Раздел IХ. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

Раздел IХ
Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

187. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах государственной власти с указанием сроков их хранения, оформленный по форме, установленной Приложением 23 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел, предназначенная для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (до 10 лет включительно), описей дел временного хранения (свыше 10 лет).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительных органов государственной власти.

Вновь созданные исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения исполнительных органов государственно власти обязаны в месячный срок со дня создания разработать номенклатуру дел и представить ее лицу, ответственному за ведение архива Администрации, исполнительного органа государственной власти.

Сводная номенклатура дел в Администрации и Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа составляется отделом документооборота, а в исполнительных органах государственной власти - лицом, ответственным за ведение архива, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа и утверждается первым заместителем губернатора Ненецкого автономного округа - руководителем Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, а в исполнительных органах государственной власти - руководителем исполнительного органа государственной власти. Согласование номенклатуры дел осуществляется не реже одного раза в 5 лет.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения исполнительных органов государственной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается, и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае кардинальных изменений функций и структуры исполнительных органов государственной власти.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с Правилами организации и хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.

188. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в архив для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел в Администрации осуществляется отделом документооборота, в исполнительных органах государственной власти - работником, ответственным за ведение архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; помещать в дела ксерокопии факсограмм, в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

В отдельные дела формируются постановления и распоряжения губернатора Ненецкого автономного округа и Администрации, распоряжения исполнительных органов государственной власти, приказы исполнительных органов государственной власти и документы к ним.

Постановления, распоряжения и приказы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу и документов административно-хозяйственной деятельности.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление дел проводится работниками отдела документооборота, соответствующих структурных подразделений исполнительных органов государственной власти, в обязанность которых входит ведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по форме, установленной Приложением 24 к настоящей Инструкции;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела по форме, установленной Приложением 25 к настоящей Инструкции;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела по форме, установленной Приложением 26 к настоящей Инструкции;

подшивку дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Исполненные документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурном подразделении в течение всего срока хранения, после чего уничтожаются по акту, оформленному согласно Приложению 30 к настоящей Инструкции.

189. Хранение и передача дел в архив.

Руководители исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования (в исполнительных органах государственной власти, в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти) в течение 3 лет, а затем полностью оформленные дела передаются в архив Администрации, исполнительных органов государственной власти. На завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляется опись документов согласно Приложениям 27-29 к настоящей Инструкции.

При передаче дел в архив сотрудником, ответственным за ведение архива, проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения исполнительного органа государственной власти, обязаны устранить.

Выдача дел сотрудникам Администрации, исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти производится с разрешения начальника отдела документооборота, сотрудника, ответственного за ведение архива, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указываются исполнительный орган государственной власти, структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам Администрации, исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений исполнительных органов государственной власти на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения первого заместителя губернатора Ненецкого автономного округа - руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа либо руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти.

Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает в себя работу ответственного за ведение архива сотрудника по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Все виды работ проводятся в соответствии с Правилами организации и хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.