Распоряжение администрации г.Красноярска от 22 октября 2018 г. N 370-Р "О внесении изменений в распоряжение администрации города от 07.05.2014 N 150-р"

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, в связи со вступлением в силу Государственного стандарта Российской Федерации Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", руководствуясь статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:

1. Внести в распоряжение администрации города от 07.05.2014 N 150-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска" следующие изменения:

1) преамбулу распоряжения изложить в следующей редакции:

"В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, на основании Государственных стандартов Российской Федерации Р 7.0.8.-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", в соответствии со статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:";

2) в приложении к распоряжению:

а) в пункте 2.3.1:

слова "отметка о конфиденциальности" заменить словами "гриф ограничения доступа к документу";

после абзаца двадцать седьмого дополнить абзацем следующего содержания:

"отметка об электронной подписи.";

б) пункты 2.3.7, 2.3.8 изложить в следующей редакции:

"2.3.7. Адресат.

Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.

Реквизит "Адресат" оформляется в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9,0 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "Адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование органа администрации города (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

указание фамилии и инициалов (в дательном падеже);

указание почтового адреса.

Пример:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Правительство

Красноярского края

Министерство экономики

и регионального развития

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Если документ отправляют в несколько однородных органов администрации города, их следует указывать обобщенно, например:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Администрации районов

в городе Красноярске

Руководителям органов

администрации города

------------------------------------------------------------------------- -------------------

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Пример:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Руководителям дочерних

обществ АО "Профиль"

(по списку)

------------------------------------------------------------------------- -------------------

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

------------------------------------------------------------------------- -------------------

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Федеральное архивное

агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

------------------------------------------------------------------------- -------------------

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

АО "Профиль"

Руководителю

договорно-правового отдела

г-ну Васильеву М.А.

------------------------------------------------------------------------- -------------------

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Кравцову И.П.

Промышленная ул., д.5, кв.12,

г.Красноярск, 660032

------------------------------------------------------------------------- -------------------

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес, например:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

КГБУК "Красноярский краевой

краеведческий музей"

Дубровинского ул., д.84,

г.Красноярск, 660049

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Допускается отделять почтовый адрес от наименования организации (фамилии, инициалов) либо фамилию, инициалы должностного лица от наименования его должности дополнительным интервалом.

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый из четырех экземпляров такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес или адресат указывается обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.

При направлении писем постоянным адресатам (высшие органы государственной власти Российской Федерации и Красноярского края) их почтовый адрес не указывается.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример:

------------------------------------------------------------------------- -------------------

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

mail@vniidad.ru

------------------------------------------------------------------------- -------------------

2.3.8. Датой документа является:

дата регистрации (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками.

Пример:

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

11.11.2018

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в следующей последовательности:

день месяца - одной либо двумя арабскими цифрами;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом.

Пример:

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

11 ноября 2018 года или 11 ноября 2018 г.

3 июля 2018 года или 3 июля 2018 г.

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последним органом.";

в) пункт 2.3.15 изложить в следующей редакции:

"2.3.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

------------------------------------------------------------------------- --------------------

Утверждаю

Глава города

Подпись И.О.Фамилия

Дата

------------------------------------------------------------------------- --------------------

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами, например:

-------------------------------------------------------------------- -------------------------

Утверждаю Директор МАУ "Красноярский городской дворец культуры" Подпись И.О. Фамилия

Утверждаю Директор МАУ "Городской дворец культуры "Кировский" Подпись И.О.Фамилия

-------------------------------------------------------------------- -------------------------

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден(о, ы, а)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера.

Пример:

------------------------------------------------------------------------- --------------------

Утверждено

распоряжением администрации

города от 21.03.2013 N 120-р

------------------------------------------------------------------------- --------------------

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

------------------------------------------------------------------------- --------------------

Утверждено

Советом директоров

АО "Профиль"

(протокол от 12.12.2015 N 12)

------------------------------------------------------------------------- --------------------

Слова "Утверждаю", "Утвержден(о, ы, а)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например: устав - Утвержден, положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал на расстоянии 9,0-10,0 см от левой границы текстового поля (для книжного формата расположения текста) и 18,0-19,0 см от левой границы текстового поля (для альбомного формата расположения текста).";

г) пункт 2.3.21 изложить в следующей редакции:

"2.3.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой стороны последнего листа документа в несколько строк шрифтом Times New Roman N 12 через 1 межстрочный интервал, например:

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

Фамилия Имя Отчество

226-00-00

Забелин Иван Андреевич

консультант отдела кадров

226-01-02

zabelin@admkrsk.ru

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

В служебных письмах в качестве исполнителя указывается лицо, непосредственно подготовившее проект письма.";

д) пункт 2.3.25 изложить в следующей редакции:

"2.3.25. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного листа к документу и т.д.) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись: "Для служебного пользования", "Персональные данные" и др., которая может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Гриф ограничения доступа к документу может проставляться оттиском соответствующего штампа.";

е) дополнить пунктом 2.3.29 в следующей редакции:

"2.3.29. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с законодательством.

Пример:

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

Наименование должности	Эмблема органа власти	Документ подписан электронной подписью	Н.Н.Николаев"
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2013 по 01.12.2018

-------------------------------------------------------------------- ------------------------

Глава города

С.В.Еремин