Приложение. Инструкция по делопроизводству

Приложение

к приказу службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

от 22.04.2019 N 3-01/13

Инструкция по делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в службе по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности службы по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края (далее - Служба) документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

1.4. При работе с документами в Службе используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.5. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий Службы, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

правовая экспертиза документов - проверка соответствия проектов правовых актов Службы, государственных контрактов, как в целом, так и их отдельных частей, на соответствие действующему законодательству, осуществляемая в соответствии с разделом 5 Инструкции;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель Службы - руководитель службы по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края, либо лицо, его заменяющее на период временного отсутствия;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.

2. Организация докуметооборота#

2.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

2.1.1. В документообороте Службы выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.2. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется секретарем руководителя Службы.

2.1.3. Доставка документов в Службу осуществляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи (средства и системы телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта);

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы в Службу при личном приеме.

2.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется секретарем руководителя Службы.

Обращения заявителей, доставленные фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, регистрируются в день поступления.

2.1.5. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера Службы секретарем руководителя Службы, а также исполнителями.

Передача на регистрацию телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, осуществляется в день их приема (передачи).

2.1.6. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется, а по просьбе лица, доставившего документ, выдается расписка о принятии документа (приложение N 1 к Инструкции).

2.1.7. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении, в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов, секретарем руководителя Службы составляется акт приема и первичной обработки документов.

Указанный акт составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в Службе, второй экземпляр, по согласованию с руководителем Службы, возвращается отправителю вместе с документом в течение 3 рабочих дней.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются секретарем руководителя Службы по принадлежности или возвращаются отправителю в случае отсутствия возможности установить адрес адресата.

При поступлении документа на официальный электронный адрес Службы, секретарь руководителя Службы распечатывает документ. В том случае, если полученный по электронной почте документ поступил ошибочно, он не распечатываются, а отправителю секретарем руководителя Службы направляется уведомление об ошибке на электронный адрес, с которого поступило сообщение.

Электронные сообщения, содержащие рекламу, спам, удаляются.

2.1.8. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", вскрывается, регистрируется и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.1.9. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.1.10. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 2 к Инструкции.

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

2.2.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между руководителями отделов;

положений об отделах Службы;

авторства;

срочности исполнения.

2.2.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в Службу. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются и передаются руководителю Службы незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителю Службы в день поступления.

2.2.4. Документы, поступившие в Службу от участников Енисей-СЭД, регистрируются секретарем руководителя Службы в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы".

Регистрация остальных документов, поступивших в Службу, осуществляется в книге регистрации входящих документов.

При регистрации входящей документации вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (адресанта);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа.

2.2.5. Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, регистрируются в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются в книге регистрации исходящих документов.

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа;

отметка о контроле (сроке исполнения) документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

2.2.6. На первом листе входящего регистрируемого документа на бумажном носителе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Службу.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование Службы;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

2.2.7. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) приемной Службы (согласно перечню номеров (индексов) органов исполнительной власти края в базе данных Енисей-СЭД);

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) приемной Службы;

номер (индекс) адресата;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) приемной Службы;

порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) приемной Службы;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ секретарем руководителя Службы.

2.2.8. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются секретарю руководителя Службы для регистрации.

2.2.9. Зарегистрированные и переадресованные в соответствии с резолюциями (поручениями) руководителя Службы документы в течение дня передаются исполнителям.

2.2.10. Книги регистрации входящих и исходящих документов группируются в хронологическом порядке по месяцам, годам и хранятся в приемной в течение 5 лет.

2.3. Отправка исходящей документации

2.3.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Службой. Документы, не связанные с деятельностью Службы, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи (средства и системы телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронной почтой);

нарочно.

2.3.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

всех необходимых для данного документа приложений и виз: на визовом экземпляре документа (при проведении процедуры согласования документа на бумажном носителе) либо в листе согласования (при проведении процедуры согласования документа посредством системы автоматизированного делопроизводства);

списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя Службы;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

2.3.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации.

2.3.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается у секретаря руководителя Службы, и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Службы.

2.3.6. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.3.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем Службы.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно.

2.3.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя Службы в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.3.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем Службы.

2.3.10. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.

2.4. Порядок прохождения внутренних документов

2.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.4.2. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.2.4, 2.2.6 Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Письма Службы и приказы Службы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов (приложения N 3, 4 к Инструкции).

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.

3.1.2. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.3. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования к оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт(1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов(2).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами(3).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены, а также допускается оформление от руки внутренних документов (заявление, объяснительная записка).

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.

____________________

(1) Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2) Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

(3) Интервал - пустая строка, 12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование Службы;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о Службе;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

отметка об ознакомлении;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещается на бланках писем Службы в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое выполняется в одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование Службы.

Наименование Службы, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Службе.

3.3.1.3. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Например:

Руководитель службы по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края

подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:

Временно замещающий должность руководителя службы по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края

подпись

И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Службы подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени, отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

3.3.1.4. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Руководитель службы по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края подпись И.О. Фамилия

Руководитель службы строительного надзора и жилищного контроля Красноярского края подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Управляющий делами

подпись

И.О. Фамилия

Главный бухгалтер

подпись

И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии

подпись

И.О. Фамилия

Секретарь комиссии

подпись

И.О. Фамилия

3.3.1.5. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г.Красноярск) указывается на бланках документов Службы, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.

3.3.1.7. Справочные данные о Службе.

Справочные данные о службе указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес службы, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес.

3.3.1.8. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

ООО "Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020"

Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края

И.О. Фамилия

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Рудакову О.В. Ленина ул., д. 125, кв. 12 г. Минусинск Красноярский край 662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.9. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется руководителем Службы, подписывающим или утверждающим документ, либо секретарем руководителя Службы.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения.

Слово "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 11 января 2019 года.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Службой совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной в Службе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.

Регистрационные номера документов в базе данных Енисей-СЭД формируются в соответствии с пунктом 2.2.7 настоящей Инструкции.

3.3.1.11. Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов Службы индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении положения о защите персональных данных государственных служащих и работников службы по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах нормативных правовых актов Службы, в зависимости от вида, заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).

3.3.1.12. Текст документа.

В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей части, указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.14. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово "Приложение" печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 24.08.2010 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение N 1

к письму службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

от 04.02.2019 N 98/03-522

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2

к приказу службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

от 15.01.2019 N 03/01-КВ

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

от 07.02.2019 N 3-01/07

Заголовок приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал, отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами, первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы. Заголовок приложения непосредственно к правовому акту (приложения первого уровня) выделяется полужирным шрифтом, заголовок приложения к приложению к правовому акту (приложения второго и последующих уровней) не выделяются полужирным шрифтом.

Текст от реквизита "заголовок приложения" отделяется 2-3 интервалами.

Заголовок приложения, как правило, должен соответствовать заголовку, указанному в тексте документа (для приложений первого уровня), либо заголовку, указанному в приложениях первого и последующих уровней, в которых имеется ссылка на приложение (для приложений второго и последующих уровней).

3.3.1.15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

подпись И.О. Фамилия

дата

СОГЛАСОВАНО

письмо министерства промышленности

и энергетики Красноярского края

от 26.08.2018 N 04-13/255

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

3.3.1.16. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом конкурсной комиссии

от... N ...

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.17. Виза.

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который (ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в Службе (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из Службы, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя Службы, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом Службы устанавливается исходя из содержания указанного документа, и предусматривается правовым актом о его согласовании исходя из должностных обязанностей указанных лиц, возложенных на них должностным регламентом, должностной инструкцией.

Визирование документов Службы осуществляется в следующие сроки:

исходящие письма Службы - не позднее 1 рабочего дня после дня поступления на визирование (письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование).

проекты приказов Службы нормативного характера - не позднее 2 рабочих дней после дня поступления на визирование;

иные документы Службы - не позднее 1 рабочего дня после дня поступления на визирование.

Проставление виз согласования исходящих писем Службы осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем отдела Службы, ответственным за подготовку документа;

руководителем другого отдела Службы, если его полномочия затронуты в документе;

заместителем руководителя Службы.

Проекты государственных контрактов Службы проходят процедуру согласования на бумажном носителе.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

Последовательное согласование предусматривает поочередную передачу проекта государственного контракта должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование предусматривает передачу идентичных экземпляров проекта государственного контракта одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование осуществляется до передачи проекта государственного контракта на согласование государственному гражданскому служащему отдела контроля Службы, проводящему правовую экспертизу. После проведения согласования проекта государственного контракта государственным гражданским служащим отдела контроля Службы возможно только последовательное согласование.

В случае проведения параллельного согласования лист согласования состоит из нескольких страниц, при этом каждая страница должна содержать идентичные реквизиты:

наименование проекта государственного контракта;

наименование предмета контракта;

фамилию, инициалы и наименование должности лица, ответственного за подготовку государственного контракта.

Согласование проекта государственного контракта должностными лицами Службы осуществляется путем проставления визы в листе согласования.

Проекты государственных контрактов Службы в обязательном порядке визируются контрактным управляющим Службы, ведущим инженером Службы, что свидетельствует о согласовании ими проекта государственного контракта в пределах, установленных должностным регламентом, должностной инструкцией.

Образец листа согласования приведен в приложении N 5 к Инструкции.

Указание в листе согласования даты поступления проекта государственного контракта должностному лицу на согласование и даты согласования государственного контракта должностным лицом является обязательным.

Внесение замечания (предложения) по проекту государственного контракта оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) включает в себя слова, например, "Согласен с замечаниями".

Замечание (предложение) по проекту государственного контракта должно быть мотивировано. Замечание (предложение) по проекту государственного контракта оформляется в виде отдельного документа и прилагается к проекту договора, соглашения.

Должностное лицо, ответственное за подготовку государственного контракта, либо учитывает замечания (предложения) по проекту государственного контракта и вносит соответствующие изменения в проект государственного контракта, либо оформляет письменные возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения), в течение 3 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).

В протоколе (таблице) разногласий обязательным является указание спорных точек зрения должностного лица, ответственного за подготовку государственного контракта, и должностного лица, внесшего замечания (предложения).

Протокол (таблица) разногласий подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку государственного контракта, и передается для ознакомления и повторного согласования должностному лицу, внесшему замечания (предложения).

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту государственного контракта должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в листе согласования делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

3.3.1.18. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.19. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом и включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа), например:

Верно Главный специалист отдела согласований Дата

подпись

И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации)") и заверяется печатью Службы.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Верно _______________ _______________ _______________ должность подпись расшифровка "_____" ___________________ 20___ г. Подлинник документа находится в службе по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа с использованием реквизита "Отметка о заверении копии".

3.3.1.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество

249-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.3.1.21. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: инициалы имени и отчества, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.В. Петрову, Н.А. Сидорову

Прошу подготовить проект ответа к 11.02.2019.

дата подпись

3.3.1.22. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.1.23. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя отдела Службы или руководителя Службы (в зависимости от указания по исполнению документа) и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем отдела Службы, в котором исполнен документ.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.

3.3.1.24. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов приказов службы

4.1.1. Подготовка и согласование проектов приказов Службы осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края", настоящей инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края.

4.1.2. Подготовка проектов приказов Службы осуществляется исполнителями, исходя из должностных обязанностей, возложенных на них должностным регламентом, должностной инструкцией, приказом Службы, поручениями руководителя отдела, заместителя руководителя Службы, руководителя Службы.

Согласование проекта приказа оформляется визами. Виза согласования включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, а также расшифровку подписи с указанием фамилии, инициалов имени и отчества, дату. Виза проставляется на листе согласования изготовленного в форме отдельного документа на бумажном носителе к тексту проекта приказа или в нижней части последнего листа проекта приказа.

Внесение замечания (предложения) по проекту приказа оформляется в листе согласования при визировании.

Должностное лицо, ответственное за подготовку приказа Службы, либо учитывает замечания (предложения) по проекту приказа и вносит в него соответствующие изменения, либо оформляет возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения) в течение 3 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту приказа, должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в листе согласования проекта приказа делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

Согласование проекта приказа Службы может также осуществляться путем проставления визы в листе согласования в системе автоматизированного делопроизводства.

В случае визирования проекта приказа лицом, замещающим должностное лицо, указанное в листе согласования (на период отпуска, болезни, командировки или другое), в электронной карточке листа согласования проекта приказа размещается информация, подтверждающая полномочия визирующего лица (основание замещения) в виде электронного образа соответствующего документа.

Проекты приказов, имеющих отметку "Для служебного пользования", проходят процедуру согласования только на бумажном носителе.

Лист согласования в системе автоматизированного делопроизводства заполняется должностным лицом, непосредственно осуществляющим подготовку проекта приказа Службы.

Согласование приказов Службы осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем, подготовившим проект приказа Службы;

руководителем отдела Службы, ответственным за подготовку документа;

руководителем другого отдела Службы;

специалистом Службы, осуществляющим правовую экспертизу;

заместителем руководителя Службы.

Приказы Службы, затрагивающие финансовые вопросы в обязательном порядке проходят согласование у начальника отдела бюджетной политики и исполнения бюджета министерства строительства Красноярского края.

4.1.3. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта приказа нормативного характера исполнитель, осуществляющий разработку такого проекта, в день представления проекта приказа нормативного характера на правовую экспертизу размещает проект приказа нормативного характера на официальном сайте Красноярского края - едином краевом портале "Красноярский край" с указанием срока приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, а также почтового адреса, адреса электронной почты Службы. Копии поступивших заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы прилагаются к проекту приказа нормативного характера.

4.1.4. Регистрацию приказов Службы обеспечивает главный специалист отдела согласований Службы, на которого возложены соответствующие обязанности.

Приказам Службы нормативного характера присваиваются отдельные регистрационные номера от приказов индивидуального характера.

4.1.5. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем Службы.

4.1.6. Проект приказа Службы оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата A4.

4.1.7. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование Службы;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

4.1.8. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

4.1.9. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.10. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.1.11. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.12. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит "подпись должностного лица" и оформляется в соответствии с пунктами 3.3.1.3, 3.3.1.4 Инструкции.

4.1.13. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.1.14. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение

к приказу службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

от... N ...

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 2

к приказу службы по контролю

в области градостроительной

деятельности Красноярского края

от... N ...

4.1.15. Заголовок к тексту приложения приказа оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.14 Инструкции.

Приложения к проектам приказов, имеющим отметку "Для служебного пользования", визируются должностным лицом, ответственным за подготовку проекта приказа.

4.1.16. В течение 2-х рабочих дней после согласования проекта правового акта Службы заместителем руководителя Службы, исполнитель, подготовивший проект, направляет его для проведения юридической и антикоррупционной экспертизы в прокуратуру края.

4.1.17. Исполнитель, готовивший проект нормативного правового акта Службы, после его принятия обеспечивает направление копий:

в Законодательное Собрание края в срок не позднее 3-х дней со дня принятия;

в Управление Министерства юстиции РФ по краю в срок не позднее 7-и дней со дня принятия;

в прокуратуру края в срок не позднее 5-и рабочих дней со дня принятия.

5. Проведение правовой экспертизы документов

5.1.1. Правовая экспертиза документов Службы проводится в отношении проектов нормативных правовых актов и ненормативных (индивидуальных) правовых актов Службы, а также проектов государственных контрактов Службы.

5.1.2. Правовая экспертиза проводится государственными гражданскими служащими отдела контроля службы, имеющими юридическое образование (в соответствии с должностным регламентом) в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня поступления проекта нормативного акта Службы либо проекта государственного контракта в отдел контроля службы с листом согласования.

5.1.3. Правовая экспертиза включает в себя:

анализ правомерности создания, содержания и формы проекта нормативного правового акта, ненормативного (индивидуального) правового акта Службы, проекта государственного контракта;

выявление наличия факторов, способствующих коррупционным явлениям в соответствии с приказом Службы от 06.08.2018 N 3-01/50 (применительно к проектам нормативных правовых актов Службы);

проверка наличия существенных условий государственного контракта (применительно к проектам государственных контрактов);

проверка соблюдения правил юридической техники, а именно: наличия набора реквизитов, правильность использования юридической терминологии.

5.1.4. В случае установления несоответствия проекта правового акта действующему законодательству либо нарушений правил юридической техники, готовится заключение о результатах правовой экспертизы.

5.1.5. Если в ходе правовой экспертизы не установлено нарушений законодательства, то специалистом, проводившим экспертизу, проставляется соответствующая виза согласования.

6. Подготовка и оформление служебных писем

6.1. Подготовка служебных писем

6.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

6.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем Службы с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

6.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

6.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

6.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Служба по контролю в области градостроительной деятельности Красноярского края не возражает...").

6.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

6.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

6.1.8. Представляемые на подпись руководителю Службы проекты писем должны иметь визы согласования исполнителя письма, руководителя отдела, ответственного за подготовку письма, а также заместителя руководителя Службы.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Визирование исходящих писем в Енисей-СЭД осуществляется посредством проставления отметки "Виза" в карточке соответствующего документа.

6.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

6.1.10. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

6.1.11. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

6.1.12. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в канцелярии и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Красноярского края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

6.1.13. При принятии руководителем Службы решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

6.1.14. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов и пунктов приводится в соответствии с источником

7.2. Оформление служебных писем

7.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

7.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 6 к Инструкции.

8. Подготовка и оформление протоколов

8.1. Подготовка протоколов

8.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Службе, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель Службы или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

8.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

8.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

8.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме.

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

8.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

8.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

8.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Секретарь руководителя Службы производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года.

8.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

8.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

8.1.10. Информация о принятых решениях может представляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает секретарь руководителя Службы.

8.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

8.2. Оформление протоколов

8.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

8.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование Службы" - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование Службы, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("ПРОТОКОЛ") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается центрованным способом;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется секретарем руководителя, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее).

8.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1-2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

8.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово "СЛУШАЛИ" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N...)".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N...)".

Слово "РЕШИЛИ" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

8.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

8.2.6. Образец оформления протокола приведен в приложении N 7 к Инструкции.

9. Подготовка и оформление телеграмм

9.1.1. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

9.1.2. Отправка телеграмм может осуществляться на бланках:

"правительственная" - в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

"простая" - во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам.

Телеграммы, оформленные на бланке "правительственная", подписываются руководителем Службы или его заместителем в соответствии с перечнем должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграммы, оформленные на бланке "простая", подписываются руководителем Службы.

9.1.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю Службы, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

9.1.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

9.1.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "адресат", "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "наименование и адрес отправителя", "отметка об исполнителе".

9.1.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:

КОМАРОВА УЛ Д 8 КВ 12

КИСЕЛЕВСК

КЕМЕРОВСКОЙ

652718

ПЕТРОВУ П.П.

или

ТВЕРСКАЯ УЛ Д 11

МОСКВА

125009

МИНИСТРУ НАУКИ И

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И.О. ФАМИЛИЯ

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов

и муниципальных районов края

или

По списку

или

Схема триста двадцать шесть

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

9.1.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений, и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками "?", "+", "-", "/" либо полными словами.

Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенно ("вскл", "нр", "двтч" соответственно).

Другие знаки указываются полными словами.

9.1.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктами 3.3.1.3, 3.3.1.4 Инструкции.

9.1.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

9.1.10. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2-3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя включают в себя:

наименование Службы;

почтовый адрес;

дату отправки (проставляется после отправки);

подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы.

9.1.11. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

9.1.12. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

9.1.13. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 8 к Инструкции.

10. Контроль исполнения документов

10.1. Организация контроля исполнения документов

10.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

10.1.2. Контроль исполнения документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

10.1.3. Контролю подлежит исполнение:

поручений Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в поручениях руководителя Службы, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителя Службы, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

10.2. Организация работы с документами

10.2.1. Рассмотрение документов руководителем Службы, руководителями отделов Службы осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы руководителям отдела Службы передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем Службы.

Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем соответствующего отдела Службы.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю отдела и исполнителю в первоочередном порядке.

10.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

10.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель соответствующего отдела Службы, либо исполнитель, обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю отдела или исполнителю в соответствии с указаниями руководителя Службы.

Передача документов оформляется по акту.

10.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

Резолюция включает инициалы имени, отчества и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату и номер документа. Резолюция пишется на документе от руки или печатается на бланке резолюции, прилагаемом к документу.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля за исполнением документа в целом.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

10.2.5. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

10.2.6. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю отдела проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя отдела, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю Службы на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

10.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 января 2019 года N 1 (прилагается). В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

10.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например:

О ситуации по долгам заработной платы доложено 11 февраля 2019 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

10.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Павловым С.Н. На совещании будет присутствовать Огородников К.М., заместитель начальника отдела. Огородников К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

10.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в службу и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

10.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения последующих лет - не реже одного раза в год;

поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

10.2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 10.2.6-10.2.9 Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя Службы о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.

10.2.13. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

10.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль исполнения правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

10.3. Сроки исполнения документов

10.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

10.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции соответствующего руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее).

10.3.3. Изменение срока исполнения производится по решению руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, либо по решению уполномоченного им лица, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

11. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения(4)

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и устанавливаются по решению руководителя Службы.

11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания.

___________________

(4) Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое).

Кроме отметки "Для служебного пользования" и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером 10 пт проставляются:

количество отпечатанных экземпляров;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона;

фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа;

дата печатания документа.

11.4. Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

11.5. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется режимно-секретным подразделением Службы. Отправка указанной документации может также осуществляться через Управление документационного обеспечения Правительства Красноярского края.

11.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя Службы, подписавшего или утвердившего документ.

11.7. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

11.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в Службе, осуществляется с разрешения руководителя Службы.

12. Документальный фонд Службы

12.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

12.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края" (далее - КГКУ "ГАКК").

12.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в службе, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности службы.

12.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 9 к Инструкции).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера отдела Службы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобное.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательной, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

12.1.4. Номенклатура дел согласовывается архивным агентством Красноярского края (далее - Агентство) в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем Службы и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры агентства.

12.2. Формирование дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется отделами Службы.

12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

12.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

12.2.4. Приказы Службы группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления, но первым и последним документами должны быть приказы о назначении на должность и освобождении от занимаемой должности государственного гражданского служащего (приеме и увольнении работника).

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного срока хранения хранятся в Службе, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК".

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

12.3. Оформление и учет дел

12.3.1. В зависимости от сроков хранения документов Службы проводится полное или частичное оформление дел.

12.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

12.3.2.1. Подшивка и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

12.3.2.2. Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

12.3.2.3. Внутренняя опись документов дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

12.3.2.4. Заверительная надпись дела.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

12.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 10 к Инструкции.

На обложке дела указываются: наименование Службы, наименование отдела, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Службы указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии);

наименование отдела Службы - в соответствии с утвержденной штатной структурой;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел Службы;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Службы (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год (ы)".

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив агентства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет".

12.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел.

12.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел.

12.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

12.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.

Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.

12.3.9. Составление описей дел.

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 11 к Инструкции) и представляются в краевое учреждение через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за ... год, дело N...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Агентства не позднее трех лет, после окончания их в делопроизводстве.

Служба осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в КГКУ "ГАКК". Документы передаются по описям, утвержденным ЭПК Агентства. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

12.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

12.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 12 к Инструкции).

12.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 года).

12.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Службы (при этом дела каждого отдела составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

12.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Службы одновременно).

12.4.5. Согласованные экспертной комиссией Службы акты утверждаются руководителем Службы только после утверждения ЭПК Агентства описей дел постоянного хранения.

12.4.6. После утверждения руководителем Службы акта о выделении документов к уничтожению дела передаются в комиссию по уничтожению документов Службы, которая осуществляет их физическое уничтожение.

По результатам уничтожения документов комиссией составляется акт об уничтожении документов на бумажных носителях.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

12.5. Хранение и использование архивных документов

12.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Службы, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ "ГАКК".

Порядок подготовки и передачи дел на государственное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в КГКУ "ГАКК" оформляется актом приема-передачи дел.

12.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям отделов и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители отделов и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

12.5.3. Подлинники приказов Службы для работы вне помещения их хранения не выдаются.

12.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

12.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

12.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

13.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

13.2. Служба в своей деятельности применяет печать с изображением герба края.

Кроме печати с изображением герба края в службе могут использоваться простые круглые печати (без изображения краевой символики), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на иных документах, требующих удостоверения их подлинности.

Для проставления отметок о регистрации документов и других отметок справочного характера ("копия верна", "в дело", "контроль") в Службе применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

13.3. Учет имеющихся в Службе печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются) (приложение N 13 к Инструкции).

13.4. Печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах в условиях, исключающих доступ к ним специалистов Службы, не имеющих отношения к использованию печатей и штампов, а также посторонних лиц.

13.5. Ответственность за хранение и использование по назначению печатей и штампов несут руководители отделов Службы, в которых они используются, и назначенные ими работники.

13.6. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

13.7. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых службой, не допускается.

Об утрате печати или штампа немедленно ставится в известность руководитель Службы.

13.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.