Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение N 1

к приказу Министерства

земельных и имущественных отношений

Республики Башкортостан

от 29 сентября 2016 г. N 1448

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает единые требования и правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Республики Башкортостан (далее - учетно-техническая документация).

1.2. Учетно-техническая документация является собственностью Республики Башкортостан.

1.3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется учреждением либо организацией, заключившими с Министерством земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан (далее - Минземимущество РБ) договор хранения учетно-технической документации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация).

1.4. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель организации, осуществляющей их постоянное хранение в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Порядка.

II. Требования к помещению хранилища учетно-технической документации и оборудованию хранилища учетно-технической документации

2.1. При постоянном хранении учетно-технической документации обеспечиваются меры безопасности, направленные на предотвращение ее повреждения, порчи или утраты.

2.2. Помещение хранилища учетно-технической документации должно быть изолированным от других помещений, сухим, безопасным в пожарном отношении. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

Входные двери хранилища учетно-технической документации должны обшиваться стальным листом по асбестовой прокладке. Стены и потолок помещения должны отделываться несгораемыми материалами.

Электропроводка в помещении должна быть скрытой, открытая проводка осуществляется в металлических рукавах или трубах. После окончания работы электропроводка, кроме аварийного освещения, обесточивается общим рубильником.

Устройство естественной вентиляции должно исключать попадание влаги в помещение. В нерабочее время естественная вентиляция должна прерываться.

2.3. Хранилище учетно-технической документации оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать хранение учетно-технической документации в вертикальном положении.

В хранилище учетно-технической документации поддерживается положительная температура от 17 °С до 19 °С и относительная влажность воздуха от 50% до 55%.

Материалы хранения должны быть защищены от прямого попадания солнечных лучей.

III. Организация работы хранилища учетно-технической документации

3.1. Время работы хранилища учетно-технической документации устанавливается исходя из распорядка дня, установленного организацией, осуществляющей хранение учетно-технической документации.

3.2. Помещение для приема физических и юридических лиц (далее - заявитель) должно быть оборудовано справочной информацией о времени работы, порядке предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, размере платы за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, о порядке ее взимания и возврата.

На специальном стенде должны быть представлены образцы заявлений и перечень необходимых документов, представляемых заявителем для предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

3.3. Круг лиц, имеющих доступ в хранилище учетно-технической документации, ограничен. Список лиц, имеющих право доступа в хранилище учетно-технической документации, утверждается приказом руководителя организации. Все другие сотрудники допускаются в хранилище учетно-технической документации только в сопровождении заведующего архивом или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в хранилище учетно-технической документации в исключительных случаях только по письменному разрешению руководителя организации и в сопровождении заведующего архивом или лица, его замещающего.

IV. Состав учетно-технической документации

4.1. Учетно-техническая документация включает в себя: технические паспорта, оценочную и иную хранившуюся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническую документацию об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное).

V. Порядок учета, сроки хранения учетно-технической документации

5.1. Учет учетно-технической документации осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.

5.2. Учетно-техническая документация подлежит постоянному хранению.

5.3. В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности учетно-технической документации постоянного хранения должна проводиться ежегодная инвентаризация.

VI. Организация использования учетно-технической документации

6.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами.

6.2. Общедоступные сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются по запросам любых лиц.

6.3. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются в виде копий документов учетно-технической документации и сведений, содержащихся в ней, в порядке, установленном Минземимуществом РБ.

6.4. В случае представления копии документа, содержащего персональные данные иных физических лиц, заявителем должны быть приложены согласия на обработку и хранение персональных данных, а также доверенности от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии.

6.5. При отсутствии согласий на обработку и хранение персональных данных, а также доверенностей от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии, такие копии выдаются только после обезличивания в них персональных данных физических лиц.

6.6. Снятие и выдача копий с копий документов не допускается.

6.7. Подлинники учетно-технической документации выдаче не подлежат.

6.8. Доступ заявителей к подлинникам учетно-технической документации осущес