Приложение. Порядок формирования и использования подсистемы "Единое хранилище документов" государственной информационной системы Ненецкого автономного округа "Информационная система по предоставлению государственных и муниципальных услуг"

Приложение
к постановлению Администрации
Ненецкого автономного округа
от 15.07.2019 N 199-п
"Об утверждении Порядка формирования
и использования подсистемы "Единое
хранилище документов" государственной
информационной системы Ненецкого
автономного округа "Информационная система
по предоставлению государственных
и муниципальных услуг"

Порядок
формирования и использования подсистемы "Единое хранилище документов" государственной информационной системы Ненецкого автономного округа "Информационная система по предоставлению государственных и муниципальных услуг"

1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", законом Ненецкого автономного округа от 23.04.2019 N 64-оз "О предоставлении в Ненецком автономном округе государственных и муниципальных услуг с использованием единого хранилища документов" (далее - закон округа N 64-оз) и распространяется на отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных услуг, оказываемых исполнительными органами государственной власти Ненецкого автономного округа (далее - органы, предоставляющие государственные услуги), и муниципальных услуг, оказываемых органами местного самоуправления муниципальных образований Ненецкого автономного округа (далее - органы, предоставляющие муниципальные услуги), физическим лицам либо их уполномоченным представителям в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр) на территории Ненецкого автономного округа в соответствии с соглашениями о взаимодействии с использованием единого хранилища документов, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими государственные услуги (органами, предоставляющими муниципальные услуги), и в электронной форме посредством регионального портала государственных и муниципальных услуг Ненецкого автономного округа (далее - региональный портал) с использованием подсистемы "Единое хранилище документов" государственной информационной системы Ненецкого автономного округа "Информационная система по предоставлению государственных и муниципальных услуг" (далее - единое хранилище документов).

2. Понятия и термины, используемые в настоящем Порядке, применяются в значениях, определенных законом округа N 64-оз.

3. Перечень категорий документов личного хранения, содержащих сведения о документах личного хранения, размещаемых в едином хранилище документов, определен в Приложении к настоящему Порядку (далее - Перечень).

4. Создание электронных образов документов личного хранения, их размещение в едином хранилище документов и использование при обращении физического лица либо его уполномоченного представителя по месту его пребывания (проживания) в многофункциональный центр с запросом о предоставлении государственной и (или) муниципальной услуги осуществляется с их письменного согласия.

5. Получение письменного согласия, предусмотренного пунктом 4 настоящего Порядка (далее - письменное согласие), осуществляется уполномоченным должностным лицом многофункционального центра, единожды.

6. Письменное согласие хранится в многофункциональном центре в порядке, установленном уполномоченным многофункциональным центром.

7. Электронный образ письменного согласия приобщается уполномоченным должностным лицом многофункционального центра с использованием подсистемы "Автоматизированная информационная система многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг" государственной информационной системы Ненецкого автономного округа "Информационная система по предоставлению государственных и муниципальных услуг", к личному делу физического лица, выразившего такое согласие.

8. Создание электронных образов документов личного хранения осуществляется уполномоченным должностным лицом многофункционального центра после проверки соответствия создаваемой копии представленного документа его оригиналу.

9. Обязанности уполномоченного должностного лица многофункционального центра по проверке документа личного хранения, представленного для создания его электронного образа, ограничиваются проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать содержание и автора документа личного хранения.

При отсутствии существенных недостатков в документе личного хранения уполномоченное должностное лицо многофункционального центра создает его электронный образ.

Существенными недостатками признаются:

подчистки, дописки, зачеркнутые слова, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;

нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;

повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности.

Уполномоченное должностное лицо многофункционального центра, создавая электронные образы документов личного хранения, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.

Не допускается создание электронного образа документа личного хранения в случае невозможности идентифицировать автора документа личного хранения.

10. Электронный образ документа личного хранения формируется в виде многостраничного файла формата PDF в оттенках серого или полноцветном режиме с разрешением не менее 300 dpi, качество которого должно позволять прочитать (распознать) графическую информацию в полном объеме.

Документы личного хранения, содержащие несколько листов, формируются в один файл.

11. Физические лица либо их уполномоченные представители имеют право обратиться в многофункциональный центр с заявлением о размещении документов личного хранения в едином хранилище документов либо исключении документов личного хранения из единого хранилища документов.

12. Документы личного хранения, содержащие персональные данные лица, не являющегося заявителем, и, если в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" обработка таких персональных данных может осуществляться с согласия указанного лица, размещаются в едином хранилище документов с письменного согласия указанного лица или его законного представителя (далее - субъект персональных данных) на обработку персональных данных указанного лица.

13. Письменное согласие, предусмотренное пунктом 12 настоящего Порядка, оформляется уполномоченным должностным лицом многофункционального центра в присутствии субъекта персональных данных, либо удостоверяется нотариально.

Документы, подтверждающие получение согласия, могут быть представлены, в том числе в форме электронного документа.

Действие настоящего пункта не распространяется на лиц, признанных безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

14. Размещение документов личного хранения в едином хранилище документов осуществляется уполномоченным должностным лицом многофункционального центра после завершения формирования их электронных образов.

Документы, представленные в форме электронного документа, размещаются в едином хранилище документов после проверки целостности электронного документа и действительности электронной подписи.

15. Отнесение документа личного хранения к одной или нескольким категориям документов личного хранения осуществляется уполномоченным должностным лицом многофункционального центра на основании возможного использования сведений, содержащихся в таком документе, согласно Перечню.

16. Сроки, в течение которых документы личного хранения, размещенные в едином хранилище документов, могут быть использованы заявителями для подачи запроса (комплексного запроса) о предоставлении государственной и (или) муниципальной услуги, определяются уполномоченным должностным лицом многофункционального центра в соответствии с Перечнем при размещении документа личного хранения в едином хранилище документов.

Не допускается размещение в едином хранилище документов документа личного хранения с истекшим сроком использования.

17. Сроки, в течение которых документы личного хранения размещенные в едином хранилище документов, могут быть использованы органами, предоставляющими государственные услуги, многофункциональными центрами при предоставлении государственных услуг определяются нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа в соответствии с рекомендуемыми сроками, одобренными на заседании комиссии по повышению качества и доступности предоставления государственных и муниципальных услуг в Ненецком автономном округе.

18. Сроки, в течение которых документы личного хранения, размещенные в едином хранилище документов, могут быть использованы органами, предоставляющими муниципальные услуги, многофункциональными центрами при предоставлении муниципальных услуг определяются муниципальными правовыми актами.