Приложение. Порядок хранения и использования личных дел муниципальных служащих Администрации города Бийска и ее структурных подразделений, имеющих статус юридического лица

Приложение
к постановлению
Администрации г. Бийска
от 9 января 2017 г. N 1

Порядок
хранения и использования личных дел муниципальных служащих Администрации города Бийска и ее структурных подразделений, имеющих статус юридического лица

С изменениями и дополнениями от:

21 февраля 2018 г.

1. Ведение, хранение и использование личных дел муниципальных служащих Администрации города Бийска и ее структурных подразделений, имеющих статус юридического лица (далее - муниципальных служащих), осуществляются отделом муниципальной службы и кадров управления делами Администрации города Бийска (далее - Отдел) в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", и настоящим Порядком.

К личному делу муниципального служащего приобщаются документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2. Личные дела муниципальных служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел муниципальных служащих (приложение N 1). Номер личного дела при регистрации определяется как порядковый номер. Книга учета личных дел муниципальных служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью начальника Отдела.

Книга учета личных дел муниципальных служащих ведется по каждому учреждению, имеющему статус юридического лица, отдельно.

3. На обложке личного дела муниципального служащего указывается номер в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел муниципальных служащих. В случае получения личного дела муниципального служащего из другого органа местного самоуправления его ведение продолжается Отделом с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.

4. Личные дела муниципальных служащих хранятся в Отделе в алфавитном порядке отдельно от других дел в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу, оборудованных запорными устройствами. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения или несанкционированного использования.

5. Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Информация об изменениях:

Пункт 6 изменен с 21 февраля 2018 г. - Постановление администрации города Бийска Алтайского края от 21 февраля 2018 г. N 228

См. предыдущую редакцию

6.Личные дела включаются в номенклатуру дел Администрации города Бийска, утвержденную в установленном порядке, под наименованием "Личные дела муниципальных служащих."

7. Ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела проводится не реже одного раза в год в листе ознакомления с личным делом (приложение 2) в присутствии работника Отдела, уполномоченного в установленном действующим законодательством порядке на получение, обработку, хранение, передачу и использование персональных данных муниципальных служащих. Личное дело муниципального служащего на руки муниципальному служащему во временное пользование не выдается.

8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, содержащимся в личных делах муниципальных служащих, определяются распоряжением Администрации города Бийска.

9. Лицам, указанным в пункте 8 настоящего Порядка, может осуществляться выдача личных дел муниципальных служащих для ознакомления.

10. Работники Отдела, выдавшие личное дело муниципального служащего, обязаны сделать запись в журнале выдачи личных дел муниципальных служащих (приложение N 3) с указанием даты выдачи и возврата личного дела, а также подписи лица, запросившего личное дело. Срок ознакомления с документами личного дела муниципального служащего не должен превышать одного рабочего дня.

11. В личном деле муниципального служащего, выданном для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в записях и документах, вносить новые записи, извлекать содержащиеся в нем документы или приобщать к нему новые документы.

12. Лицо, получившее личное дело для ознакомления, несет персональную ответственность за сохранность содержащихся в нем документов, а также за незаконное разглашение конфиденциальной информации, ставшей ему известной по результатам ознакомления с личным делом муниципального служащего.

13. Работники Отдела в конце рабочего дня обязаны проверить наличие в местах хранения всех личных дел муниципальных служащих, выданных для ознакомления, принять необходимые меры к их возврату, а также убедиться в сохранности документов, содержащихся в личном деле согласно внутренней описи.

14. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другой орган местного самоуправления его личное дело передается по новому месту замещения должности муниципальной службы, о чем делается отметка в книге учета личных дел.

Управляющий делами

И.К. Юдин

Управляющий делами

И.К. Юдин

Управляющий делами

И.К. Юдин