Раздел 5. Регистрация входящих и исходящих документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии

5. Регистрация входящих и исходящих документов, подлежащих обработке по безбумажной технологии

5.1. Основой наполнения АСУДП является регистрация в АСУДП документов с указанием необходимых сведений (данных) о документе в регистрационной карточке АСУДП, присвоением документу регистрационного номера, фиксирующего факт получения документа или его создания.

5.2. Документы регистрируются в АСУДП только после их предварительного рассмотрения. На этапе предварительного рассмотрения выявляются документы, не подлежащие регистрации в АСУДП.

5.3. Регистрация исходящего документа производится сотрудником, осуществляющим регистрацию документов, в том структурном подразделении, руководитель которого подписал данный документ.

5.4. Документы, направленные в адрес администрации города Иркутска, адресованные мэру города Иркутска, вице-мэру города Иркутска, подписанные мэром города Иркутска, вице-мэром города Иркутска регистрируются в аппарате администрации города Иркутска.

5.5. Каждый документ регистрируется в АСУДП однократно. Повторная регистрация данного документа в другом структурном подразделении администрации города Иркутска не допускается.

5.6. При регистрации входящего документа обращения организаций, сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, вносит в регистрационную карточку "Обращения организаций" в АСУДП следующие сведения о документе:

- заявитель (указывается организация, направившая документ);

- ФИО (фамилия, имя, отчество лица, подписавшего документ), если указаны;

- исходящий номер (указывается номер, присвоенный документу организацией, направившей данный документ), если указан;

- дата обращения (проставляется число, присвоенное документу организацией, направившей данный документ), если указана;

- о чем (содержание или аннотация документа);

- вид обращения (указывается соответствующее значение из списка);

- вид документа (указывается соответствующее значение из списка);

- классификатор (указывается соответствующее значение из списка);

- кому адресовано (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, на чье имя поступил документ);

- кому направляется на рассмотрение (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кому будет направлен данный документ на рассмотрение для выдачи резолюции на исполнение);

- подписант ответа, если известен на момент регистрации (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кем должен быть подписан ответный исходящий документ). Значение поля "Подписант ответа" может быть изменено должностным лицом, кому будет направлен документ на рассмотрение и выдачу резолюции на исполнение;

- контролер по документу (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, осуществляющего функцию контроля за своевременным исполнением документа и снятия документа с контроля);

- вид контроля (указывается соответствующее значение из списка);

- срок исполнения документа (конечная дата предоставления ответа заявителю);

- срок контроля исполнения документа (конечная дата предоставления контролеру ответа заявителю по документу);

- факт повторного обращения, если применимо.

5.7. При регистрации входящего документа обращения граждан сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, вносит в регистрационную карточку "Обращения граждан" в АСУДП следующие сведения о документе:

- ФИО гражданина;

- дата поступления обращения;

- реквизиты гражданина (набор полей реквизитов);

- о чем (содержание или аннотация документа);

- вид документа (указывается соответствующее значение из списка);

- вид обращения (указывается соответствующее значение из списка);

- форма обращения (указывается соответствующее значение из списка);

- классификатор (указывается соответствующее значение из списка);

- кому адресовано (указывается ФИО должностного лица, на чье имя поступил документ);

- кому на рассмотрение (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кому будет направлен данный документ на рассмотрение для выдачи резолюции на исполнение);

- подписант ответа, если известен на момент регистрации (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кем должен быть подписан ответный исходящий документ). Значение поля "Подписант ответа" может быть изменено лицом, кому будет направлен документ на рассмотрение и выдачу резолюции на исполнение;

- контролер по документу (указывается фамилия, имя, отчество должностного лица администрации города Иркутска, осуществляющего функцию контроля за своевременным исполнением документа и снятия документа с контроля);

- вид контроля (указывается соответствующее значение из списка);

- срок исполнения документа;

- срок контроля исполнения документа;

- ответ отправить (способ отправки ответа заявителю);

- тип доставки (способ получения обращения от заявителя)

5.8. При регистрации входящего документа обращения депутата сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, вносит в регистрационную карточку "Обращения депутатов" в АСУДП следующие сведения:

- ФИО депутата;

- дата обращения;

- исходящий номер (регистрационный номер обращения депутата);

- реквизиты депутата (поля: созыв/собрание, телефон, e-mail);

- о чем (содержание или аннотация документа);

- вид обращения (указывается соответствующее значение из списка);

- вид документа (указывается соответствующее значение из списка);

- тематика (значение из классификатора);

- классификатор (указывается соответствующее значение из списка);

- кому адресовано (указывается фамилия, имя и отчество должностного лица, на чье имя поступил документ);

- кому направлено на рассмотрение (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кому будет направлен данный документ на рассмотрение для выдачи резолюции на исполнение);

- подписант ответа, если известен на момент регистрации (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кем должен быть подписан ответный исходящий документ). Значение поля "Подписант ответа" может быть изменено лицом, кому будет направлен документ на рассмотрение и выдачу резолюции на исполнение;

- контролер по документу (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, осуществляющего функцию контроля за своевременным исполнением документа и снятия документа с контроля);

- вид контроля (указывается соответствующее значение из списка);

- срок исполнения документа;

- срок контроля исполнения документа.

5.9. При регистрации исходящего документа сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, вносит в регистрационную карточку "Исходящие документы" в АСУДП следующие сведения:

- информация о получателе:

а) получатель (указывается название организация, ФИО гражданина или депутата);

б) ФИО представителя организации;

в) адрес, телефон (при наличии).

- подписант (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, кем подписан исходящий документ);

- исполнитель (указывается ФИО должностного лица администрации города Иркутска, подготовившего исходящий документ);

- о чем (содержание или аннотация документа);

- вид документа (указывается соответствующее значение из списка);

- вид исходящего (указывается соответствующее значение из списка);

- тематика (указывается соответствующее значение из списка);

- состояние отправки (указывается соответствующее значение из списка);

5.10. Сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов в АСУДП, заполняет регистрационную карточку, прикрепляет к карточке электронный образ поступившего документа. При регистрации исходящего документа к регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа с подписью должностного лица (подписанта) с указанным регистрационным исходящим номером и датой регистрации.

5.11. Документ, имеющий приложения, регистрируется, включая приложения, как один документ.

5.12. Если в поступившем документе имеются ссылки на другие документы, в его регистрационной карточке на вкладке "Связанные документы" устанавливает связь с карточками данных документов, если карточки этих документов присутствуют в АСУДП.

5.13. Если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо организационно - распорядительного документа, в ответ на запрос и т.п.), зарегистрированный в АСУДП, сотрудник структурного подразделения, осуществляющий регистрацию документов, на вкладке "Связанные документы" устанавливает связь с карточкой данного документа.

5.14. При регистрации заявки на горячую линию в соответствующую регистрационную карточку в АСУДП вносятся следующие сведения:

- ФИО гражданина:

- дата поступления обращения;

- о чем (подробное описание содержания обращения гражданина на горячую линию);

- реквизиты гражданина;

- кому адресовано;

- кому на рассмотрение (должностное лицо администрации города Иркутска, которому будет направлено данное обращение)

- подписант ответа, если требуется направить письменный ответ заявителю (указывается фамилия, имя, отчество должностного лица администрации города Иркутска, кем должен быть подписан исходящий документ);

- ответ отправить (указывается значение из списка соответствующее способу отправки ответа заявителю);

- тип доставки (указывается значение из списка соответствующее способу получения обращения);

- вид обращения (указывается значение из списка);

- классификатор (указывается значение из списка);

- тематика (указывается значение из списка);

- уровень доступа, если применимо (указывается значение из списка);

- контролер (на вкладке контроль);

- срок исполнения;

- срок контроля.