Приложение. Положение об организации работы "Виртуальной приемной" на официальном сайте городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан

Приложение

к решению Совета

городского округа

город Октябрьский

Республики Башкортостан

от 24 мая 2018 г. N 205

Положение
об организации работы "Виртуальной приемной" на официальном сайте городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан

1. Общие положения

1.1. Положение об организации работы "Виртуальной приемной" на официальном сайте городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Башкортостан от 12.12.2006 N 391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан", и определяет порядок осуществления приема, регистрации и рассмотрения обращений граждан, направленных через "Виртуальную приемную" официального сайта городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан www.oktadm.ru (далее - официальный сайт) в органы местного самоуправления городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - органы местного самоуправления).

1.2. Основные термины, используемые в положении:

"Виртуальная приемная" - раздел официального сайта, предназначенный для приема обращений граждан в электронной форме через информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет";

обращение граждан в электронной форме (далее - электронное обращение) - направленное в органы местного самоуправления предложение, заявление или жалоба в форме электронного сообщения;

заявитель - автор электронного обращения, персональные данные которого указаны в электронном обращении.

2. Требования к оформлению электронного обращения

2.1. При оформлении электронного обращения необходимо заполнить соответствующие поля формы обратной связи раздела "Виртуальная приемная". Заполнение полей, отмеченных звездочкой, является обязательным.

2.2. При заполнении полей формы указываются персональные данные заявителя. Отправляя электронное обращение на "Виртуальную приемную", заявитель автоматически дает согласие на обработку персональных данных. Информация о персональных данных заявителя, сведения, содержащиеся в электронном обращении заявителя, хранятся и обрабатываются с соблюдением требований законодательства.

2.3. Электронные обращения, поступившие через "Виртуальную приемную", должны содержать следующие обязательные реквизиты:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя полностью;

какому органу местного самоуправления адресовано электронное сообщение: Совету городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - Совету городского округа) или администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - администрации городского округа);

текст обращения - конкретное изложение сути предложения, заявления или жалобы;

адрес электронной почты (e-mail) заявителя.

2.4. Размер электронного обращения не может превышать 10 000 знаков.

2.5. Заявитель вправе приложить к электронному обращению необходимые документы и материалы в электронной форме. Размер вложения не может превышать 10 Мб. Для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, docx, pptx, xlsx, rtf, xls, pps, ppt, pdf, jpg, bmp, png, tif, pcx, mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv. Иные форматы не обрабатываются в информационных системах "Виртуальной приемной", не принимаются и не рассматриваются.

3. Порядок приема обращений граждан, направленных через "Виртуальную приемную"

3.1. Электронные обращения, направленные через "Виртуальную приемную", поступают в отдел по делопроизводству и работе с обращениями граждан администрации городского округа (далее - отдел по работе с обращениями).

3.2. Отдел по работе с обращениями:

в течение трех дней осуществляет прием электронных обращений, поступивших на электронную почту "Виртуальной приемной";

в день приема электронного обращения выводит информацию на бумажный носитель и в зависимости от того, какому органу местного самоуправления адресовано данное электронное сообщение, направляет его в аппарат Совета городского округа для дальнейшей регистрации и рассмотрения, или регистрирует в установленном порядке, присваивает порядковый номер и направляет для наложения резолюции.

4. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан, направленных через "Виртуальную приемную" в Совет городского округа

4.1. Электронное обращение подлежит регистрации в течение трех дней с момента поступления его в аппарат Совета городского округа.

4.2. Регистрация электронных обращений производится аппаратом Совета городского округа в журнале регистрации входящей корреспонденции путем присвоения порядкового номера. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп.

4.3. После присвоения регистрационного номера электронное обращение направляется председателю Совета городского округа для наложения резолюции.

4.4. Председатель Совета городского округа (или иное лицо по его поручению), рассмотрев поступившее электронное обращение, накладывает резолюцию, в которой определяет ответственного исполнителя (при необходимости - соисполнителей), излагает содержание поручения, устанавливает сроки исполнения, если это необходимо, и подписывает резолюцию.

4.5. Электронное обращение согласно утвержденной резолюции направляется на исполнение должностному лицу, в компетенцию которого входит рассмотрение вопроса.

4.6. При необходимости исполнитель и соисполнители, согласно договору о передаче администрации городского округа части обязанностей аппарата Совета городского округа, могут привлекать для рассмотрения и подготовки ответа на электронное обращение соответствующие структурные подразделения администрации городского округа.

4.7. Электронное обращение, поступившее в Совет городского округа, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Исполнитель вправе рассмотреть обращение в более короткий срок.

Если на обращение дается промежуточный ответ, в нем указывается срок подготовки окончательного ответа.

4.8. В исключительных случаях возможно однократное продление срока рассмотрения электронного обращения не более чем на 30 дней.

Заявитель в обязательном порядке уведомляется о продлении срока.

4.9. По итогам рассмотрения и обобщения полученных материалов исполнитель подготавливает письменный ответ по существу поставленных в электронном обращении вопросов и несет ответственность за несвоевременное и ненадлежащее оформление ответа.

4.10. Электронное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Совета городского округа, направляется в течение семи дней с момента регистрации в соответствующий орган с уведомлением заявителя о переадресации электронного обращения.

4.11. Электронное обращение не принимается к рассмотрению и ответ на обращение не дается, если:

текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы;

обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

текст письменного обращения не поддается прочтению.

4.12. В случае если в электронном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, исполнитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. Заявитель уведомляется о данном решении.

4.13. В случае если ответ по существу поставленного в электронном обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.14. В случае если в электронном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительный орган в соответствии с его компетенцией.

4.15. На поступившее в Совет городского округа электронное обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, ответ может быть размещен с соблюдением требований, предусмотренных законодательством на официальном сайте.

Заявителю в течение семи дней со дня регистрации электронного обращения будет сообщен электронный адрес страницы официального сайта, на которой размещен ответ на вопрос, поставленный в электронном обращении.

4.16. Ответ на электронное обращение должен быть оформлен на фирменном бланке Совета городского округа. Ответ должен содержать ссылку на номер поступившего обращения, номер и дату отправки ответа, который указывается в отведенном для этого месте и в тексте письма повторно не упоминается.

4.17. Ответ на электронное обращение должен быть четким, последовательным, исчерпывающим, содержать информацию по существу поставленных в обращении вопросов.

4.18. Подготовленный и подписанный ответ регистрируется аппаратом Совета городского округа путем присвоения исходящего регистрационного номера. После чего электронное обращение снимается с контроля.

4.19. Аппарат Совета городского округа в течение 1 рабочего дня со дня регистрации ответа направляет ответ на электронное обращение в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении. Подписанный и зарегистрированный ответ на электронное обращение сканируется и заявителю по электронной почте отправляется электронный образ ответа на обращение.

5. Порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан, направленных через "Виртуальную приемную" в администрацию городского округа

5.1. Электронное обращение подлежит регистрации в день вывода электронного обращения на бумажный носитель.

5.2. Регистрация электронных обращений производится в системе электронного документооборота "Директум" (далее - СЭД "Директум).

5.3. На каждое электронное обращение гражданина в ходе регистрации оформляется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК), в которой указывается следующая информация:

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;

адрес электронной почты заявителя;

краткое содержание обращения;

код вопроса обращения заявителя;

тип вида вопроса обращения заявителя;

проставляется отметка для дальнейшей выгрузки в портал ССТУ.РФ;

заполняется карточка-поручение, где указываются отметка о постановке на контроль, срок подготовки ответа и фамилия ответственного исполнителя (исполнителей), в ведении которого находится вопрос, проблемы, указанные в обращении гражданина.

Регистрация электронных обращений производится путем автоматического присвоения порядкового номера. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу распечатанного обращения проставляется регистрационный штамп.

5.4. После присвоения регистрационного номера электронное обращение с приложениями (при наличии) вкладывается в РКК и направляется главе администрации, его заместителям, управляющему делами для утверждения резолюции.

5.5. Глава администрации (или иное лицо по его поручению), рассмотрев поступившее электронное обращение, накладывает резолюцию, в которой определяет ответственного исполнителя (при необходимости - соисполнителей) излагает содержание поручения, устанавливает сроки исполнения, если это необходимо, и подписывает резолюцию.

5.6. Электронное обращение согласно утвержденной резолюции, направляется на исполнение должностному лицу, в компетенцию которого входит рассмотрение вопроса.

5.7. Электронное обращение, поступившее в администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Исполнитель вправе рассмотреть обращение в более короткий срок.

Если на обращение дается промежуточный ответ, в нем указывается срок подготовки окончательного ответа.

5.8. В исключительных случаях возможно однократное продление срока рассмотрения электронного обращения не более чем на 30 дней.

Заявитель в обязательном порядке уведомляется о продлении срока.

5.9. По итогам рассмотрения и обобщения полученных материалов исполнитель подготавливает ответ по существу поставленных в электронном обращении вопросов и несет ответственность за несвоевременное и ненадлежащее оформление ответа.

5.10. Электронное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней с момента регистрации в соответствующий орган с уведомлением заявителя о переадресации электронного обращения.

5.11. Электронное обращение не принимается к рассмотрению и ответ на обращение не дается, если:

текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы;

обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

текст письменного обращения не поддается прочтению.

5.12. В случае если в электронном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, исполнитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. Заявитель уведомляется о данном решении.

5.13. В случае если ответ по существу поставленного в электронном обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.14. В случае если в электронном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительный орган в соответствии с его компетенцией.

5.15. На электронное обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, ответ может быть размещен с соблюдением требований, предусмотренных законодательством, на официальном сайте.

Заявителю в течение семи дней со дня регистрации электронного обращения будет сообщен электронный адрес страницы официального сайта, на которой размещен ответ на вопрос, поставленный в электронном обращении.

5.16. Ответ на электронное обращение должен быть четким, последовательным, исчерпывающим, содержать информацию по существу поставленных в обращении вопросов.

5.17. Подготовленный и подписанный ответ регистрируется отделом по работе с обращениями в СЭД "Директум" путем присвоения исходящего регистрационного номера. После чего обращение снимается с контроля.

5.18. Отдел по работе с обращениями в течение одного рабочего дня со дня регистрации ответа направляет ответ на электронное обращение в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении. В данном случае подписанный и зарегистрированный ответ на электронное обращение сканируется и заявителю по электронной почте отправляется электронный образ ответа на обращение.

5.19. Статистическая информация о количестве электронных обращений, поступивших в органы местного самоуправления через "Виртуальную приемную", регулярно размещается на официальном сайте.