Раздел V. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Раздел V
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

99. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера 13 пт - 14 пт.

Протокол имеет следующие реквизиты:

вид документа (протокол) - печатается от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размера 14 пт и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается обычным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

дата - оформляется словесно-цифровым способом, печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита, располагается либо по центру (вместе с регистрационным номером), либо от границы левого поля (в этом случае регистрационный номер располагается от границы правового поля);

номер протокола - печатается арабскими цифрами, состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды;

место проведения - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизитов "Дата" и "регистрационный номер", выравнивается по центру и отделяется от указанных реквизитов сплошной чертой (допускается печатать размера шрифта 12 пт).

Протоколы совещаний у губернатора Ненецкого автономного округа и заместителей губернатора Ненецкого автономного округа, проводимых вне заседаний комиссий, рабочих групп, организационных комитетов, регистрируются в отделе делопроизводства. После регистрации документ пересылается посредством СЭД "ДЕЛО" ответственным лицам для внесения резолюций и выставления контрольных сроков. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, составленным и подписанным ответственным секретарем.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (Приложение 16).

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание (совещание):

Председатель или председательствующий - должность, инициалы и фамилия;

секретарь - должность, инициалы и фамилия;

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указываются должности, инициалы и фамилии).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через межстрочный интервал.

Допускается не указывать наименование должностей, обобщая их как участников мероприятия. Например: Члены администрации, члены рабочей группы, члены совета и др.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?". Арабская цифра печатается от границы левого поля.

Наименование раздела отделяется от текста сплошной чертой. Под чертой от границы левого поля указывается фамилия и инициалы докладчика.

Текст каждого протокола строится по схеме:

Выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола перед словом "выступили" или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Слова "слушали", выступили", "постановили (решили)" печатают от границы левого поля прописными буквами, каждое с новой строки и заканчивают двоеточием (таким образом они зрительно разбивают текст).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей (Приложение 17).

Требования к оформлению полного протокола распространяются и на краткий, за исключением основной части протокола, которая включает только рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и результаты голосования (при необходимости). Содержание докладов и выступлений в кратком протоколе не фиксируется.

Протокол подписывается председателем или председательствующим на совещании (заседании) и секретарем. Датой протокола является дата совещания (заседания).

Подписи отделяются от текста 2-3 межстрочными интервалами, включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Допускается вместо должности лица указывать - Председатель совещания (заседания).

Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего 2-3 межстрочными интервалами и включает в себя аналогичные подписи председателя реквизиты.

Протокол оформляет секретарь совещания (заседания).

В случаях, предусмотренных правовыми актами, допускается подписание протокола всеми членами органа, принимающего решения.

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается в дело должностным лицом, регистрирующим протокол, и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

При необходимости протокол визируется заместителем губернатора Ненецкого автономного округа, должностными лицами, сотрудниками органа, который организовывал совещание. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа протокола (аналогично расположению виз на проектах правовых актов).

В случае, если в протоколе содержится конфиденциальная информация, отметка о конфиденциальности печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже отметки и центрируется по отношению к ней.

При необходимости оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "выписка из протокола".

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Если выписка из протокола дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

100. Доверенность - письменное уполномочивание, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность от имени исполнительного органа государственной власти выдается за подписью его руководителя или иного уполномоченного лица с проставлением печати данного исполнительного органа государственной власти.

Доверенность, подписываемая губернатором Ненецкого автономного округа, заместителями губернатора Ненецкого автономного округа, регистрируется в отделе делопроизводства.

Доверенности, подписываемые руководителями исполнительных органов государственной власти, регистрируются службами делопроизводства данных органов.

Образец доверенности приведен в Приложении 11 к настоящей Инструкции.

Единой унифицированной формы доверенности нет. При оформлении доверенности используются следующие обязательные реквизиты:

наименование вида документа (доверенность);

дата выдачи доверенности;

сведения об исполнительном органе государственной власти - доверителе (наименование, юридический адрес, ИНН и т.д.);

подпись руководителя исполнительного органа государственной власти - доверителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами;

оттиск печати организации-доверителя.

101. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее трех исполнителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Акт печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера 13 пт - 14 пт, через один межстрочный интервал.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен согласовываться со словом "акт", например: акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В Администрации и исполнительных органах государственной власти акты утверждаются соответственно губернатором Ненецкого автономного округа, заместителями губернатора Ненецкого автономного округа и руководителями исполнительных органах государственной власти, по распоряжению которых проводились действия, завершившиеся составлением акта.

102. Служебные письма готовятся:

как инициативные письма;

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на обращения и запросы федеральных органов исполнительной власти;

как ответы на обращения и запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, правоохранительных и судебных органов, органов прокуратуры и т.д.;

как ответы на обращения организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, но не могут превышать 30 дней со дня регистрации.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении исполнительного органа государственной власти - адресата.

Датой письма является дата его подписания.

Проекты писем визируются на оборотной стороне последней страницы второго (визового) экземпляра письма (снизу вверх) исполнителем, руководителем структурного подразделения и иными заинтересованными должностными лицами. Расшифровка подписи обязательна.

Проекты писем, отправляемых в качестве ответных, о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации в обязательном порядке визируются начальником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (лицом, его замещающим).

Исходящее служебное письмо, подписанное соответствующим руководителем, отправляется внешним адресатам, второй (визовый) экземпляр, завизированный в установленном порядке, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Письма на иностранном языке подлежат регистрации только с дублированием письма на русском языке на таком же бланке.

Проекты писем, создаваемые в форме электронного документа, визируются в СЭД "ДЕЛО".

Устанавливаются следующие особенности подготовки писем за подписью губернатора Ненецкого автономного округа:

исполнитель оформляет проект письма в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, и организует его визирование;

после визирования проект письма на бумажном носителе и в электронной форме представляется в организационно-контрольное управление Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа для редактирования, при этом к проекту письма прилагаются необходимые документы;

проект письма редактируется с целью соблюдения норм современного русского языка и правил оформления, установленных настоящей Инструкцией. В случае если в ходе редактирования смысл письма меняется существенно, проект письма подлежит повторному визированию;

после редактирования письмо распечатывается сотрудником организационно-контрольного управления Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа на продольном бланке "Губернатор Ненецкого автономного округа", представляется на подпись, регистрируется в отделе документооборота и отправляется по назначению.

103. В Администрации, исполнительных органах государственной власти, структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти в целях информационного обмена между должностными лицами, структурными подразделениями, сотрудниками создаются:

объяснительные записки - письменные сообщения вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельства;

служебные записки - документы, в которых излагаются предложения, замечания, отчеты, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных органов, структурных подразделений и должностных лиц;

докладные записки - документы, адресованные руководителю, содержащие изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

По содержанию служебные и докладные записки могут подразделяться на инициативные, информационные и отчетные (по исполнению поручений).

Регистрация, отправка, использование и хранение записок осуществляется с использованием СЭД "ДЕЛО".

Регистрация записок осуществляется:

при подписании заместителем губернатора Ненецкого автономного округа - в отделе документооборота;

при подписании руководителем исполнительного органа государственной власти, сотрудником исполнительного органа государственной власти - службой делопроизводства указанного органа.

Обязательными реквизитами записок являются:

наименование исполнительного органа государственной власти (структурного подразделения);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер;

адресат;

подпись.

При необходимости записки визируются заинтересованными должностными лицами.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (служебная записка, объяснительная записка) и располагается через 2-3 межстрочных интервала после наименования органа (структурного подразделения).

Дата и регистрационный номер записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 24.03.2012.

Адресат оформляется в правом верхнем углу.

Заголовок к записке указывается при необходимости и должен кратко отвечать на вопрос "О чем?".

В текст записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

Образец оформления записки приведен в Приложении 18 к настоящей Инструкции.

104. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы согласно Приложению 19 к настоящей Инструкции.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер" "ваш" или "на ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер, минус, плюс и т.д.

Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается прописными буквами без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать не допускается.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается со следующего после текста абзаца.

В подписи должны быть указаны фамилия и полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя, исходящий номер и дата, место отправления указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

105. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа (приказ, протокол, акт, договор, письмо и т.д.). Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью так, чтобы текст легко читался.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

При передаче и приеме документа по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, как правило, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа, подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документа с отметкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ предварительно регистрируется.