Распоряжение Правительства Алтайского края от 2 февраля 2018 г. N 22-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (с изменениями и дополнениями)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Распоряжение Правительства Алтайского края от 2 февраля 2018 г. N 22-р

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

2. Признать утратившими силу следующие распоряжения Администрации Алтайского края:

от 05.04.2014 N 105-р;

от 24.05.2016 N 149-р.

Губернатор
Алтайского края,
Председатель
Правительства Алтайского края

А.Б. Карлин

Утверждена
распоряжением Правительства
Алтайского края
от 02.02.2018 N 22-р

Инструкция

по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "Инструкция") определяет порядок организации работы с документами Губернатора Алтайского края, документами Правительства Алтайского края в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и других органах исполнительной власти Алтайского края и подведомственных им организациях, а также устанавливает правила подготовки и оформления для этих документов.

Инструкция также определяет порядок организации работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и устанавливает правила их подготовки и оформления.

2. Под термином "документ" подразумеваются правовые акты, входящая и исходящая корреспонденция и иные служебные документы на бумажном носителе и в электронной форме, созданные и оформленные в установленном порядке.

3. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, исполнению и использованию документов Губернатора Алтайского края и документов Правительства Алтайского края, обязательные для всех лиц, замещающих государственные должности Алтайского края, должности государственной гражданской службы в органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие органов исполнительной власти Алтайского края").

Порядок и правила работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех государственных гражданских служащих, лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края"),

4. Работа с документами Губернатора Алтайского края осуществляется по аналогии с документами Правительства Алтайского края, если настоящей Инструкцией не установлено иное.

Порядок организации работы с документами Правительства Алтайского края определяется Регламентом Правительства Алтайского края и настоящей Инструкцией.

Требования Инструкции распространяются на работу с документами первых заместителей Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края, не замещающих должности в других органах исполнительной власти, а также заместителя Председателя Правительства Алтайского края - руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "заместители Председателя Правительства Алтайского края").

Работа с документами заместителей Председателя Правительства Алтайского края, замещающих должности в других органах исполнительной власти (кроме руководителя Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), регулируется настоящей Инструкцией в части документов Правительства Алтайского края.

5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.

6. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные и другую информацию ограниченного доступа, а также с поручениями Президента Российской Федерации, обращениями и запросами граждан и организаций в части, не регламентированной специальными правовыми актами.

7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

8. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется в Единой системе электронного документооборота (далее - ЕСЭД) в соответствии с настоящей Инструкцией, Положением о ЕСЭД и Регламентом работы в ЕСЭД.

В ЕСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе и осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками ЕСЭД.

Обмен электронными документами между участниками ЕСЭД осуществляется без дублирования по электронной почте и дублирования на бумажном носителе (за исключением случаев, установленных настоящей Инструкцией и другими правовыми актами).

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками ЕСЭД, осуществляется по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) или электронной почте.

Для подтверждения подлинности электронных документов в ЕСЭД используется электронно-цифровая подпись.

9. Порядок доступа служащих органов исполнительной власти Алтайского края к документам (проектам документов), зарегистрированным в ЕСЭД, определяется Регламентом работы в ЕСЭД.

10. Разработку правил работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, в том числе с использованием современных информационных технологий, методическое руководство при подготовке и исполнении документов, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению (далее - "департамент по документационному обеспечению").

Требования сотрудников департамента по документационному обеспечению по организации работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края в соответствии с настоящей Инструкцией, соблюдению установленных правил работы с документами, устранению недостатков и нарушений установленных правил обязательны для исполнения.

Образцы бланков правовых актов, писем органов исполнительной власти Алтайского края и писем структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края согласовываются с департаментом по документационному обеспечению.

11. Ответственность за организацию работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края и состояние делопроизводства по ним, в том числе за прохождение и исполнение документов, за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечение сохранности служебных документов и информации, содержащейся в них, в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края возлагается на их руководителей.

12. Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами.

Департамент по документационному обеспечению осуществляет методическое руководство служащими, ответственными за делопроизводство, в части их работы с документами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края.

13. Ведение делопроизводства коллегиальных и совещательных органов, в том числе контроль за исполнением их решений и подготовку к передаче дел на архивное хранение, осуществляют секретари этих органов.

14. Документы, поступившие на рассмотрение Губернатору Алтайского края, в Правительство Алтайского края и Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края, а также документы (проекты документов) Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовленные служащими органов исполнительной власти Алтайского края, и принятые по ним решения до их обнародования, опубликования, размещения в сети "Интернет" в установленном законодательством Российской Федерации и Алтайского края порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

Служебная информация может использоваться исключительно в служебных целях и в соответствии с полномочиями служащих органов исполнительной власти Алтайского края.

С содержанием документов (проектов документов) могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению (подготовке).

Ознакомление с документами (проектами документов), содержащими служебную информацию, а также передача этих документов (проектов документов), их копий сторонним юридическим или физическим лицам не допускаются, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются только специально уполномоченными сотрудниками Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни служащие органов исполнительной власти Алтайского края информируют служащего, ответственного за ведение делопроизводства, о документах, находящихся у них на исполнении в этот период.

При увольнении служащих органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение осуществляется передача документов и дел другому служащему по указанию руководителя соответствующего подразделения.

16. Об утрате или неисправимом повреждении документа ставится в известность руководитель органа исполнительной власти (структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края), ответственного за его исполнение, и докладывается в департамент по документационному обеспечению для принятия дальнейших решений.

17. Служащие органов исполнительной власти Алтайского края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

II. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

1.1. Прохождение документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с момента создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из нескольких основных документопотоков:

документы, поступающие в адрес Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (входящие);

документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (исходящие, внутренние);

документы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений.

1.2. По типам документов документооборот делится на следующие документопотоки:

служебные документы;

документы ограниченного доступа;

обращения граждан.

1.3. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

распределение документов на документопотоки;

разделение документов внутри документопотоков на группы;

централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;

однократность регистрации документов;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов с целью их дальнейшего распределения;

рассмотрение документов уполномоченными должностными лицами в случаях, не требующих рассмотрения непосредственно Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края и его заместителями;

идентичность документов в электронной форме аналогичным документам на бумажном носителе;

отражение всех действий с документами и проектами документов в ЕСЭД;

регламентация операций по обработке, подготовке, согласованию и рассмотрению документов.

2. Прием и первичная обработка входящих документов

2.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, осуществляется департаментом по документационному обеспечению.

2.2. Прием корреспонденции, доставляемой почтовыми службами, нарочным, факсимильной связью, а также по электронным каналам связи, производится в централизованном порядке канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Прием корреспонденции, доставляемой подразделениями фельдсвязи и спецсвязи, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению и отделом спецработы департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по обеспечению региональной безопасности.

Прием документов, поступающих по каналам специальной документальной связи, осуществляется сектором специальной документальной связи департамента по документационному обеспечению.

Прием, обработка и доведение до сведения заинтересованных лиц поступающей в Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края в нерабочее время, в выходные и праздничные дни корреспонденции, а также документов, поступающих по факсимильной связи, осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с последующей передачей поступивших документов для регистрации в департамент по документационному обеспечению.

Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края в г. Москве, осуществляется постоянным представительством Алтайского края в городе Москве с последующим докладом их Губернатору Алтайского края (по возможности) и передачей для регистрации в департамент по документационному обеспечению.

2.3. При приеме корреспонденции:

проверяется правильность адресования;

проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним;

сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах или записанными в разносных книгах.

В случае правильности адресования, соблюдения комплектности и целостности документов, соответствия номеров документов в разносных книгах (иных документах) при необходимости ставится отметка о принятии документа с датой и подписью сотрудника, принявшего документ. Отметка о принятии документа может проставляться при помощи специального штампа.

При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, отсутствии подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа об этом сообщается его отправителю. С отправителем согласуется возможность оперативного устранения ошибок. При необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в подразделении департамента по документационному обеспечению, принявшем данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником (заместителем начальника) департамента по документационному обеспечению.

В случае если документ, имеющий ошибки в оформлении, может быть рассмотрен по существу, по согласованию с отправителем он регистрируется и передается по назначению для дальнейшего прохождения и рассмотрения.

2.4. Документы, адресованные Губернатору Алтайского края, Правительству Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ошибочно, регистрируются, а затем пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом за подписью начальника (заместителя начальника) департамента по документационному обеспечению.

Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю без регистрации.

2.5. Конверты после вскрытия и проверки, как правило, уничтожаются. Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, а также если они содержат обращения граждан или судебную документацию.

2.6. Конверты со служебной корреспонденцией, адресованные Губернатору Алтайского края с пометкой "лично", без вскрытия передаются начальнику департамента по документационному обеспечению для представления конверта Губернатору.

Конверты с пометкой "лично", адресованные заместителям Председателя Правительства, руководителям структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства без вскрытия передаются в соответствующие подразделения.

2.7. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передается по принадлежности.

Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти Алтайского края, может быть принята канцелярией департамента по документационному обеспечению и передана по принадлежности без отметки о принятии документа.

3. Регистрация входящих документов

3.1. Регистрация входящих служебных документов, адресованных Губернатору Алтайского края, Правительству Алтайского края, Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края, не замещающим должности в других органах исполнительной власти, заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, осуществляется в канцелярии департамента по документационному обеспечению.

Регистрация обращений и запросов граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в режимно-секретном отделе и секторе специальной документальной связи департамента по документационному обеспечению, а также в отделе спецработы департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по обеспечению региональной безопасности.

3.2. Документы регистрируются не позднее второго рабочего дня с момента их поступления в подразделение, осуществляющее регистрацию. Срочные и оперативные документы регистрируются незамедлительно.

3.3. Документы, указанные в пункте 3.1 настоящего раздела Инструкции (в том числе уже рассмотренные соответствующими должностными лицами), поступившие в органы исполнительной власти Алтайского края и структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края без регистрации, в течение рабочего дня передаются в департамент по документационному обеспечению для регистрации.

3.4. Документы на иностранных языках регистрируются и передаются в управление Алтайского края по внешним связям, туризму и курортному делу для перевода на русский язык или составления аннотации, после чего документы возвращаются в канцелярию департамента по документационному обеспечению для передачи на рассмотрение в установленном порядке.

3.5. Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:

информации и сводки, присланные для сведения;

рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций;

поздравительные письма и поздравительные плакаты;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

специальная документация (кадровая, бухгалтерская и т.д.).

3.6. Поступившие в Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края и зарегистрированные в ЕСЭД документы органов исполнительной власти края (в том числе ответы на контрольные документы) повторно в ЕСЭД не регистрируются, за исключением инициативных писем на Губернатора Алтайского края и заместителей Председателя Правительства Алтайского края.

Документы Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, зарегистрированные в ЕСЭД, при поступлении в органы исполнительной власти края повторно не регистрируются.

3.7. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в ЕСЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

При регистрации на документе путем проставления специального штампа в правом нижнем углу оформляется реквизит "отметка о поступлении документа", который включает в себя наименование организации (структурного подразделения - при необходимости), входящий регистрационный номер, присвоенный ЕСЭД, и дату поступления документа (точное время поступления - при необходимости).

3.8. При регистрации служебной корреспонденции проводится проверка наличия:

повторного поступления уже зарегистрированного документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

исходящего запроса (в случае поступления ответа).

При положительном результате в соответствующем поле регистрационной карточки документа делается отметка о номерах документов, связанных с поступившей корреспонденцией, а к входящему документу прикладываются распечатки регистрационных карточек указанных документов.

Документы, поступившие повторно, не регистрируются, вместо этого в регистрационной карточке документа делается отметка о повторном поступлении, а сам документ приобщается к поступившему ранее.

3.9. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

При регистрации в соответствии с реквизитами поступившего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД:

"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"корреспонденты" - организация, из которой поступил документ;

"исходящий номер и дата" - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором;

"подписал" - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

"кому" - должностное лицо, на имя которого поступил документ;

"содержание" - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос "о чем?" (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных содержания каждого документа - дат, географических названий, должностных лиц и др.; даты заполняются словесно-цифровым способом, например: 21 октября);

"состав" - количество листов (страниц) документа, наличие приложений (книги, журналы, брошюры, постеры) - заполняется по формуле: количество листов документа + количество листов приложения, например: 2+45, 1+2 брошюры;

"доставка" - способ доставки документа;

"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с поступившим документом (общая тема, запрос, дополнение и т.д.);

"примечание" - заполняется в случае необходимости указания особенностей поступившего документа.

Образец заполнения регистрационной карточки входящего документа в ЕСЭД представлен в приложениях 1, 2.

3.10. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии), полученный путем сканирования.

Требования к файлам электронных образов документов определяются Регламентом работы в ЕСЭД.

Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов:

документы с грифом "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные;

нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты);

другие документы, сканирование которых затруднено технически, или доступ к содержанию которых ограничен законодательством.

4. Порядок рассмотрения документов

4.1. Департаментом по документационному обеспечению производится рассмотрение зарегистрированной входящей корреспонденции и подготовка для доклада Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края.

4.2. В случаях, не требующих непосредственного рассмотрения Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края (или когда требуется предварительное рассмотрение для доклада документа), департаментом по документационному обеспечению документы направляются на рассмотрение заместителям Председателя Правительства Алтайского края, в структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органы исполнительной власти Алтайского края, органы местного самоуправления Алтайского края в соответствии с утвержденным распределением обязанностей с учетом компетенции, установленной нормативными правовыми актами.

Помощниками заместителей Председателя Правительства Алтайского края в случаях, не требующих непосредственного рассмотрения документа заместителями (или когда требуется предварительное рассмотрение для доклада заместителю), документы могут быть направлены на рассмотрение в координируемые заместителями органы исполнительной власти Алтайского края в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей.

Основанием для принятия в ходе рассмотрения документа соответствующего решения является его содержание.

4.3. Поступившая срочная и оперативная корреспонденция, в том числе с соответствующими пометками ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно"), регистрируется и незамедлительно направляется по ЕСЭД канцелярией департамента по документационному обеспечению на рассмотрение в органы исполнительной власти Алтайского края, при этом в поле "примечание" регистрационной карточки документа делается отметка "электронный документ (срочно)" или "электронный документ (оперативно)".

4.4. Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края, заместители Председателя Правительства Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей дают указания об исполнении документов в форме резолюций.

Проекты резолюций Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края об исполнении документов оформляются департаментом по документационному обеспечению.

Органы исполнительной власти Алтайского края могут вносить предложения в проекты резолюций по документам на этапе их предварительного рассмотрения.

Порядок подготовки резолюций по исполнению документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, поступивших на рассмотрение в органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, определяется их руководителями.

4.5. Резолюция оформляется на бланке резолюции (самим руководителем резолюция может оформляться на свободном месте рабочего поля документа).

Для электронных документов резолюция вносится непосредственно в регистрационную карточку документа в ЕСЭД.

Резолюция включает инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, поручение по документу, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции, при необходимости - срок исполнения документа и отметку об ответственном исполнителе (свод, созыв), например:

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия (свод)

Для исполнения к 01.01.2019.

Подпись

09.08.2017

Если руководителем, вынесшим резолюцию, дата резолюции не указана, то она проставляется служащим, ответственным за документационное обеспечение деятельности руководителя.

Для изготовления бланков резолюций используется бумага формата А6 (при необходимости - А5), в бланк резолюции включаются наименование должности, инициалы и фамилия автора резолюции или наименование организации (структурного подразделения) - в этом случае инициалы и фамилия автора дополнительно указываются в самой резолюции.

4.6. Все документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края, передаются в департамент по документационному обеспечению.

Документы (в том числе незарегистрированные), рассмотренные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края и поступившие исполнителям минуя департамент по документационному обеспечению, в обязательном порядке передаются ими в течение рабочего дня в департамент по документационному обеспечению для учета (регистрации) и внесения резолюций в ЕСЭД.

Передача документов на бумажных носителях осуществляется через канцелярию департамента по документационному обеспечению, которой осуществляется учет движения документов.

Передача рассмотренных Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края документов напрямую исполнителям, минуя департамент по документационному обеспечению, не допускается.

4.7. Документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, и документы, направленные на рассмотрение департаментом по документационному обеспечению, требующие исполнения, передаются в контрольно-методический отдел департамента по документационному обеспечению для внесения в регистрационную карточку документа резолюции (отметки о рассмотрении документа) и осуществления контроля за исполнением документа.

Канцелярия департамента по документационному обеспечению вносит в регистрационную карточку резолюции к документам, рассмотренным Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края или руководством департамента по документационному обеспечению, направленным для информации.

Резолюции заместителей Председателя Правительства Алтайского края в регистрационную карточку документа вносят специалисты, осуществляющие документационное обеспечение их деятельности.

Внесение в ЕСЭД резолюций по обращениям граждан и документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан и режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению.

Резолюции во исполнение уже данных вышестоящим руководством поручений вносятся в ЕСЭД соответствующими служащими органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края как подчиненные резолюции (при наличии доступа к ЕСЭД).

4.8. При внесении резолюции (подчиненной резолюции) в регистрационной карточке документа в ЕСЭД в окне "поручения" заполняются следующие поля:

"автор резолюции" - лицо, рассмотревшее документ;

"дата резолюции" - дата рассмотрения документа;

"текст резолюции" (при наличии) - дословное содержание поручения;

"исполнители" - лица, которым адресована резолюция;

"плановая дата исполнения" (в случае если документ подлежит контролю) - дата, к которой документ должен быть исполнен на основании срока исполнения документа;

"контролер" (при необходимости) - лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа;

"ход исполнения" (при необходимости) - особенности исполнения документа (периодичность предоставления информации, адресаты для ответов и др.);

"категория" (при необходимости) - типовые особенности поручения (вид контроля, электронное поручение и др.).

Образец оформления резолюции в регистрационной карточке документа в ЕСЭД представлен в приложениях 3, 4.

4.9. При внесении резолюции в ЕСЭД регистрационные карточки документов автоматически направляются исполнителям.

Подлинники рассмотренных документов после внесения резолюций в ЕСЭД передаются в канцелярию департамента по документационному обеспечению для направления ответственному исполнителю, соисполнителям документы направляются в электронном виде по ЕСЭД, либо направляются копии документов.

Если документ направляется в электронном виде по ЕСЭД без досылки документа на бумажном носителе, то в поле "примечание" регистрационной карточки документа или в поле "категория" ("текст резолюции") резолюции к документу делается запись "электронный документ" (ЭД), "электронное поручение", и для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к регистрационной карточке. В случае направления документа разными способами разным исполнителям к пометке "электронный документ" добавляется индекс подразделения (лица), которым документ направляется в электронном виде.

Подлинники документов, направленных исполнителям только в электронном виде, хранятся в подразделении, направившем документ.

Документы на бумажных носителях передаются исполнителям под роспись в разносной книге.

5. Организация работы с исходящими и внутренними документами

5.1. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края осуществляются в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией и другими нормативными актами правил при подготовке документа возлагается на исполнителя.

До представления документа на подпись (утверждение) исполнитель, подготовивший проект документа, проверяет правильность его оформления, адресации и полноту пакета документов: наличие листа согласования, приложений, реестра рассылки, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа.

5.2. Подписанные документы Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края регистрируются в ЕСЭД.

В отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению регистрируются:

законы Алтайского края;

указы и распоряжения Губернатора Алтайского края;

постановления и распоряжения Правительства Алтайского края;

договоры (соглашения), подписанные Губернатором Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края, доверенности, планы Правительства Алтайского края.

В контрольно-методическом отделе департамента по документационному обеспечению регистрируются:

личные поручения Губернатора Алтайского края;

поручения, данные на оперативных совещаниях Правительства Алтайского края;

протоколы (протоколы поручений) совещаний у Губернатора Алтайского края, рабочих совещаний Правительства Алтайского края.

В канцелярии департамента по документационному обеспечению регистрируются:

исходящие письма Губернатора Алтайского края;

исходящие письма Правительства Алтайского края;

телеграммы за подписью Губернатора Алтайского края.

В приемных заместителей Председателя Правительства Алтайского края специалистами организационно-технологического отдела департамента по документационному обеспечению регистрируются:

личные поручения заместителей Председателя Правительства Алтайского края;

протоколы совещаний, поручения, данные на совещаниях у заместителей Председателя Правительства Алтайского края;

планы и другие документы, утвержденные заместителями Председателя Правительства Алтайского края.

Исходящие письма Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края по обращениям граждан регистрируются отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Исходящие письма и другие документы Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края (за исключением правовых актов), связанные с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению и отделом спецработы департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по обеспечению региональной безопасности.

Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов, проводимых под председательством Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края и заместителей Председателя Правительства Алтайского края, регистрируются ответственными секретарями этих органов.

Документы, подписанные Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, которые не подлежат регистрации в департаменте по документационному обеспечению, учитываются в отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

5.3. Лицо, регистрирующее документ, проверяет правильность его оформления в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа. При регистрации исходящих писем дополнительно проверяются наличие и правильность составления реестра рассылки, оформление реквизита "адресат", отметки об исполнителе документа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки без регистрации.

5.4. Документы, оформленные в соответствии с установленными правилами, регистрируются не позднее второго рабочего дня с момента поступления на регистрацию, а срочные и оперативные - незамедлительно.

5.5. Регистрация в ЕСЭД производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим. Дата и регистрационный номер документов, подготовленных на бланках или в соответствии с типовыми формами, проставляются в установленных для этих реквизитов местах, на остальных документах данные реквизиты проставляются, как правило, при помощи специальных штампов.

При регистрации реквизит "дата документа" должен соответствовать дате подписания (утверждения) документа (для писем, правовых актов и других документов) или дате события, зафиксированного в документе (для протоколов и актов).

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 09.01.2017. В случаях, предусмотренных бланками или типовыми формами документов, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 9 января 2017 г.

Реквизит "регистрационный номер документа" является присвоенным ЕСЭД цифровым или буквенно-цифровым идентификатором документа, состоящим из порядкового номера документа в пределах календарного года, который в зависимости от вида документа дополняется цифровыми и (или) буквенными кодами, индексами подразделений в соответствии с номенклатурой дел и используемыми классификаторами.

5.6. При регистрации в соответствии с реквизитами исходящего (внутреннего) документа заполняются следующие поля регистрационной карточки в ЕСЭД:

"регистрационный номер и дата документа" (присваиваются автоматически);

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"подписал" - фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего документ;

"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), кому направляется документ;

"исполнители" - фамилия, инициалы, должность лица, подготовившего документ;

"визы" - список лиц, согласовавших проект документа;

"рубрики" - тема документа в соответствии с соответствующим классификатором;

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов и регистрационные карточки проектов документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД и имеющих логические связи с подписанным документом (общая тема, ответ, дополнение, во изменение, утратил силу и т.д.);

"примечание" - заполняется в случае необходимости указания типа отправки и других особенностей документа.

Для правовых актов при регистрации дополнительно проверяется наличие связок с другими правовыми актами, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу.

Образец заполнения регистрационной карточки исходящего документа в ЕСЭД представлен в приложениях 5, 6.

5.7. Зарегистрированные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке, за исключением документов, не подлежащих сканированию (пункт 3.10 раздела 3 части II настоящей Инструкции).

Документы, находящиеся в пакете с регистрируемым документом (листы согласования, экспертизы, обосновывающие материалы и т.д.), сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке документа дополнительным файлом (файлами) с ограничением доступа к ним.

Требования к файлам электронных образов документов определяются Регламентом работы в ЕСЭД.

5.8. Регистрационная карточка направляется в орган исполнительной власти Алтайского края, подготовивший документ, по ЕСЭД зарегистрировавшим его сотрудником.

5.9. Присвоение регистрационного номера исходящей корреспонденции, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (кроме ответов на обращения граждан, документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения) с последующей передачей документа в канцелярию департамента по документационному обеспечению для регистрации в ЕСЭД.

5.10. Исходящие, внутренние документы (их копии), листы согласования, реестры рассылки и другие документы к ним формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6. Отправка документов

6.1. Отправляемые документы пересылаются фельдсвязью, спецсвязью, почтой и с помощью технических и электронных средств связи (в том числе по ЕСЭД, МЭДО, электронной почте), а также передаются нарочным непосредственно адресатам.

Отправка почтой документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется централизованно канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Отправка документов фельдсвязью и спецсвязью осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению и отделом спецработы департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по обеспечению региональной безопасности в соответствии с требованиями Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации и ФГУП "Главный центр специальной связи".

Отправка документов по каналам специальной документальной связи осуществляется сектором специальной документальной связи департамента по документационному обеспечению.

6.2. Отправка документов осуществляется согласно реестрам рассылки (приложение 7), которые составляются исполнителем отправляемого документа.

При составлении реестра исполнителем указываются данные об исполнителе, вид и наименование документа, к которому составлен реестр, регистрационный номер проекта документа (при наличии), организации (должностные лица), которым направляется документ, количество экземпляров и предполагаемый способ отправки.

Ответственность за соблюдение установленных законодательством сроков направления документа и указание необходимых адресатов несет исполнитель.

6.3. В реестр включаются только те организации, которым непосредственно должен быть направлен документ. При этом допустимо списочное указание получателей для участников системы ЕСЭД (например: органам исполнительной власти Алтайского края, администрациям муниципальных районов и городских округов Алтайского края).

В случае направления сторонним организациям в реестре дополнительно указываются почтовый адрес, адрес электронной почты, факс, телефон получателя документа в зависимости от способа отправки документа.

В реестр к правовым актам обязательно включаются органы власти Алтайского края, деятельность которых затрагивает правовой акт, а также руководители, осуществляющие визирование его проекта. В реестр к нормативным правовым актам включается Министерство юстиции Алтайского края и прокуратура Алтайского края.

6.4. Способы доставки определяются исполнителем исходя из срочности документа, наличия в запросе просьбы о направлении в электронном виде или по факсу. В случае необходимости оперативной доставки документа приоритет отдается направлению документа по электронной почте.

При необходимости самостоятельной отправки документа исполнителем в реестре делается соответствующая отметка.

Отправка документов участникам ЕСЭД осуществляется в электронном виде по ЕСЭД (за исключением писем на имя Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края), кроме случаев, когда представление документа на бумажном носителе требуется в силу законодательства (наградные, финансовые документы и др.).

Отправка документов сторонним организациям осуществляется преимущественно почтой. Письма за подписью Губернатора Алтайского края отправляются заказными письмами (за исключением приглашений). Заказными письмами с уведомлением направляется, как правило, судебная и бухгалтерская документация, а также другие документы в случаях, регламентированных специальными правовыми актами. Отправка других документов осуществляется простыми почтовыми отправлениями.

Отправка документа оперативными или дополнительными способами осуществляется канцелярией департамента по документационному обеспечению только при наличии мотивированных оснований. В противном случае такая отправка осуществляется исполнителем самостоятельно.

Сотрудники департамента по документационному обеспечению вправе потребовать от исполнителя доработки или корректировки реестра в случае его несоответствия форме и правилам отправления документов, недостаточности сведений, содержащихся в реестре.

Отправка документов адресатам и способами, не указанными в реестре, осуществляется исполнителем.

Образец составления реестра рассылки приведен в приложении 8.

6.5. Отправителем в реестре проставляются исходящий номер и дата зарегистрированного документа, а при необходимости - дата отправки.

6.6. Для отправки писем только участникам ЕСЭД реестр рассылки не составляется, при этом список получателей документа указывается в поле "адресат" регистрационной карточки проекта документа.

Для писем на имя Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края реестр рассылки не составляется.

В случае отсутствия реестра для писем сторонним организациям канцелярией департамента по документационному обеспечению осуществляется их отправка только по почте (при наличии адреса).

6.7. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции.

При отправке документа почтой в канцелярии департамента по документационному обеспечению осуществляется сортировка и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию почтовым отделением связи выдаются квитанции о получении корреспонденции, которые передаются исполнителю, а копии хранятся в канцелярии департамента по документационному обеспечению.

6.8. Исполнитель, получающий подлинник документа для самостоятельной отправки (передачи адресату), расписывается в получении в журнале исходящей корреспонденции, в реестре рассылки или на копии указанного документа, остающейся в деле, а в регистрационной карточке документа делается отметка о его отправке исполнителем.

6.9. Документы на бумажном носителе, направляемые заместителям Председателя Правительства Алтайского края, в органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передаются под роспись в разносных книгах.

6.10. При отправке документа в электронном виде по ЕСЭД в поле "адресат" регистрационной карточки документа вносятся участники ЕСЭД, которым документ должен быть направлен, в поле "примечание" делается запись "электронный документ" и, в случае направления документа разными способами, добавляется индекс подразделения (лица), которым документ направляется в электронном виде.

6.11. Факсограммами, как правило, передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения, требующие оперативного доведения информации до адресата.

После отправки документа по факсу осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе. Отчет об отправке по факсу прикладывается к реестру рассылки.

Объем документов, направляемых по факсу, не должен превышать 10 листов.

6.12. Канцелярией департамента по документационному обеспечению в соответствии с реестрами рассылки осуществляется отправка документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края по электронной почте. При этом отправителем создается сопроводительная часть электронного сообщения, содержащая реквизиты направляемого документа, с присоединенными к ней электронными образами.

В случае наличия необходимости указания в содержательной части электронного письма дополнительной информации или прикрепления дополнительных файлов, не являющихся официальным приложением документа, документ направляется исполнителем самостоятельно.

Отправка по электронной почте может осуществляться автоматизированно с помощью ЕСЭД.

После отправки документа по электронной почте, как правило, осуществляется его досылка адресату на бумажном носителе.

6.13. Телефонограммы направляются исполнителями самостоятельно.

6.14. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные со служебной деятельностью, к отправке канцелярией департамента по документационному обеспечению не принимаются.

6.15. Передача документов ограниченного доступа, в том числе документов, содержащих охраняемую законом тайну, и документов с грифом "Для служебного пользования" с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.

7. Организация работы с документами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

7.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений, осуществляются департаментом по документационному обеспечению в соответствии с порядком, установленным разделом 2 части II настоящей Инструкции.

7.2. Регистрация входящих документов производится в порядке, установленном разделом 3 части II настоящей Инструкции.

Служебные документы, адресованные Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, регистрируются канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Служебные документы, адресованные структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, регистрируются соответствующими структурными подразделениями.

Обращения граждан в адрес Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ее структурных подразделений и должностных лиц регистрируются отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, регистрируются соответствующими режимно-секретными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

7.3. Структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края обеспечивают рассмотрение поступивших им документов и внесение резолюций (подчиненных резолюций) в ЕСЭД в соответствии с разделом 4 части II настоящей Инструкции.

7.4. Подготовка исходящих и внутренних документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений осуществляется в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией. Организация работы с такими документами, в том числе их регистрация, осуществляется в соответствии с разделом 5 части II настоящей Инструкции.

В отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению регистрируются:

приказы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (за исключением приказов о предоставлении отпусков, проведении служебных проверок, привлечении к дисциплинарной ответственности);

договоры, соглашения, доверенности, планы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

В канцелярии департамента по документационному обеспечению регистрируются исходящие письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.

7.5. Отправка исходящих документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и ее структурных подразделений по почте и нарочным в органы исполнительной власти Алтайского края осуществляется согласно реестрам рассылки канцелярией департамента по документационному обеспечению в соответствии с разделом 6 части II настоящей Инструкции.

Отправка документов структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по факсу и электронной почте осуществляется структурными подразделениями самостоятельно.

7.6. Переписка между структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также их переписка с органами исполнительной власти Алтайского края, органами местного самоуправления Алтайского края осуществляется по ЕСЭД в виде электронных документов без дублирования по электронной почте и документами на бумажном носителе.

Документы структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, зарегистрированные в ЕСЭД и адресованные руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, повторно в ЕСЭД не регистрируются.

7.7. Структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с правилами настоящей Инструкции обеспечивают:

регистрацию документов структурных подразделений;

ведение делопроизводства в ЕСЭД;

рассмотрение, контроль и исполнение поступающих к ним документов;

формирование, хранение и использование документов в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

подготовку в соответствии с установленными правилами и передачу законченных в делопроизводстве дел на хранение в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Организация и ведение внутреннего делопроизводства структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется ими самостоятельно.

7.8. При организации ведения делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в целях обеспечения ведения делопроизводства в соответствии с установленными правилами руководители соответствующих структурных подразделений:

определяют ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях;

распределяют обязанности по выполнению конкретных функций и операций в процессе делопроизводства в структурном подразделении между сотрудниками;

определяют процедуры контроля и лиц, ответственных за контроль по соблюдению установленных настоящей Инструкцией правил, обеспечивают персонификацию ответственности за соблюдение этих правил;

обеспечивают взаимозаменяемость сотрудников в процессе ведения делопроизводства.

Решения руководителя по организации делопроизводства в структурных подразделениях закрепляются в должностных регламентах (инструкциях) конкретных сотрудников структурного подразделения.

7.9. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие обязанности:

получение документов, поступающих в структурное подразделение, в том числе по ЕСЭД;

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством структурного подразделения и их доведение (контроль за доведением) до исполнителей;

регистрация в ЕСЭД входящих и исходящих документов подразделения;

контроль за своевременным исполнением документов и поручений, поступивших на исполнение в структурное подразделение;

обеспечение участия руководителя структурного подразделения в ЕСЭД;

своевременный ввод в ЕСЭД информации о ходе рассмотрения и исполнении документов (или контроль за вводом этой информации другими сотрудниками подразделения);

регистрация (контроль за регистрацией) в ЕСЭД проектов документов, подготовленных сотрудниками структурного подразделения;

ознакомление сотрудников структурного подразделения с требованиями и правилами делопроизводства в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, в том числе с настоящей Инструкцией;

контроль за соблюдением требований при подготовке и оформлении проектов документов сотрудниками структурного подразделения;

контроль за соблюдением в структурном подразделении правил, установленных настоящей Инструкцией;

контроль за прохождением документов в подразделении;

контроль за использованием бланков;

хранение печатей (штампов) структурного подразделения и правильное их использование;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов в подразделении;

консультирование сотрудников структурного подразделения по вопросам делопроизводства;

участие в подготовке сводной номенклатуры дел;

контроль за формированием в соответствии с номенклатурой дел и правильным оформлением дел в делопроизводстве сотрудниками структурного подразделения;

контроль за хранением и использованием дел структурного подразделения, ведущихся и оконченных;

контроль за своевременной подготовкой, оформлением и передачей на хранение в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края дел сотрудниками структурного подразделения, ответственными за ведение этих дел;

обеспечение проведения экспертизы ценности в отношении документов структурного подразделения;

отбор документов и дел структурного подразделения на уничтожение;

обеспечение приема-передачи дел и документов между сотрудниками структурного подразделения при увольнении, временном отсутствии, смене должностных обязанностей;

иные обязанности, связанные с делопроизводством.

На период временного отсутствия сотрудника, ответственного за делопроизводство, его обязанности, в том числе по ведению делопроизводства в ЕСЭД, возлагаются на другого сотрудника структурного подразделения в соответствии с должностным регламентом и (или) по указанию руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

7.10. Сотрудники структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с их должностными обязанностями осуществляют:

соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил работы с документами;

исполнение контрольных документов (поручений), поступивших им на исполнение, и документирование этого исполнения в соответствии с установленными правилами;

подготовку и оформление проектов документов в соответствии с процедурами и правилами, установленными настоящей Инструкцией и другими правовыми актами;

участие в ЕСЭД;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, их оформление, хранение и использование в структурном подразделении, подготовку и передачу в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

отбор документов и дел структурного подразделения на уничтожение совместно с сотрудником, ответственным за делопроизводство;

участие в подготовке сводной номенклатуры дел.

7.11. Методическое руководство по организации и ведению делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляет департамент по документационному обеспечению.

8. Централизованное тиражирование документов

8.1. Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, производится канцелярией департамента по документационному обеспечению.

Тиражирование документов типографским способом осуществляется управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края.

8.2. Копировально-множительные работы выполняются при предъявлении исполнителем бланка-заказа на их выполнение, подписанного начальником департамента по документационному обеспечению (его заместителем) или начальником канцелярии департамента по документационному обеспечению.

Тираж может быть сокращен в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров. В тиражировании документов может быть отказано в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

8.3. Документы, подлежащие копированию, должны быть раскреплены, напечатаны четко и разборчиво. Формат документов не должен превышать формата АЗ.

8.4. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование производится вне очереди.

8.5. Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом.

8.6. Заказы на выполнение копировальных работ учитываются в специальном журнале.

8.7. Централизованное тиражирование документов, не относящихся к деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, канцелярией департамента по документационному обеспечению не производится.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

9.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе Инструкции или установленных другими правовыми актами.

9.2. Необходимость отнесения документа (проекта документа) к категории содержащего служебную информацию ограниченного распространения определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект документа, или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

На документах (на их проектах) и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" (ДСП) и номер экземпляра. Указанный гриф проставляется на каждом экземпляре документа в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу и дополняется указанием номера экземпляра документа. Ограничительная надпись грифа печатается шрифтом размера 12 и выравнивается по правому краю, номер экземпляра проставляется ниже через один междустрочный интервал, например:

Для служебного пользования

Экз. N 3

К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп".

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, оформляется с указанием регистрационного номера приложения, номера экземпляра, количества листов и грифа ограничения доступа, например:

Приложение:

Справка о..., рег. N 37дсп, экз. N 1, на 2 л., для служебного пользования

9.3. Прием, учет, контроль за исполнением, хранение и отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края возлагаются на режимно-секретный отдел департамента по документационному обеспечению и отдел спецработы департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по обеспечению региональной безопасности.

Регистрация и хранение правовых актов с грифом "Для служебного пользования" осуществляются отделом подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

Прием и учет документов осуществляются поэкземплярно в порядке, установленном для несекретных документов. Приложения к документам имеют самостоятельную регистрацию.

9.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в журналах учета или в карточках учета выдачи документов в соответствии с резолюциями на документах.

Передача таких документов и информации, содержащейся в них, другим сотрудникам, не имеющим отношения к документу, или сторонним лицам запрещается.

9.5. Печатание и размножение документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляются с использованием средств вычислительной техники, соответствующих специальным требованиям и рекомендациям по технической защите конфиденциальной информации.

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа в левом нижнем углу от границы левого поля исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер рабочего телефона и дату печатания документа (используется шрифт 12 размера), например:

Отп. 3 экз.

Фамилия И.О.

(3852) 12-34-56

19.07.2017

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются на регистрацию сотруднику, осуществляющему их учет.

Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится только с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Отметка исполнителя о размножении дополнительных экземпляров документа оформляется на обороте последнего листа копируемого документа с указанием количества дополнительных экземпляров, фамилии исполнителя и даты копирования.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

9.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочно сотрудником Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края под роспись в реестре либо в журнале, специально предназначенном для этих целей.

Запрещается передавать документы, имеющие гриф "Для служебного пользования", по незащищенным каналам связи (электронная почта, телеграфная и факсимильная связь).

При необходимости направления документов, имеющих гриф "Для служебного пользования", нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер направляемого ему экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и утверждается руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

9.7. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, также проставляется гриф "Для служебного пользования".

9.8. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", прошедших экспертизу ценности, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах после уничтожения делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

9.9. Не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, проводится проверка наличия документов, дел с грифом "Для служебного пользования". Результаты проверки оформляются актом.

9.10. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, по его решению назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему проверку.

На утраченные документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края передаются в архив для включения в дело фонда.

9.11. Снятие с документов грифа "Для служебного пользования" осуществляется должностным лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного доступа (пункт 9.2 настоящего раздела Инструкции), путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.

О снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

9.12. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и служащие органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, производится управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Заявки с эскизами печатей согласовываются с правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и департаментом по документационному обеспечению.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края или его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяются Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, его заместителями и руководителями структурных подразделений соответственно.

Гербовые печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются и используются в соответствии с законодательством Российской Федерации. Гербовые печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны соответствовать требованиям соответствующего государственного стандарта.

10.2. Режимно-секретный отдел департамента по документационному обеспечению осуществляет учет гербовых и других печатей, штампов с факсимильным воспроизведением подписей, штампов учета документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также других штампов, требующих учета в соответствии с законодательством. Вышеуказанные печати и штампы после изготовления управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края передаются в режимносекретный отдел.

Учет осуществляется в журнале учета печатей и штампов (приложение 9), листы которого должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью сотрудника режимно-секретного отдела, ответственного за учет печатей и штампов.

Печати и штампы, подлежащие учету, выдаются под расписку сотрудникам Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, отвечающим за их использование и сохранность.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, несет персональную ответственность за их использование, а при оставлении должности обязан сдать их в режимно-секретный отдел. Передача печатей и штампов, подлежащих учету, другим сотрудникам и третьим лицам запрещается. В случае служебной необходимости допускается использование печатей и штампов несколькими сотрудниками одного структурного подразделения с указанием этого в журнале.

Гербовые печати хранятся в режимно-секретном отделе и отделе подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

10.3. Печати используются в случаях, установленных законодательством, для удостоверения подлинности подписи должностного лица, удостоверения документов, их юридической силы, для удостоверения соответствия копий документов подлиннику или подтверждения фактов и действий.

Реквизит "печать" проставляется на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П." ("место печати"), если иное не определено другими требованиями.

10.4. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы подлежат возврату в режимно-секретный отдел департамента по документационному обеспечению, где они должны быть уничтожены по акту (приложение 10). который утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

10.5. Об утрате печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и режимно-секретный отдел департамента по документационному обеспечению.

За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством.

III. Исполнение и контроль за исполнением документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края

1. Контроль за исполнением осуществляется в отношении документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, содержащих решения и поручения, установленные Регламентом Правительства Алтайского края, а также других документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, требующих исполнения и отчета о проделанной работе.

2. Департамент по документационному обеспечению осуществляет контроль:

в отношении документов, резолюций к документам и поручений, подписанных Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края (лицом, исполняющим обязанности Председателя Правительства Алтайского края) - особый контроль;

в отношении документов, поступивших на имя Губернатора Алтайского края и в Правительство Алтайского края и направленных департаментом по документационному обеспечению заместителям Председателя Правительства Алтайского края, руководителям органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов местного самоуправления Алтайского края на рассмотрение по компетенции, в случаях, не требующих решения непосредственно Губернатора Алтайского края, или в случаях, требующих предварительной проработки для доклада Губернатору Алтайского края.

Организация контроля за документами и поручениями заместителей Председателя Правительства Алтайского края осуществляется соответствующими специалистами организационно-технологического отдела департамента по документационному обеспечению.

Организация контроля за рассмотрением обращений и исполнением запросов граждан и поручениями по ним осуществляется отделом по работе с обращениями граждан департамента по документационному обеспечению.

Организация контроля за документами и поручениями руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

3. Контроль за рассмотрением адресатами исходящих писем Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края осуществляется органами исполнительной власти Алтайского края и структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившими их проекты.

Исполнение планов и графиков, в том числе утвержденных правовыми актами Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, контролируется органами исполнительной власти Алтайского края и структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившими их проекты.

Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных и совещательных органов Алтайского края, в том числе проводимых под председательством Губернатора Алтайского края и заместителей Председателя Правительства Алтайского края, контролируется секретарями соответствующих органов.

Исполнение правовых актов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края контролируется структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившими их проекты.

4. Организация контроля и исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями правовых актов, регламентирующих их исполнение.

5. Контроль за исполнением документов состоит из процедур по учету контрольных документов и поручений, сопровождению и анализу хода и сроков их исполнения и включает в себя:

постановку документа на контроль в ЕСЭД;

предупредительный контроль (в случае необходимости);

рассмотрение отчетов-информаций об исполнении документа;

анализ хода и результатов исполнения документа;

перенос контрольной даты исполнения документа в ЕСЭД (при наличии оснований);

проставление в ЕСЭД отметки о рассмотрении информации об исполнении (продлении) документа;

снятие документа с контроля в ЕСЭД;

направление исполненного документа в дело;

мониторинг состояния исполнительской дисциплины по контрольным документам.

Ответственные за осуществление контроля специалисты обеспечивают выполнение вышеназванных процедур исходя из необходимости исполнения документа по существу и фактического исполнения документа.

6. Постановка документа на контроль осуществляется путем заведения в ЕСЭД контрольных резолюций на исполнителей, определения контрольной даты исполнения документа, заполнения поля "плановая дата исполнения" в ЕСЭД и проставления отметки о контроле на документах на бумажном носителе.

Постановка документа на контроль осуществляется исходя из содержания документа, поручения и резолюции к нему.

Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также документы, требующие исполнения и представления отчета о проделанной работе, в том числе документы с формулировкой "рекомендовать".

7. Документы, требующие исполнения, могут быть направлены исполнителям на "внутренний контроль": в этом случае контрольные даты для исполнителей по документам не определяются, а ответственность за исполнение документов и направление в случае необходимости информации заявителю возлагается на исполнителей. Исполнители должны самостоятельно определять сроки и ход исполнения, порядок контроля и снятия с контроля таких документов с отражением служащими, ответственными за делопроизводство, всей необходимой информации в ЕСЭД, в том числе:

вводом подчиненных контрольных резолюций;

определением плановой даты исполнения документов в ЕСЭД;

заполнением отчетов об исполнении документов в ЕСЭД;

оформлением связок с регистрационной карточкой документа, поступившего на внутренний контроль.

Направление отчетов об исполнении данных документов в департамент по документационному обеспечению не требуется.

8. Контрольная дата исполнения документа - дата, к которой документ должен быть исполнен.

Контрольная дата исполнения документа определяется исходя из сроков исполнения решений или поручений, установленных Регламентом Правительства Алтайского края, сроков, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края, а также содержания документа или содержания пояснительной записки к документу (для правовых актов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края) и резолюции.

В отношении документов особого контроля срок исполнения, как правило, составляет 15 календарных дней (если в тексте документа или резолюции к нему не указано иное).

В отношении других документов срок исполнения, как правило, составляет 30 календарных дней (если в тексте документа не указано иное).

В отношении документов с пометкой "срочно" срок исполнения составляет 3 календарных дня.

В отношении документов с пометкой "оперативно" срок исполнения составляет 10 календарных дней.

Контрольная дата исполнения документа фиксируется специалистом, осуществляющим контроль, в поле "плановая дата исполнения" окна "поручения" регистрационной карточки документа в ЕСЭД. На документах на бумажных носителях при помощи штампов "Контроль", "Особый контроль" проставляется отметка о контроле, которая также содержит контрольную дату исполнения документа.

9. Предупредительный контроль по исполнению документов подразумевает сокращение основного срока исполнения документа (либо проставление промежуточной даты исполнения документа в соответствующем поле окна "поручения" регистрационной карточки документа в ЕСЭД) и направление предварительного отчета-информации об исполнении (ходе исполнения) в адрес лица, давшего поручение.

10. Исполнители по документам определяются исходя из резолюции к документу, содержания решения или поручения, текста документа и компетенции исполнителя.

11. Ответственными за исполнение правовых актов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края, планов, графиков, договоров и соглашений, заключенных от имени Алтайского края и Правительства Алтайского края, являются органы исполнительной власти Алтайского края и структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившие их проекты, если в тексте документа не указано иное.

Исполнение правовых актов и соглашений, в которых не указаны конкретные исполнители и не отражены решения или поручения, как правило, осуществляется без процедур по контролю.

12. Исполнение документа включает в себя:

исполнение поручения по существу;

продление срока исполнения поручения (при наличии оснований);

направление ответа заявителю;

оперативное доведение информации до адресата;

подготовка и направление доклада (информации) об исполнении (продлении) документа;

проставление отчета в ЕСЭД о представлении доклада (информации) со связкой регистрационной карточки доклада об исполнении с регистрационной карточкой контрольного документа.

Ответственность за выполнение всех вышеназванных процедур возлагается на исполнителей.

13. Отсутствие контроля за исполнением документа, доведенного до исполнителей, в том числе отсутствие контрольной резолюции или плановой даты исполнения документа в ЕСЭД (проставление некорректной плановой даты), не является основанием для неисполнения документа.

14. Исполнители обязаны обеспечивать исполнение документов, в том числе направление ответа заявителю, в сроки, установленные законодательством.

15. Порядок исполнения поручений и решений, содержащихся в документах Правительства Алтайского края, а также порядок продления сроков исполнения таких документов определяются Регламентом Правительства Алтайского края с учетом требований настоящей Инструкции.

Исполнение поручений и решений, содержащихся в документах Губернатора Алтайского края, а также продление сроков исполнения таких документов осуществляются в порядке, установленном для документов Правительства Алтайского края.

16. В случае если исполнение документа не находится в компетенции исполнителя, документ в течение двух рабочих дней с момента поступления на исполнение пересылается им по принадлежности с мотивированным сопроводительным письмом, с письменным уведомлением об этом должностного лица, давшего поручение, и департамента по документационному обеспечению.

17. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в регистрационной карточке документа в ЕСЭД ставится отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

18. В целях обеспечения комплексного исполнения поручений, данных Губернатором Алтайского края, заместитель Председателя Правительства Алтайского края, являющийся основным исполнителем по документу, обеспечивает координацию деятельности по исполнению, в том числе при необходимости дает поручения органам исполнительной власти Алтайского края, не указанным в качестве исполнителей по документу, вносит мотивированные предложения о корректировке хода и сроков исполнения документа (в том числе для соисполнителей), определяет ответственных лиц, осуществляющих сбор, обработку и обобщение информации по исполнению поручения.

19. Сроки представления ответа заявителю и должностные лица, подписывающие ответ, определяются исполнителем исходя из содержания документа в соответствии с законодательством.

В случае служебной необходимости, а также в случаях, установленных законодательством, исполнители обеспечивают оперативное направление ответов (в том числе за подписью Губернатора Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края) адресатам, в том числе путем направления информации по электронной почте, факсимильной связи и др.

В случае если письменный ответ заявителю не требуется, об этом сообщается в докладе об исполнении документа.

20. К контрольной дате исполнения документа ответственным исполнителем в адрес лица, давшего поручение, готовится доклад об исполнении поручения с приложением оригинала документа, предыдущих ответов и резолюций, ответов соисполнителей (в случае направления их в адрес ответственного исполнителя) и ответа заявителю.

Доклад должен содержать конкретные результаты исполнения поручения и предложения о дальнейшем ходе его исполнения. Если поручение дано нескольким исполнителям, то доклад (ответ автору обращения) представляется ответственным исполнителем по согласованию с соисполнителями или на основании (с учетом) представленной ими информации.

Представление докладов с предложениями о продлении сроков исполнения поручений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Алтайского края.

В случае если исполнение документа происходило по схеме "запрос-ответ", доклад об исполнении может отдельно не составляться, а основанием для принятия решения по контролю за исполнением документа служит ответ.

В случае если в результате исполнения поручения Губернатора Алтайского края был издан правовой акт, то вместо доклада Губернатору Алтайского края в департамент по документационному обеспечению направляется информация об исполнении поручения с указанием наименования, даты и номера изданного акта. В случае когда издание акта не позволяет однозначно судить о выполнении поручения, в департамент по документационному обеспечению исполнителем дополнительно направляются обоснованные предложения по контролю за исполнением документа.

Соисполнители обеспечивают представление информации ответственному исполнителю за два дня до контрольной даты исполнения поручения. К контрольной дате соисполнителями готовится доклад об исполнении поручения или предоставляется отчет о направлении информации ответственному исполнителю. В случае согласования соисполнителем доклада (ответа заявителю) основного исполнителя визирование данного документа осуществляется заблаговременно - до подписания доклада основным исполнителем.

При подготовке доклада о выполнении поручения ссылка на номер этого поручения обязательна.

На каждое поручение готовится отдельный доклад. Допускается подготовка одного доклада на поручения, содержащие одинаковые вопросы, по предварительному согласованию с департаментом по документационному обеспечению. На поручения, зафиксированные в перечнях поручений или протоколах, доклады готовятся отдельно по каждому пункту.

В случае если поручение Губернатора Алтайского края было дано непосредственно руководителю органа исполнительной власти Алтайского края или структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, то доклад об исполнении подлежит согласованию с координирующим данную сферу заместителем Председателя Правительства Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей. Допускается согласование в виде записи в тексте доклада, например: "О выполнении поручения заместителю Председателя Правительства Алтайского края доложено".

21. При направлении доклада (информации) об исполнении поручения в регистрационной карточке документа в ЕСЭД в поле "отчет исполнителя" служащий, ответственный за делопроизводство, обязательно вводит отчет об исполнении документа, в котором указываются реквизиты доклада и предложения о ходе исполнения поручения, инициалы и фамилия руководителя, направляющего предложения, или информация об исполнении документа, например:

"N 11-113 от 09.08.2017 И.О. Фамилия о продлении до 13.12.2017";

"N 12-657 от 07.08.2017 И.О. Фамилия о снятии с контроля, прошу снять с контроля И.О. Фамилия" (в случае согласия с докладом курируемого ведомства);

"N 15-113 от 19.08.2017 И.О. Фамилия о продлении до 13.12.2017, согласовано И.О. Фамилия" (в случае согласования доклада соисполнителем);

"Принят указ Губернатора Алтайского края от 23.03.2017 N 37";

"Проведено совещание: протокол N Прот-9 от 02.03.2017".

Доклад об исполнении поручения служащим, ответственным за делопроизводство, регистрируется в ЕСЭД, и его регистрационная карточка связывается с регистрационной карточкой контрольного документа по типам связки "на продление", "к снятию с контроля". Электронный образ доклада может прикрепляться в поле "файлы" отчета исполнителя.

Сведения об ответе заявителю (о подготовке проекта ответа заявителю) также вносятся в поле "отчет исполнителя", например:

"Ответ заявителю N 13-55 от 02.02.2017";

"Ответ заявителю за подписью И.О. Фамилия" (в случае отсутствия полномочий по регистрации документа);

"Подготовлен проект ответа за подписью И.О. Фамилия, виза И.О. Фамилия" (в случае подготовки проекта ответа).

Регистрационная карточка ответа заявителю связывается с регистрационной карточкой контрольного документа по типу связки "ответ".

Если в докладе об исполнении документа говорится о подготовке проектов документов во исполнение данных поручений, то служащим, ответственным за делопроизводство, делается связка регистрационных карточек проектов документов, указанных в докладе, с регистрационной карточкой контрольного документа. Регистрационные карточки документов, принятых во исполнение поручения, связываются с регистрационной карточкой контрольного документа (тип связки "во исполнение").

Заполнение отчета об исполнении документа без представления доклада об исполнении и документов к нему не является основанием для принятия решения о контроле за исполнением документа или поручения.

22. Принятие контрольных документов к рассмотрению и отражение в ЕСЭД решения о контроле за исполнением документа производятся только после выполнения процедур, указанных в пункте 12 настоящего раздела Инструкции, и представления полного пакета документов в соответствии с пунктом 20 настоящего раздела Инструкции.

Ответственные за осуществление контроля сотрудники перед передачей документов на рассмотрение проводят анализ хода и результатов исполнения документа и в случае выявления недостатков и нарушения установленных требований возвращают документы исполнителям для доработки с отражением необходимой информации в ЕСЭД. При этом поручение признается неисполненным и остается на контроле, обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

23. Доклады об исполнении документов подлежат рассмотрению автором поручения или уполномоченными должностными лицами.

Доклады об исполнении поручений, представляемые Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются департаментом по документационному обеспечению исполнителям для доработки и повторного представления.

По итогам рассмотрения докладов Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края, заместителями Председателя Правительства Алтайского края или уполномоченными должностными лицами департамента по документационному обеспечению принимаются решения о снятии документов с контроля, продлении сроков исполнения поручений, направлении докладов на согласование или дополнительное рассмотрение другим исполнителям. Губернатором Алтайского края, Председателем Правительства Алтайского края может быть принято иное решение по итогам рассмотрения доклада и дано новое поручение.

Сотрудники, контролирующие исполнение документов и поручений, на основании документов, поступивших к ним до рассмотрения и по его итогам, своевременно вносят в ЕСЭД текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и принятых по ним решениях путем закрытия (продления) плановых дат исполнения документов, заполнения отчетов о рассмотрении документов, корректировки хода исполнения документов. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

24. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения соответствующего поручения, документированного подтверждения его исполнения и в случае необходимости направления заявителю ответа по существу вопроса.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и в контрольной карточке.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

После исполнения документы снимаются с контроля, при этом на документе (резолюции к документу) и в регистрационной карточке документа делается отметка о снятии с контроля, содержащая резолюцию "в дело" (или букву "Д"), подпись (в регистрационной карточке - инициалы и фамилию) должностного лица, принявшего решение о снятии документа с контроля, и дату принятия решения о снятии с контроля, например:

В дело.

подпись

09.08.2017

25. Документы, находящиеся на контроле, формируются в текущем делопроизводстве в отдельные контрольные папки, которые хранятся у исполнителей или служащих, ответственных за делопроизводство. Исполненные документы после снятия с контроля формируются в дела согласно номенклатуре дел.

Запрещается подшивать в дела неисполненные документы, находящиеся на контроле.

Оригиналы контрольных документов и документов по их исполнению, контроль над которыми осуществляется департаментом по документационному обеспечению, подлежат обязательному возврату в департамент.

26. Департамент по документационному обеспечению периодически формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в отношении поручений Губернатора Алтайского края и документов, находящихся на контроле в департаменте.

Департаментом также осуществляются консультирование по вопросам контроля и исполнения документов и выдача справочной информации по контрольным документам.

27. Руководители органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края организуют контроль за исполнением документов и поручений, поступивших к ним, и принимают меры по обеспечению их исполнения.

IV. Подготовка и оформление документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края

1. Общие требования к подготовке документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края

1.1. Подготовка проектов документов, представляемых на подпись Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, заместителям Председателя Правительства Алтайского края, осуществляется с соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, требованиями Регламента Правительства Алтайского края, Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края, требованиями других правовых актов Российской Федерации и Алтайского края.

1.2. Исполнители обеспечивают оперативную подготовку проектов документов и несут персональную ответственность за их содержание, качество подготовки, комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, своевременность их принятия (в том числе с учетом сроков исполнения контрольных документов и необходимости доставки документа до адресата), соблюдение сроков и требований, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края и настоящей Инструкцией.

1.3. Право подписи документов устанавливается законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

1.4. Документы готовятся в одном экземпляре, за исключением случаев, установленных законодательством.

1.5. Документы, представляемые на подпись Губернатору Алтайского края, Председателю Правительства Алтайского края, должны быть согласованы руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившего проект документа, и заместителем Председателя Правительства Алтайского края, координирующим соответствующую сферу в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, представляемые на подпись заместителям Председателя Правительства Алтайского края, должны быть согласованы руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившего проект документа.

Документы, которые носят межведомственный (межотраслевой характер), должны быть согласованы с заинтересованными заместителями Председателя Правительства Алтайского края, руководителями органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Документы за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края подлежат обязательному согласованию с начальником правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, начальником департамента по документационному обеспечению, заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

1.6. Согласование документов осуществляется путем их визирования. Реквизит "виза" свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта документа и включает в себя подпись лица, визирующего документ, имеющиеся замечания (уточнения) к документу (при их наличии) и дату визирования с указанием в установленных случаях должности и расшифровки подписи.

Согласование проектов документов производится в порядке, установленном пунктом 2.6 раздела 2 части IV настоящей Инструкции.

Согласование документов осуществляется на листах согласования (приложения 11, 12) или в электронном виде в ЕСЭД.

Для внутренних документов за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края допускается визирование на самом проекте документа.

Для писем за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края допускается согласование в виде резолюции "согласовано", оформленное на бланке резолюции визирующего лица.

1.7. Проекты документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края подлежат обязательной лингвистической экспертизе в соответствии с порядком, установленным пунктом 2.9 раздела 2 части IV настоящей Инструкции.

1.8. К проектам документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края прилагается пояснительная записка и (или) другие документы, обосновывающие необходимость их подписания, лист согласования и реестры рассылки данных документов.

В случае упоминания в проекте документа за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края названия организации, не являющейся органом власти или органом местного самоуправления, к проекту прикладываются документы, позволяющие установить точное наименование организации и ее организационно правовую форму (выписка из ЕГРЮЛ, копии учредительных документов организации (фрагменты из них).

К проектам ответов прилагаются запросы, на основании которых данные ответы подготовлены.

1.9. Проекты документов регистрируются в ЕСЭД в соответствующих группах регистрационных карточек проектов документов (далее - РКПД).

Обязательной регистрации в ЕСЭД подлежат:

проекты документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края;

проекты электронных документов, направляемых по ЕСЭД, МЭДО;

проекты документов, требующих межведомственного согласования с участниками ЕСЭД.

Обязательность регистрации проектов документов в ЕСЭД может быть установлена другими правовыми актами Алтайского края.

1.10. Регистрация проектов в ЕСЭД осуществляется исполнителями или служащими, ответственными за делопроизводство.

Регистрационный номер и дата РКПД присваиваются ЕСЭД автоматически.

Лицом, регистрирующим проект документа, заполняются следующие поля РКПД:

"исполнители" - фамилия, имя, отчество исполнителей, их контактные телефоны;

"доступ" - отметка об ограничении доступа к документу;

"содержание" - наименование вида документа и краткое содержание его проекта, отвечающее на вопрос "о чем?" (в целях облегчения поиска документов данное поле заполняется без аббревиатур, сокращений и общих формулировок, с указанием индивидуальных данных каждого документа - дат, географических названий, должностных лиц и др., даты заполняются словесно-цифровым способом, например: 23 августа);

"связки" - ссылки на регистрационные карточки документов, уже зарегистрированных в ЕСЭД, на основании которых данный проект подготовлен, а также имеющие другие логические связи с ним (во изменение, в отмену, общая тема, запрос, дополнение и т.д.);

"файлы" - файлы проектов документов, предлагаемых к подписанию, в текстовом формате, а также дополнительные материалы к ним (приложения, обоснования, реестры, пояснительные записки, экспертные заключения и др.);

"адресаты" - перечень организаций (должностных лиц), которым документ должен быть направлен. Заполняется для указания участников ЕСЭД, которым данный документ должен быть направлен в электронном виде после подписания. Данное поле может не заполняться при наличии реестра рассылки;

"примечание" - заполняется для указания способа визирования проекта или указания типа отправки подписанного документа и других особенностей проекта документа (в случае необходимости);

"визы и подписи" - перечень должностных лиц, которым документ направлен на визирование и подпись. Данное поле заполняется по мере подготовки и согласования документа;

"версия" - версия проекта документа.

Другие поля РКПД заполняются в случае необходимости.

Образец заполнения РКПД в ЕСЭД представлен в приложениях 13, 14.

1.11. При передаче на подпись документов на бумажном носителе, проекты которых зарегистрированы в ЕСЭД, исполнители обязаны обеспечивать идентичность содержания документов на бумажном носителе и документов, прикрепленных в РКПД.

1.12. Проекты документов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителям сотрудниками департамента по документационному обеспечению для доработки.

2. Подготовка правовых актов Губернатора Алтайского края, правовых актов Правительства Алтайского края

2.1. Процедура подготовки проектов правовых актов

2.1.1. Процедура подготовки проектов правовых актов Губернатора Алтайского края и правовых актов Правительства Алтайского края включает в себя:

подготовку пакета документов исполнителем;

проведение внутренних правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертиз, независимой антикоррупционной экспертизы;

регистрацию проекта документа в ЕСЭД;

проведение экспертиз, оценок, получение заключений, предусмотренных законодательством;

согласование проекта документа (визирование);

правовую и антикоррупционную экспертизы в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

получение заключений прокуратуры Алтайского края и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю (для нормативных правовых актов);

оценку департаментом по документационному обеспечению соответствия оформления проекта установленным требованиям;

лингвистическую экспертизу;

представление документов на подпись.

2.1.2. В целях своевременного принятия правовых актов подготовка их проектов осуществляется исполнителем с учетом сроков, необходимых для соблюдения процедуры подготовки проектов, в том числе для их согласования со всеми заинтересованными лицами, обсуждения на заседании общественных советов при органах исполнительной власти Алтайского края, рассмотрения на заседании Правительства Алтайского края, проведения независимой антикоррупционной экспертизы, проведения процедуры оценки регулирующего воздействия, социальной, научной, иных экспертиз и процедур.

2.2. Состав пакета документов к проекту правового акта

К проекту правового акта исполнитель приобщает следующие документы:

2.2.1. Пояснительная записка.

Текст пояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает сущность и основания подготовки проекта, его важнейшие положения; цель принятия правового акта, вопросы, которые он призван решить; информацию о необходимости финансирования за счет средств краевого бюджета и (или) иных источников, возможных социально- экономических и иных последствиях принимаемых решений, положительных аспектах его реализации. Дополнительно в пояснительной записке указываются причины нарушения сроков подготовки правового акта, установленных планами нормотворческой деятельности, или необходимость принятия актов вне этих планов (при наступлении указанных случаев).

Пояснительная записка в обязательном порядке должна содержать ссылку на документы, во исполнение которых разработан проект правового акта (поручение Губернатора Алтайского края, федеральное или краевое законодательство, представление прокуратуры и т.д.).

В пояснительной записке к проекту нормативного правового акта указываются даты размещения проекта на официальном сайте Правительства Алтайского края в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы и результаты ее проведения.

Пояснительная записка оформляется на бланке письма органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края за подписью руководителя (без указания адресата). Образец оформления пояснительной записки представлен в приложении 15.

В случае если пояснительная записка подготовлена иными заинтересованными органами или организациями, она подписывается заместителем Председателя Правительства Алтайского края, координирующим соответствующую сферу деятельности.

Пояснительная записка регистрируется в ЕСЭД.

К проектам правовых актов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края по кадровым вопросам, по вопросам награждения пояснительные записки могут не составляться.

К пояснительной записке готовится приложение по установленной форме (приложение 16). в котором отражаются результаты внутренней правовой экспертизы, необходимость и результаты дополнительных процедур и экспертиз, которые должен организовать исполнитель.

Сведения, указанные в приложении к пояснительной записке, в тексте самой пояснительной записки не упоминаются. Образец составления приложения к пояснительной записке представлен в приложении 17.

2.2.2. Поручения Губернатора Алтайского края, правовые акты (копии) или фрагменты из них, служебные письма, представления прокуратуры и иные документы, во исполнение которых подготовлен проект.

2.2.3. Финансово-экономические расчеты и обоснования, если принятие правового акта повлечет за собой расходы краевого или местного бюджетов.

2.2.4. Тексты правовых актов, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу. При внесении изменений подготавливается документ в текстовом формате, в котором графически отображаются вносимые изменения ("ключ"),

2.2.5. Экспертные заключения, материалы состоявшегося обсуждения проекта правового акта (при их наличии на данной стадии).

2.2.6. Реестр рассылки (раздел 6 части II настоящей Инструкции, приложения 7, 8.

2.2.7. Лист согласования (приложение 11).

2.2.8. К проекту правового акта могут прилагаться иные сведения и материалы, раскрывающие его содержание и (или) особенности.

2.3. Внутренние правовая, антикоррупционная, лингвистическая и независимая антикоррупционная экспертизы

2.3.1. Проекты правовых актов Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края подлежат обязательному рассмотрению юридической службой (юристом) органа исполнительной власти Алтайского края, подготовившего данный проект. В структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края при отсутствии лиц, в должностные обязанности которых входит проведение правовой экспертизы проектов правовых актов, их внутреннюю правовую экспертизу осуществляет исполнитель.

2.3.2. Целью проведения внутренней правовой экспертизы проекта правового акта является установление его соответствия нормам законодательства, отсутствия внутренних противоречий и правовых пробелов, соблюдения правил юридической техники, а также наличия у Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края полномочий для издания правового акта.

2.3.3. В ходе проведения внутренней правовой экспертизы:

определяется характер проекта правового акта (нормативный/ненормативный);

для нормативных правовых актов определяется пункт плана нормотворческой работы, в соответствии с которым подготовлен проект, либо устанавливается, что проект нормативного правового акта разработан вне утвержденного плана;

определяются перечень правовых актов, отмена, изменение, признание утратившими силу которых потребуется в случае принятия предлагаемого правового акта, и сроки проведения этой работы (в случае необходимости корректировки или признания утратившим силу правового акта одного вида с проектом данные нормы включаются в текст самого проекта);

определяются перечень правовых актов, подготовка и принятие которых будут необходимы для реализации подготовленного правового акта, и сроки их принятия;

определяется необходимость предварительного обсуждения проекта правового акта на заседании общественных советов при органах исполнительной власти Алтайского края;

определяется необходимость направления проекта правового акта в Министерство экономического развития Алтайского края для принятия решения о проведении оценки его регулирующего воздействия;

определяется необходимость проведения социальной, педагогической, научной, экологической и иных экспертиз и процедур, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края (в том числе необходимость размещения проекта правового акта на официальных сайтах органов исполнительной власти Алтайского края для их общественного обсуждения и в иных целях).

Результаты проведения внутренней правовой экспертизы либо отсутствие необходимости проведения тех или иных экспертиз и процедур, отсутствие необходимости принятия, отмены, корректировки правовых актов указываются в приложении к пояснительной записке (приложение 16).

Перечни правовых актов, требующих корректировки, отмены или принятия, с указанием сроков этой работы могут оформляться на отдельном листе формата А4.

Если корректировка и отмена правовых актов предусмотрена самим проектом правового акта, сведения об этом в пояснительной записке и приложении к ней не указываются.

С целью недопущения появления в правовых актах положений, содержащих коррупциогенные факторы, проводится внутренняя антикоррупционная экспертиза.

Сведения о проведении внутренней правовой и антикоррупционной экспертиз (фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего экспертизу) отражаются в приложении к пояснительной записке с проставлением подписи лица, проводившего экспертизу, и даты.

Образец составления приложения к пояснительной записке представлен в приложении 17.

Имеющиеся на данной стадии заключения, материалы состоявшегося обсуждения проекта правового акта, иные результаты прилагаются к проекту.

2.3.4. В целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов указанные проекты размещаются исполнителем на официальном сайте Правительства Алтайского края с указанием даты начала и даты окончания приема заключений по результатам проведения независимой антикоррупционной экспертизы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

В случае выявления в проекте при проведении независимой антикоррупционной экспертизы положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, они устраняются исполнителем до внесения проекта на согласование.

Даты размещения проекта на официальном сайте Правительства Алтайского края в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы и результаты ее проведения отражаются в пояснительной записке к проекту.

2.3.5. При наличии в органе исполнительной власти Алтайского края лица, в должностные обязанности которого входит проведение лингвистической экспертизы документов и их визирование в качестве лингвиста, исполнитель направляет проект правового акта на внутреннюю лингвистическую экспертизу.

2.3.6. После прохождения внутренней правовой и антикоррупционной, независимой антикоррупционной и внутренней лингвистической экспертиз текст проекта правового акта полистно визируется его непосредственным исполнителем, специалистом юридической службы органа исполнительной власти Алтайского края, специалистом-лингвистом (при его наличии). Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа проекта правового акта с расшифровкой фамилии, имени, отчества на первом листе.

2.3.7. Подготовленный и завизированный проект правового акта со всеми необходимыми документами передается руководителю органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края для визирования и подписания пояснительной записки.

После подписания руководителем пояснительной записки и проставления визы на лицевой стороне листа согласования проект правового акта регистрируется в ЕСЭД (проект документа может быть зарегистрирован в ЕСЭД для проведения внутренних экспертиз и внутреннего согласования).

2.4. Регистрация проектов правовых актов в ЕСЭД

2.4.1. Регистрация проектов правовых актов осуществляется в соответствии с разделом 1 части IV настоящей Инструкции.

В РКПД правового акта должна полностью отражаться информация о пакете документов, исполнителе, составе визирующих лиц и ходе визирования.

2.4.2. При регистрации в ЕСЭД проекту автоматически присваиваются регистрационный номер и дата, которые должны быть указаны на листе согласования и приложении к пояснительной записке.

2.4.3. Заполнение РКПД правовых актов осуществляется с учетом следующих правил:

в поле "содержание" вид проекта правового акта и его наименование должны быть идентичны листу согласования в бумажном виде;

в поле "связки" фиксируются пояснительные записки, документы, в которые проектом вносятся изменения, документы, которые признаются утратившими силу, во исполнение которых подготовлен проект, или другие материалы, поясняющие необходимость принятия документа.

В поле "файлы" РКПД крепятся электронные образы документов в установленной последовательности:

1) пояснительная записка с приложением к ней (в формате pdf);

2) проект документа (в текстовом формате);

3) финансово-экономические расчеты и обоснования (при необходимости);

4) иные материалы (при наличии);

5) "ключ" (при необходимости);

6) реестр рассылки (в текстовом формате).

Все прикрепленные файлы должны соответствовать бумажным носителям, а наименования файлов - отражать наименование документа.

В поле "примечание" уточняется способ визирования.

2.4.4. Лист согласования к РКПД не крепится.

2.4.5. Образец заполнения РКПД правового акта в ЕСЭД представлен в приложениях 13, 14.

2.4.6. Проекты, зарегистрированные в ЕСЭД, направляются для проведения экспертиз и дальнейшего согласования.

2.5. Проведение экспертиз, оценок, получение заключений, предусмотренных законодательством

2.5.1. Если по результатам проведения внутренней правовой экспертизы была выявлена установленная законодательством необходимость получения заключений, проведения экспертиз (экологической, научной, социальной, педагогической и других), оценок и иных процедур, предшествующих принятию правого акта, проект правового акта направляется на указанные процедуры (до его направления на экспертизу в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края).

2.5.2. Проекты нормативных правовых актов для принятия решения о необходимости оценки их регулирующего воздействия подлежат направлению в Министерство экономического развития Алтайского края посредством ЕСЭД с установлением срока рассмотрения 3 рабочих дня.

В течение этого срока служащим Министерства экономического развития Алтайского края в РКПД делается отметка о необходимости проведения оценки регулирующего воздействия или о том, что проект не подлежит данной процедуре.

2.5.3. Проекты государственных программ Алтайского края направляются в Счетную палату Алтайского края для получения заключений.

2.5.4. Получение заключений, проведение экспертиз и иных процедур происходит в порядке, определенном правовыми актами, устанавливающими данные процедуры.

2.5.5. Полученные в результате проведения экспертиз и иных процедур документы (заключения) по мере поступления приобщаются к пакету документов. Сканированные образы полученных документов прикрепляются в поле "файлы" РКПД.

2.6. Согласование проекта правового акта

2.6.1. Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными заместителями Председателя Правительства Алтайского края, органами исполнительной власти Алтайского края, структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, другими заинтересованными органами и организациями в соответствии с их полномочиями, компетенцией и распределением обязанностей.

2.6.2. Согласование осуществляется путем визирования на листе согласования (приложения 11, 12) или в электронном виде посредством ЕСЭД в РКПД.

Все согласующие должностные лица, независимо от запланированного способа визирования, включаются исполнителем в лист согласования и добавляются в поле РКПД "визы и подписи".

2.6.3. Лица, осуществляющие визирование на листе согласования, добавляются в РКПД без направления проекта посредством ЕСЭД. Указанным лицам проект представляется исполнителем на бумажном носителе.

Перемещение проекта между должностными лицами, визирующими на листе согласования, обеспечивает исполнитель.

Копирование листов согласования для одновременного визирования одного проекта документа у участников ЕСЭД не допускается.

При визировании на листе согласования виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, дату поступления и дату согласования. Если лицом, визирующим документ, соответствующие даты не указаны, они проставляются служащим, ответственным за документационное обеспечение деятельности руководителя.

Результат и дата согласования, проставленные на листе согласования, в обязательном порядке отражаются служащим, ответственным за документационное обеспечение деятельности руководителя, в РКПД. Данные листа согласования и РКПД должны совпадать.

2.6.4. Лицам, осуществляющим согласование в электронном виде, проект направляется посредством ЕСЭД с установлением срока визирования 3 рабочих дня начиная со дня, следующего за днем направления. В поле "примечание" РКПД делается отметка "электронное визирование" с добавлением индекса подразделения (лица), которым проект направляется на согласование в электронном виде.

Результат согласования и его дата вносятся непосредственно в РКПД, при этом на листе согласования напротив Ф.И.О. согласующего в графе "подпись" исполнителем проставляется отметка "эл. виза". Результат согласования, зафиксированный в РКПД, является равнозначным визе на листе согласования.

2.6.5. При необходимости согласования проекта правового акта с государственными органами и организациями, не подключенными к ЕСЭД, согласование проекта, как правило, оформляется отдельным письмом на бланке согласующего органа за подписью его руководителя (лица, его заменяющего).

2.6.6. Установлена следующая последовательность согласования проектов правовых актов:

руководитель органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственного за подготовку проекта правового акта;

заместитель Председателя Правительства Алтайского края, координирующий деятельность структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа;

руководители структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края, иных органов и организаций, вопросы ведения которых затрагиваются;

заинтересованные заместители Председателя Правительства Алтайского края, в том числе ответственные за управленческие округа;

заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр финансов Алтайского края (в случае если проект затрагивает вопросы финансирования за счет средств бюджетной системы).

2.6.7. Отказ от приема проектов правовых актов на согласование не допускается. Если проект поступил в согласующий орган, но вопросов ведения этого органа не затрагивает, результат согласования отражается проставлением записи "вопрос вне компетенции", остальные реквизиты визы (даты поступления и согласования, должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка) сохраняются.

2.6.8. Время визирования соответствующим лицом проекта документа не должно превышать трех рабочих дней, если иное не предусмотрено правовыми актами Алтайского края. Отсчет срока согласования проекта начинается со дня, следующего за днем его поступления на согласование.

Ответственность за соблюдение сроков согласования проектов несут должностные лица, согласующие проекты.

2.6.9. Срок действия визы составляет 3 месяца с даты визирования. По истечении этого срока проект документа подлежит перевизированию.

2.6.10. При наличии возражений, замечаний, особых мнений, дополнений согласующего на листе согласования (в регистрационной карточке) делается отметка о наличии замечаний, которые могут быть кратко описаны там же либо оформлены в виде заключения к проекту правового акта на бланке письма согласующего органа за подписью его руководителя. Соответствующий файл прикрепляется исполнителем к РКПД в поле "файлы".

В случае оформления заключения отдельным документом на листе согласования делается отметка "замечания прилагаются".

При наличии замечаний проект возвращается исполнителю на доработку, замечания докладываются руководителю (за исключением уточнений, не имеющих принципиального характера). При устранении замечаний проект визируется с пометкой "замечания сняты" и проставлением даты.

Ответственность за соответствие изменений, внесенных в проекты правовых актов, замечаниям заинтересованных сторон несет исполнитель.

2.6.11. При наличии разногласий по проекту документа исполнитель обеспечивает его обсуждение с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае неурегулирования разногласий исполнитель приобщает к проекту мотивированный отзыв на замечания с прикреплением соответствующего файла к РКПД. Проект представляется на рассмотрение Губернатору Алтайского края координирующим соответствующую сферу деятельности заместителем Председателя Правительства Алтайского края.

Наличие неурегулированных разногласий не является основанием для исключения из процедуры подготовки правового акта других стадий перед представлением документа на подпись, организация прохождения которых возлагается на соответствующего заместителя Председателя Правительства Алтайского края.

2.6.12. Если в процессе устранения замечаний в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, он подлежит повторному визированию заинтересованными сторонами, при этом в РКПД создается новая версия документа.

2.7. Правовая и антикоррупционная экспертизы

2.7.1. После согласования со всеми заинтересованными сторонами, вопросы ведения которых затрагиваются, и прохождения при необходимости экспертиз, оценок и других процедур проекты правовых актов представляются в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края для проведения правовой, антикоррупционной экспертиз и согласования.

2.7.2. Правовая и антикоррупционная экспертизы проводятся правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в течение 7 рабочих дней с даты поступления проекта. В ходе проведения правовой экспертизы проектов правовых актов в том числе оцениваются полнота и качество проведения внутренней правовой экспертизы.

Наличие и снятие замечаний, вынесенных в ходе экспертиз в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, отражаются на листе согласования.

В случае несогласия исполнителя устранить сделанные замечания правовой департамент составляет мотивированное заключение на проект правового акта, о чем делается отметка на листе согласования и проставляется отметка о результате согласования в РКПД (не согласен).

Файл мотивированного заключения прикрепляется к РКПД исполнителем.

После устранения замечаний повторные экспертизы проводятся в течение 7 рабочих дней с даты поступления проекта.

Согласованный проект правового акта визируется специалистом правого департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, проводившим правовую и антикоррупционную экспертизы, полистно. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа подлинника проекта правового акта с расшифровкой фамилии, имени, отчества и должности на первом листе. На листе согласования проставляется отметка о проведении антикоррупционной экспертизы.

2.7.3. После прохождения антикоррупционной экспертизы проекты нормативных правовых актов направляются правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в прокуратуру Алтайского края, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю для получения заключений. В случае отсутствия необходимости направления проекта акта в указанные органы на листе согласования делаются соответствующие отметки.

После поступления заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю и (или) прокуратуры Алтайского края приобщаются к проекту правового акта. Исполнитель обеспечивает прикрепление соответствующих сканированных файлов к РКПД в формате pdf. Правовым департаментом на листе согласования проставляются отметки о поступивших заключениях.

Поступившие в заключениях замечания должны быть учтены исполнителем. В случае если замечания учтены не полностью, но проект предлагается к подписанию, правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края на листе согласования делается соответствующая отметка.

2.7.4. После проведения правовой и антикоррупционной экспертиз проект согласовывается начальником правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с проставлением на листе согласования отметок о необходимости (отсутствии необходимости) официального опубликования правового акта и источниках этого опубликования, об обязательных адресатах для направления правового акта и необходимости рассмотрения документа на заседании Правительства Алтайского края.

2.8. Представление проекта документа в департамент по документационному обеспечению

2.8.1. Проект правового акта, согласованный и полистно завизированный в порядке, установленном настоящим разделом, представляется исполнителем в отдел подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

2.8.2. К проекту правового акта должен быть приложен пакет документов, сформированный на стадии регистрации проекта правового акта в ЕСЭД и дополненный документами, которые были приобщены к проекту в процессе согласования, а именно:

экспертные заключения прокуратуры Алтайского края и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю (в случае направления в указанные органы);

заключения по результатам проведения экспертиз, оценок и иных процедур: заключение Министерства экономического развития Алтайского края об оценке регулирующего воздействия, заключения Счетной палаты Алтайского края на проекты государственных программ Алтайского края, заключения государственной экологической экспертизы, независимой научной, экологической, социальной, педагогической и иных видов экспертиз (в случае их проведения);

замечания, дополнения, отзывы к проекту правового акта, поступившие от визирующих в ходе согласования (в случае их оформления на отдельном листе);

дополнительная пояснительная записка (составляется при необходимости разъяснения особенностей прохождения и согласования проекта правового акта), в которой отражается оценка поступивших в ходе согласования замечаний, их устранение, необходимость повторного согласования с указанием круга повторно согласующих лиц, причины длительности согласования проекта и другие сведения, раскрывающие особенности согласования проекта правового акта;

другие документы, появившиеся в процессе согласования, прохождения экспертиз, получения заключений.

2.8.3. Перечисленные материалы представляются в отдел подготовки документов департамента по документационному обеспечению на бумажном носителе. Электронные образы всех документов должны быть прикреплены к РКПД в поле "файлы".

2.8.4. Ответственность за соответствие электронной версии проекта документа бумажному носителю несет исполнитель, подготовивший проект. Об этом на листе согласования делается соответствующая отметка с проставлением подписи и даты.

2.9. Рассмотрение и прохождение проекта документа в департаменте по документационному обеспечению

2.9.1. Департаментом по документационному обеспечению производится оценка соответствия оформления проекта установленным требованиям, его лингвистическая экспертиза и представление документа на подпись.

2.9.2. Специалисты отдела подготовки документов департамента по документационному обеспечению устанавливают соответствие поступивших проектов требованиям в части наличия всех необходимых согласований и виз, в том числе полистных, полноты оформления листа согласования, комплектности пакета документов, соблюдения требований к РКПД.

Оценка соответствия проекта документа установленным требованиям производится не позднее следующего рабочего дня с даты его поступления в департамент.

По результатам проведения оценки:

при соответствии проекта правового акта предъявляемым требованиям проект допускается к лингвистической экспертизе;

при наличии замечаний, которые не могут повлиять на ход проведения лингвистической экспертизы, проект допускается к лингвистической экспертизе с замечаниями, которые устраняются исполнителем в период ее проведения;

при несоответствии проекта правового акта предъявляемым требованиям и несоблюдении установленных процедур проект направляется исполнителю на доработку без проведения лингвистической экспертизы.

Все действия с проектом документа на данной стадии отражаются в РКПД.

2.9.3. При передаче проекта правового акта для проведения лингвистической экспертизы в РКПД отражается дата направления на экспертизу и срок ее проведения.

Лингвистическая экспертиза проекта правового акта - проверка проекта на соответствие нормам современного русского языка с учетом функциональных особенностей юридического стиля, редактирование текста с целью устранения семантических и стилистических неточностей, внесение орфографических и пунктуационных правок.

Срок проведения лингвистической экспертизы проектов правовых актов не должен превышать трех рабочих дней, сложных по содержанию и значительных по объему проектов правовых актов - не более семи рабочих дней.

В случае необходимости срок проведения лингвистической экспертизы может быть продлен или сокращен по решению начальника департамента по документационному обеспечению или начальника отдела подготовки документов департамента по документационному обеспечению.

При наличии замечаний лингвиста проект правового акта возвращается исполнителю на доработку. Замечания отражаются непосредственно в тексте проекта правового акта. В РКПД проставляется отметка о наличии замечаний к предложенному тексту и дата.

Исполнитель в течение трех рабочих дней (в отношении сложных по содержанию и значительных по объему проектов правовых актов - не более семи рабочих дней) обеспечивает устранение замечаний лингвиста.

После устранения замечаний повторная лингвистическая экспертиза проводится в сроки, установленные для лингвистической экспертизы.

Проект правового акта, прошедший лингвистическую экспертизу, полистно визируется лингвистом.

По согласованию с департаментом по документационному обеспечению лингвистическая экспертиза может проводиться органами исполнительной власти Алтайского края самостоятельно.

2.9.4. Проект правового акта, претерпевший лингвистические правки, после визирования лингвистом подлежит повторному полистному визированию в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края у специалиста, проводившего правовую экспертизу проекта.

В РКПД указанного проекта исполнителем актуализируется файл проекта.

2.9.5. Подготовленный в установленном порядке проект правового акта после прохождения лингвистической экспертизы, снятия всех замечаний, проставления всех необходимых виз и согласований представляется на согласование начальнику департамента по документационному обеспечению.

2.9.6. После согласования с начальником департамента по документационному обеспечению проект представляется на согласование заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

2.9.7. После завершения всех согласований и процедур, предусмотренных Инструкцией, проект правового акта представляется для подписания Губернатору Алтайского края.

2.9.8. После подписания документы регистрируются в порядке, предусмотренном частью 5 раздела II настоящей Инструкции. Департаментом по документационному обеспечению осуществляется их дальнейшее направление согласно реестру рассылки и отметкам на листе согласования.

2.9.9. Планирование и мониторинг принятия правовых актов, издание которых потребуется после принятия правового акта, осуществляется в соответствии с Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края.

3. Бланки документов Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края. Общие требования к оформлению документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением правил подготовки и оформления документов. Документы создаются на бланках и (или) в соответствии с шаблонами, образцами, формами, установленными настоящей Инструкцией или другими правовыми актами.

3.1.2. При подготовке документов за подписью Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края:

бланк указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 18);

бланк распоряжения Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 19):

бланк письма Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 20);

бланк постановления Правительства Алтайского края (приложение 21);

бланк распоряжения Правительства Алтайского края (приложение 22);

бланк письма Правительства Алтайского края (приложение 23).

Образцы расположения реквизитов в бланках документов представлены в приложениях 24-29.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться другие виды бланков, которые используются при осуществлении Губернатором Алтайского края и Правительством Алтайского края своих полномочий.

3.1.3. Бланки с черно-белым воспроизведением герба используются в виде электронных шаблонов. При использовании электронных шаблонов бланки должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и гарнитуру шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки с цветным изображением герба изготавливаются на бумажном носителе. Изготовление бланков с цветным изображением герба обеспечивается управлением делами Губернатора и Правительства Алтайского края по заявке департамента по документационному обеспечению.

Бланки документов с цветным изображением герба централизованно выдаются по мере необходимости органам исполнительной власти Алтайского края и структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края канцелярией департамента по документационному обеспечению.

3.2. Формат бумаги

3.2.1. Документы Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края оформляются на листах формата А4 (210 х 297 мм), в отдельных случаях, предусмотренных формой документа, - на листах формата АЗ (297 х 420 мм) и А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов, содержащих электронные образы такого же формата.

3.2.2. Документы на бумажных носителях оформляются на лицевой стороне листа без оборота, за исключением случаев, установленных типовыми формами и образцами документов.

3.3. Поля и абзацный отступ

3.3.1. Каждый лист документа должен иметь поля следующих размеров:

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.3.2. Абзацный отступ должен составлять 12,5 мм.

3.4. Нумерация страниц

3.4.1. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания шрифтом Times New Roman 12 размера.

3.4.2. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.

3.4.3. При оформлении приложений к правовым актам нумерация станиц продолжается.

3.5. Наименование вида документа

Реквизит "наименование вида документа" включается в бланк документа.

В документах, подготовленных не на бланке (акт, протокол, соглашение, договор, телеграмма и т.д.), данный реквизит печатается по центру строки на расстоянии 20 мм от предыдущего реквизита либо, при отсутствии реквизитов выше, - по границе верхнего поля листа. Первое слово - прописными буквами, остальные - обычным шрифтом. Точка в конце реквизита не ставится. Например:

Поручения,

данные на оперативном совещании 15.09.2017

3.6. Текст документа

3.6.1. Реквизит "текст документа" составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие имеющейся в нем информации.

В тексте документа не допускается использование аббревиатур и графических сокращений без их разъяснения, за исключением официальных или общепринятых.

3.6.2. Текст печатается на расстоянии 20 мм от реквизита, который располагается перед ним.

При подготовке текста документов используется шрифт Times New Roman размером 14 (для создания основного текста документа (правовые акты, письма и т.д.) и 12 (для таблиц, рисунков и т.п.). При необходимости текст может быть напечатан шрифтом размера 13,5 и 13.

Текст печатается через 1 междустрочный интервал, выравнивается по ширине листа, интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами - один пробел.

3.6.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами или буквами. Значительные по объему документы могут делиться на главы (части), которые нумеруются римскими цифрами.

Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Заголовки глав (частей), разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Точка в конце заголовков не ставится. Например:

Глава I. Общие положения

Раздел 1. Основные условия оплаты труда работников учреждений

3.6.4. В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

3.6.5. В тексте не допускается разрыв (перенос) даты, оформленной цифровым способом, и отрыв чисел от слов при словесно-цифровом способе оформления даты. Даты по всему тексту должны быть оформлены единообразно.

3.6.6. Текст документов, подготовленных на бланках должностных лиц, излагается от первого лица единственного числа (прошу, постановляю и т.д.).

Текст документов, подготовленных на бланке организации, излагается от первого лица множественного числа (просим, полагаем целесообразным и т.д.) или от лица организации (Правительство Алтайского края постановляет, Правительство Алтайского края согласовывает и т.д.).

3.7. Оформление таблиц

3.7.1. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).

3.7.2. Заголовок таблицы пишется над таблицей посередине листа. В конце заголовка точка не ставится. Например:

Объем

финансовых ресурсов, необходимых для реализации программы

3.7.3. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - позиции. Заголовок и подзаголовки граф, заголовок позиций таблицы образуют головку таблицы.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она печатается более чем на одной странице. Позиция с обозначением номеров граф располагается под головкой таблицы. На последующих страницах печатаются только номера этих граф.

Позиции таблицы могут быть пронумерованы. В таком случае первой графой таблицы служит графа "N п/п".

Если в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.

Например:

Таблица 1

N п/п	Заголовок позиций	Заголовок граф
		подзаголовок графы	подзаголовок графы
1	2	3	4
1
2
3

3.7.4. Заголовки граф и позиций должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в них не проставляются.

Подзаголовки граф и позиций грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных. Например:

Объем строительно-монтажных работ, выполненных
подрядным способом	хозяйственным способом

Наименования заголовков позиций (вне зависимости от наличия графы "N п/п") должны начинаться с прописной буквы, за исключением случаев смыслового подчинения текста нижестоящей позиции вышестоящей. Например:

Источники и направления расходов	Сумма расходов по годам (тыс. рублей)
Источники и направления расходов	2016 год	2017 год	2018 год	2019 год
Всего финансовых затрат, в том числе	2623061,2	2857372,9	2871546,1	3201602,0
из краевого бюджета	4985536,3	3671613,5	3382950,3	5020766,1
из федерального бюджета	2306404,4	257211,5	257502,2	308794,7
из внебюджетных источников	1893867,5	2233000,0	2275748,8	2390730,6
Капитальные вложения	1293785,0	692661,0	334058,0	1754757,0

Иногда заголовки позиций могут быть расположены по горизонтали по всей ширине таблицы, например:

Такие заголовки обозначают раздел таблицы.

В остальных графах текст пишется со строчной буквы, за исключением случаев, когда указывается наименование организации, которое пишется с прописной буквы. Например:

Ответственный исполнитель программы

Министерство природных ресурсов и экологии Алтайского края

Соисполнители

отсутствуют

Участники программы

Министерство строительства, транспорта, жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края;

государственные учреждения;

органы местного самоуправления (по согласованию)

3.7.5. Единицы измерения в таблицах пишутся в родительном падеже множественного числа (в скобках). Например:

Таблица 1

Наименование оборудования	Количество поставленной техники (единиц)
Наименование оборудования	в 2015 г.	в 2016 г.	в 2017 г.	в 2018 г.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует писать после заголовка каждой графы в скобках. Например:

Таблица 2

Наименование объектов строительства	Металл (тонны)	Лес (куб. м)
		круглый	пиленый

Если каждая позиция в первой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.

Например:

Таблица 3

Наименование индикатора (показателя)	Единица измерения	Значение по годам
Наименование индикатора (показателя)	Единица измерения	2016 г.	2017 г.	2018 г.	2019 г.
Доля библиотек в общем количестве объектов культуры	%	56	60	65	80
Количество посещений библиотек (на 1 жителя в год)	посещений	3,0	3,2	3,5	3,7

3.7.6. Текст в ячейках таблицы выравнивается по ее верхней границе по центру либо по ширине, точка в конце текста не ставится.

3.7.7. Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.7.8. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

3.8. Отметка об исполнителе

Реквизит "отметка об исполнителе" печатается на всех документах за исключением правовых актов и внутренних документов, которые имеют листы согласования. Данный реквизит включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом 12 размера на лицевой стороне последнего листа документа внизу страницы от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Данные об исполнителе документа с указанием должности, фамилии, имени, отчества и номера его телефона указываются на листах визирования ко всем проектам документов.

3.9. Гриф утверждения

3.9.1. Реквизит "гриф утверждения" проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Данный реквизит печатается в правом верхнем углу первого листа документа.

3.9.2. При утверждении проекта документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ (печатается ниже через интервал "после 2 пт" с прописной буквы в несколько строк через интервал "точно 12 пт"), его подписи, инициалов, фамилии (печатаются ниже через 1 пропущенный интервал) и даты утверждения (печатается шаблон для проставления даты ниже через 1 пропущенный интервал). Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля и выравнивается по левому краю.

Пример оформления реквизита на проекте документа:

                                         Утверждаю

                                         Губернатор Алтайского края,

                                         Председатель Правительства

                                         Алтайского края

                                                         А.Б. Карлин

                                         ___ августа 2017 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне в левом верхнем и правом верхнем углах первого листа документа.

3.9.3. При утверждении документа правовым актом или протоколом коллегиального органа гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже (печатается ниже через интервал "после 2 пт" со строчной буквы в две строки), его даты (оформляется цифровым способом) и номера. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля, все его строки печатаются через интервал "точно 12 пт" и выравниваются по левому краю.

Например:

Утверждено
постановлением Правительства
Алтайского края
от 05.04.2017 N 214

Пример оформления реквизита "Гриф утверждения" на проекте документа:

Утвержден
протоколом заседания краевой
инвестиционной комиссии
от ______ 2017 N _____

3.9.4. Следующий реквизит печатается на 20 мм ниже грифа утверждения.

3.10. Отметка о наличии приложения

3.10.1. В письмах реквизит "отметка о наличии приложения" оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 4.13.7 раздела 4 части IV настоящей Инструкции.

3.10.2. В правовых актах (постановлениях, приказах, распоряжениях), а также договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах на наличие приложений указывается только в тексте.

Способы оформления ссылки на приложение в тексте документа:

а) "утвердить порядок предоставления мер социальной поддержки (приложение)";

б) "распределить субсидии согласно приложению 1";

в) "приложение 1 к указанному постановлению изложить в редакции согласно приложению 2 к настоящему постановлению" и т.д.

Приложение к правовым актам не подписывается.

Документ-приложение содержит в правом верхнем углу первого листа отметку "Приложение", ниже через интервал "после 2 пт" печатается наименование акта, к которому прилагается данный документ (в 2 строки через интервал "точно 12 пт"), затем через одинарный интервал - его дата и номер. Реквизит печатается на расстоянии 70 мм от границы правого поля и выравнивается по левому краю. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка "N ".

Пример оформления реквизита на проекте документа:

Приложение 1
к распоряжению Правительства
Алтайского края
от ______ 2017 N _____

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и ниже через 1 пропущенную строку - гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

Приложение 1

Утверждено
указом Губернатора
Алтайского края
от _____ 2017 N ___

3.10.3. Документ-приложение также может иметь при себе приложение. На первом листе такого документа в верхнем правом углу печатается слово "Приложение", ниже через интервал "после 2 пт" - наименование акта, к которому прилагается данный документ. Реквизит располагается на расстоянии 70 мм от границы правого поля, все его строки печатаются через интервал "точно 12 пт" и выравниваются по левому краю.

Например:

Приложение
к Порядку предоставления
организациям средств из краевого
бюджета на государственную
поддержку развития мелиорации
земель сельскохозяйственного
назначения

3.11. Гриф согласования

3.11.1. Реквизит "гриф согласования" свидетельствует о согласии с принятием документа.

Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

3.11.2. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласован документ (печатается ниже через интервал "после 2 пт" с прописной буквы в именительном падеже в несколько строк через интервал "точно 12 пт"), его подписи, инициалов, фамилии (печатаются ниже через 1 пропущенный интервал) и даты согласования (печатается шаблон для проставления даты). Строки реквизита выравниваются по левому краю.

Пример оформления грифа согласования на проекте документа:

Согласовано

Заместитель Председателя

Правительства Алтайского края

______________ И.О. Фамилия

_____ апреля 2017 г.

3.11.3. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ (с прописной буквы, в творительном падеже), дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа (со строчной буквы, в творительном падеже), организацию - автора документа, дату и номер письма. В данном случае строки реквизита также печатаются через интервал "точно 12 пт", слово "Согласовано" отделяется от последующих строк интервалом "после 2 пт". Например:

Согласовано

Инвестиционной комиссией

Алтайского края

(протокол от ___ N ___)

или:

Согласовано

письмом Минфина России

от 29.11.2012 N 29433-ВК/19

3.11.4. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или на последнем листе документа под реквизитом "подпись".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне; при большем количестве они размещаются, как правило, двумя вертикальными рядами или могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.12. Подпись

3.12.1. Реквизит "подпись" оформляется в соответствии с компетенцией (полномочиями) подписывающего лица, установленной законодательством Российской Федерации и правовыми актами Алтайского края.

3.12.2. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, или сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Реквизит располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений (для писем).

Данный реквизит не может быть без текста на отдельном листе.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, ее расшифровка должна заканчиваться у границы правого поля. Если наименование должности лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то оно печатается через междустрочный интервал "точно" и выравнивается по левому краю, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Переносы слов не допускаются. Например:

Заместитель
Председателя Правительства
Алтайского края - руководитель
Администрации Губернатора и
Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

3.12.3. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите "подпись документа", отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

3.12.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, а также лицами, не равными по должности, но являющимися сторонами договора (соглашения), их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель Председателя

Правительства Алтайского края

Заместитель Председателя

Правительства Ростовской области

________________________ И.О. Фамилия

____________________ И.О. Фамилия

или:

Заместитель Председателя

Правительства Алтайского края

Глава администрации

Локтевского района

Алтайского края

_______________________ И.О. Фамилия

____________________ И.О. Фамилия

3.12.5. В документах, составленных коллегиальным органом (комиссией, советом, рабочей группой), в реквизите "подпись" указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии		подпись		И.О. Фамилия
Секретарь		подпись		И.О. Фамилия

3.13. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи на документе. Формирование отметки происходит автоматически и должно отвечать следующим требованиям:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии);

д) отметка об электронной подписи должна включать в себя изображение герба Алтайского края, фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

3.14. Дата документа

Реквизит "дата документа" обязателен для всех видов документов. Проставляется в установленном месте бланка или формы документа в процессе его утверждения или регистрации. В случаях когда дата документа известна (протокол, акт), она включается в проект документа.

Дата документа оформляется в соответствии с пунктом 5.5 раздела 5 части II настоящей Инструкции. В документах, подписанных электронно-цифровой подписью, формирование данного реквизита происходит автоматически.

3.15. Регистрационный номер документа

Реквизит "регистрационный номер документа" оформляется в местах, установленных бланками или типовыми формами документов, в соответствии с пунктом 5.5 раздела 5 части II настоящей Инструкции. В документах, подписанных электронно-цифровой подписью, формирование данного реквизита происходит автоматически.

3.16. Место составления документа

Реквизит "место составления документа" указывается во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Проставляется в местах, установленных бланками или типовыми формами документов.

4. Оформление отдельных видов документов

4.1. Законы Алтайского края

4.1.1. Законы Алтайского края оформляются в соответствии с требованиями и в порядке, установленными Алтайским краевым Законодательным Собранием и постановлением Правительства Алтайского края от 17.08.2017 N 304 "Об организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края".

4.1.2. Пояснительная записка к закону оформляется на бланке письма Губернатора Алтайского края без указания реквизита "Адресат", в случае внесения законопроекта Правительством Алтайского края - на бланке письма Правительства Алтайского края. Слова "Пояснительная записка" печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. На следующей строке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, точка в конце заголовка не ставится.

Размер отступа от верхнего края листа до заголовка должен составлять 85 мм.

Текст отделяется от заголовка двумя междустрочными интервалами. Пояснительная записка должна содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, формулировку целей, основных положений, место в системе действующего законодательства, а также прогноз последствий его принятия.

Отметка об исполнителе на оборотной стороне последнего листа не проставляется.

Пример оформления пояснительной записки к закону Алтайского края приведен в приложении 30.

4.1.3. Законы, принятые Алтайским краевым Законодательным Собранием и поступившие на подпись Губернатору Алтайского края, до их подписания направляются на согласование с заместителями Председателя Правительства Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей и в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Согласование оформляется на листе согласования. Закон должен быть представлен Губернатору Алтайского края на подпись не позднее 8 календарных дней со дня его поступления.

4.1.4. После подписания закона отделом подготовки документов департамента по документационному обеспечению проставляются реквизиты "место составления (издания) документа", "дата документа" (оформляется словесно-цифровым способом) и "регистрационный номер" (дополняется индексом "-ЗС"), которые печатаются под реквизитом "подпись" от границы левого поля и выравниваются по левому краю. Например:

г. Барнаул

1 ноября 2017 года

N 82-ЗС

4.2. Указы Губернатора Алтайского края

4.2.1. Указы Губернатора Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 18), который имеет следующие реквизиты:

герб Алтайского края: располагается по центру (с учетом левого и правого полей документа) на 10 мм ниже верхнего края листа;

наименование вида документа: печатается на 10 мм ниже герба прописными буквами, выравнивается по центру, состоит из слова "указ", напечатанного шрифтом Arial 18 полужирным разреженным на 5 пт, и слов "Губернатора Алтайского края", напечатанных шрифтом Times New Roman 16 c отступом "множитель 3" от предыдущей части реквизита.

4.2.2. При подготовке проекта указа исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок к тексту: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается на расстоянии 15 мм ниже реквизита "Наименование вида документа" шрифтом Times New Roman 14 полужирным с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал или интервал "точно 12 пт", если состоит более чем из трех строк, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста. При этом он не должен выходить за пределы абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится;

текст указа: печатается на расстоянии 20 мм ниже заголовка, состоит из преамбулы и постановляющей части:

преамбула: самостоятельная часть указа, которая определяет его цели и задачи, завершается словом "постановляю:" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный, 2 пт"), В тексте указа преамбула может отсутствовать. В этом случае текст начинается со слова "Постановляю:", после которого излагается распорядительная часть. В указах Губернатора Алтайского края о награждении слово "постановляю" отсутствует;

постановляющая часть: содержит нормативные положения и, при необходимости, поручения, печатается с прописной буквы с красной строки, может подразделяться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой;

приложения к указу Губернатора Алтайского края: оформляются согласно пункту 3.10.2 раздела 3 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 междустрочных интервала после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор Алтайского края

А.Б. Карлин

4.2.3. Место издания правового акта, дата (оформляется словесно-цифровым способом) и регистрационный номер - проставляются после его подписания под реквизитом "подпись", печатаются от границы левого поля и выравниваются по левому краю. Например:

г. Барнаул

25 апреля 2014 года

N 48

4.2.4. Образец расположения реквизитов на бланке указа Губернатора Алтайского края приведен в приложении 24.

4.3. Распоряжения Губернатора Алтайского края

4.3.1. Распоряжения Губернатора Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 19), который имеет следующие реквизиты:

наименование вида правового акта: печатается на 10 мм ниже герба прописными буквами, состоит из слова "распоряжение", напечатанного шрифтом Arial 18 полужирным разреженным на 5 пт, и слов "Губернатора Алтайского края", напечатанных шрифтом Times New Roman 16 с двойным отступом от предыдущей части реквизита.

4.3.2. При подготовке проекта распоряжения Губернатора Алтайского края исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается на расстоянии 30 мм ниже реквизита "Наименование вида документа" шрифтом Times New Roman 14 полужирным через одинарный междустрочный интервал или интервал "точно 12 пт", если состоит более чем из трех строк, с прописной буквы, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста. При этом он не должен выходить за пределы абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится;

текст распоряжения Губернатора Алтайского края: может состоять как из двух частей (констатирующей и распорядительной), так и из одной - распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием при необходимости исполнителя каждого действия. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. В качестве исполнителей указываются органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и другие организации с обозначением фамилии и инициалов их руководителей в именительном падеже в скобках;

приложения к распоряжению Губернатора Алтайского края оформляются согласно пункту 3.10.2 раздела 3 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 междустрочных интервала после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор Алтайского края

А.Б. Карлин

4.3.3. Место издания правового акта, дата (оформляется цифровым способом) и регистрационный номер проставляются после его подписания, печатаются на расстоянии 15 мм ниже реквизита "вид правового акта". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа шрифтом Times New Roman 14, регистрационный номер дополняется индексом "-рг" ("-ргк"). Место составления (г. Барнаул) печатается по центру строки шрифтом Arial 10. Например:

10.04.2017		N 40-рг
	г. Барнаул

4.3.4. Образец расположения реквизитов на бланке распоряжения Губернатора Алтайского края приведен в приложении 25.

4.4. Постановления Правительства Алтайского края

4.4.1. Постановления Правительства Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 21), который имеет следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа: печатается по центру, на 5 мм ниже герба прописными буквами шрифтом Times New Roman 13 полужирным;

вид правового акта: печатается по центру на 8 мм ниже предыдущего реквизита прописными буквами шрифтом Arial 18 полужирным разреженным на 4,2 пт.

4.4.2. При подготовке постановления Правительства Алтайского края исполнителем оформляются следующие реквизиты:

заголовок: формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) на расстоянии 30 мм от предыдущего реквизита через одинарный междустрочный интервал или интервал "точно 12 пт", если состоит более чем из трех строк, выравнивается по ширине. Предельно допустимая длина строки в данном случае составляет 80 мм. В конце заголовка точка не ставится;

текст постановления составляется следующим образом:

констатирующая часть (преамбула) завершается словами "Правительство Алтайского края постановляет:" (последнее слово печатается с межбуквенным интервалом "разреженный, 2 пт");

в исключительных случаях преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст начинается со слов "Правительство Алтайского края постановляет", после которых ставится двоеточие, и далее с красной строки и прописной буквы излагается постановляющая часть;

постановляющая часть проектов постановлений Правительства Алтайского края, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся нормативные положения, а также при необходимости отдельные поручения. Поручения включают содержание самого поручения и наименование органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края или другой организации с обозначением фамилии и инициалов их руководителей в именительном падеже в скобках;

приложения к постановлениям оформляются согласно пункту 3.10.2 раздела 3 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 междустрочных интервала после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор
Алтайского края,
Председатель
Правительства Алтайского края

А.Б. Карлин

4.4.3. Место издания правового акта, дата (оформляется цифровым способом) и регистрационный номер проставляются после его подписания, печатаются на расстоянии 15 мм ниже реквизита "вид правового акта". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа шрифтом Times New Roman 14. Место составления (г. Барнаул) печатается по центру строки шрифтом Arial 10. Например:

10.12.2017		N 407
	г. Барнаул

4.4.4. Образец расположения реквизитов на бланке постановления Правительства Алтайского края представлен в приложении 27.

4.5. Распоряжения Правительства Алтайского края

4.5.1. Распоряжения Правительства Алтайского края создаются на бланке установленной формы (приложение 22), который имеет следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа: печатается на 5 мм ниже герба прописными буквами шрифтом Times New Roman 13 полужирным;

наименование вида правового акта: печатается на 8 мм ниже предыдущего реквизита прописными буквами шрифтом Arial 18 полужирным разреженным на 4,2 пт.

4.5.2. При подготовке проекта распоряжения Правительства Алтайского края исполнителем оформляются следующие реквизиты:

текст: печатается на 30 мм ниже реквизита "Наименование вида правового акта". Заголовок к распоряжению Правительства Алтайского края не составляется. Текст распоряжения может иметь преамбулу, однако в ней отсутствуют слова "Правительство Алтайского края постановляет". Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием при необходимости исполнителя каждого действия. Распорядительная часть, как правило, делится на пункты (подпункты), которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. В качестве исполнителей указываются органы исполнительной власти Алтайского края, структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и другие организации с обозначением фамилии и инициалов их руководителей в именительном падеже в скобках;

приложения к распоряжениям Правительства Алтайского края оформляются согласно пункту 3.10.2 раздела 3 части IV настоящей Инструкции;

подпись: печатается через 3 междустрочных интервала после текста и оформляется следующим образом:

Губернатор
Алтайского края,
Председатель
Правительства Алтайского края

А.Б. Карлин

4.5.3. Место издания правового акта, дата (оформляется цифровым способом) и регистрационный номер проставляются после его подписания, печатаются на расстоянии 15 мм ниже реквизита "вид правового акта". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа шрифтом Times New Roman 14, регистрационный номер дополняется индексом "-р" ("-к"). Место составления (г. Барнаул) печатается по центру строки шрифтом Arial 10. Например:

10.02.2017		N 47-р
	г. Барнаул

4.5.4. Образец расположения реквизитов на бланке распоряжения Правительства Алтайского края представлен в приложении 28.

4.6. Оформление проекта правового акта о внесении изменений в правовые акты Губернатора и Правительства Алтайского края

4.6.1. При внесении изменений в правовой акт в тексте документа о внесении изменений обязательно указывается вид акта, дата его подписания, его регистрационный номер и наименование ("Внести изменения в постановление Правительства Алтайского края от 17.08.2017 N 304 "Об организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края"). Если в правовой акт ранее уже вносились изменения, все прежние редакции указываются в скобках после наименования документа ("в редакции от... N..., от... N...").

В заголовке документа о внесении изменений указываются только вид документа, в который вносятся изменения, наименование организации - автора документа, его дата и номер (без заголовка документа, в который вносятся изменения).

4.6.2. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы ("абзац первый пункта 3 дополнить словами...").

Если при внесении изменений в правовой акт меняется наименование утвержденного им положения (порядка, перечня и т.д.), то изменение данного наименования в обозначении приложений к указанному положению осуществляется автоматически.

Если необходимо признать утратившей силу структурную часть правового акта, утвержденную одним из его пунктов, то утратившим силу признается данный пункт, а указанная структурная часть признается утратившей силу автоматически.

4.6.3. Примеры оформления изменений, вносимых в постановления и распоряжения Правительства Алтайского края:

а) в постановлениях Правительства Алтайского края о внесении изменений заголовок, преамбула и текст оформляются следующим образом:

О внесении изменений в постановление Правительства Алтайского края от 05.09.2017 N 436

В соответствии (в связи) с... Правительство Алтайского края постановляет:

Внести в постановление Правительства Алтайского края от 05.09.2017 N 436 "Название" (в редакции от... N..., от... N...) следующие изменения:";

б) распоряжения Правительства Алтайского края не имеют заголовков, их текст начинается со слов:

"Внести в распоряжение Правительства Алтайского края от 15.08.2017 N 280-р (без названия) следующие изменения:";

в) далее в указанных документах с абзаца, через точку с запятой следует перечисление изменений (изменения не нумеруются), например:

"в пункте 2 слова "какие именно" заменить словами "какими именно" (если эти слова встречаются в пункте не один раз в разных формах, то добавляются слова "в соответствующем падеже");

абзац третий пункта 4 изложить в следующей редакции:

"текст, знак, который будет стоять в конце абзаца в основном документе";

пункт 5 изложить в следующей редакции:

"5. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего пункта), знак, который будет стоять в конце пункта";

в Положении о..., утвержденном указанным постановлением (распоряжением):

подпункт 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего подпункта), знак, который будет стоять в конце подпункта";

в подпункте 3.3 слова (число, цифру, предложение) "какие именно" исключить.

4.6.4. При внесении изменений в несколько правовых актов нумерация в тексте осуществляется по количеству актов, в которые вносятся изменения.

В случае внесения изменения в приложение путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения является приложением к тексту изменяющего правового акта.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы должны быть изложены последовательно.

4.6.5. В случае если в правовой акт вносится большое количество изменений (оформление которых занимает более трех страниц), такие изменения оформляются приложением. При этом прежние редакции указываются в тексте правового акта, а в приложении ссылка на них не делается. Например:

Внести в постановление Правительства Алтайского края от... N... "Название" (в редакции от... N...) изменения согласно приложению.

Приложение оформляется следующим образом:

а)

Приложение
к постановлению Правительства
Алтайского края
от ________ 2017 N _____

Изменения,

которые вносятся в постановление Правительства Алтайского края от... N... "Название";

б) если изменения вносятся в несколько правовых актов (но не более трех):

Изменения,

которые вносятся в постановления Правительства Алтайского края от... N... "Название", от... N... "Название", от... N... "Название";

в) если изменения вносятся более чем в три правовых акта:

Изменения,

которые вносятся в некоторые акты Правительства Алтайского края

4.6.6. Внесение изменений в таблицу осуществляется следующим образом:

а) если изменения вносятся в название таблицы: "в названии таблицы слова "какие именно" заменить словами "какими именно";

б) если изменения вносятся в текст таблицы: "в графе (порядковый номер) позиции (указывается либо порядковый номер позиции, либо при его отсутствии цитируется полностью название позиции) слова "какие именно" (или число, если меняется сумма) заменить словами "какими именно" (или числом);

в) если меняется содержание отдельных позиций в таблице, представленной в книжном формате:

позицию 5 таблицы 1 изложить в следующей редакции:

Дорожный фонд субъектов

400,9

450,6";

либо, если в новой редакции излагается несколько позиций:

отдельные позиции таблицы 1 изложить в следующей редакции:

Объемы

финансирования дорожно-строительных работ

N п/п	Источники финансирования	Сумма (тыс. руб.)
		в 2017 г.	в 2018 г.
<...>
5	Дорожный фонд субъектов	400,9	450,6
<...>
7	Муниципальный дорожный фонд	250,0	598,0
<...>
15	Внебюджетные источники	300,0	380,0
<...>
23	Итого	2900,0	3390,0
<...>

Знаком " <...>" в таблице обозначаются позиции, остающиеся без изменения;

г) если меняется содержание отдельных позиций в таблице, представленной в альбомном формате:

"отдельные позиции таблицы (номер) изложить в редакции согласно приложению (номер, если приложений несколько) к настоящему постановлению". Далее к документу о внесении изменений составляется приложение в виде озаглавленной таблицы, содержащей позиции в новой редакции и остающиеся без изменения позиции в виде пустых строк со значком " <...>".

Если все изменения, вносимые в документ, оформлены в виде приложения и среди них есть пункт об изложении отдельных позиций какой- либо таблицы, представленной в альбомном формате (либо об изложении приложения к документу, в который вносятся изменения), в новой редакции, то это формулируется следующим образом:

"отдельные позиции таблицы (номер) (либо: отдельные позиции приложения к указанному постановлению) изложить в редакции согласно приложению (номер) к настоящим изменениям".

4.7. Протоколы заседаний Правительства Алтайского края Протокол заседания Правительства Алтайского края оформляется на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

4.7.1. Гриф утверждения документа (см. пункт 3.9.2 раздела 3 части IV).

4.7.2. Наименование вида документа: слово Протокол печатается на 20 мм ниже предыдущего реквизита прописными буквами и выравнивается по центру.

Через один междустрочный интервал строчными буквами печатается вид заседания в родительном падеже и дата, когда оно состоялось (в цифровом формате) - "заседания Правительства Алтайского края, состоявшегося 07.03.2017". Слова выравниваются по центру.

4.7.3. Номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-ЗП-", например "Рег. N Прот-ЗП-4", печатается на следующей строке.

4.7.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

4.7.4.1. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

а) участвующие:

слова "Председательствующий", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы.

После слова "Председательствующий" ставится тире и указывается должность председательствующего, его фамилия и инициалы.

После слова "Присутствовали" ставится двоеточие, и указываются фамилии и инициалы присутствующих.

Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов Правительства Алтайского края, участвовавших в заседании, и списка приглашенных (печатается через два междустрочных интервала).

Если количество приглашенных превышает 15 человек, делается ссылка на список.

Например:

Присутствовали:

члены Правительства Алтайского края:

Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.,...

приглашенные:

16 человек (список прилагается).

б) повестка дня:

слова "Повестка дня" отделяются от предыдущего реквизита одной пропущенной строкой, печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. После них ставится двоеточие. Вопросы в повестке дня оформляются с абзацным отступом, выравниваются по ширине страницы, нумеруются арабскими цифрами с точкой и формулируются в предложном падеже с предлогами "о" или "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".

4.7.4.2. Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола заседания Правительства Алтайского края состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме Слушали - Выступили - Решили.

Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" пишутся прописными буквами с абзацным отступом от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "Слушали" проставляется номер вопроса повестки дня, может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе "Слушали" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем излагается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.

В разделе "Выступили" приводятся фамилии и инициалы выступающих. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, указываются фамилии и инициалы.

В разделе "Решили" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые при необходимости могут оформляться в виде поручений с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате).

Пункт решения имеет двойную нумерацию: первая цифра соответствует номеру вопроса, вторая - порядку следования решения. Например:

1.5. Проводить мониторинг заработной платы сельскохозяйственных товаропроизводителей Алтайского края в 2017 году.

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 27.04.2017

Проекты поручений не должны содержать формулировок, допускающих неоднозначность толкования излагаемых в них заданий.

Если поручение дается лицу, не находящемуся в подчинении Правительства Алтайского края, используется формулировка, начинающаяся со слов "Рекомендовать" или "Предложить". Например:

2.8. Рекомендовать органам местного самоуправления Алтайского края создать на официальных сайтах раздел "Исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации..."

В случае если поручение дано всем руководителям органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, ответственные лица называются обобщенно, а отметкой " (свод)" определяется ответственный исполнитель по данному поручению. Например:

Ответственные - руководители администраций муниципальных районов и городских округов края, Фамилия И.О. (свод)

После даты в строке "Срок исполнения" знак препинания не ставится.

Сроки исполнения должны быть установлены с учетом реальной возможности реализации поручений в указанные сроки в полном объеме.

4.7.4.3. При необходимости приводятся итоги голосования:

за - ____, против - ____, воздержались - _____.

4.7.4.4. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения, либо делается ссылка о наличии приложения, содержащего особое мнение.

4.7.5. Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя междустрочными интервалами.

Протокол заседания подписывается начальником организационного отдела Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Подпись состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления протокола заседания Правительства Алтайского края приведен в приложении 31 к настоящей Инструкции.

4.8. Протоколы заседаний (совещаний) коллегиальных органов

Данный протокол оформляется на листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

4.8.1. Наименование вида документа: слово Протокол печатается прописными буквами вдоль границы верхнего поля и выравнивается по центру.

Через два междустрочных интервала строчными буквами по центру печатается вид заседания и наименование коллегиального органа в родительном падеже.

4.8.2. Место проведения совещания: печатается шрифтом Times New Roman 10 через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания" и выравнивается по центру (г. Барнаул, г. Белокуриха и др.).

4.8.3. Дата протокола: оформляется цифровым способом и печатается от границы левого поля на одном уровне с реквизитом "Место проведения совещания". Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания.

4.8.4. Номер протокола: присваивается документу секретарем коллегиального органа в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номер протокола располагается на одном уровне с реквизитом "Дата протокола" и выравнивается по границе правого поля документа.

4.8.5. Вводная часть протокола оформляется на 30 мм ниже наименования коллегиального органа и включает в себя следующие реквизиты:

а) участвующие:

слова "Председатель", "Председательствующий" (если обязанности председателя выполняет иное лицо), "Секретарь", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы.

После слов "Председатель", "Председательствующий", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.

Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Если общее количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:

Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую. В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены комиссии, руководители органов исполнительной власти);

б) повестка дня:

слова "Повестка дня" пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. После них ставится двоеточие. Вопросы в повестке дня оформляются с абзацным отступом от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами с точкой и формулируются в предложном падеже с предлогами "о" или "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "разное".

4.8.6. Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола заседания (совещания) коллегиального органа состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме Слушали - Выступили - Решили.

В разделе "Слушали" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем излагается содержание доклада. Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.

В разделе "Выступили" приводятся фамилии и инициалы выступающих.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, указываются фамилии и инициалы.

В разделе "Решили" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые при необходимости могут дополняться поручениями с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате).

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо оформляется в качестве приложения к протоколу.

4.8.7. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем. В подписи указывается статус лица в составе комиссии (см. пункт 3.12.5 раздела 3 части IV).

В случае если председателем органа является Губернатор Алтайского края, в подписи его статус дополняется наименованием должности через запятую. Например:

Председатель
совета,
Губернатор Алтайского края

А.Б. Карлин

или:

Председатель
комиссии,
Губернатор Алтайского края,
Председатель
Правительства Алтайского края

А.Б. Карлин

Образец оформления данного вида протокола приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции.

4.9. Оформление решений рабочих совещаний Правительства Алтайского края

4.9.1. Протоколы рабочих совещаний Правительства Алтайского края

Протоколы рабочих совещаний Правительства Алтайского края оформляются на листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

4.9.1.1. Гриф утверждения (см. пункт 3.9.2 раздела 3 части IV).

4.9.1.2. Наименование вида документа: слово Протокол печатается на 20 мм ниже грифа утверждения прописными буквами и выравнивается по центру.

Ниже через один междустрочный интервал печатается лицо, у которого проводилось совещание, наименование совещания (в родительном падеже) с указанием вопроса совещания при необходимости, место и дата его проведения (оформляется цифровым способом).

4.9.1.3. Номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-", например: "Рег. N Прот-8".

4.9.1.4. Вводная часть протокола оформляется по аналогии с протоколом заседания Правительства Алтайского края и состоит из:

указания участвующих в совещании (без указания председателя);

указания повестки согласно перечню рассматриваемых вопросов.

4.9.1.5. В основной части протокола указывается номер вопроса (согласно очередности его рассмотрения), наименование вопроса печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного междустрочного интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, первая - фамилия докладчика (докладчиков), затем - выступивших. Фамилии печатаются через один междустрочный интервал, выравниваются по центру.

Затем по пунктам указывается принятое по вопросу решение. Пункт решения имеет двойную нумерацию: первая цифра соответствует номеру вопроса, вторая - порядку следования решения. При необходимости могут указываться лица, ответственные за исполнение решения, и сроки исполнения.

4.9.1.6. Документ подписывается лицом, ответственным за ведение протокола. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления протокола рабочего совещания Правительства Алтайского края приведен в приложении 33 к настоящей Инструкции.

4.9.2. Протокол (перечень) поручений, данных на рабочем совещании Правительства Алтайского края

Протокол рабочего совещания Правительства Алтайского края может быть оформлен в виде протокола (перечня) поручений. Данный документ печатается на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты:

4.9.2.1. Гриф утверждения (см. пункт 3.9.2 раздела 3 части IV).

4.9.2.2. Наименование вида документа, включающее в себя наименование совещания, место и дату его проведения. Например:

Протокол

поручений, данных по итогам совещания по вопросу начала отопительного сезона, состоявшегося в г. Бийске 30.08.2017

4.9.2.3. Номер протокола: обозначается арабскими цифрами и дополняется индексом "Прот-", например: "Рег. N Прот-9".

4.9.2.4. Ниже через одну пропущенную строку оформляются поручения в виде пунктов, пронумерованных арабскими цифрами, с перечислением ответственных лиц и указанием сроков исполнения (в цифровом формате). В каждом пункте отдельными строками указываются ответственный исполнитель либо группа исполнителей и конкретная дата исполнения, после даты в строке "Срок исполнения" знак препинания не ставится. Например:

7. Организовать подготовку и проведение совещания по итогам работы дорожной отрасли края в 2017 году.

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения - 23.12.2017

Ответственные - руководители органов исполнительной власти Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

4.9.2.5. Реквизит "подпись": состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) лица, ведущего протокол.

Образец оформления протокола (перечня) поручений, данных на рабочем совещании Правительства Алтайского края, приведен в приложении 34 к настоящей Инструкции.

4.9.3. Протоколы совещаний, которые проводят заместители Председателя Правительства Алтайского края, оформляются в соответствии с вышеуказанными положениями Инструкции.

4.10. Поручения, данные на оперативных совещаниях Правительства Алтайского края

Поручения, данные на оперативных совещаниях Правительства Алтайского края, оформляются по аналогии с протоколами поручений рабочих совещаний Правительства Алтайского края в соответствии с приложением 35 к настоящей Инструкции.

4.11. Личные поручения Губернатора Алтайского края

Личные поручения Губернатора Алтайского края, а также заместителей Председателя Правительства Алтайского края оформляются на бланке личного поручения, изготовленном на листе бумаги формата А5, в соответствии с образцом, приведенным в приложении 36 к настоящей Инструкции.

4.12. Оформление выписки из протокола

При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты (переносятся из протокола):

заголовок: содержит указание на то, что данный документ является выпиской;

дата протокола;

регистрационный номер документа.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).

Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.

Реквизит "подпись" оформляется без указания личных подписей.

Для придания выписке юридической силы оформляется реквизит "отметка о заверении копии".

4.13. Служебное письмо

4.13.1. Письма Губернатора Алтайского края, заместителей Председателя Правительства Алтайского края оформляются на соответствующих бланках (приложения 20, 22).

Бланк письма Губернатора Алтайского края включает в себя следующие реквизиты:

цветное изображение герба Алтайского края, расположенное на расстоянии 5-7 мм от верхнего края листа;

наименование должности лица, издавшего документ, - Губернатор Алтайского края: печатается шрифтом Garamond 22;

почтовый адрес, телефон, факс и адрес электронной почты органа - автора документа - печатается шрифтом Garamond 12 в две строки через интервал "точно 12 пт". Данный реквизит отделяется от предыдущего сплошной жирной чертой.

Продольный бланк письма Правительства Алтайского края состоит из следующих реквизитов:

герб Алтайского края: печатается по центру листа (с учетом левого и правого полей):

наименование органа, издавшего документ, - Правительство Алтайского края: печатается под гербом Алтайского края шрифтом Times New Roman 14 прописными буквами с межбуквенным интервалом "разреженный на 1 пт";

почтовый адрес, телефон, факс и адрес электронной почты органа- автора документа: печатается шрифтом Times New Roman 9 в одну строку, отделяется от предыдущего реквизита сплошной жирной чертой;

место для проставления даты и номера документа в виде ограничительных линий и значка "N ": печатается от границы левого поля на расстоянии 10 мм от предыдущего реквизита, длина строки должна составлять 80 мм.

4.13.2. Реквизит "адресат" оформляется в верхнем правом углу документа на расстоянии 62 мм от верхнего края листа и 80 мм от границы правого поля, печатается через интервал "точно 12 пт" без переносов и выравнивается по левому краю.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

При адресовании письма органу, его структурному подразделению указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Если приводится полное наименование федерального министерства, то оно дополняется словами "Российской Федерации", если сокращенное - "России". Например:

Министерство здравоохранения

Российской Федерации

или:

Минздрав России

При направлении документа конкретному лицу в организации наименование организации и структурного подразделения (при необходимости) входит в состав наименования должности адресата, должность и фамилия печатаются через один пропущенный междустрочный интервал и приводятся в дательном падеже, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом. При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается.

Например:

Министру здравоохранения

Российской Федерации

О.И. Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации муниципальных

районов и городских округов

Алтайского края

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: " (по списку)". Например:

Руководителям структурных

подразделений Администрации

Губернатора и Правительства

Алтайского края

(по списку)

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем через одну пропущенную строку - адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Фамилия И.О.

Льва Толстого ул., д. 67, кв.5,

г. Барнаул, Алтайский край,

656049

К документу, содержащему более четырех адресатов, составляется список рассылки. На каждом документе указывается только один адресат или адресат оформляется обобщенно. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

4.13.3. В письмах Губернатора Алтайского края дата документа и регистрационный номер документа проставляются после подписания письма в верхнем левом углу документа от границы левого поля на уровне реквизита "адресат".

В письмах Правительства Алтайского края данные реквизиты проставляются в ограничительных отметках, предусмотренных бланком документа.

4.13.4. В письмах Губернатора Алтайского ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (в случае если документ является ответом) печатается от границы левого поля на расстоянии 10 мм ниже реквизита "адресат".

При подготовке писем-ответов Правительства Алтайского края используется специальный вариант бланка письма, содержащий ограничительную отметку для проставления данного реквизита.

4.13.5. Заголовок к тексту (при необходимости) печатается под реквизитом "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", длина строки реквизита не должна превышать 80 мм, многострочные заголовки печатаются через интервал "точно 12 пт", выравниваются по ширине.

4.13.6. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления письма, во второй - решения, просьбы, поручения, рекомендации. В тексте письма констатирующая часть может отсутствовать.

Текст печатается с отступом 20 мм от реквизита, за которым он следует.

Если письмо адресовано конкретному человеку, оно должно начинаться с обращения, основной текст отделяется от обращения одной пропущенной строкой. Например:

Уважаемый Имя Отчество!

Текст письма за подписью Губернатора Алтайского края излагается от первого лица единственного числа (... прошу рассмотреть...).

Текст письма за подписью заместителей Председателя Правительства Алтайского края излагается от первого лица множественного числа (... просим рассмотреть...).

Текст письма на бланке Правительства Алтайского края может излагаться от третьего лица единственного числа (... Правительство Алтайского края просит рассмотреть...).

4.13.7. Отметка о наличии приложений (при необходимости) печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним междустрочным интервалом.

При наличии одного приложения слово "Приложение" пишется в единственном числе, а при наличии нескольких - во множественном числе ("Приложения").

Приложения для писем имеют самостоятельную нумерацию страниц.

Если в тексте письма есть ссылка на одно приложение и указано его наименование, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов. Например:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если письмо направляется только в электронном виде, то вместо количества экземпляров указывается вид направления. Например:

Приложение:

на 5 л. в электронном виде.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами с точкой. Например:

Приложения:

1. Заключение к проекту закона Алтайского края... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, реквизит оформляется следующим образом:

Приложение:

Сборник законодательных актов Алтайского края в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют по следующей форме:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложение к документу на бумажном носителе представлено в электронном виде и содержится на цифровом носителе, в таком случае в отметке о наличии приложения указывается наименование носителя информации и количество штук. Например:

Приложение:

диск CD-R - 1 шт.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложения:

согласно описи на 5 л.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Минтруда России от 05.06.2010 N 112-6/72 и приложение к нему, всего на 3 л.

4.13.8. Подпись должностного лица оформляется в соответствии с пунктом 3.12 раздела 3 части IV настоящей Инструкции. Например:

Заместитель
Председателя
Правительства Алтайского края

И.О. Фамилия

4.13.9. Отметка об исполнителе на письмах за подписью Губернатора Алтайского края печатается на оборотной стороне последнего листа документа в левой нижней части письма шрифтом 12 размера; на письмах за подписью других лиц - на лицевой стороне последнего листа документа. В отметке указываются фамилия, имя, отчество и рабочий телефон исполнителя (исполнителей). Например:

Фамилия Имя Отчество

(3852) 12 34 56

4.13.10. Образцы расположения реквизитов на бланках писем представлены в приложениях 26, 29 к настоящей Инструкции.

4.14. Договоры (соглашения)

Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа: Договор (Соглашение) - печатается от границы верхнего поля прописными буквами, выравнивается по центру;

заголовок к тексту: печатается через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита, выравнивается по центру, формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?".

Например:

Соглашение

о сотрудничестве между Правительством Алтайского края и Общероссийской общественной организацией "Деловая Россия"

текст документа: располагается на 20 мм ниже реквизита "заголовок к тексту". Текст договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей (разделов). В преамбуле даются ссылки на документы, наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор (соглашение). Преамбула заканчивается словами "заключили настоящий договор (либо настоящее соглашение) о нижеследующем". После преамбулы ставится двоеточие. Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами, могут иметь самостоятельные заголовки. Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор;

юридические адреса сторон (и банковские реквизиты при необходимости), между которыми заключаются соглашения. Например:

Правительство Алтайского края	Общероссийская общественная организация "Деловая Россия"
Ленина просп., д. 59, г. Барнаул, Алтайский край, 656035	Делегатская ул., д. 7, стр. 1, г. Москва, 127473

подписи должностных лиц каждой из сторон: оформляются в соответствии пунктом 3.12 раздела 3 части IV настоящей Инструкции и заверяются печатями организаций;

дата и регистрационный номер: проставляются после подписания документа.

4.15. Доверенности

Доверенность оформляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, печатается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

заголовок "Доверенность": печатается от границы верхнего поля посредине строки прописными буквами, 14 шрифтом, разреженным на 1 пт.

текст доверенности: должен содержать фамилию, имя, отчество (полностью), должность лица, действующего от имени Правительства Алтайского края, и правовой акт, на основании которого оно действует, перечисление предоставляемых полномочий (печатается на расстоянии 40 мм ниже заголовка);

срок действия доверенности: печатается отдельным абзацем через два междустрочных интервала от текста доверенности, число и месяц даты оформляются прописью, год - цифрами;

указание на возможность передоверия (в случае необходимости). Срок действия доверенности в таком случае не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана;

подпись оформляется в соответствии с пунктом 3.12 раздела 3 части IV настоящей Инструкции;

дата выдачи доверенности, место издания и регистрационный номер проставляются после подписания доверенности, печатаются на расстоянии 20 мм ниже реквизита "вид правового акта". Дата и номер документа печатаются соответственно по левому и правому краям листа, шрифтом Times New Roman 14. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер имеет индекс "-д". Место составления (г. Барнаул) печатается по центру строки шрифтом Arial 10;

гербовая печать.

Образец оформления доверенности представлен в приложении 37 к настоящей Инструкции.

4.16. Телеграммы

4.16.1. Телеграмма оформляется на бумаге формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы: для Губернатора и Правительства Алтайского края - "Правительственная телеграмма";

адресат: оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению данного реквизита для служебных писем (см. пункт 4.13.2 настоящего раздела Инструкции). Адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма). Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, который должен быть представлен вместе с телеграммой;

текст телеграммы: излагается кратко, прописными буквами, не должен превышать одной машинописной страницы, от адресата отделяется тремя междустрочными интервалами; текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25.03.2010;

наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму: Губернатор Алтайского края Карлин

4.16.2. Дополнительные реквизиты телеграммы отделяются от основных сплошной горизонтальной чертой и печатаются строчными буквами.

Дополнительными реквизитами считаются:

дата подписания телеграммы;

наименование организации - Правительство Алтайского края;

справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес);

наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму:

Губернатор
Алтайского края
Председатель
Правительства Алтайского края

А.Б. Карлин

регистрационный номер телеграммы ставится после текста при регистрации (в формате HP _____).

4.16.3. Образец оформления телеграммы представлен приложении 38 к настоящей Инструкции.

V. Подготовка и оформление документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

1. Общие правила подготовки документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

1.1. В процессе деятельности Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края сотрудниками Администрации создаются документы в соответствии с полномочиями Администрации.

Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил подготовки и оформления документов.

1.2. Подготовка проектов документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами и требованиями других правовых актов Российской Федерации и Алтайского края.

1.3. Исполнители, осуществляющие подготовку документов, несут персональную ответственность за содержание документа, своевременность его принятия (издания), качество подготовки проекта, комплектность пакета документов, обеспечение согласования со всеми заинтересованными сторонами, соблюдение сроков и требований, установленных настоящей Инструкцией и законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

1.4. Документы создаются на бланках и (или) в соответствии с шаблонами, образцами, формами, установленными настоящей Инструкцией или другими правовыми актами.

При подготовке документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края:

бланк приказа Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 39);

бланк письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 40);

бланк письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 41).

Правовыми актами могут устанавливаться другие виды бланков, которые используются в деятельности Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ее структурных подразделений и должностных лиц.

Бланки с воспроизведением герба Алтайского края используются в виде электронных шаблонов. При использовании электронных шаблонов бланки должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и гарнитуры шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

1.5. Оформление реквизитов документов осуществляется в соответствии с частью IV настоящей Инструкции.

Образцы расположения реквизитов документов на бланках Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края представлены в приложениях 42-44.

1.6. Право подписи тех или иных документов должностными лицами Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края устанавливается законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

1.7. Документы, представляемые на подпись заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, должны быть согласованы с руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, подготовившего проект документа.

Документы, которые носят межведомственный (межотраслевой характер), должны быть согласованы с заинтересованными руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края.

1.8. Согласование документов (в том числе писем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края) осуществляется на листах согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 45) или в электронном виде в ЕСЭД.

Для внутренних документов допускается визирование на самом проекте документа.

Для писем допускается согласование в виде резолюции "согласовано", оформленное на бланке резолюции визирующего лица.

1.9. Документы готовятся в одном экземпляре, за исключением случаев, установленных законодательством.

1.10. Необходимость регистрации в ЕСЭД проектов документов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края определяется настоящей Инструкцией, другими правовыми актами и служебной необходимостью.

Проекты регистрируются в ЕСЭД в соответствии с разделом 1 части IV настоящей Инструкции.

1.11. Проекты документов, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются для доработки департаментом по документационному обеспечению сотрудникам, подготовившим их.

2. Подготовка приказов Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

2.1. Приказы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края оформляются на бланке установленной формы (приложение 39) с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил подготовки и оформления документов. Образец расположения реквизитов документа на бланке представлен в приложении 42.

2.2. Подготовка приказов осуществляется в соответствии с Порядком организации правотворческой деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края и иных органов исполнительной власти Алтайского края и требованиями других правовых актов Российской Федерации и Алтайского края.

2.3. Приказы подписываются заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

2.4. К проектам приказов прилагаются:

лист согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 45):

реестр рассылки (приложение 7);

тексты правовых актов в действующих редакциях, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу (при внесении изменений подготавливается документ в текстовом формате, в котором графически отображены вносимые изменения ("ключ");

пояснительная записка.

К проектам приказов прилагаются документы, обосновывающие необходимость издания приказа, финансово-экономические расчеты и обоснования, экспертные заключения и иные документы.

К проектам приказов по кадровым вопросам, как правило, прилагаются только лист согласования и реестр рассылки.

2.5. Разработанные сотрудниками структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края проекты приказов полистно визируются их непосредственными исполнителями. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа проекта приказа с расшифровкой фамилии, имени и отчества на первом листе.

Руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа, подписывается пояснительная записка к документу и на листе согласования согласовывается проект документа.

Пояснительная записка оформляется на бланке письма структурного подразделения и регистрируется в ЕСЭД.

Текст пояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает цель и основания принятия правового акта, сущность проекта, его важнейшие положения и последствия принятия. В пояснительной записке также отражается необходимость принятия, отмены, изменения других правовых актов, необходимость проведения дополнительных экспертиз и процедур и их результаты.

2.6. Проекты приказов регистрируются в ЕСЭД в порядке, установленном разделом 1 части IV настоящей Инструкции.

2.7. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края и других организаций, после чего передаются в правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края для проведения экспертиз и согласования с начальником департамента.

Согласование оформляется на листе согласования Администрации

Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 45).

2.8. Правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края проводятся правовая и антикоррупционная экспертизы проектов приказов, после которых текст проекта полистно визируется сотрудником, проводившим данные экспертизы. Виза оформляется в виде подписи в нижней части оборотной стороны каждого листа проекта приказа с расшифровкой фамилии, имени и отчества на первом листе.

2.9. При согласовании проекта начальником правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края дополнительно определяются необходимость и источник официального опубликования правового акта, обязательные адресаты для направления правового акта после принятия.

2.10. После согласования в правовом департаменте Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края проект приказа проходит лингвистическую экспертизу в департаменте по документационному обеспечению и согласовывается с начальником департамента по документационному обеспечению, после чего представляется на подпись заместителю Председателя Правительства Алтайского края - руководителю Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

2.11. После подписания приказы регистрируются в ЕСЭД в порядке, предусмотренном частью 5 раздела II настоящей Инструкции. Департаментом по документационному обеспечению осуществляется их дальнейшее направление согласно реестру рассылки и отметкам на листе согласования.

2.12. Правовым департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края осуществляется направление приказов и сведений об источниках их официального опубликования в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю.

2.13. Требования настоящего раздела Инструкции не распространяются на приказы по отпускам сотрудников Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, за исключением требований в части бланков.

VI. Формирование, оперативное хранение и использование документов в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Организация работы с архивными документами

1. Составление номенклатуры дел

1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета документов, образующихся в процессе деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составляется номенклатура дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "номенклатура дел") (приложение 46).

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основании предложений структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, которые направляются не позднее 15 ноября каждого года в департамент по документационному обеспечению, а также типовых перечней документов с указанием сроков хранения.

В предложениях к номенклатуре дел в соответствии со структурой подразделений отражаются все документируемые участки работы с учетом их выбытия и появления новых по сравнению с номенклатурой дел за предыдущий год. Данные предложения составляются на бланке письма структурного подразделения, подписываются руководителем структурного подразделения и сотрудником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.

Образец предложений к номенклатуре дел представлен в приложении 47.

Номенклатура дел составляется специалистом, ответственным за архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "специалист, ответственный за архив"), при методической помощи краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГКУ ГААК).

1.3. Номенклатура дел подписывается начальником департамента по документационному обеспечению, специалистом ответственным за архив, предварительно согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, экспертно-проверочно-методической комиссией (далее - ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Согласованная с ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу номенклатура в конце каждого года уточняется и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, после чего ежегодно вводится в действие. Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

1.4. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. В случае изменений функций и структуры Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться кодификатором структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - "кодификатор"), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие всю документируемую деятельность Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с кодификатором.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного кодификатором цифрового обозначения структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем - переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида, но имеющие логические связи между собой, употребляется термин "документы", после чего в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, "Документы (информации, справки, обзоры) по исполнению указов Губернатора Алтайского края".

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Графа заполняется по окончании делопроизводственного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым перечням документов с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

1.7. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы, формируются непредусмотренные дела, в том числе связанные с появлением новых полномочий, создаются новые структурные подразделения, то об этом структурное подразделение, которое отвечает за ведение вновь созданной документации, сообщает специалисту, ответственному за архив, для внесения дополнительных сведений в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры предусмотрены резервные номера.

1.8. По окончании делопроизводственного года сотрудники структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственные за формирование дел, не позднее 1 февраля направляют специалисту, ответственному за архив, сведения о заведенных в соответствии с выпиской из номенклатуры делах. На основании этих сведений составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (приложение 48).

2. Формирование и оформление дел в делопроизводстве структурных подразделений

Формирование и оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение документов в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, при методической помощи специалиста, ответственного за архив.

2.1. Формирование дел

2.1.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

2.1.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы;

в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела (например, "Документы по исполнению протоколов рабочих совещаний Правительства Алтайского края"), личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии факсограмм и телефонограммы;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры документов;

дело, предназначенное для архивного хранения, должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

2.1.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относились. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том (тома), о чем в документе делается отметка.

Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по разделам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.2. Оформление дел

2.2.1. В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче в архив. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел.

2.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Документы в дела формируются согласно номенклатуре. На обложке (корешке) дела обязательно указывается индекс дела по номенклатуре, наименование дела, год заведения дела.

Допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять, хранить дела в скоросшивателях и коробах.

2.2.3. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению дел в структурных подразделениях, которое предусматривает:

нумерацию листов;

составление листа-заверителя (приложение 49);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов (приложение 50);

оформление обложки дела, составляемой в структурном подразделении (приложение 51);

подготовка дел к переплету.

2.3. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы, в том числе резолюции на отдельных бланках, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. В случае несовпадения нумерации документы нумеруются в общем порядке, а существующие номера листов зачеркиваются простым карандашом.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии небольшого числа ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных либо пропущенных номеров листов.

2.4. Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 49) на отдельном листе, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются особенности нумерации документов дела:

литерные и пропущенные номера листов;

номера листов с наклеенными фотографиями;

номера крупноформатных листов;

номера листов - конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.5. Внутренняя опись дела

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 50), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывается внутренняя опись ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

2.6. Обложка дела, составляемая в структурном подразделении

На обложке дела, оформляемой в структурном подразделении (приложение 51). указываются:

наименование организации - Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края;

наименование структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

наименование отдела структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

индекс дела по номенклатуре;

номер тома (части) в случае наличия нескольких томов;

заголовок дела (тома, части) в соответствии с номенклатурой;

год формирования дела;

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

год передачи дела в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

При оформлении обложки дел наименование структурного подразделения указывается полностью в именительном падеже.

Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет" и т.п.), которые переносятся из номенклатуры дел.

Образец оформления обложки дела в структурном подразделении приведен в приложении 52 к настоящей Инструкции.

2.7. Подготовка дел к переплету

Подготовка к переплету включает в себя удаление из документов металлических скреплений, равномерное подклеивание резолюций к левому полю документа.

3. Хранение и использование документов и дел в делопроизводстве структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

3.1. Хранение документов

3.1.1. С момента заведения и до передачи дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края или их уничтожения документы и дела хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по месту их формирования в соответствии с номенклатурой дел. Руководители структурных подразделений, сотрудники, ответственные за ведение и формирование документов, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в структурных подразделениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа или хранится в отдельной папке в структурном подразделении по месту заведения дел.

3.1.2. Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Во время хранения в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края дела сторонним организациям не выдаются.

3.1.3. Дела временного срока хранения передаче в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.2. Использование документов

3.2.1. В течение срока хранения документов и дел в структурном подразделении их использование осуществляется в соответствии с действующим законодательством, в том числе для оформления справок, копий и выписок.

Структурными подразделениями выдаются справки, копии и выписки по документам, образующимся в деятельности структурного подразделения, и на основании документов, хранящихся в структурном подразделении на текущий момент.

3.2.2. Для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа на копиях (выписках) проставляется реквизит "отметка о заверении копии". Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно" ("Копия верна", "Выписка верна"), наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно
Начальник канцелярии департамента по документационному обеспечению	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Если копия (выписка) выдается для представления в другую организацию, при необходимости отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (выписка): "Подлинник документа находится в (наименование структурного подразделения) в деле N... за... год", и заверяется печатью.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Заверение правовых актов и протоколов может производиться при помощи предназначенной для этой цели печати без оформления отметки о заверении копии.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, место скрепления заверяется печатью, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Например:

Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 3 (три) листа.

Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.3. Выписка из документа может оформляться на бланке письма и бланке документа с обозначением названия вида документа "Выписка".

В выписке название документа, его регистрационный номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все поставленные в запросе вопросы. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.

3.2.4. Справка составляется на бланке письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с обозначением названия вида документа "Справка". В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах структурного подразделения. Справка подписывается уполномоченным должностным лицом и при необходимости заверяется печатью.

4. Экспертиза ценности документов

4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.

4.2. Для координации экспертизы ценности документов в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края создается постоянно действующая ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Функции и права ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) КГКУ ГААК.

4.3. Организация и проведение экспертизы ценности осуществляются структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ежегодно с привлечением специалиста, ответственного за архив, под методическим руководством ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

4.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив;

отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "ДМН" ("До минования надобности"), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов на постоянное хранение из числа дел с отметкой "ЭПК" в номенклатуре дел (отметка "ЭПК" означает, что часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения "постоянно");

проверка качества и полноты номенклатуры дел структурного подразделения, правильность определения сроков хранения дел.

4.5. Отбор документов в дела постоянного хранения и по личному составу проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, конверты, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

4.6. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела в соответствии с правилами формирования и оформления дел, подлежащих передаче в архив.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовым перечням документов с указанием сроков хранения или по номенклатуре дел.

4.7. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

5. Передача дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

5.1. В архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и документами по личному составу после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

5.2. В период подготовки к передаче структурным подразделением дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края специалистом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества передаваемых дел количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

5.3. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края обязаны устранить.

5.4. Дела передаются в архив сотрудниками структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по акту приема-передачи документов на хранение в архив (приложение 53). Прием дел производится специалистом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения.

В акте приема-передачи документов на хранение в архив проставляются отметка о наличии дела, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за архив, и сотрудника структурного подразделения, передавшего документы. Акт утверждается руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передающего документы.

5.5. В случае упразднения структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику с привлечением специалиста, ответственного за архив. Если новое структурное подразделение не создается, то документы передаются в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по номенклатуре дел.

6. Оформление дел в архиве Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составление описей дел

6.1. Работа с делами, поступившими в архив

После передачи структурными подразделениями дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края специалист, ответственный за архив:

организует подшивку и переплет дел;

оформляет обложку дел постоянного хранения (приложение 54) и по личному составу (приложение 55);

составляет опись дел.

6.2. Обложка дела

6.2.1. На обложке дел постоянного хранения дополнительно указывается наименование государственного архива, в который дела Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края будут приняты на постоянное хранение.

6.2.2. На обложке дела обязательно указываются крайние даты дела (дата заведения и дата окончания дела).

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела (не совпадают с датами дела), то под датами дела с новой строки делается об этом запись:

"В деле имеются документы за... год (ы)".

Даты (годы документов) дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом без сокращения.

6.3. Опись дел

6.3.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

6.3.2. Описи дел составляются по установленной форме и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

6.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение 56) и дела по личному составу (приложение 57). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

6.3.4. Опись дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края постоянного хранения подписывается составителем, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, утверждается протоколом ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Опись дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по личному составу подписывается составителем, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ЭПК КГКУ ГААК и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

6.3.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при последовательном внесении в опись по личному составу дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Например:

Приказы с N 1-к по N 35-к Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по личному составу

То же с N 36 по N 55

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.3.6. В конце описи дел делается итоговая запись, в которой указываются количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера единиц хранения по описи, а также имеющиеся пропуски номеров, литерные номера.

6.3.7. Описи дел составляются в трех экземплярах на бумажном носителе и в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра) не позднее чем через три года после завершения дел делопроизводством.

На отсутствующие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется справка с пояснением причины утраты или отсутствия документов (приложение 58).

7. Отбор документов к уничтожению

7.1. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 59), производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Исключение составляют документы временного срока хранения, в сроке хранения которых отсутствует пометка "ЭПК".

7.2. Отбор документов и экспертиза ценности документов осуществляются структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края самостоятельно под методическим руководством специалиста, ответственного за архив.

7.3. Отбор документов к уничтожению проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра.

7.4. На дела с истекшими сроками хранения структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края не позднее 15 февраля составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В предложениях указываются наименование, принявший орган и реквизиты правовых актов, устанавливающих сроки хранения для документов, на основании которых произведен отбор к уничтожению. Дела (документы), отобранные к уничтожению, перечисляются с указанием заголовков дел и индексов по номенклатуре дел, годов заведения и завершения дел в делопроизводстве, количества дел, сроков их хранения в соответствии с правовыми актами. В итоговой записи указывается общее количество отобранных к уничтожению дел.

Предложения составляются на бланке письма структурного подразделения, подписываются руководителем структурного подразделения, сотрудниками структурного подразделения, ответственными за формирование дел.

Образец предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлен в приложении 60.

7.5. На основании предложений структурных подразделений специалист, ответственный за архив, составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 59).

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается начальником департамента по документационному обеспечению, руководителями соответствующих структурных подразделений, специалистом, ответственным за архив, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

7.6. После утверждения сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы уничтожаются структурными подразделениями или централизованно.

7.7. После уничтожения документов специалистом, ответственным за архив, делается запись об этом в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проставляются отметки в номенклатуре дел за соответствующий год.

8. Оперативное использование архивных документов

8.1. Сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в целях исполнения своих должностных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися в архиве Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.

Архивные дела предоставляются для использования в работе сотрудникам только того структурного подразделения, из которого документы ранее были переданы на архивное хранение. Сотрудникам других структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края архивные дела предоставляются только с разрешения начальника департамента по документационному обеспечению на основании обоснованных запросов.

8.2. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в рабочей комнате специалиста, ответственного за архив. В исключительных случаях архивные дела и документы выдаются во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения по решению начальника департамента по документационному обеспечению.

Выдача дел из архива Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края фиксируется в книге выдачи дел.

8.3. Сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с действующим законодательством несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование информации, содержащейся в них.

Изъятие документов из дел, передача архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

8.4. Подлинники правовых актов, протоколов заседаний координационных и совещательных органов, соглашений от имени Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и документы к ним из архива не выдаются.

8.5. Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами и делами, имеющими гриф "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями части II раздела 9 настоящей Инструкции.

8.6. В случае служебной необходимости архивные дела выдаются во временное пользование органам государственной власти и государственным органам на основании их обоснованных письменных запросов с разрешения начальника департамента по документационному обеспечению и по согласованию с заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. Выдача дел из архива Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края фиксируется в книге выдачи дел и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.

8.7. Специалистом, ответственным за архив, в соответствии с действующим законодательством на основании документов, хранящихся в архиве, оформляются архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии предоставляются структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органам власти по служебным запросам.

Копии архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан и организаций, предоставляются гражданам и организациям по их письменным запросам.

Приложение 1

Образец

заполнения регистрационной карточки входящего документа в ЕСЭД

Приложение 2

Образец

заполнения регистрационной карточки входящего документа в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 3

Образец

резолюции в регистрационной карточке документа в ЕСЭД

Приложение 4

Образец

резолюции в регистрационной карточке документа в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 5

Образец

заполнения регистрационной карточки исходящего документа в ЕСЭД

Приложение 6

Образец

заполнения регистрационной карточки исходящего документа в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 7

Форма

реестра рассылки

Реестр

рассылки к _______________________________________________________________

(наименование вида документа, заголовок, содержание)

от ________ N _______________

(проект от _________ N _______)

Организация (или ФИО и должность), в случае направления сторонним организациям - адрес, e-mail, факс, телефон получателя документа	Количество экземпляров на бумажном носителе	Способ отправки документа	Роспись в получении документа на бумажном носителе
1	2	3	4

Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя документа

Примечания:

1. В первую графу включаются только непосредственные адресаты, которым направляется документ.

2. При осуществлении отправки по ЕСЭД допустимо указание адресатов в первой графе списком (органы исполнительной власти Алтайского края; администрации городских округов и муниципальных районов Алтайского края и др.).

3. В реестр к правовым актам обязательно включаются органы власти Алтайского края, деятельность которых затрагивает правовой акт, а также руководители, осуществляющие визирование его проекта.

4. В реестр к нормативным правовым актам включается Министерство юстиции Алтайского края и прокуратура Алтайского края.

5. Вторая графа заполняется в случае направления документа на бумажном носителе, в этой графе также дополнительно указывается необходимость заверения копии документа.

6. Письма за подписью Губернатора Алтайского края отправляются заказными письмами (за исключением приглашений). Отправка других писем осуществляется простыми почтовыми отправлениями.

7. Отправка документов участникам ЕСЭД осуществляется по ЕСЭД.

8. При необходимости самостоятельной отправки документа в третьей графе делается отметка - "отправляет исполнитель".

9. Печать реестра осуществляется с оборотом.

10. Для заполнения третьей графы используются следующие сокращения:

П - простое почтовое отправление, передача через ячейку канцелярии;

З - заказное письмо;

ЗУ- заказное письмо с уведомлением;

ФС - отправление фельдсвязью;

ЭП - электронная почта;

ЕСЭД - Единая система электронного документооборота;

МЭДО - межведомственная система электронного документооборота;

Ф - факс;

Н - доставка нарочным.

Приложение 8

Образец

составления реестра рассылки

Реестр

рассылки к

__ распоряжению Правительства Алтайского края "О внесении изменений в распоряжение Администрации края от 01.01.2010 N 123" ____

(наименование вида документа, заголовок, содержание)

от _______ N __________

(проект от 13.07.2017 N П-1297)

Организация (или ФИО и должность), в случае направления сторонним организациям - адрес, e-mail, факс, телефон получателя документа	Количество экземпляров на бумажном носителе	Способ отправки документа	Роспись в получении документа на бумажном носителе
1	2	3	4
Снесарь В.В. - заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		ЕСЭД
Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по вопросам внутренней политики		ЕСЭД
Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению		ЕСЭД
Правовой департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		ЕСЭД
Администрации городских округов и муниципальных районов Алтайского края		ЕСЭД
Управление федеральной налоговой службы по Алтайскому краю	1 заверенная копия	Н
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации		МЭДО
Федеральное агентство по делам национальностей 121069, г. Москва, Трубниковский переулок, д. 19	1	Н
Министерство культуры Российской Федерации mail@mkrf.ru		ЭП, отправляет исполнитель

Фамилия Имя Отчество

(3852) 12 34 56

Приложение 9

Форма

журнала по учету печатей и штампов

N п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и роспись лица, получившего печать (штамп), дата	Основание получения печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. лица, сдавшего печать (штамп), дата
1	2	3	4	5	6

Форма

журнала по учету печатей и штампов

Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и роспись лица, принявшего печать (штамп), дата	Основание и цель сдачи печати (штампа)	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
7	8	9	10

Приложение 10

Форма

акта об уничтожении печатей и штампов

                                     Утверждаю

                                     Заместитель Председателя

                                     Правительства Алтайского края -

                                     руководитель Администрации

                                     Губернатора и Правительства

                                     Алтайского края

                                                        И.О. Фамилия

                                     _______ 20__ г.

Акт N ______

на уничтожение печатей и штампов

Комиссия в составе _________________________________________________

                                   (Ф.И.О., должность)

на основании _______________________________________________________

                   (наименование документа, его номер и дата)

подготовила к уничтожению следующие печати и штампы:

N	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)
1	2	3

Всего подлежит уничтожению ______________________ печатей и штампов.

                                 (прописью)

Подписи: __________________________

         __________________________

         __________________________

Печати  и  штампы  перед  уничтожением  сверили  с записями в акте и

полностью уничтожили путем _________________ _____________ 20____ г.

Подписи: __________________________

         __________________________

         __________________________

Отметки   в   журналах   учета  об  уничтожении  печатей  и  штампов

произвел ___________________________________ _____________ 20____ г.

                 (подпись, должность)

Приложение 11

Форма

листа согласования к документам Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края

Лист

Согласования к проекту от ____________ N __________


(наименование вида документа)
по вопросу:
	(заголовок, содержание документа)

Должность завизировавшего проект	Дата поступления на визирование	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата визирования
Первый заместитель Председателя Правительства Алтайского края		С.А. Локтев
Первый заместитель Председателя Правительства Алтайского края		А.Н. Лукьянов
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		Н.А. Капура
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		В.А. Мещеряков
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр финансов Алтайского края		В.Г. Притупов
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		В.В. Снесарь
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр экономического развития Алтайского края		Н.Н. Чиняков
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		А.Е. Щукин
Начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		О.А. Бубнов
Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению		В.Н. Поморцев

Примечание:	официальное опубликование (обнародование)
	обязательные адресаты для направления правового акта
	заключение прокуратуры Алтайского края
	экспертное заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю
	антикоррупционная экспертиза

Должность,  место  работы,  фамилия,  имя, отчество и номер телефона

исполнителя документа (рабочий, мобильный)

Электронная   версия  проекта  и  приложений  к  нему  соответствует

бумажному носителю _________________________________________________

                                    (подпись и дата)

1. При   необходимости  согласования  проекта  с  иными  лицами  они

указываются   на   обороте   листа   согласования,   за  исключением

руководителя органа власти (структурного подразделения Администрации

Губернатора  и Правительства Алтайского края), подготовившего проект

документа.

2. При  подготовке  документов за подписью заместителей Председателя

Правительства   Алтайского  края  в  лист  включаются  только  лица,

осуществляющие визирование проекта.

Приложение 12

Образец

заполнения листа согласования

Лист

согласования к проекту от 22.12. 2017 N П-5209

Постановления Правительства Алтайского края
(наименование вида документа)
по вопросу:	Об утверждении государственной программы Алтайского края "Развитие транспортной системы Алтайского края" на 2018-2022 годы
	(заголовок, содержание документа)

Должность завизировавшего проект	Дата поступления на визирование	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата визирования
Первый заместитель Председателя Правительства Алтайского края	дата	С.А. Локтев	подпись	дата
Первый заместитель Председателя Правительства Алтайского края	дата	A.Н. Лукьянов	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		Н.А. Капура
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края		B.А. Мещеряков
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр финансов Алтайского края		В.Г. Притупов
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края	дата	В.В. Снесарь	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края, министр экономического развития Алтайского края	дата	Н.Н. Чиняков	подпись	дата
Заместитель Председателя Правительства Алтайского края	дата	А.Е. Щукин	подпись	дата
Начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края	дата	О.А. Бубнов	подпись	дата
Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению	дата	В.Н. Поморцев	подпись	дата
Министр строительства, транспорта, жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края	дата	И.В. Гилев	подпись	дата

Примечание:	официальное опубликование (обнародование)	Портал, г, к+
	обязательные адресаты для направления правового акта	Прокуратура АК Минюст АК
	заключение прокуратуры Алтайского края	положительное
	экспертное заключение Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю	положительное
	антикоррупционная экспертиза	Коррупциогенных факторов не выявлено

Главный   специалист   отдела   дорожного  хозяйства  управления  по

транспорту  и  дорожному  хозяйству  Минстройтранса  Алтайского края

Фамилия Имя Отчество (3852) 12 34 56, 81234567890

Электронная   версия  проекта  и  приложений  к  нему  соответствует

бумажному носителю _________________________________________________

                                       (подпись и дата)

Приложение 13

Образец

заполнения регистрационной карточки проекта документа (РКПД) в ЕСЭД

Приложение 14

Образец

заполнения регистрационной карточки проекта документа (РКПД) в ЕСЭД (Дело-WEB)

Приложение 15

Образец

пояснительной записки к правовому акту Правительства Алтайского края

Пояснительная записка

к проекту постановления Правительства Алтайского края "Об утверждении государственной программы Алтайского края "Развитие транспортной системы Алтайского края" на 2018-2022 годы

Постановлением Правительства Российской Федерации от ____________________ N __________ "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Развитие транспортной системы на 2018-2022 годы" субъектам Российской Федерации рекомендовано разработать региональные программы развития транспортной системы.

Приказом Минтранса России от ______________ N __________ утверждены Методические рекомендации по разработке указанных региональных программ.

В соответствии с данными документами министерством подготовлен проект государственной программы Алтайского края "Развитие транспортной системы Алтайского края" на 2018-2022 годы.

Для реализации мероприятий программы потребуется выделение 69872372,4 тыс. рублей из краевого бюджета.

Утвержденную программу необходимо представить в Минтранс России до 20 января 2018 года.

Проект размещен на официальном сайте Правительства Алтайского края для проведения независимой антикоррупционной экспертизы с 19.09.2017 по 29.09.2017, замечаний и предложений по результатам проведения не поступало.

Министр

И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

(3852) 12 34 56

Приложение 16

Форма

приложения к пояснительной записке

Приложение

к пояснительной записке по проекту от ________ N П-___________

Характер правового акта (нормативный/ненормативный)
Проект разработан в соответствии с планом нормотворческой работы/вне утвержденного плана

Перечень

правовых актов, отмена, изменение, признание утратившими силу которых потребуется

Наименование правового акта, реквизиты, необходимые действия	Срок подготовки

Перечень

правовых актов, принятие которых потребуется в развитие принимаемого правового акта

Наименование правового акта	Срок подготовки

Необходимость

проведения предусмотренных законодательством экспертиз и процедур:

	Требуется/не требуется	Дата направления *	Дата, результат проведения *
Предварительное обсуждение на заседании общественного совета при органе исполнительной власти		-
Направление проекта правового акта для принятия решения о необходимости проведения оценки его регулирующего воздействия
Иные экспертизы и процедуры: (указать, какие) **

Лицо,

ответственное за проведение внутренних правовой и антикоррупционной экспертиз

Ф.И.О.	Должность	Дата согласования	Подпись

* Внесение данных производится по мере их поступления, допустимо рукописным способом.

** Проведение социальной, педагогической, научной, экологической и иных экспертиз и процедур, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Алтайского края (в том числе размещение проекта правового акта на официальном сайте органа исполнительной власти для его общественного обсуждения).

Приложение 17

Образец

составления приложения к пояснительной записке

Приложение

к пояснительной записке по проекту от 22.12.2017 N П-5209

Характер правового акта (нормативный/ненормативный)	нормативный
Проект разработан в соответствии с планом нормотворческой работы / вне утвержденного плана	план на 2 полугодие 2017 года, п. 4

Перечень

правовых актов, отмена, изменение, признание утратившими силу которых потребуется

Наименование правового акта, реквизиты, необходимые действия	Срок подготовки
Не требуется

Перечень

правовых актов, принятие которых потребуется в развитие принимаемого правового акта

Наименование правового акта	Срок подготовки
Постановление Правительства Алтайского края об утверждении порядка выделения денежных средств	1 квартал 2018 года

Необходимость

проведения предусмотренных законодательством экспертиз и процедур

	Требуется/не требуется	Дата направления *	Дата, результат проведения *
Предварительное обсуждение на заседании общественного совета при органе исполнительной власти	требуется	-	10.12.2017 одобрен общественным советом
Направление проекта правового акта для принятия решения о необходимости проведения оценки его регулирующего воздействия	требуется
Иные экспертизы и процедуры:
социальная экспертиза	требуется
заключение Счетной палаты	требуется

Лицо,

ответственное за проведение внутренних правовой и антикоррупционной экспертиз

Ф.И.О.	Должность	Дата согласования	Подпись
Фамилия Имя Отчество	начальник юридического отдела	20.12.2017

* Внесение данных производится по мере их поступления, допустимо рукописным способом

Приложение 18

Бланк

указа Губернатора Алтайского края

Приложение 19

Бланк

распоряжения Губернатора Алтайского края

Приложение 20

Бланк

письма Губернатора Алтайского края

Приложение 21

Бланк

постановления Правительства Алтайского края

Приложение 22

Бланк

распоряжения Правительства Алтайского края

Приложение 23

Бланк

письма Правительства Алтайского края

Приложение 24

Образец

расположения реквизитов на бланке указа Губернатора Алтайского края

Приложение 25

Образец

расположения реквизитов на бланке распоряжения Губернатора Алтайского края

Приложение 26

Образец

расположения реквизитов на бланке письма Губернатора Алтайского края

Приложение 27

Образец

расположения реквизитов на бланке постановления Правительства Алтайского края

Приложение 28

Образец

расположения реквизитов на бланке распоряжения Правительства Алтайского края

Приложение 29

Образец

Расположения на бланке письма Правительства Алтайского края

Приложение 30

Образец

оформления пояснительной записки к проекту закона Алтайского края

Пояснительная записка

к проекту закона Алтайского края "Название закона"

Проект закона Алтайского края "Название закона" подготовлен с целью... (текст).

А.Б. Карлин

Приложение 31

Образец

оформления проекта протокола заседания Правительства Алтайского края

                                         Утверждаю

                                         Губернатор Алтайского края,

                                         Председатель Правительства

                                         Алтайского края

                                                         А.Б. Карлин

                                         ___ февраля 2017 г.

Протокол

заседания Правительства Алтайского края, состоявшегося 01.02.2017 Per. N Прот-ЗП-2

Председательствующий - Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края Карлин А.Б.

Присутствовали:
члены Правительства Алтайского края:	Фамилия И.О., Фамилия И.О. и т.д. (по должности и по алфавиту)
приглашенные:	16 человек (список прилагается).

Повестка дня

1. О рассмотрении...

2. О подготовке....

3. Об утверждении...

1. Слушали: Фамилия И.О. (в родительном падеже) (текст доклада прилагается).

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О. (в именительном падеже)

Решили:

1.1. Принять....

1.2. Представить...

Ответственные - руководители органов исполнительной власти Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 08.03.2017

2. Слушали: Фамилия И.О.

Предложил...

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Решили:

2.1. Поддержать предложение...

2.2. Организовать работу...

Ответственные - руководители органов исполнительной власти Алтайского края, Фамилия И.О., Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 20.03.2017

3. Слушали: Фамилия И.О. (текст доклада прилагается)

Решили:

3.1. Представить на утверждение...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 10.03.2017

Начальник
организационного отдела
Администрации Губернатора и Правительства
Алтайского края

И.О. Фамилия

Приложение 32

Образец

оформления проекта протокола заседания коллегиального органа

Протокол

заседания (наименование коллегиального органа)

12.05.2017

г. Барнаул

N 12

Председательствующий -	Губернатор Алтайского края, Председатель Правительства Алтайского края Карлин А.Б.
Секретарь -	наименование должности секретаря коллегиального органа Фамилия И.О.
Присутствовали:
члены комиссии:	10 человек (список прилагается);
приглашенные:	72 человека - в режиме селекторного совещания (список прилагается).

Повестка дня

1. Об аварийных отключениях....

2. Об организации мероприятий по обеспечению безопасности...

3. О принятии профилактических мер...

1. Слушали: Фамилия И.О.

Сообщил, что...

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Решили:

1.1. Предложить главам администраций муниципальных районов и городских округов...

Ответственные - главы администраций муниципальных районов и городских округов, Фамилия И.О. (контроль)

Срок исполнения - постоянно, в оперативном режиме

1.2. Предложить...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 29.09.2017

2. Слушали: Фамилия И.О.

Сообщил, что...

Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Решили:

2.1. Доклад Фамилия И.О. принять к сведению.

2.2. Организовать проведение мероприятий....

Ответственные - Фамилия И.О., главы администраций муниципальных районов и городских округов

Срок исполнения -15.09.2017

3. Слушали: Фамилия И.О. (доклад прилагается).

Решили:

3.1. Доклад Фамилия И.О. принять к сведению.

3.2. Обеспечить проведение профилактических мероприятий...

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 15.10.2017

Председатель
комиссии, Губернатор
Алтайского края

А.Б. Карлин

Секретарь

И.О. Фамилия

Приложение 33

Образец

оформления проекта протокола рабочего совещания Правительства Алтайского края

                                         Утверждаю

                                         Губернатор Алтайского края,

                                         Председатель Правительства

                                         Алтайского края

                                                         А.Б. Карлин

                                         ______ сентября 2017 г.

Протокол

рабочего совещания у Губернатора Алтайского края по вопросу..., состоявшегося 13.09.2017 Рег. N Прот-23

Присутствовали:	Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О (по должности и в алфавитном порядке)
1. Подготовка к осенне-зимнему периоду 2017-2018 годов
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1.1. Отметить....
1.2. Принять к сведению...
2. Строительство и финансирование объектов электроснабжения туристско- рекреационного кластера "Белокуриха-2"
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
2.1. Отметить...
2.2. Подвести итоги...
Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О. (свод), Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Срок исполнения -15.12.2017

Наименование должности
ведущего протокол

И.О. Фамилия

Приложение 34

Образец

оформления проекта протокола (перечня) поручений, данных на рабочем совещании Правительства Алтайского края

                                         Утверждаю

                                         Губернатор Алтайского края,

                                         Председатель Правительства

                                         Алтайского края

                                                         А.Б. Карлин

                                         ___ августа 2017 г.

Протокол

поручений, данных в ходе посещения Крутихинского, Каменского районов 23.08.2017 Per. N Прот-18

1. Проанализировать...

Ответственные - руководители органов исполнительной власти Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 08.09.2017

2. Держать на контроле...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 26.12.2017

3. Проработать вопрос...

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения -05.10.2017

Наименование должности
ведущего протокол

И.О. Фамилия

Приложение 35

Образец

оформления проекта перечня поручений, данных на оперативном совещании Правительства Алтайского края

                                         Утверждаю

                                         Губернатор Алтайского края,

                                         Председатель Правительства

                                         Алтайского края

                                                         А.Б. Карлин

                                         27.11.2017

Поручения,

данные на оперативном совещании 27.11.2017 Рег. N Пор-45

1. Проанализировать...

Ответственные - руководители органов исполнительной власти Алтайского края, Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения -11.12.2017

2. Держать под контролем...

Ответственный - Фамилия И.О.

Срок исполнения - 04.12.2017

3. Проработать вопрос...

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. (свод)

Срок исполнения - 25.12.2017

Начальник
департамента Администрации
Губернатора и Правительства
Алтайского края
по документационному обеспечению

И.О. Фамилия

Приложение 36

Образец

оформления проекта личного поручения Губернатора Алтайского края

Приложение 37

Образец

оформления проекта доверенности

Доверенность

Настоящей доверенностью Правительство Алтайского края в лице Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края Карлина Александра Богдановича, действующего на основании Устава (Основного Закона) Алтайского края, уполномочивает... (должность, фамилия, имя, отчество в родительном падеже) (паспорт: серия... N..., кем и когда выдан) от имени и в интересах Правительства Алтайского края, в порядке, установленном действующим законодательством, совершать следующие действия:

подписывать соглашения и иные документы...;

...;

...

Подпись Фамилия И.О. ______________________________________________________ удостоверяю.

Доверенность выдана без права передоверия и действительна по тридцатое августа 2017 года.

Доверенность оформляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации

Губернатор
Алтайского края,
Председатель Правительства
Алтайского края

А.Б. Карлин

Приложение 38

Образец

оформления проекта правительственной телеграммы

Правительственная телеграмма

                                  Фамилия И.О.

                                  Октябрьская ул., д. 22, с. Табуны,

                                  Табунский район, Алтайский край

Уважаемый имя отчество!

Текст телеграммы...

Губернатор Алтайского края Карлин

____________________________________________________________________

_____  ноября 2017 г. просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул Правительство

Алтайского края

Губернатор
Алтайского края,
Председатель Правительства
Алтайского края

А.Б. Карлин

Приложение 39

Бланк

приказа Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 40

Бланк

письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 41

Бланк

письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 42

Образец

расположения реквизитов на бланке приказа Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 43

Образец

расположения реквизитов на бланке письма Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 44

Образец

расположения реквизитов на бланке письма структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Приложение 45

Лист

согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Лист

согласования Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края к проекту от ______ N __________


(наименование вида документа)
по вопросу:
(заголовок, содержание документа)

Должность завизировавшего проект	Дата поступления на визирование	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата визирования
Начальник правового департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края		О.А. Бубнов
Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению		В.Н. Поморцев

Примечание:	официальное опубликование (обнародование)
	обязательные адресаты для направления правового акта
	антикоррупционная экспертиза

Должность, место работы, фамилия, имя, отчество, номер телефона исполнителя документа

При подготовке писем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в лист включаются только лица, осуществляющие визирование проекта.

Приложение 46

Форма

номенклатуры дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Администрация Губернатора и          Утверждаю

Правительства Алтайского края        Заместитель Председателя

                                     Правительства Алтайского края -

                                     руководитель Администрации

                                     Губернатора и Правительства

                                     Алтайского края

                                                        И.О. Фамилия

Номенклатура дел                     ___________ 20____ г.

На __________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению	Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Согласовано	Согласовано
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края от N	Протокол ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу от ____________ N ________

Приложение 47

Образец

письма с предложениями к номенклатуре дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

_________ N ____________________

О направлении предложений к номенклатуре дел на 2018 год

Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению

Направляем предложения департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по обеспечению региональной безопасности к номенклатуре дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края на 2018 год:

Индекс дела по номенклатуре за предыдущий год	Заголовок дела (наименование документов)	Срок хранения и N статьи по перечню типовых архивных документов	Примечание
1	2	3	4
	19/1. Приемная
19/1-02	Годовой план работы департамента по обеспечению региональной безопасности	Постоянно ст. 290
19/2 Отдел по взаимодействию с территориальными органами федеральных органов государственной власти
19/2-01	Протоколы заседаний и заключения комиссии по вопросам помилования	Постоянно ст. 18д, 188

Начальник департамента	Подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственного за делопроизводство	Подпись	И.О. Фамилия

Приложение 48

Форма

итоговой записи номенклатуры дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Итоговая запись

о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению	Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Приложение 49

Форма

листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

                                      (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________;

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности сотрудника структурного подразделения
Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, заполнившего лист-заверитель	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Приложение 50

Форма

внутренней описи документов дела

Внутренняя опись

документов дела N _________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________.

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения

Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение 51

Форма

обложки дела, составляемой в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

____________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

____________________________________________________________________

             (наименование отдела структурного подразделения)

Дело N ________________________________ Том N __________

(индекс по номенклатуре)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                        (год формирования дела)

                                                На __________ листах

                                             Хранить _______________

                                           Подлежит передаче в архив

                                        Администрации в 20 ____ году

Приложение 52

Образец

оформления обложки дела, составляемой в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

Департамент Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по вопросам государственной службы и кадров

Отдел кадрового обеспечения

Дело N 13/2-06 Том N 1

Документы   (протоколы  заседаний,   планы,  повестки)  комиссии  по

формированию  и  подготовке резерва управленческих кадров Алтайского

края

                               2017 год

                                                       На 243 листах

                                                   Хранить постоянно

                                           Подлежит передаче в архив

                                           Администрации в 2021 году

Приложение 53

Форма

акта приема-передачи документов на хранение в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

                                         Утверждаю

                                         Наименование должности

                                         руководителя структурного

                                         подразделения Администрации

                                         Губернатора и Правительства

                                         Алтайского края

                                                  И.О. Фамилия 20 г.

                                         ________ 20____ г.

Акт

приема-передачи документов на хранение в архив

Настоящий акт составлен в том, что _________________________________

                                             (наименование

____________________________________________________________________

        структурного подразделения, передающего документы)

переданы   в   архив   Администрации   Губернатора  и  Правительства

Алтайского края следующие документы:

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество томов (частей)	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

                               (цифрами и прописью)

Передачу произвел(и):

Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передавшего документы	Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Прием произвел:
Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия

Приложение 54

Форма

обложки дел постоянного хранения

Краевое государственное казенное учреждение

"Государственный архив Алтайского края"

Администрация Губернатора и Правительства Алтайского края

____________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

____________________________________________________________________

           (наименование отдела структурного подразделения)

Дело N ____________________________ Том N ______

(индекс по номенклатуре)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                          (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                         (крайние даты дела)

                                               На __________________

                                               Хранить _ постоянно _

Ф. N
Оп. N
Д. N

Приложение 55

Форма

обложки дел по личному составу

Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

____________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

____________________________________________________________________

             (наименование отдела структурного подразделения)

Дело N ___________________________ Том N _____

(индекс по номенклатуре)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                           (крайние даты дела)

                                                На _________________

                                                Хранить __ 50 лет __

Ф. N
Оп. N
Д. N

Приложение 56

Форма

описи дел постоянного хранения

Администрация Губернатора и          Утверждаю

Правительства Алтайского края        Заместитель Председателя

г. Барнаул                           Правительства Алтайского края -

                                     руководитель Администрации

                                     Губернатора и Правительства

                                     Алтайского края

                                                        И.О. Фамилия

                                     _______ 20__ г.

Фонд N ___________

Опись N ___________

дел постоянного хранения

за ______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись И.О. Фамилия
Дата
Согласовано	Утверждено
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края от _________ N __________	Протокол ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу от _________ N _______________

Приложение 57

Форма

описи дел по личному составу

Администрация Губернатора и          Утверждаю

Правительства Алтайского края        Заместитель Председателя

г. Барнаул                           Правительства Алтайского края -

                                     руководитель Администрации

                                     Губернатора и Правительства

                                     Алтайского края

                                                        И.О. Фамилия

                                     _______ 20__ г.

Фонд N ___________

Опись N ___________

дел по личному составу

за ______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Согласовано	Согласовано
Протокол ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края от _______________ N _________________	Протокол ЭПК КГКУ "Государственный архив Алтайского края" от __________ N ______________

Приложение 58

Форма

справки о причинах отсутствия документов постоянного хранения

Справка

о причинах отсутствия документов постоянного хранения

Дана краевому государственному казенному учреждению "Государственный

архив  Алтайского  края"  в  том,  что в процессе научно-технической

обработки  не  обнаружены  следующие  документы постоянного хранения

Администрации   Губернатора   и  Правительства  Алтайского  края  за

20____ год:

N п/п	Индекс дела	Название структурных подразделений и заголовки дел	Даты дел	Причина утраты или отсутствия документов	Подписи ответственных лиц
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________ ед. хр.

        (цифрами и прописью)

Заместитель Председателя Правительства Алтайского края - руководитель Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение 59

Форма

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Администрация Губернатора и          Утверждаю

Правительства Алтайского края        Заместитель Председателя

                                     Правительства Алтайского края -

                                     руководитель Администрации

                                     Губернатора и Правительства

                                     Алтайского края

                                                        И.О. Фамилия

                                     _______ 20__ г.

            Акт

____________ N __________

         г. Барнаул

о выделении к уничтожению

архивных документов, не

подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

                 (название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

                       с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _________________

                                                    (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _____________________________ ед. хр. за _______________ годы.

          (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены ЭПК (ЭПМК)

____________________________________________________________________

              (наименование учреждения, утвердившего описи)

(протокол от _______________ N ___________)

Начальник департамента Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по документационному обеспечению	Подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности руководителя структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, документы которого уничтожаются	Подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия

Согласовано

Протокол ЦЭК Администрации

Губернатора и Правительства

Алтайского края

от _______ N ___________

Документы в количестве ____________________________________ ед. хр.:

на бумажном носителе весом ________________ кг сданы на уничтожение,

на электронном носителе сданы на уничтожение

____________________________________________________________________

                              (способ уничтожения)

Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности специалиста, ответственного за архив	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Приложение 60

Образец

письма с предложениями к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

________ N _______________             Департамент Администрации

О направлении предложений к акту о     Губернатора и Правительства

выделении к уничтожению документов,    Алтайского края по

не подлежащих хранению                 документационному обеспечению

На основании _______________________________________________________

              (указывается наименование, принявший орган и реквизиты

____________________________________________________________________

    перечней типовых архивных документов (других правовых актов),

____________________________________________________________________

            устанавливающих сроки хранения для документов)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие     практическое    значение    документы    департамента

Администрации   Губернатора  и   Правительства  Алтайского  края  по

вопросам  внутренней  политики,  не подлежащие включению в опись дел

постоянного хранения и по личному составу:

N п/п	Заголовок дела (наименование документов)	Годы заведения и завершения дел	Индекс дела по номенклатуре дел	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
12/1. Приемная
1	Переписка с краевыми ведомствами, структурными подразделениями Администрации края, политическими партиями, общественными и религиозными объединениями по основным вопросам деятельности	2010, 2011-2012	12/1-06	2	5 лет ЭПК ст. 32, 35
2	Журнал регистрации поступающих документов	2011	12/1-07	1	5 лет ст. 258г
3	Журнал регистрации отправляемых документов	2011	12/1-08	1	5 лет ст. 258г
4	Журнал регистрации командировочных удостоверений	2011	12/1-09	1	5 лет ст. 695к

Итого	5 (пять)	ед. хр. за	2010-2012	годы.
	(цифрами и прописью)

Начальник департамента	Подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственного за формирование дела	Подпись	И.О. Фамилия

Мероприятие

Целевые индикаторы

Срок реализации

Ответственный исполнитель

Ожидаемые результаты

I. Мероприятия по развитию конкуренции на приоритетных рынках

II. Мероприятия по развитию конкуренции на социально значимых рынках

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.