Приложение. Инструкция по делопроизводству в агентстве по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края

Приложение

к приказу агентства по гражданской обороне,

чрезвычайным ситуациям и пожарной

безопасности Красноярского края

от 26.02.2019 N 24п

Инструкция
по делопроизводству в агентстве по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в агентстве по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности агентства по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края (далее - агентство) документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

1.4. При работе с документами в агентстве используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в агентстве осуществляется административно-правовым отделом (далее - АПО).

2. Организация делопроизводства

2.1. Общие положения

2.1.1. Движение документов в агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте агентства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется АПО.

2.2. Основные понятия

2.2.1. Руководитель - руководитель агентства по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края (далее - руководитель) или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя агентства, иными государственными гражданскими служащими, которым переданы отдельные полномочия приказом агентства.

2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий края в агентстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).

2.2.3. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2.2.4. Электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

2.2.5. Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.

2.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

2.3.1. Доставка документов в агентство осуществляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочным - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочным, осуществляется АПО.

2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется средствами телеграфной и факсимильной связи.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями в АПО для регистрации, осуществляется в день их приема (передачи).

2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается АПО отправителю в течение 3 рабочих дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) с отделами агентства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе. Возврат документа подлежит согласованию в течение 1 рабочего дня со дня его передачи руководителю либо соответствующему отделу агентства.

В случае если такой документ не возвращается, АПО в течение 1 рабочего дня составляется акт приема и первичной обработки документов, в 3 экземплярах, один из которых остается в АПО, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется АПО в течение 1 рабочего дня, в 2 экземплярах, один из которых хранится в АПО, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением N 1.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю в случае отсутствия возможности установить адрес адресата.

При поступлении документа на электронный адрес: chs@krskgo.ru документ распечатывается и в правом верхнем углу проставляется штамп "Электронное сообщение". Ошибочно поступившие документы по электронной почте не распечатываются, отправителю направляется уведомление об ошибке на электронный адрес, с которого поступило сообщение.

Электронные сообщения, содержащие рекламу, спам, удаляются.

2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 2.

2.4. Регистрация документов

2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между руководителями;

положений об отделах агентства;

авторства;

срочности исполнения.

2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в АПО. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно.

Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются АПО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, за исключением обращений заявителей, регистрируются АПО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Входящие документы".

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, регистрируются АПО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются АПО в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Исходящие документы".

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений.

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в агентство.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование агентства;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Примерная форма регистрационного штампа приведена в приложении N 3.

2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в агентстве включает в себя порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер включает в себя:

индекс, присваиваемый отделу агентства;

порядковый номер в пределах календарного года.

Индексы приведены в приложении N 4.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем агентства по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4-2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

Подбор связанных между собой документов производится:

при нахождении документа в архиве - АПО;

при нахождении документа на исполнении - исполнителями.

2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в АПО для регистрации.

2.5. Отправка исходящей документации

2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые агентством. Документы, не связанные с деятельностью агентства, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочным.

2.5.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи без дублирования на бумажном носителе.

2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации.

Исходящая корреспонденция сканируется специалистом АПО перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

Исходящая корреспонденция, образованная в процессе рассмотрения обращений заявителей, перед ее отправкой в сканированном виде прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства специалистом АПО.

2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, подлежит хранению в АПО и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел агентства.

2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.5.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочным или передаются для отправки фельдъегерской связью.

2.5.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.5.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

2.5.10. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в АПО;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в АПО, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам.

2.6. Порядок прохождения внутренних документов

2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в агентстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.

После подписания документы передаются на регистрацию.

2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4-2.4.6 Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

3.1.2. При подготовке документов агентства используются бланки документов:

бланк приказа агентства установленного образца согласно приложению N 5;

бланк письма агентства установленного образца согласно приложению N 6.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт(1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов(2).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами(3).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

________________

(1) Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2) Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

(3) Интервал - пустая строка, 12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование агентства;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об агентстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещается на бланках писем агентства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое выполняется в одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование агентства.

Наименование агентства - автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об агентстве.

3.3.1.3. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Например:

Руководитель агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям и

пожарной безопасности

Красноярского края подпись И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:

Временно замещающий должность

руководителя агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям

и пожарной безопасности

Красноярского края подпись И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу агентства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

3.3.1.4. Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Руководитель агентства по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края		Руководитель агентства по управлению государственным имуществом Красноярского края
подпись И.О. Фамилия		подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям и

пожарной безопасности

Красноярского края подпись И.О. Фамилия

Начальник финансово-экономического

отдела подпись И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия

Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия

В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа (приложение N 7).

3.3.1.5. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (например, "Приказ", "Протокол", "Акт") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланках документов агентства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.

3.3.1.7. Справочные данные об агентстве.

Справочные данные об агентстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес.

3.3.1.8. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

ООО "Центр расчетов и инвестиций

Красноярск 2020"

Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора

Красноярского края - председателю

Правительства Красноярского края

И.О. Фамилия

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Иванову О.В.

Ленина ул., д. 122, кв. 15

г. Минусинск

Красноярский край

662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.9. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо АПО.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 1 января 2019 года или 1 января 2019 г.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся агентством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной Инструкцией.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, за исключением правового акта агентства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.11. Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов агентства индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников агентства по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах нормативных правовых актов агентства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).

3.3.1.12. Текст документа.

В агентстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.14. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово "Приложение" печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях,

для служебного пользования, N 17-дсп, на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 24.08.2010 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение N 1

к письму агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям и

пожарной безопасности

Красноярского края

от 01.02.2019 N 95-100

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2

к приказу агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям и

пожарной безопасности

Красноярского края

от 25.01.2019 N 5п

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям и

пожарной безопасности

Красноярского края

от 29.12.2018 N 150п

3.3.1.15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям

и пожарной безопасности

Красноярского края

подпись И.О. Фамилия

дата

СОГЛАСОВАНО

письмо министерства промышленности,

энергетики и жилищно-коммунального хозяйства

Красноярского края

от 27.08.2018 N 95-78-555

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

3.3.1.16. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям

и пожарной безопасности

Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом конкурсной комиссии

от... N ...

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.17. Виза.

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который (ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в агентстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из агентства, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

Проставление виз согласования документа (например, приказа органа исполнительной власти края) осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем отдела агентства, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных отделов агентства, чьи полномочия затронуты в документе;

заместителем руководителя агентства.

3.3.1.18. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.19. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна

Должность

подпись И.О. Фамилия

дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.1.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество

249-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

3.3.1.21. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции (приложение N 8).

Указания по исполнению включают: инициалы имени и отчества, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.В. Петрову,

Н.А. Сидорову

Прошу подготовить

проект ответа к

11.02.2019.

дата подпись

3.3.1.22. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.3.1.23. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя отдела агентства или руководителя агентства (в зависимости от указания по исполнению документа) и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем отдела агентства, в котором исполнен документ.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.

3.3.1.24. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3.1.25. Отметка "Срочно".

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Срочно".

Отметка "Срочно" проставляется государственными гражданскими служащими АПО на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа на бумажном носителе.

3.3.1.26. Отметка "Оперативно".

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Оперативно".

Отметка "Оперативно" проставляется государственными гражданскими служащими АПО на документах, в которых указан срок исполнения не более 10 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа на бумажном носителе.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов агентства

4.1. Подготовка, регистрация и оформление проектов правовых актов агентства

4.1.1. Агентство в определенных областях (сферах) государственного управления осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.2. Подготовка и согласование проектов приказов агентства осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края".

Подготовка, согласование и регистрация проектов иных правовых актов агентства осуществляется в порядке, установленном Указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края", инструкцией по делопроизводству агентства, если иное не предусмотрено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.3. АПО обеспечивает регистрацию приказов агентства, а также иных правовых актов.

Приказы агентства регистрируются отдельно по видам приказов в соответствии с пунктом 4.1.6 Инструкции.

4.1.4. Регистрация приказов осуществляется в журнале регистрации приказов, который ведется в электронной форме, в который вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

дата;

регистрационный номер;

наименование приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

наименование отдела агентства, осуществлявшего подготовку проекта приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа;

срок исполнения (при наличии в тексте приказа предписаний индивидуального характера);

источник опубликования (наименование СМИ, дата, номер), если приказ подлежит опубликованию;

количество листов приказа.

4.1.5. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.1.6. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа добавляется буквенный индекс по видам приказов (п - приказы по основной деятельности, лс - приказы по личному составу; к - приказы по командировкам, по отпускам).

4.1.7. При регистрации приказа порядковый номер и дата проставляются в журнале регистрации приказов и переносятся в установленное место на документ.

4.1.8. При регистрации приказа, в тексте которого имеется ссылка об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных приказов или их частей, в журнал регистрации приказов вносятся соответствующие отметки о дате и регистрационном номере приказа, которым вносится изменение, или приказ признается утратившим силу.

4.1.9. Проект приказа агентства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата A4.

4.1.10. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование агентства;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

4.1.11. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

4.1.12. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.13. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.1.14. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.15. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит "подпись должностного лица" и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4 Инструкции.

4.1.16. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.1.17. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение

к приказу агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям

и пожарной безопасности

Красноярского края

от... N ...

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 2

к приказу агентства по гражданской

обороне, чрезвычайным ситуациям

и пожарной безопасности

Красноярского края

от... N ...

4.1.18. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов "отметка о наличии приложений" и "текст документа" 2-3 интервалами.

4.1.19. Совместные приказы органов исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "Приказ" - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.20. Образцы оформления приказов агентства приведены в приложении N 9.

5. Подготовка и оформление служебных писем

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и края, и продлеваются в порядке, установленном пунктом 5.1.17 Инструкции.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Проекты служебных писем, подготовленные по поручению руководителя, за исключением документов, имеющих пометку "Срочно", представляются руководителю на подписание за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Агентство по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности Красноярского края не возражает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования исполнителя письма, руководителя отдела, ответственного за подготовку письма, заместителя руководителя агентства, курирующего вопросы, затрагиваемые в письме.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.10. Письма, оформленные на бланках писем агентства, подписываются руководителем или его заместителями, а также государственными гражданскими служащими агентства, действующими по доверенности на представление интересов агентства в судах общей юрисдикции, арбитражных судах, антимонопольном органе.

5.1.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств, подписываются руководителем агентства, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края.

5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный на бланке с необходимыми визами (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный на бланке с необходимыми визами (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный на бланке с необходимыми визами (визовый экземпляр), который остается в канцелярии и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Красноярского края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.15. При принятии руководителем решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный на бланке с необходимыми визами (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

В случае подписания проекта письма, относящегося к внутренним документам, с помощью электронной подписи, согласование исполнителем, начальником отдела, заместителем руководителя осуществляется через Енисей-СЭД.

5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении N 10.

5.1.17. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, на основании обоснованного письменного обращения исполнителя. Основанием для продления срока исполнения документа является, в том числе, направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок.

В случае продления срока исполнения документов, поступивших из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами.

Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем, и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 11.

6. Подготовка и оформление протоколов

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в агентстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в приложении N 12).

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

АПО производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты, Енисей-СЭД.

6.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

6.1.10. Информация о принятых решениях может представляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает начальник АПО агентства.

6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет специалист АПО или иное должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование агентства" - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование агентства, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("ПРОТОКОЛ") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается центрованным способом;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом АПО, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее).

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1-2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово "СЛУШАЛИ" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия, инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N...)".

Слово "РЕШИЛИ" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

7. Подготовка и оформление телеграмм

7.1. Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.2. Отправка телеграмм может осуществляться на бланках:

"правительственная" - в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

"простая" - во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам.

Телеграммы, оформленные на бланке "правительственная", подписываются руководителем или его заместителями в соответствии с перечнем должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации.

Телеграммы, оформленные на бланке "простая", подписываются руководителем.

7.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "адресат", "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "наименование и адрес отправителя", "отметка об исполнителе".

7.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:

652718

КИСЕЛЕВСК

КЕМЕРОВСКОЙ

УЛ КОМАРОВА Д 8 КВ 12

ПЕТРОВУ П.П.

или

125009

МОСКВА

УЛ ТВЕРСКАЯ Д 11

МИНИСТРУ НАУКИ И

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И.О. ФАМИЛИЯ

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов

и муниципальных районов края

или

По списку

или

Схема триста двадцать шесть

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

7.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений, и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками "?", "+", "-", "/" либо полными словами.

Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенно ("вскл", "нр", "двтч" соответственно).

Другие знаки указываются полными словами.

7.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктами 3.3.1.3,3.3.1.4 Инструкции.

7.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

7.10. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2-3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя включают в себя:

наименование агентства;

почтовый адрес;

дату отправки (проставляется после отправки);

подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы.

7.11. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

7.12. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

7.13. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении N 13.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций). Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

8.1.3. Контролю подлежит исполнение:

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депута