Раздел XI. Проверка наличия и состояния судебных дел и дел общего делопроизводства в архиве

Раздел XI
Проверка наличия и состояния судебных дел и дел общего делопроизводства в архиве

92. Проверка наличия и состояния дел в архиве (далее - проверка) проводится комиссией, состоящей из трех сотрудников отдела по организационному обеспечению мировой юстиции организационно-правового управления Департамента по взаимодействию с органами местного самоуправления и внешним связям Ненецкого автономного округа, члены которой назначаются руководителем Департамента (далее - проверочная комиссия).

93. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел; выявление и устранение недостатков в учете дел;

выявление отсутствующих дел, документов и организация их розыска; выявление и учет дел, документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

94. Проверка проводится по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

Проверка проводится в обязательном случае:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива.

95. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия и состояния дел по форме согласно Приложению 11 к настоящей Инструкции, который подписывается всеми членами проверочной комиссии, после чего представляется мировому судье на утверждение.

96. При проверке необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

вносить в опись неучтенные дела;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

97. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

98. Если при проверке обнаружено отсутствие дел, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел на судебном участке, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела;

изучить акты об уничтожении дел, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел.

99. Если отсутствующие дела во время розыскных мероприятий не обнаружены, то составляется акт об утрате дел, розыск которых исчерпан по форме согласно Приложению 12 к настоящей Инструкции.

100. Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места.

101. При обнаружении неисправимых повреждений дел составляется акт о неисправимых повреждениях документов по форме согласно Приложению 3 к настоящей Инструкции.

102. Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами (актом об утрате дел, розыск которых исчерпан, актом о неисправимых повреждениях документов), исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов.

103. По окончании проверки по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки и подпись лица, проводившего проверку с указанием их должностей.