Раздел II. Общий порядок оформления документов в Администрации и исполнительных органах государственной власти

Раздел II
Общий порядок оформления документов в Администрации и исполнительных органах государственной власти

11. Документы, создаваемые в Администрации и исполнительных органах государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297 мм) либо в форме электронного документа.

Бумага формата А3, как правило, применяется для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководителя.

12. Создание документов осуществляется с использованием бланков документов и/или электронных шаблонов бланков, размещенных в СЭД "ДЕЛО", на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов (далее - угловой и продольный бланк). При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.

13. Используются следующие бланки:

1) продольный "Губернатор Ненецкого автономного округа" (в цветном изображении) согласно Приложению 1 к Инструкции;

2) угловой "Администрация Ненецкого автономного округа" (в одноцветном изображении) согласно Приложению 2 к Инструкции;

3) угловой с наименованием исполнительного органа государственной власти (в одноцветном изображении) согласно Приложению 3 к Инструкции;

4) угловой с наименованием структурного подразделения исполнительного органа государственной власти (в одноцветном изображении) согласно Приложению 4 к Инструкции;

5) постановление Администрации Ненецкого автономного округа (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 5 к Инструкции;

6) распоряжение Администрации Ненецкого автономного округа (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 6 к Инструкции;

7) постановление губернатора Ненецкого автономного округа (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 7 к Инструкции;

8) распоряжение губернатора Ненецкого автономного округа (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 8 к Инструкции;

9) приказ исполнительного органа государственной власти (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 9 к Инструкции;

10) распоряжение исполнительного органа государственной власти (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 10 к Инструкции;

11) доверенность (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 11 к Инструкции;

12) резолюция (поручение) (в цветном изображении) согласно Приложению 12 к Инструкции.

14. На продольных бланках "Губернатор Ненецкого автономного округа" оформляются служебные письма за подписью губернатора Ненецкого автономного округа; на угловых бланках "Администрация Ненецкого автономного округа" - за подписью заместителей губернатора Ненецкого автономного округа и иных членов Администрации; на угловых бланках с наименованием Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа - за подписью первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, заместителей руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, советника губернатора Ненецкого автономного округа, помощника губернатора Ненецкого автономного округа; на угловых бланках с наименованием иных исполнительных органов государственной власти - за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти и их заместителей; на угловых бланках с наименованием структурных подразделений исполнительного органа государственной власти - за подписью начальников указанных подразделений.

15. При составлении совместного документа он оформляется не на бланке, а печатается на стандартных листах бумаги формата A4.

16. Устанавливаются следующие размеры полей на документе:

левое поле - от 30 мм до 35 мм;

правое - от 10 мм до 15 мм;

верхнее - не менее 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

17. При необходимости допускается двусторонняя печать документа. В этом случае документ и его оборотная сторона имеет следующие поля:

левое - от 10 до 15 мм;

правое - от 30 мм до 35 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

18. При подготовке документов применяется шрифт Times New Roman обычного начертания, размером 14 пт. В случае, если текст документа необходимо разместить на одной странице, допускается применять шрифт размером 13 пт.

При подготовке правовых актов Администрации, губернатора Ненецкого автономного округа и исполнительных органов государственной власти применяется шрифт Times New Roman размером 13-14 пт.

Для оформления таблиц допускается размер шрифта 10-12 пт.

Не допускается произвольное графическое выделение отдельных реквизитов, слов, абзацев или частей текста с помощью других начертаний (курсива, полужирного шрифта или их сочетания), изменения цвета шрифта, подчеркивания, написания вразрядку или других текстовых эффектов.

19. Создаваемые документы должны иметь установленный состав реквизитов, оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы Администрации и исполнительных органов государственной власти оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, с применением следующих реквизитов:

герб Ненецкого автономного округа;

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

код формы документа;

наименование органа;

наименование структурного подразделения;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные об органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта;

место составления (издания) документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа;

отметка о конфиденциальности.

20. Герб Ненецкого автономного округа размещается на бланках документов в соответствии с законом Ненецкого автономного округа от 04.10.2007 N 121-оз "О гербе Ненецкого автономного округа".

На продольном бланке "Губернатор Ненецкого автономного округа" размещается полный герб Ненецкого автономного округа в многоцветном варианте.

На бланках Администрации, исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти размещается гербовый щит Ненецкого автономного округа в одноцветном варианте.

21. Код организации проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

22. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

23. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

24. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

25. Реквизиты, указанные в пунктах 21-24 настоящей Инструкции, включаются в документ при необходимости (например, в финансовые документы).

26. Авторами документа могут быть губернатор Ненецкого автономного округа, Администрация, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственной власти.

Наименование органа - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законом, положением об исполнительном органе государственной власти.

Наименование структурного подразделения - автора документа, помещаемое на бланках документов, указывается под наименованием органа в соответствии с положением о соответствующем структурном подразделении.

Наименование должности лица - автора документа, помещаемое на бланках документов, указывается в соответствии с нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа.

Сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти указывается в тех случаях, когда оно закреплено в положении об этом органе, и помещается в скобках под полным наименованием или за ним.

В правовых актах указывается полное наименование органа (должностного лица), принявшего (издавшего) акт.

27. Справочные данные об органе указываются в бланках служебных писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа.

28. Наименование вида создаваемого документа и указание на него в бланке должно быть предусмотрено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В правовом акте в обязательном порядке указывается вид правового акта.

29. Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, служебные записки, акты и др.), утверждения (регламент, план, инструкция, положение, правила, отчет и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол).

В правовом акте указывается дата принятия акта (в отношении законов Ненецкого автономного округа - также дата подписания принятых законов губернатором Ненецкого автономного округа).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2014 года следует оформлять 05.01.2014.

В правовых актах дата документа (дата принятия акта) оформляется словесно-цифровым способом, например: 08 февраля 2016 г.

В письмах и таблицах используется цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. В правовых актах дата принятия акта печатается центровым способом и отделяется от наименования вида правового акта двумя межстрочными интервалами.

30. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополнятся индексом дела по номенклатуре дел, может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях и прочее.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа - и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

31. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка только тех документов, которые являются ответами на поступивший документ адресанта.

Данный реквизит располагается ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" документа и включает в себя исходящий регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты документа адресанта в тексте ответа на него.

32. Место составления (издания) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органа" и "Справочные данные об органе" или, если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме служебных писем, в которых эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об органе".

В правовом акте в обязательном порядке указывается место принятия акта. Данный реквизит отделяется от даты принятия правового акта и регистрационного номера одним межстрочным интервалом и оформляется центрованным способом

33. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля, без выделения полужирным шрифтом. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

В качестве адресата могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане.

Наименование органа, организации, структурного подразделения, а также наименование должности лица, которому адресован документ, печатаются через один межстрочный интервал.

При адресовании документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа

Архивный отдел

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, инициалы и фамилия печатаются через один межстрочный интервал от наименования должности прописными буквами. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Наименование органа, организации, структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Аппарат Администрации
Ненецкого автономного округа

Начальнику архивного отдела

И.И. Ивановой

При адресовании документа руководителю государственного органа, органа местного самоуправления, организации его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
ООО "Возрождение"

П.П. Петрову

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ГБОУ НАО
"Средняя школа N 1 г. Нарьян-Мара
с углубленным изучением отдельных предметов"
ул. Ленина, д. 23Б,
г. Нарьян-Мар, 166000

При адресовании документа гражданину указывают его фамилию, после которой инициалы, а затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается через межстрочный интервал от фамилии и инициалов, например:

Ивановой К.С.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

При отправке документа по электронной почте (без досыла на бумажном носителе) указывается адрес электронной почты, например:

Петрову А.А.

apetrov@yandex.ru

Документ не должен содержать более четырех адресатов (исключение составляют исковые заявления, отзывы на иски, содержащие количество адресатов по числу лиц, участвующих в деле). Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех документ рассылается согласно списку рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

При адресовании документа лицам, замещающим однородные должности, однородным органам и организациям указывается их обобщенное наименование, например:

Главам муниципальных образований

Ненецкого автономного округа

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234. В соответствии с указанными Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в реквизите "Адресат" (этот порядок также распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об органе"):

для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, государственные органы Ненецкого автономного округа, органы местного самоуправления.

34. Гриф утверждения оформляется при утверждении документа должностным лицом, к компетенции которого это относится.

Гриф утверждения документа располагается в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование органа" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа, без выделения полужирным шрифтом, и центрируется относительно самой длинной строки.

Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор

Ненецкого автономного округа

Личная подпись, инициалы, фамилия

22.01.2017

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

35. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на документе (в заголовочной части документа или на свободном от текста месте), на бланке резолюции (поручения) или вносится непосредственно в СЭД "ДЕЛО".

Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату, например:

Попову В.С.

Прошу подготовить проект

договора к 05.10.2017

личная подпись дата

Резолюция не должна содержать формулировки, допускающие неоднозначное толкование изложенных в ней поручений или указаний.

При наличии нескольких исполнителей, определяется ответственный исполнитель, который указывается первым. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями. Ответственный исполнитель в целях выработки совместного решения по исполнению поручения, имеет право созывать согласительные совещания с соисполнителями, направлять исполнителям запросы.

36. Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок к тексту документа составляется автором документа. Допускается отсутствие заголовка к тексту документов.

Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman размера 12 пт без абзацного отступа, без выделения полужирным шрифтом, на расстоянии не менее 90 мм от верхнего края листа, с прописной буквы.

Заголовок к тексту документа может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

Заголовок к тексту документа, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках. Точка в конце заголовка не ставится.

В правовых актах вместо заголовка к тексту документа указывается наименование правового акта, обозначающее предмет регулирования. Наименование правового акта печатается шрифтом Times New Roman размера 14 пт через один межстрочный интервал по ширине страницы над текстом правового акта центрованным способом на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, точка в конце не ставится. Допускается не указывать наименования правового акта в правовых актах исполнительных органов государственной власти ненормативного характера.

Заголовок к тексту документа (наименование правового акта) должен быть согласован с наименованием вида документа (видом правового акта), например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных гражданских служащих и работников Инспекции".

При регистрации документа заголовок к тексту документа (наименование правового акта) вносится в соответствующие регистрационные формы: карточку, базу данных, журнал.

37. Отметка о контроле исполнения документа проставляется на документах, поставленных на контроль, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на верхнем поле документа справа.

38. Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, за исключением правовых актов, печатается на расстоянии двух межстрочных интервалов от заголовка к тексту документа. Первая строка абзаца печатается с абзацным отступом в 1,25 см от левой границы текстового поля. В строке между словами наличие больших пробелов не допускается.

При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы на лицевой стороне нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля листа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размера 10 пт. Выделение номера страницы слева и справа с помощью дефисов и других символов не допускается.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: наименование вида документа, автор, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа или наименование правового акта (при необходимости). Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"...

Во второй (распорядительной) части излагаются предписания: решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Во внутренних документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов и выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

В письмах используют следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Администрация Ненецкого автономного округа не возражает", "Комиссия считает возможным").

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.".

39. При направлении документа (служебного письма, аналитической, докладной или служебной записки) в адрес конкретного должностного лица, как правило, используются фразы этикетного характера (персональное обращение к адресату), которые пишутся в начале документа перед текстом. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:

Уважаемый Дмитрий Борисович!

Уважаемая Марина Владимировна!

Этикетные фразы перед текстом документа отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, а от основного текста документа - одной пустой строкой.

40. Знаки препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, многоточие, восклицательный и вопросительный знаки) не отделяются пробелом от предшествующих слов.

Перенос знаков препинания на другую строку не допускается.

Кавычки и скобки не отделяются пробелом от заключенных в них слов, знаки препинания не отделяются от предшествующих скобок и кавычек.

41. Для оформления документов используются парные символы кавычек "елочки". Кавычки оформляются тем же шрифтом, что и заключенный в них текст.

Если внутри слов, заключенных в кавычки, встречаются другие слова, в свою очередь заключенные в кавычки, то в конце текста ставится одна закрывающаяся кавычка, например:

ГБУК НАО "Дворец культуры "Арктика", закон Ненецкого автономного округа от 02.02.2017 N 301-оз "О внесении изменений в закон Ненецкого автономного округа "О физической культуре и спорте в Ненецком автономном округе".

42. При оформлении документов используется символ "тире" как знак препинания в тексте документа. Применение тире определяется правилами русской орфографии и пунктуации.

Тире, обозначающее диапазон значений, границы которого заданы числами, пробелами не отделяется, например: 1941-1945, XVI-XVII.

В остальных случаях перед и после тире ставятся пробелы.

43. Дефис относится к небуквенным орфографическим знакам. Написание слов с дефисами определяется правилами русского языка. Пробелом от слова дефис не отделяется, за исключением случаев его употребления в сложных словах при перечислении частей данных слов, например:

ветхие одно- и двухэтажные дома;

теле- и радиовещание.

При разрыве в конце строки сложного слова, которое пишется через дефис, или регистрационного номера документа, включающего один или несколько дефисов, необходимо использовать специальный символ "неразрывный дефис", не позволяющий программе разорвать в этом месте строку.

Для облегчения набора символа "неразрывный дефис" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "-" ("минус" на основной клавиатуре).

44. Для написания чисел в тексте документа используются следующие формы: словесная (четыре компьютера, пять мониторов), цифровая (4 компьютера, 5 мониторов) и словесно-цифровая (25-тысячный).

Словесно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями - 50 тыс. рублей.

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XX-XXI века, I квартал, IV квартал, XX специальная сессия Генеральной Ассамблеи ООН; XXII Олимпийские зимние игры в Сочи.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и пишется в родительном падеже единственного числа: "36,5 метра", "108,2 метра", но "36,5 тыс. метров".

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: "90-летие", "в 3-месячный срок", "10-процентный раствор", "3-дневная командировка", "6- и 7-секционные дома".

Знаки номера, параграфа, процента, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, а также в заголовках граф таблиц. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процента и тому подобное также пишутся словами.

Знаки номера, параграфа, процента и тому подобное при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, например: "N 1-5", "§ 1 и 2", "25-30%".

Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: "сотрудник 1-го отдела", "занять 2-е место"; "в начале 2000-х годов", "411-й маршрут автобуса".

Наращение не используется:

при записи количественных числительных: словарь в 4 томах; работа 2 сотрудников; программа из 12 мероприятий;

при записи календарных дат словесно-цифровым способом: 1 апреля 2017 года;

при обозначении числа римской цифрой: XXII Олимпийские игры; IX конгресс, XXI век, Людовик XIV;

в номерах томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и тому подобное, если родовое слово (том, глава) предшествует числительному: на с. 196, в т. 5, в табл. 11, в прил. 1 (но: на 196-й странице, в 5-м томе, в 11-й таблице, в 1-м приложении).

Наращение в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.

Наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 85-я годовщина (восемьдесят пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).

Наращение должно быть двухбуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го созыва (пятого созыва), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го заседания (из тридцать второго заседания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).

Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого из них: 1-й, 2-й участник; 80-е и 90-е годы.

Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивается только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.

Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивается:

только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;

у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м-20-х рядах.

45. Для написания в тексте документа даты, состоящей из дня месяца (числа), месяца и года, используются цифровой и словесно-цифровой способы оформления дат.

При цифровом способе дату документа записывают арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2014, 05.03.2015, при этом слово "г.", "года" не указывается.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют следующим образом: 10 августа 2014 года, 5 марта 2015 года.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: "Государственная программа... на 2018 год".

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее оформляют следующим образом:

"в мае 2015 года", "в III-IV кварталах 2018 года".

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом. При римских цифрах наращения не используются: в I квартале.

Календарные сроки в документах обозначаются следующим образом: "за 4 месяца 2017 года", "в 2014-2017 годах".

46. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например: Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.

47. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

элементы даты;

номера документа, при использовании ссылок в тексте документа;

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не допускается в тексте документа оставлять в конце строки предлоги, союзы, частицы (одно-, двух- и трёхбуквенные).

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например:

многие не

хотят...

48. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

При оформлении текста в виде таблицы:

заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа;

в конце заголовка (подзаголовка) точка не ставится, даже если он не закончен (например, в конце стоят слова "за счет", "в том числе");

знаки препинания в таблице ставятся только внутри предложения (в конце предложения знаки препинания не ставятся);

после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится;

заголовки граф и строк таблицы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение;

словосочетания и предложения выравниваются в графах таблицы по левому краю, цифры - по центру;

если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих граф (возможно оформление таблицы с повторением наименования заголовков и подзаголовков граф на каждой странице).

49. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через один межстрочный интервал.

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через один межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1-1,5 межстрочным интервалом, например:

Состав
Координационного совета_..

Председатель
Тарасов	-	заместитель...
Сергей Борисович
Заместитель председателя
Иванова	-	руководитель_
Ольга Владимировна
Секретарь
Петрова	-	главный консультант_
Инна Сергеевна
Члены совета:
Андреев	-	начальник_
Иван Иванович
(и далее в алфавитном порядке)

50. Отметка о наличии приложения используется при оформлении разного рода писем и приложений к правовым актам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Отметка о наличии приложения к письму, служебной записке, пояснительной записке оформляется шрифтом соответствующим шрифту основного текста документа, ниже текста документа с абзацным отступом от границы левого поля 1,25 см и отделяется от текста одним межстрочным интервалом. Слово "Приложение" не подчеркивается, пишется с прописной буквы.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров, например:

Приложение:

1. Положение о комиссии на 2 л. в 1 экз. 2. Состав комиссии на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет:

	Приложение:	в 3 экз.
	или
	Приложение:	Техническое задание на разработку системы Электронная канцелярия в 2 экз.

Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, то отметка о наличии приложения имеет следующий вид:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами без знака "N".

На приложениях к правовым актам правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам на первом листе в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" (без кавычек, без выделения полужирным шрифтом) и наименование вида документа (вид акта), его дата, регистрационный номер и наименование. Строки реквизита выравниваются по левому краю, например:

Приложение
к распоряжению Администрации
Ненецкого автономного округа
от 14.01.2010 N 8-р
"О безвозмездной передаче
государственного имущества"

Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений к правовому акту приложениям присваиваются порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами, перед которыми знак "N" не применяется (Приложение 1, Приложение 2).

51. В состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста документа 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, без абзацного отступа, без выделения полужирным шрифтом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела, между инициалами и фамилией делается пробел), без выделения полужирным шрифтом.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Начальник Управления культуры

Личная подпись

И.О. Фамилия

При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:

Начальник Управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов, например (с использованием бланка письма губернатора Ненецкого автономного округа):

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Управления документационного обеспечения

Личная подпись

Е.В. Смирнова

Начальник организационного отдела

Личная подпись

О.В. Соколовская

Документы коллегиальных органов подписываются председателем или председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Д. Петрова
Заместитель председателя комиссии	Личная подпись	Т.Н. Кожевникова
Секретарь комиссии	Личная подпись	И.Е. Литвина
Члены комиссии:	Личная подпись	А.Б. Алексеев
	Личная подпись	Б.Д. Бочкин

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне, например:

Начальник Управления финансов

Начальник Управления культуры

Личная подпись

И.О. Фамилия

Личная подпись

И.О. Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола руководителя, исполняющего обязанности руководителя, наименование должности указывается в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности начальника Управления

О.В. Макарова

Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

Факсимильное воспроизведения подписи (далее - факсимиле) на подлинниках документов (распорядительные документы, официальные письма, пояснительные записки и др.) запрещается. Возможно использование факсимиле для подписания большого количества приглашений, извещений, открыток и т.п.

52. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи включает изображение герба Ненецкого автономного округа в соответствии с законодательством.

Пример:

Наименование должности

Документ подписан электронной подписью Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Рожин Дмитрий Васильевич Действителен с 01.12.2017 до 01.12.2019

Д.В. Рожин

53. Гриф согласования документа используется при внешнем согласовании проекта документа с другими органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без выделения полужирным шрифтом), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа или организации), собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования либо наименование документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа или на оборотной стороне последнего листа, шрифтом размера 12 пт.

Если согласование осуществляется непосредственно должностным лицом, данный реквизит оформляется следующим образом:

Согласовано

Начальник Управления образования

Личная подпись А.А. Никонов

09.02.2018

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется следующим образом:

Согласовано

Письмо Управления образования

от 09.02.2018 N 456

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов или организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования документа, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

Лист согласования
Положение о_

	Согласовано Начальник Управления финансов			Согласовано Начальник правового управления
	Личная подпись	А.А. Никонов		Личная подпись	Ю.А. Щербук
	14.04.2018			14.04.2018

Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования, которое оформляется визой.

54. Визой согласования документа (далее - виза) оформляется внутреннее согласование проекта документа, которое проводится перед внешним согласованием и подписанием документа. Проект документа согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями, отдельными должностными лицами исполнительного органа государственной власти.

Согласование документа оформляют визой, которая указывает на согласие или несогласие лица, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Должность и расшифровка подписи печатаются шрифтом Times New Roman размера 12 пт (10 пт). Например:

	Начальник правового управления	Личная подпись	К.С. Кострова
	09.02.2018

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

	Замечания прилагаются
	Начальник организационного отдела	Личная подпись	Е.В. Дуркина
	25.02.2018

Замечания излагаются на отдельном листе с обязательным проставлением даты (от руки или в печатном виде), подписываются и прилагаются к проекту документа.

На проектах законодательных и иных нормативных правовых актов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела исполнительного органа государственной власти, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа отправляется из исполнительного органа государственной власти, визы оформляются на втором (визовом) экземпляре в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования. При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому проекту документа этот лист относится (наименование, автор проекта документа).

Если в процессе визирования становится понятным, что в проект документа необходимо вносить существенные изменения, он после внесения соответствующих изменений подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

На согласование в правовое управление Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа проекты документов направляются после проведения внутреннего и внешнего согласования со всеми другими заинтересованными лицами, структурными подразделениями, органами и организациями.

55. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (герба Ненецкого автономного округа) используется исключительно для подтверждения (удостоверения) подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами Администрации и исполнительных органов государственной власти.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

Гербовой печатью заверяется только подписанный документ. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в Приложении 13 к настоящей Инструкции.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал собственноручной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название органа или его структурного подразделения. В исполнительных органах государственной власти таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках, пропусках, копиях документов, направляемых за пределы организации, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

56. Отметка о заверении копии проставляется на копии документа. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится гербовая печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

Для свидетельствования верности копии документа (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии документа (выписки из документа), на свободном месте под реквизитом "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание на место нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле

(наименование органа) N _______ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

В случае создания копии с копии документа для ее заверения делается отметка "Копия с копии".

Если документ требуется сброшюровать, то листы многостраничной копии документа нумеруются, на левом поле делается четыре прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5x6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:

В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов Верно Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г. Лаврова 24 апреля 2018 г.

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый лист многостраничной копии документа.

57. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом Times New Roman размера 8 пт. Слово "Исполнитель" или "Исп." не печатается.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:

Петров Алексей Александрович 8 (81853) 4-25-65

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию, имя, отчество исполнителя, фамилию, имя, отчество работника, изготовившего документ (при необходимости), и дату печатания документа.

На документах, имеющих отметку о конфиденциальности, указывается не только количество экземпляров, но и адрес направления каждого экземпляра, дата печатания, учетный номер носителя, с которого произведена печать, например:

Отп. 3 экз.

С СМНИ N 5 ДСП

Экз. N 1 - в адрес.

Экз. N 2 - в отдел N 1.

Экз. N 3 - в отдел N 8.

Семенова Галина Ивановна

8 (81853) 4-25-65

15.11.2017

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя.

58. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

59. Отметка о поступлении документа в орган содержит входящий регистрационный номер документа и дату его поступления (при необходимости - часы и минуты).

Отметка проставляется с использованием штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

60. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, виды которой установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться номером экземпляра документа.

61. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

62. Состав обязательных реквизитов нормативных правовых актов устанавливается законом Ненецкого автономного округа от 03.02.2006 N 673-оз "О нормативных правовых актах Ненецкого автономного округа" (далее - Закон N 673-оз).