Раздел 13. Служебная (внутрикорпоративная) переписка в электронном виде в администрации города Иркутска

13. Служебная (внутрикорпоративная) переписка в электронном виде в администрации города Иркутска

13.1. Обмен информацией между структурными подразделениями администрации города Иркутска должен производиться средствами АСУДП в виде электронных служебных писем.

13.2. Инициатором служебного письма может являться любой сотрудник администрации города Иркутска, являющийся пользователем АСУДП.

13.3. Служебное письмо создается средствами АСУДП. При создании служебного письма автор письма заполняет следующий поля:

- кому (получатель служебного письма);

- о чем (содержание служебного письма);

- текст письма;

- подписант (должностное лицо администрации города Иркутска, которое будет утверждать данное служебное письмо перед отправкой получателю);

- согласующие лица (согласующие лица указываются слева направо в порядке от вышестоящего руководителя к нижестоящему);

- желаемый срок исполнения (указывается желаемый срок исполнения служебного письма. Если данное поле не заполнено, срок исполнения будет составлять 30 календарных дней).

13.4. Автор письма создает в карточке служебного письма на вкладке "Связанные документы" связи с карточками других документов в случае, если в письме содержатся ссылки на такие документы.

13.5. Если со служебным письмом направляется дополнительная информация, автор письма прикрепляет к карточке служебного письма на вкладке "Вложения (файлы)" все необходимые файлы с дополнительной информацией, за исключением документов, указанных в п. 6.1 настоящего Регламента.

13.6. После завершения подготовки карточки служебного письма автор направляет письмо на согласование нажатием кнопки "Отправить" на основной панели карточки служебного письма.

13.7. После прохождения согласования и финального утверждения подписантом служебное письмо автоматически поступает получателю в виде документа "На рассмотрение".

13.8. Получатель служебного письма может самостоятельно завершить полученное служебное письмо, указав соответствующий комментарий на вкладке "Результат" в карточке полученного поручения "На рассмотрение", или направить служебное письмо на ознакомление или исполнение, аналогично процессу, описанному в разделе 10 настоящего Регламента.

13.9. Исполнение служебного письма не требует подготовки ответного служебного письма, и производится путем внесения исполнителем необходимой информации о результатах исполнения служебного письма в соответствующие поля в карточке полученного поручения с последующим завершением данного поручения.

13.10. Постановка поручений об исполнении служебного письма на контроль, процесс исполнения служебного письма и визирования результатов исполнения аналогичны процессам, описанным в разделах 10, 11, 12, 18 настоящего Регламента.

13.11. После окончательного утверждения результата исполнения служебного письма в структурном подразделении получателя, автору служебного письма автоматически направляется уведомление о том, что служебное письмо исполнено и можно ознакомиться с результатом исполнения. При этом данное уведомление содержит ссылку на карточку исполненного служебного письма для удобного просмотра результата исполнения.