Раздел 8. Регистрация распорядительных документов

8. Регистрация распорядительных документов

8.1. АСУДП позволяет производить регистрацию распорядительных документов и направлять исполнителям, указанным в распорядительном документе, как документ в целом, так и отдельные пункты распорядительного документа в виде поручений для исполнения.

8.2. Для регистрации подписанного распорядительного документа сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию распорядительного документа, в карточке нового распорядительного документа заполняет следующие поля:

- о чем;

- вид документа (указывается значение из списка);

- уровень РД (указывается уровень: распорядительный документ или пункт распорядительного документа);

- вышестоящий РД (если применимо, указывается ссылка на имеющийся в системе распорядительный документ, на основании которого создается текущий распорядительный документ).

- статус документа (информационное поле, заполняемое значением из списка);

- подготовил (исполнитель/инициатор распорядительного документа);

- подписал (должностное лицо, подписавшее распорядительный документ);

- контроль возложен на (должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением распорядительного документа, согласно тексту распорядительного документа).

- срок исполнения на вкладке "Контроль" (срок исполнения распорядительного документа);

- срок контроля на вкладке "Контроль".

8.3. Если в распорядительном документе присутствуют ссылки на другие документы, в его регистрационной карточке на вкладке "Связанные документы" устанавливается связь с карточками данных документов, если карточки этих документов присутствуют в АСУДП.

8.4. Сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, средствами АСУДП присваивает регистрационный номер распорядительному документу.

8.5. Сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, прикрепляет документ в электронном виде к карточке регистрируемого документа в формате .docx (без реквизитов, без бланка).

8.6. После указания регистрационного номера на бумажной версии распорядительного документа сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, сканирует распорядительный документ, прикрепляет электронный образ документа к карточке регистрируемого распорядительного документа и сохраняет данную карточку.

8.7. Для отправки документа на исполнение или ознакомление сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, использует соответствующую кнопку на панели карточки распорядительного документа "Отправить на исполнение" или "Отправить на ознакомление". При этом открывается карточка формирования поручения, в которой сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, заполняет следующие поля:

- содержание (содержание поручения);

- ФИО на вкладке "Получатели" (ФИО руководителя структурного подразделения или сотрудника, на которого возложено исполнение данного распорядительного документа)

- срок исполнения (автоматически срок исполнения наследуется из карточки распорядительного документа, но может быть изменен на этапе формирования поручения на исполнение или ознакомление),

- контролер (указывается контролер по распорядительному документу, которому будет направлен на визирование результат исполнения данного поручения)

- визирующее лицо (указывается только в случае, когда результат исполнения распорядительного документа (данного поручения), после приемки контролером, должен быть дополнительно утвержден вышестоящим руководителем или должностным лицом администрации города Иркутска, на которого возложен контроль исполнения распорядительного документа. В этом случае указывается ФИО вышестоящего руководителя или должностного лица администрации города Иркутска, на которого возложен контроль исполнения распорядительного документа.)

8.8. Если распорядительный документ имеет пункты, за которыми закреплены разные исполнители (сотрудники или структурные подразделения администрации города Иркутска), сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, после регистрации такого распорядительного документа вносит средствами АСУДП в карточку распорядительного документа пункты распорядительного документа, используя кнопку "Создать пункт РД" на панели карточки распорядительного документа.

8.9. При создании пункта распорядительного документа в карточке пункта распорядительного документа сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, заполняет поле "О чем", а также проверяет соответствие следующих заполненных полей:

- вид документа (указывается значение из списка) - значение автоматически наследуется из карточки распорядительного документа;

- уровень РД (указывается значение "Пункт распорядительного документа") - значение указывается автоматически средствами АСУДП;

- статус документа (информационное поле, заполняемое значением из списка);

- подготовил (автор/инициатор распорядительного документа) - значение автоматически наследуется из карточки распорядительного документа;

- подписал (должностное лицо, подписавшее распорядительный документ) - значение автоматически наследуется из карточки распорядительного документа;

- контроль возложен на (должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением пункта распорядительного документа, или распорядительного документа в целом, согласно тексту распорядительного документа).

- срок исполнения на вкладке "Контроль" (в случае отличия срока исполнения пункта распорядительного документа от общего срока исполнения распорядительного документа);

- срок контроля на вкладке "Контроль" (если срок исполнения пункта отличается от общего срока исполнения распорядительного документа).

8.10. После заполнения карточки пункта распорядительного документа, используя кнопку "Отправить на исполнение" или "Отправить на ознакомление", сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, формирует поручение, аналогично п. 8.7 настоящего Регламента, в соответствующее структурное подразделение, являющееся исполнителем данного пункта распорядительного документа.

8.11. Поручение, созданное из карточки пункта распорядительного документа, направляется на исполнение на имя руководителя структурного подразделения, указанного в распорядительном документе исполнителем по данному пункту.