Раздел I. Общие положения

Раздел I
Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа и иных исполнительных органах государственной власти Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Ненецкого автономного округа (далее - Администрация) и иных исполнительных органах государственной власти Ненецкого автономного округа (далее - исполнительные органы государственной власти, органы) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, и регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, копирования, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и исполнением в Администрации и исполнительных органах государственной власти в процессе осуществления возложенных на них задач и функций.

2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ненецкого автономного округа в сфере информации, документации и архивного дела, а также положениями об исполнительных органах государственной власти, регламентом работы Администрации, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе в форме электронного документа, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

4. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации и исполнительных органах государственной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Делопроизводство в Администрации и исполнительных органах государственной власти организуется с использованием системы электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭД "ДЕЛО").

Сопровождение программного и информационного обеспечения СЭД "ДЕЛО" в процессе ее эксплуатации осуществляет казенное учреждение Ненецкого автономного округа "Ненецкий информационно-аналитический центр" (далее - КУ НАО "НИАЦ").

5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами, утверждаемыми в установленном порядке.

6. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации и исполнительных органов государственной власти.

Сотрудники исполнительных органов государственной власти независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

7. Организация и ведение делопроизводства в Администрации и исполнительных органах государственной власти осуществляются структурными подразделениями, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, или лицами, ответственными за ведение делопроизводства (далее - служба делопроизводства).

При необходимости непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти осуществляется сотрудником соответствующего структурного подразделения.

Функции, задачи, права и ответственность структурного подразделения, являющегося службой делопроизводства, регламентируются положением о нем, должностные обязанности сотрудников службы делопроизводства и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

8. Координация и методическое сопровождение делопроизводства в Администрации и исполнительных органах государственной власти осуществляется отделом документооборота, делопроизводства и работы с обращениями граждан Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (далее - отдел документооборота).

9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Администрации, соблюдение установленных Инструкцией правил возлагается на первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Ответственность за организацию делопроизводства в исполнительных органах государственной власти возлагается на их руководителей.

10. При выходе в отпуск, выезде в командировку, на период временной нетрудоспособности, в случае увольнения, перевода или перемещения на другую должность (работу) сотрудники обязаны передавать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства (в службу делопроизводства), или другому сотруднику по указанию руководителя.

При увольнении сотрудника, его переводе или перемещении на другую должность (работу) передача документов и дел осуществляется по акту.