Раздел VIII. Организация работы в СЭД "ДЕЛО"

Раздел VIII
Организация работы в СЭД "ДЕЛО"

149. Доступ пользователей в СЭД "ДЕЛО" осуществляется через уникальные учетные записи, создаваемые для каждого пользователя.

Ответственность за сохранение конфиденциальности паролей к учетным записям пользователей несут пользователи.

150. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в СЭД "ДЕЛО".

151. В Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

152. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

153. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД "ДЕЛО". Прием и отправка электронных документов осуществляется службой делопроизводства или уполномоченными на то лицами. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел документооборота и служба делопроизводства осуществляют проверку подлинности электронной подписи.

154. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, руководителей исполнительных органов государственной власти, а также при направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) регистрационные данные электронных документов.

155. Документы, создаваемые в Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти и (или) поступившие в Администрацию, губернатору Ненецкого автономного округа, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти на бумажном носителе, включаются в СЭД "ДЕЛО" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД "ДЕЛО" осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

156. В СЭД "ДЕЛО" осуществляется:

регистрация документов, содержащих информацию открытого характера, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти, а также регистрация внутренней и исходящей корреспонденции;

автоматизированный поиск документов по различным критериям;

контроль за своевременным исполнением резолюций (поручений);

согласование проектов писем путем создания соответствующих РКПД;

регистрация документов ограниченного распространения (для служебного пользования, с отметкой ДСП).

В СЭД "ДЕЛО" запрещается:

осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;

ввод текстов документов ограниченного распространения, преобразование их в электронную форму (сканирование) и хранение;

осуществлять регистрацию входящих и исходящих писем, оформленных с нарушением правил настоящей Инструкции.

157. Основной единицей хранения информации в СЭД "ДЕЛО" является регистрационная карточка документа (РК).

Каждая РК содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида. Совокупность РК образует картотеку.

Вместе с РК в СЭД "ДЕЛО" может храниться электронный образ (файл) документа.

Документ регистрируется в единой базе данных СЭД "ДЕЛО" только один раз. При этом РК одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

Губернатору Ненецкого автономного округа и заместителям губернатора Ненецкого автономного округа устанавливается подсистема электронного документооборота "Дело Web".

158. Регистрация входящих документов, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Входящие документы исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти регистрируются их службами делопроизводства в картотеках соответствующих органов.

Регистрация исходящих и внутренних документов, распорядительных документов Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Аппарата Администрации.

Регистрация исходящих и внутренних документов исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти осуществляется службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти.

Во время регистрации производится прикрепление к РК соответствующего электронного образа документа (файла).

Регистрация обращений граждан, поступивших в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа осуществляется отделом документооборота в картотеке документов Администрации и Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган государственной власти, структурное подразделение исполнительного органа государственной власти производится в картотеке соответствующего исполнительного органа государственной власти.

В целях внесения резолюций губернатора Ненецкого автономного округа, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа сотрудниками отдела документооборота распечатывается "Карточка регистрации писем, заявлений и жалоб граждан", формируемая СЭД "ДЕЛО" по форме согласно Приложению 22 к настоящей Инструкции. Указанная карточка прикрепляется к оригиналу письменных обращений граждан. Оригиналы письменных обращений, поступивших в адрес Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, остаются в отделе документооборота, ответственному исполнителю передается электронный образ документа. Обращения граждан посредством СЭД "ДЕЛО" передаются с использованием доступа "Граждане". Копия ответа заявителю возвращается в отдел документооборота.

Ответственному исполнителю может быть передан оригинал письменного обращения, содержащего приложение копий документов, электронный образ которых не прикреплен к РК.

159. В СЭД "ДЕЛО" обеспечивается преобразование документов на бумажном носителе в электронную форму (сканирование) и размещение его в базе данных системы.

Сканирование входящих и исходящих документов картотеки Аппарата Администрации Ненецкого автономного округ осуществляется в отделе документооборота при регистрации документов в СЭД "ДЕЛО".

160. Постановка на контроль документа с резолюцией (поручением) губернатора Ненецкого автономного округа или лица исполняющего его обязанности, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа осуществляется ответственным сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа путем ввода в РК резолюции соответствующего должностного лица и заполнения поля "Плановая дата исполнения". РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета "К".

Руководители структурных подразделений исполнительных органов государственной власти могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

Снятие с контроля документа с резолюцией (поручением) губернатора Ненецкого автономного округа, или лица исполняющего его обязанности, первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа также осуществляется ответственным сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа путем заполнения в поручении РК полей "Фактическая дата исполнения" и "Основание для снятия с контроля".

161. В СЭД "ДЕЛО" реализуется процедура предварительного согласования проектов писем и их визирование.

162. Справочники СЭД "ДЕЛО" обеспечивают функционирование системы в соответствии с организационной структурой системы исполнительных органов государственной власти и правилами делопроизводства.

Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник "Пользователи" задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

Структуру справочников определяет администратор СЭД "ДЕЛО". Администратор осуществляет ведение всех справочников СЭД "ДЕЛО" и проверяет правильность их заполнения.

Дополнение записей в справочники "Организации" и "Граждане" выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК "Адресат", если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

Управление государственной гражданской службы и кадров Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа обязано своевременно представлять информацию о кадровых изменениях для корректировки справочников в КУ НАО "НИАЦ".

163. Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в СЭД "ДЕЛО".

Для должностных лиц, работающих в СЭД "ДЕЛО", в каждой картотеке создаются "Кабинеты". Лицо может быть владельцем только одного "Кабинета". Доступ к тому или иному "Кабинету" и отдельным папкам этого "Кабинета" предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

164. В картотеках исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти РК появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - "Переслать РК", а также после ввода резолюций руководства.

Если документ направлен "Владельцу Кабинета", РК появляется в папке "Поступившие" этого "Кабинета".

В СЭД "ДЕЛО" доступны поиск и обработка РК, используя режим поиска по номеру РК или по любым другим реквизитам.

165. Группа "Входящие документы" предназначена для описания документов, поступающих в Администрацию, в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, в исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти.

Группа "Исходящие" предназначена для описания документов, исходящих из Администрации, исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти и внутренних документов.

Группа "Обращения граждан" предназначена для описания поступающих обращений граждан.

166. Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года.

167. Сотрудник отдела документооборота или службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти регистрирует входящий документ, заполняя соответствующие реквизиты РК документа, и осуществляет преобразование документа, поступившего в бумажной форме, в электронную форму (сканирование).

168. В картотеке Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК в соответствующие картотеки и/или в "Кабинеты" должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

169. Номер исходящих до