Раздел IV. Функции Архива Департамента

Раздел IV
Функции Архива Департамента

8. Архив Департамента осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Департамента, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Департамента;

3) представляет в государственный архив Ненецкого автономного округа учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Департамента документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Департамента, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Департамента;

5) осуществляет подготовку и представляет:

на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Департамента описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение руководителю Департамента описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив Ненецкого автономного округа;

7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Департамента в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Департамента;

9) организует информирование руководства и государственных гражданских служащих Департамента о составе и содержании документов Архива Департамента;

10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организует выдачу документов и дел во временное пользование;

12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

13) ведет учет использования документов Архива Департамента;

14) создает фонд пользования Архива Департамента и организует его использование;

15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Департамента;

16) участвует в разработке документов Департамента по вопросам архивного дела и делопроизводства;

17) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и государственным гражданским служащим Департамента:

в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

в подготовке документов к передаче в Архив Департамента.