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в государственный архив работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение этих документов, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.

40. На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

41. Перед сдачей в государственный архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

Учетно-статистические карточки передаются в государственный архив вместе с алфавитным указателем.

42. Перед сдачей дел на постоянное хранение в государственный архив работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, совместно с представителем государственного архива проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел, включенных в годовые разделы описей. Выявленные дефекты устраняются силами работников аппарата мирового судьи.

При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, составляет акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение 3).

43. Работник аппарата мирового судьи составляет перечень дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и представляет его на утверждение мировому судье.

44. Сдача дел на хранение в государственный архив осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами в области архивного дела.