Раздел VIII. Организация работы в СЭД "ДЕЛО"

Раздел VIII
Организация работы в СЭД "ДЕЛО"

149. Доступ пользователей в СЭД "ДЕЛО" осуществляется через уникальные учетные записи, создаваемые для каждого пользователя.

Ответственность за сохранение конфиденциальности паролей к учетным записям пользователей несут пользователи.

150. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД "ДЕЛО".

151. В Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

152. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

153. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД "ДЕЛО". Прием и отправка электронных документов осуществляется службой делопроизводства или уполномоченными на то лицами. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел документооборота и служба делопроизводства осуществляют проверку подлинности электронной подписи.

154. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, руководителей исполнительных органов государственной власти, а также при направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) регистрационные данные электронных документов.

155. Документы, создаваемые в Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти и (или) поступившие в Администрацию, губернатору Ненецкого автономного округа, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти на бумажном носителе, включаются в СЭД "ДЕЛО" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД "ДЕЛО" осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

156. В СЭД "ДЕЛО" осуществляется:

регистрация документов, содержащих информацию открытого характера, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти, а также регистрация внутренней и исходящей корреспонденции;

автоматизированный поиск документов по различным критериям;

контроль за своевременным исполнением резолюций (поручений);

согласование проектов писем путем создания соответствующих РКПД;

регистрация документов ограниченного распространения (для служебного пользования, с отметкой ДСП).

В СЭД "ДЕЛО" запрещается:

осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;

ввод текстов документов ограниченного распространения, преобразование их в электронную форму (сканирование) и хранение;

осуществлять регистрацию входящих и исходящих писем, оформленных с нарушением правил настоящей Инструкции.

157. Основной единицей хранения информации в СЭД "ДЕЛО" является регистрационная карточка документа (РК).

Каждая РК содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида. Совокупность РК образует картотеку.

Вместе с РК в СЭД "ДЕЛО" может храниться электронный образ (файл) документа.

Документ регистрируется в единой базе данных СЭД "ДЕЛО" только один раз. При этом РК одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

Губернатору Ненецкого автономного округа и заместителям губернатора Ненецкого автономного округа устанавливается подсистема электронного документооборота "Дело Web".

158. Регистрация входящих документов, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Входящие документы исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти регистрируются их службами делопроизводства в картотеках соответствующих органов.

Регистрация исходящих и внутренних документов, распорядительных документов Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Аппарата Администрации.

Регистрация исходящих и внутренних документов исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти осуществляется службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти.

Во время регистрации производится прикрепление к РК соответствующего электронного образа документа (файла).

Регистрация обращений граждан, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Администрации и Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган государственной власти, структурное подразделение исполнительного органа государственной власти производится в картотеке соответствующего исполнительного органа государственной власти.

В целях внесения резолюций губернатора Ненецкого автономного округа, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа сотрудниками отдела документооборота распечатывается "Карточка регистрации писем, заявлений и жалоб граждан", формируемая СЭД "ДЕЛО" по форме согласно Приложению 22 к настоящей Инструкции. Указанная карточка прикрепляется к оригиналу письменных обращений граждан. Оригиналы письменных обращений, поступивших в адрес Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, остаются в отделе документооборота, ответственному исполнителю передается электронный образ документа. Обращения граждан посредством СЭД "ДЕЛО" передаются с использованием доступа "Граждане". Копия ответа заявителю возвращается в отдел документооборота.

Ответственному исполнителю может быть передан оригинал письменного обращения, содержащего приложение копий документов, электронный образ которых не прикреплен к РК.

159. В СЭД "ДЕЛО" обеспечивается преобразование документов на бумажном носителе в электронную форму (сканирование) и размещение его в базе данных системы.

Сканирование входящих и исходящих документов картотеки Аппарата Администрации Ненецкого автономного округ осуществляется в отделе документооборота при регистрации документов в СЭД "ДЕЛО".

160. Постановка на контроль документа с резолюцией (поручением) губернатора Ненецкого автономного округа или лица исполняющего его обязанности, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа осуществляется ответственным сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа путем ввода в РК резолюции соответствующего должностного лица и заполнения поля "Плановая дата исполнения". РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета "К".

Руководители структурных подразделений исполнительных органов государственной власти могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

Снятие с контроля документа с резолюцией (поручением) губернатора Ненецкого автономного округа, или лица исполняющего его обязанности, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа также осуществляется ответственным сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа путем заполнения в поручении РК полей "Фактическая дата исполнения" и "Основание для снятия с контроля".

161. В СЭД "ДЕЛО" реализуется процедура предварительного согласования проектов писем и их визирование.

162. Справочники СЭД "ДЕЛО" обеспечивают функционирование системы в соответствии с организационной структурой системы исполнительных органов государственной власти и правилами делопроизводства.

Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник "Пользователи" задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

Структуру справочников определяет администратор СЭД "ДЕЛО". Администратор осуществляет ведение всех справочников СЭД "ДЕЛО" и проверяет правильность их заполнения.

Дополнение записей в справочники "Организации" и "Граждане" выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК "Адресат", если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

Управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа обязано своевременно представлять информацию о кадровых изменениях для корректировки справочников в КУ НАО "НИАЦ".

163. Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в СЭД "ДЕЛО".

Для должностных лиц, работающих в СЭД "ДЕЛО", в каждой картотеке создаются "Кабинеты". Лицо может быть владельцем только одного "Кабинета". Доступ к тому или иному "Кабинету" и отдельным папкам этого "Кабинета" предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

164. В картотеках исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти РК появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - "Переслать РК", а также после ввода резолюций руководства.

Если документ направлен "Владельцу Кабинета", РК появляется в папке "Поступившие" этого "Кабинета".

В СЭД "ДЕЛО" доступны поиск и обработка РК, используя режим поиска по номеру РК или по любым другим реквизитам.

165. Группа "Входящие документы" предназначена для описания документов, поступающих в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти.

Группа "Исходящие" предназначена для описания документов, исходящих из Администрации, исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти и внутренних документов.

Группа "Обращения граждан" предназначена для описания поступающих обращений граждан.

166. Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года.

167. Сотрудник отдела документооборота или службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти регистрирует входящий документ, заполняя соответствующие реквизиты РК документа, и осуществляет преобразование документа, поступившего в бумажной форме, в электронную форму (сканирование).

168. В картотеке Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК в соответствующие картотеки и/или в "Кабинеты" должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

169. Номер исходящих документов формируется автоматически и включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года. В регистрационный номер документа включается индекс дела по номенклатуре дел.

170. Заполнение в РК поля "Связки" является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника СЭД "ДЕЛО".

171. При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле "Адресат" и проставляется отметка об отправке РК.

172. Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера в пределах календарного года.

173. При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит "Плановая дата исполнения".

174. После ввода резолюции (поручения) в СЭД "ДЕЛО" автоматически осуществляется пересылка РК в картотеку соответствующего структурного подразделения или в "Кабинет" должностного лица.

175. Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в СЭД "ДЕЛО" знаком "!".

176. Исполнители поручений своевременно представляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа для внесения ее в РК в поле "Отчет исполнителя".

177. Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в СЭД "ДЕЛО" в связке с контрольным документом, то в поле "Отчет исполнителя" следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

К отчету исполнителя может быть прикреплен электронный образ документа (файл).

Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

178. При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле "Ход исполнения" делается соответствующая запись и корректируется поле "Плановая дата" или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).

179. Сотрудники службы делопроизводства, организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.

Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором СЭД "ДЕЛО". Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.

180. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В "Журнал передачи" добавляется запись "Списан в дело" и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел.

181. Функция поиска предназначена для отбора РК и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь СЭД "ДЕЛО" осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.

Поиск осуществляется по любым реквизитам РК или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.

Пользователь СЭД "ДЕЛО" имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.

Результатом поиска является список РК или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. СЭД "ДЕЛО" предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК.

182. Функция "Кабинеты" используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

"Кабинет" - это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному "Кабинету".

183. В функции "Кабинеты" РК исполняемых документов распределены по папкам "Поступившие", "На исполнении", "На контроле", "У руководства", "На рассмотрении". Для работы с проектами документов используются папки "Управление проектами", "На визировании", "На подписи".

В папке "Поступившие" находятся РК, которые уже поступили в "Кабинет", но еще не приняты к исполнению.

В папке "На контроле" находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего "Кабинета".

184. Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки "Кабинета", исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.

185. Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.

186. Ответственность за организацию использования СЭД "ДЕЛО" в Администрации возлагается на первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, в исполнительных органах государственной власти на руководителей данных органов.