Приказ Службы по охране объектов культурного наследия Иркутской области от 12 апреля 2016 г. N 32-СПР "Об утверждении Положения об архиве в службе по охране объектов культурного наследия Иркутской области" (документ утратил силу)

Приказ Службы по охране объектов культурного наследия Иркутской области
от 12 апреля 2016 г. N 32-СПР
"Об утверждении Положения об архиве в службе по охране объектов культурного наследия Иркутской области"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ, Законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 4 апреля 2008 года N 4-ОЗ, руководствуясь Положением о службе по охране объектов культурного наследия Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 9 марта 2010 года N 31-пп, приказываю:

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо "от 17 марта 1994 года" имеется в виду "от 17 марта 1994 года N 552"

1. Утвердить Положение об архиве в службе по охране объектов культурного наследия Иркутской области (прилагается).

2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию в общественно-политической газете "Областная", на "Официальном интернет-портале правовой информации Иркутской области" (www.ogovirk.ru), а также на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru).

3. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

В.з.д. руководителя службы по охране объектов культурного наследия Иркутской области

Г.А.Ивлев

Положение об архиве,
в службе по охране объектов культурного наследия Иркутской области
(утв. Приказом Службы по охране объектов культурного наследия
Иркутской области от 12 апреля 2016 г. N 32-СПР)

1. Общие положения

1.1. Документы Службы по охране объектов культурного значения Иркутской области (далее - Служба), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность, являющиеся Федеральной (областной, государственной, федеральной) собственностью, (собственностью общественных объединений и организаций, негосударственных юридических лиц, средств массовой информации и др.) составляют государственную (негосударственную) часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

1.2. Отнесение документов к составу негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется Архивным агентством области и Государственным архивом Иркутской области совместно с собственниками этих документов на основании договора после экспертизы их ценности.

Условия и порядок заключения договора определяется Архивным агентством Иркутской области.

1.3. До передачи на государственное хранение документы временно в пределах сроков, установленных Федеральной архивным агентством России (договором), хранятся в архиве Службы.

1.4. Архив Службы образован в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 N 552, Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, Законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области" от 04.04.2008 N 4-ОЗ.

1.5. Архив Службы создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

1.6. Архив Службы находится в помещении Службы по адресу: г.Иркутск, ул. 5-й Армии, 2, каб. 26.

Возглавляется заведующим архивом. Заведующий архивом назначается руководителем Службы.

1.7. В своей работе заведующий архивом руководствуется Федеральным законом Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Иркутской области "Об архивном деле в Иркутской области", Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями Федерального архивного агентства РФ и вышестоящей организации, типовыми и ведомственными перечнями документов, методическими рекомендациями Архивного агентства Иркутской области и настоящим положением.

1.8. Заведующий архивом работает по планам, утверждаемым руководителем Службы и отчитывается перед ним в своей работе.

1.9. Круг обязанностей заведующего архивом определяется должностной инструкцией, утвержденной руководителем Службы.

1.10. Контроль за деятельностью архива осуществляется заместителем руководителя Службы.

1.11. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляют курирующие государственные архивы.

2. Состав документов архива

В состав архива входят:

2.1.Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности Службы.

2.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Службы.

2.3. Документы по личному составу.

2.4. Печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы.

2.5. Документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников Службы и подведомственных организаций и предприятий и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

2.6. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и др.)

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности Службы.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Службы.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с основными положениями "Государственной системы документационного обеспечения управления" и "Основными правилами работы ведомственных архивов" и несет ответственность за их сохранность.

3.2.2. Совместно с работниками, ответственными за делопроизводство, контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.2.3. Ежегодно организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве Службы.

3.2.4. Создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее, чем через 2 года, после завершения делопроизводством дел на рассмотрение ЭК Службы и ЭПК архивного агентства области описи дел постоянного хранения и по личному составу.

3.2.5. После утверждения ЭПК архивного агентства Иркутской области описей дел постоянного хранения и по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период.

3.2.6. Осуществляет подготовку документов для изготовления Службой страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в Государственный архив Иркутской области.

3.2.7. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела для работы в Службе;

- ведет учет использования документов;

- выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам.

3.2.8. Принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу Службы.

3.2.9. Консультирует работников Службы по вопросам делопроизводства и архива.

3.2.10. Подготавливает и передает на госхранение документы постоянного хранения в Государственный архив Иркутской области в установленные сроки и в установленном порядке.

3.2.11.Представляет в курирующие государственные архивы паспорт архива Службы в установленные сроки и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях (отделах) Службы.

4.2. Запрашивать от сотрудников Службы и сведения, необходимые для работы с архивом.

4.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в Службе.

4.4. Требовать от сотрудников Службы письменные объяснения причин отсутствия документов.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив Службы задач и функций.

Положение об архиве разработано в соответствии с типовым положением об архиве учреждения.