Глава 3. Функции департамента

Глава 3. Функции департамента

7. Для выполнения задачи по кадровому обеспечению деятельности органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска и (или) соглашениями об обеспечении деятельности соответствующего органа местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска департамент выполняет следующие функции:

1) осуществляет формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы;

2) устанавливает связи с образовательными организациями города Иркутска, органами занятости населения и кадровыми агентствами;

3) осуществляет подготовку документов о назначении на должность, переводе и увольнении муниципальных служащих, технического персонала и рабочих органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска;

4) осуществляет организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

5) осуществляет организацию и обеспечение документационного сопровождения процедуры проведения конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы, участвует в работе конкурсных комиссий;

6) проводит организационную работу с образовательными организациями города Иркутска по приему студентов для прохождения ознакомительной, производственной, преддипломной практики, оформляет распорядительные акты о приеме на практику;

7) осуществляет подготовку проектов трудовых договоров, вносит в них изменения в соответствии с законодательством;

8) ведет учет приема, оформления и выдачи трудовых книжек;

9) ведет и оформляет личные дела, личные карточки формы Т-2 муниципальных служащих, технического персонала и рабочих органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска, обеспечивает их хранение; ведет журналы регистрации личных дел, личных карточек формы Т-2;

10) осуществляет подсчет стажа, заполнение, учет листков нетрудоспособности, передает их в отдел финансово-экономического обеспечения управления делами аппарата администрации города Иркутска, составляет отчетность по заболеваемости;

11) оформляет документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования для получения страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования, обеспечивает их выдачу;

12) организует изготовление, хранение, выдачу и учет удостоверений установленного образца муниципальным служащим, контролирует их сдачу при увольнении;

13) выдает в соответствии с трудовым законодательством справки и другие документы;

14) готовит график отпусков и осуществляет контроль за его соблюдением;

15) знакомит и консультирует с режимом работы, порядком прохождения испытания при замещении должностей муниципальной службы, ограничениями, связанными с прохождением муниципальной службы;

16) обеспечивает ведение Перечня должностей муниципальной службы в городе Иркутске, реестра муниципальных служащих органов местного самоуправления города Иркутска, внесение в него соответствующих изменений;

17) осуществляет обеспечение организационно-методической работы комиссии по вопросам кадрового обеспечения и муниципальной службы, комиссии администрации города Иркутска по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, ведет протоколы заседаний комиссий;

18) осуществляет организацию и проведение семинаров, совещаний по вопросам, входящим в компетенцию департамента;

19) осуществляет контроль за своевременной подготовкой положений о структурных подразделениях органов местного самоуправления города Иркутска (далее - положения о структурных подразделениях) и должностных инструкций при изменениях организационной структуры или штатного расписания, оказывает консультационную помощь структурным подразделениям в разработке положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, согласовывает проекты муниципальных правовых актов города Иркутска об утверждении положений о структурных подразделениях, осуществляет систематизацию положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в отделе, их учет и хранение;

20) осуществляет организацию работы по проведению диспансеризации, медицинских осмотров в администрации города Иркутска, консультации по организации диспансеризации и предварительных (при приеме на работу) медицинских осмотров в органах местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска; составляет списки профессий и должностей, в соответствии с которыми работники должны проходить обязательные медицинские осмотры;

21) обеспечивает выполнение обязанностей оператора, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", по вопросам, входящим в компетенцию департамента;

22) осуществляет ведение воинского учета граждан, подлежащих воинскому учету, граждан, пребывающих в запасе в отношении всех категорий работающих в органах местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска, депутатов Думы города Иркутска, осуществляющих полномочия на постоянной основе, работников, осуществляющих техническое обеспечение Думы города Иркутска, помощников депутатов Думы города Иркутска;

23) осуществляет ведение и эксплуатацию автоматизированной информационной системы управления персоналом "Гран-Кадр", включая формирование и ведение баз данных личных карточек персонала, справочника структурных подразделений и должностных лиц, с обеспечением требований безопасности информации и порядка доступа к ней;

24) организует и обеспечивает документационное сопровождение процедуры проведения аттестации и квалификационных экзаменов муниципальных служащих, участвует в работе аттестационных комиссий;

25) осуществляет организацию дополнительного профессионального образования муниципальных служащих администрации города Иркутска в соответствии с муниципальным правовым актом города Иркутска, определяющим порядок организации дополнительного профессионального образования муниципальных служащих администрации города Иркутска;

26) участвует в составе комиссии по проведению в администрации города Иркутска проверок по вопросам неисполнения либо ненадлежащего исполнения муниципальными служащими, иными работниками администрации города Иркутска служебных (трудовых обязанностей) в соответствии с муниципальным правовым актом города Иркутска, определяющим порядок проверок по вопросам неисполнения либо ненадлежащего исполнения муниципальными служащими, иными работниками администрации города Иркутска служебных (трудовых обязанностей);

27) в соответствии с административным регламентом предоставления муниципальной услуги "Назначение и выплата пенсии за выслугу лет гражданам, замещавшим должности муниципальной службы города Иркутска" подготавливает справку о должностях, периоды службы (работы) которых включаются в стаж муниципальной службы для назначения пенсии за выслугу лет;

28) проводит организационную работу по соблюдению норм трудового законодательства при сокращении численности или штата работников;

29) составляет отчетность по вопросам, входящим в компетенцию департамента, обеспечивает подготовку и сдачу материалов в архив.

8. Для выполнения задачи по кадровому обеспечению деятельности муниципальных организаций города Иркутска в отношении руководителей муниципальных организаций города Иркутска, учредителями которых являются структурные подразделения администрации города Иркутска, департамент выполняет следующие функции:

1) осуществляет оформление проектов документов о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках, поощрении, привлечении к ответственности, оказании материальной помощи, а также по иным кадровым вопросам;

2) осуществляет учет, оформление, хранение трудовых книжек, личных дел, личных карточек унифицированной формы N Т-2.

9. Для выполнения задачи по профилактике коррупционных и иных правонарушений в органах местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска, а также обеспечению деятельности по соблюдению муниципальными служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения департамент выполняет следующие функции:

1) обеспечивает в соответствии с требованиями законодательства, муниципальных правовых актов города Иркутска соблюдение муниципальными служащими ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами (далее - требования к служебному поведению);

2) осуществляет:

а) прием ежегодно не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным, у муниципальных служащих сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, сбор и обработку указанных сведений, осуществление контроля за своевременностью их представления;

б) обеспечение подготовки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, сведений об источниках получения средств, за счет которых совершена сделка (совершены сделки) по приобретению земельного участка, другого объекта недвижимого имущества, транспортного средства, ценных бумаг (долей участия, паев в уставных (складочных) капиталах организаций), представляемых в соответствии с Федеральным законом от 3 декабря 2012 года N 230-ФЗ "О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам", для размещения на официальном сайте органов местного самоуправления города Иркутска в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

в) организацию приема ежегодно до 1 апреля соответствующего года сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых муниципальные служащие размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать;

г) обработку общедоступной информации, размещенной претендентами на замещение должности муниципальной службы и муниципальными служащими в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также проверку достоверности и полноты сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы, муниципальный служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать;

3) принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе;

4) обеспечивает деятельность комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих администрации города Иркутска и урегулированию конфликта интересов в администрации города Иркутска;

5) оказывает муниципальным служащим консультативную помощь по вопросам, связанным с соблюдением требований к служебному поведению, а также с уведомлением представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов о фактах совершения муниципальными служащими коррупционных правонарушений непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

6) реализует полномочия, связанные с рассмотрением уведомления муниципального служащего о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционного правонарушения в порядке, установленном муниципальным правовым актом города Иркутска;

7) осуществляет организацию правового просвещения муниципальных служащих;

8) проводит проверки по вопросам неисполнения либо ненадлежащего исполнения муниципальными служащими, иными работниками администрации города Иркутска служебных (трудовых) обязанностей;

9) осуществляет проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, включенных в соответствующий перечень, сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, замещающих указанные должности, а также сведений (в части, касающейся профилактики коррупционных правонарушений), представляемых гражданами при поступлении на муниципальную службу, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, проверки соблюдения муниципальными служащими требований к служебному поведению;

10) осуществляет взаимодействие с правоохранительными органами по вопросам противодействия коррупции;

11) проводит анализ сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, и муниципальными служащими, сведений о соблюдении муниципальными служащими требований к служебному поведению, о предотвращении или урегулировании конфликта интересов и соблюдении установленных для них запретов, ограничений и обязанностей, а также при осуществлении анализа таких сведений проводит беседы с указанными гражданами и муниципальными служащими с их согласия, получает от них с их согласия необходимые пояснения, получает от органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, территориальных органов федеральных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций информацию о соблюдении муниципальными служащими требований к служебному поведению (за исключением информации, содержащей сведения, составляющие государственную, банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну), изучает представленные гражданами или муниципальными служащими сведения, иную полученную информацию.

10. Для выполнения задачи по организации и проведению работы по награждению организаций и граждан Российской Федерации государственными и правительственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами Российской Федерации, поощрениями мэра города Иркутска департамент выполняет следующие функции:

1) консультирует организации города Иркутска, структурные подразделения органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска по вопросам подготовки документов о награждении государственными наградами Российской Федерации и присвоении почетных званий Российской Федерации, награждении ведомственными наградами федеральных органов исполнительной власти, награждении наградами и присвоении почетных званий Иркутской области (далее - награды разного уровня), о поощрении мэром города Иркутска Почетными грамотами, Благодарностями, Благодарственными письмами, ценными подарками мэра города Иркутска (далее - поощрения мэра города Иркутска);

2) осуществляет организационно-методическое обеспечение работы Общественного совета по наградам при мэре города Иркутска;

3) оформляет Почетные грамоты, Благодарности и Благодарственные письма мэра города Иркутска, Почетные грамоты, Благодарности и Благодарственные письма мэра города Иркутска, заместителей мэра - председателей комитетов администрации города Иркутска.

11. Для выполнения задачи по обеспечению делопроизводства и контроля за исполнительской дисциплиной в администрации города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска, департамент выполняет следующие функции:

1) осуществляет проверку проектов постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, представленных для внесения на рассмотрение Высшего административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) или для передачи на подпись мэру города Иркутска, на предмет надлежащего оформления и наличия необходимых согласований;

2) осуществляет регистрацию:

а) постановлений, распоряжений администрации города Иркутска, распоряжений вице-мэра города Иркутска, распоряжений заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, обеспечивает их тиражирование и рассылку;

б) исходящих документов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска;

в) исходящих документов за подписью заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

г) договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, вице-мэра города Иркутска;

д) поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска;

е) поручений, данных на заседаниях ВАК;

ж) поручений заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

з) запросов органов государственной власти;

и) запросов информации о деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, поступающих в адрес мэра города, вице-мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска;

3) осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска постановлений и распоряжений администрации города Иркутска, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра, администрации города Иркутска, договоров, заключенных от имени администрации (кроме договоров, заключенных в пределах компетенции структурного подразделения администрации города Иркутска) и иных документов в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска;

4) подготавливает перечень муниципальных правовых актов города Иркутска, подлежащих включению в Ведомости органов местного самоуправления города Иркутска; обеспечивает предоставление Ведомостей органов местного самоуправления города Иркутска получателям;

5) вносит информационные справки в оригиналы правовых актов мэра города Иркутска об их официальном опубликовании, о внесении в них изменений, дополнений, признании их утратившими силу;

6) анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска;

7) проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Иркутска;

8) осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений и совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства в администрации города Иркутска, улучшению работы ведомственных архивов.

12. Для выполнения задачи по формированию и содержанию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления (муниципального органа) города Иркутска, муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива, департамент выполняет следующие функции:

1) обеспечивает учет и сохранность:

а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью города Иркутска, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска, деятельности муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива;

б) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных в установленном законом порядке в муниципальную собственность города Иркутска, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;

2) создает и ведет научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в департаменте;

3) ведет автоматизированные информационно-поисковые системы, архивные справочники о составе и содержании архивных документов;

4) комплектует департамент документами постоянного хранения, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:

а) ведет список организаций, являющихся источниками комплектования, утверждаемый постановлением администрации города Иркутска и согласованный экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;

б) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению;

5) отбирает и принимает документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов местного самоуправления (муниципальном органе) города Иркутска, муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архива, на постоянное хранение;

6) использует архивные документы, хранящиеся в департаменте:

а) оказывает информационное сопровождение структурных подразделений администрации города Иркутска;

б) организует использование архивных документов, обеспечивает осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: изготавливает копии документов, выписки из документов, архивные справки по их запросам;

7) осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях, являющихся источниками комплектования, в том числе:

а) по формированию дел, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу;

б) рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству;

в) рассматривает и представляет в архивное агентство Иркутской области на утверждение экспертно-проверочной комиссией описи документов постоянного хранения, которые подлежат приему в департамент в установленном порядке;

г) рассматривает и представляет описи дел по личному составу от организаций, являющихся источниками комплектования архива, на согласование экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;

д) производит прием документов по личному составу от ликвидированных муниципальных организаций города Иркутска.

13. Департамент готовит проекты муниципальных правовых актов города Иркутска по вопросам, входящим в компетенцию департамента в соответствии с законодательством, муниципальными правовыми актами города Иркутска, в том числе:

1) о приеме, переводе, увольнении;

2) об отпусках, о командировках;

3) поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

4) об оказании материальной помощи;

5) о присвоении муниципальному служащему классного чина;

6) об установлении муниципальным служащим надбавок к должностному окладу за особые условия муниципальной службы, за выслугу лет, за классный чин, об установлении надбавок к должностному окладу техническому персоналу и рабочим за напряженность в труде, за выслугу лет;

7) о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

8) о доплате за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

9) о предоставлении компенсации стоимости санаторно-курортного лечения муниципальным служащим администрации города Иркутска, о выплате компенсаций на санаторно-курортное лечение и доплат на медицинское обеспечение депутатам Думы города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска;

10) по внесению изменений в структуру и штатное расписание администрации города Иркутска;

11) по противодействию коррупции;

12) о согласовании представлений к награждению наградами разного уровня.

14. Департамент в соответствии с компетенцией осуществляет рассмотрение обращений граждан, юридических лиц, органов государственной власти и органов местного самоуправления.

15. Департамент обеспечивает ведение делопроизводства в департаменте.

16. Департамент принимает участие в проведении мероприятий по мобилизационной подготовке и в выполнении комплекса мероприятий при объявлении мобилизации в пределах компетенции департамента.

17. Департамент осуществляет иные функции в соответствии с законодательством и муниципальными правовыми актами города Иркутска.