Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города

Приложение
к постановлению
администрации города
от 16.04.2018 N 700

Инструкция

по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения и совершенствования документооборота, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации города и иных органах местного самоуправления города (далее - органы).

1.3. Установленные Инструкцией правила ведения делопроизводства распространяются на всю служебную документацию, не содержащую сведения, относящиеся к государственной тайне.

1.4. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в администрации города, иных органах местного самоуправления города, утвержденным постановлением администрации города от 01.10.2010 N 3034.

Ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии со специальной инструкцией, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации.

1.5. Составление, оформление и учет документов по кадрам, учету военнообязанных проводится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями, иными правовыми актами.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в органах возлагается на их руководителей и (или) заведующих общими отделами.

Муниципальные служащие органов несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов. При утрате документа муниципальный служащий обязан немедленно доложить об этом руководителю органа.

1.7. Вновь принятые муниципальные служащие должны быть ознакомлены непосредственным руководителем с Регламентом администрации города и Инструкцией в течение пяти рабочих дней со дня приема на работу.

1.8. Инструкция не распространяется на порядок делопроизводства Барнаульской городской Думы, если правовыми актами не установлено иное.

1.9. Ведение делопроизводства в органах осуществляется в городской системе электронного документооборота (далее - горСЭД) в соответствии с Инструкцией и Регламентом работы в горСЭД.

В горСЭД отражается процесс прохождения (создания) документа на бумажном носителе, осуществляется создание электронных документов и обмен ими между участниками горСЭД.

Порядок доступа муниципальных служащих органов к документам (проектам документов), зарегистрированным в горСЭД, определяется Регламентом работы в горСЭД, утвержденным первым заместителем главы администрации города, руководителем аппарата.

2. Общие требования к оформлению документов

При подготовке документов необходимо соблюдать требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.

2.1. Бланки документов

При подготовке документов за подписью главы города, заместителей главы администрации города используются следующие виды бланков с воспроизведением герба города Барнаула:

бланк постановления главы города (приложение 1);

бланк распоряжения главы города (приложение 2);

бланк постановления администрации города (приложение 3);

бланк распоряжения администрации города (приложение 4);

бланк письма (приложение 5).

Образцы расположения реквизитов в бланках документов представлены в приложениях 6, 7.

Формы бланков иных органов местного самоуправления утверждаются правовыми актами иных органов местного самоуправления.

2.2. Формат бумаги

Бланки оформляются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), в отдельных случаях, предусмотренных формой документа, - на листах формата А3 (297 x 420 мм) и А5 (148 х 210 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Документы на бумажных носителях оформляются на лицевой стороне листа без оборота, за исключением случаев, установленных типовыми формами и образцами документов.

2.3. Поля и абзацный отступ

Каждый лист документа должен иметь поля следующих размеров:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет) должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Абзацный отступ должен составлять 12,5 мм.

Заголовки разделов и подразделов центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см, при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

На продольных бланках (бланки постановлений, распоряжений, приказов) все реквизиты располагаются по центру текстового поля, на угловых (бланки писем) - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

2.4. Реквизиты документов

Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения, соответствующий требованиям Инструкции.

При составлении и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты:

1. Герб города Барнаула;

2. Наименование органа-автора документа (как правило, воспроизводится на бланке органа);

3. Справочные данные об органе (почтовый адрес, индекс, телефон, факс);

4. Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и т.д.);

5. Дата документа;

6. Регистрационный номер документа;

7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

8. Место составления (издания) документа;

9. Адресат;

10. Гриф утверждения документа;

11. Резолюция;

12. Заголовок к тексту;

13. Отметка о контроле;

14. Текст документа;

15. Отметка о наличии приложения;

16. Подпись;

17. Гриф согласования документа;

18. Визы;

19. Печать;

20. Отметка о заверении копии;

21. Отметка об исполнителе;

22. Отметка о направлении документа в дело;

23. Отметка о поступлении документа.

2.5. Реквизит "Наименование органа-автора документа"

Важным реквизитом документа является правильное указание наименования органа-автора документа, оно указывается на бланках, в соответствии с Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края и принятым в соответствии с ним Положением об органе.

2.6. Реквизит "Справочные данные об органе"

Этот реквизит, как правило, является принадлежностью бланка органа и включает почтовый адрес (в т.ч. индекс), номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

2.7. Реквизит "Наименование вида документа"

Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида: постановление, распоряжение, протокол, план работы, информация и т.д.

Данный реквизит указывается под наименованием органа, по центру. В протоколе - ниже наименования коллегиального органа, в заявлении, служебной записке - ниже реквизита "Адресат", в акте - ниже реквизита "Гриф утверждения".

Виды правовых актов:

Постановление, распоряжение главы города - правовые акты, издаваемые главой города по вопросам местного значения города Барнаула и иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края в соответствии с федеральными законами.

Постановление администрации города - правовой акт, издаваемый главой города, заместителями главы администрации города в пределах их полномочий по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города федеральными законами и законами Алтайского края.

Постановление администрации района города (сельской (поселковой) администрации района города) - правовой акт, издаваемый главой администрации района города (главой сельской (поселковой) администрации района города) по вопросам, отнесенным к ее компетенции.

Распоряжение администрации города (иного органа местного самоуправления) - правовой акт администрации города (иного органа местного самоуправления), издаваемый по вопросам организации работы администрации города (иного органа местного самоуправления).

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа, являющегося юридическим лицом, для решения вопросов, отнесенных к компетенции органа.

2.8. Реквизит "Дата документа"

Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год.

Для протоколов различных заседаний датой является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений, приказов и писем - день их регистрации.

Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например, 15.03.2018

Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например, 05.03.2018

В случаях, предусмотренных бланками или типовыми формами документов, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 марта 2018 г.

Дата подписания указывается в левой верхней части документа.

Если документ готовится не на бланке, то дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, ниже на 2-3 межстрочных интервала.

Все отметки на служебных документах, связанные с их прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Документ, подписанный двумя или более органами (организациями), должен иметь одну (единую) дату.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

2.9. Реквизит "Регистрационный номер документа"

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, который формируется на основе присвоенного порядкового номера горСЭД, буквенного сокращения вида документа, порядкового номера документа.

На документе, подписанном совместно двумя и более органами (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них, разделенные косой чертой. При этом первым указывается номер того органа, который подготовил проект документа.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

2.10. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа"

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ, например, на N 03-24/147 от 03.02.2018

2.11. Реквизит "Адресат"

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов, строки выравниваются по левому краю.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее подразделения указываются в именительном падеже, например,

                                    Администрация г. Барнаула

                                    Комитет по делам молодежи

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например,

                                    Администрация г. Барнаула

                                    Архивный отдел

                                    Заведующему отделом

                                    И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю органа, юридического лица наименование его входит в состав наименования должности адресата, например,

                                    Председателю Избирательной

                                    комиссии Алтайского края

                                    И.О. Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например,

                                    Руководителям предприятий

                                    строительного комплекса

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: " (по списку)".

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например,

                                    Отделение Пенсионного фонда

                                    Российской Федерации

                                    по Алтайскому краю

                                    пр-кт Комсомольский, 80-а

                                    г. Барнаул, 656056

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например,

                                    И.И. Иванову

                                    пр-кт Строителей, 6, кв.26

                                    г. Барнаул, 656058

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. При адресовании документа нескольким адресатам слово "Копия" не пишется.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, и на каждом документе указывается только один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В адресате внутреннего документа указывается должность, инициалы и фамилия руководителя органа.

Адрес может не указываться в документах, направляемых в вышестоящие органы власти, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

2.12. Реквизит "Гриф утверждения документа"

Утверждение - особый способ удостоверения документа. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения размещается в верхнем правом углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки, например,

                                    Утверждаю

                                    Глава города Барнаула

                                    ______________ И.О. Фамилия

                                    личная подпись

                                    12.02.2018

или

                                    Утверждаю

                                    Глава администрации

                                    ______________ района

                                    ______________ И.О. Фамилия

                                    личная подпись

                                    12.02.2018

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне, например,

Утверждаю                           Утверждаю

Председатель комитета               Председатель комитета

по образованию города Барнаула      по культуре города Барнаула

______________ И.О. Фамилия         ______________ И.О. Фамилия

личная подпись                      личная подпись

12.02.2018                          12.02.2018

2.13. Реквизит "Резолюция"

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Реквизит "Резолюция" пишется от руки в верхней правой части документа.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.

2.14. Реквизит "Заголовок к тексту"

Документы (постановление, распоряжение, приказ и др., за исключением поручений, телеграмм, телефонограмм, извещений) должны иметь заголовок.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля, без кавычек, он должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем?", например, "Об изменении ...", "О выделении ...". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал.

Длина строки заголовка - не более 28 печатных знаков.

2.15. Реквизит "Отметка о контроле"

Проставляется на всех документах, требующих контроля исполнения, в виде буквы "К" ("контроль") или штампом "контроль" в верхнем поле документа.

2.16. Реквизит "Отметка о наличии приложения"

Приложение к правовому акту (приложение 8) должно обязательно иметь следующие элементы: приложение, указание вида документа, к которому оно прилагается, его дату и номер, заголовок, текст.

Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковая цифра в той очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Отметка о номере приложения документа, к которому оно прилагается, указывается в правом верхнем углу первого листа. Знак N не печатается.

Приложения оформляются на отдельных листах, страницы в каждом приложении нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Если в приложении имеются цифровые показатели, то указывается единица их измерения.

Отметка о наличии приложения к служебному документу печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним межстрочным интервалом, например,

Приложение: на 5 л., в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и числом их экземпляров, например,

Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л., в 5 экз.

2. Копия приказа от 15.02.2018 N 12 на 1л., в 1 экз.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение, например,

Приложение: на 5 л., в 1 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров, например,

Приложение: Инструкция по делопроизводству, в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: договор от 15.03.2018 N 185 и приложение к нему, всего на 12 л., в 1 экз.

2.17. Реквизит "Подпись"

Подпись - обязательный реквизит документа. Подписываются и утверждаются первые экземпляры документов, при необходимости - их копии.

Документы подписываются должностными лицами органа в соответствии с должностными инструкциями. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка, например,

Глава города                      личная подпись        И.О. Фамилия

или

Председатель комитета

по образованию города Барнаула    личная подпись        И.О. Фамилия

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут иметь руководители органов местного самоуправления города и их заместители.

Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) руководителя органа местного самоуправления города и его заместителей определяется руководителем органа местного самоуправления города.

Порядок использования факсимиле и перечень документов, на которых допускается использование факсимиле, определяется правовым актом органа местного самоуправления города.

При согласовании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, расшифровка фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносится от руки.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить косую черту, надписи "за", "зам" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Допускается в реквизите "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Постановления, распоряжения главы города, администрации города подписываются главой города, при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным постановлением администрации города.

Постановления, распоряжения администрации района - главой администрации района, при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности.

Постановления, распоряжения сельских (поселковой) администраций -главой сельской (поселковой) администрации, при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности.

Приказы - руководителем органа (при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности) либо его заместителем в соответствии с должностной инструкцией.

В отделах, управлениях и комитетах документы подписываются руководителем (при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности) либо заместителем руководителя в соответствии с должностной инструкцией.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например,

Председатель комитета

по культуре города Барнаула       личная подпись        И.О. Фамилия

Главный бухгалтер комитета

по культуре города Барнаула       личная подпись        И.О. Фамилия

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц, например,

финансовые документы подписывают руководитель органа и главный бухгалтер;

договоры подписывают договаривающиеся стороны;

документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например,

Председатель комитета               Председатель комитета

по образованию города Барнаула      по культуре города Барнаула

______________ И.О. Фамилия         ______________ И.О. Фамилия

личная подпись                      личная подпись

Подпись располагается ниже текста на 2-3 межстрочных интервала, длина строки с указанием наименования должностного лица не должна превышать 8 см и печатается через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи размещается на уровне последней строки наименования должностного лица и выравнивается по правому краю документа. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

2.18. Реквизит "Согласование и визирование документа"

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания; соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию органа, издающего документ.

Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования.

При согласовании документа виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Визы проставляются на лицевой стороне ниже подписи руководителя, например,

                                    СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета

по культуре города Барнаула

______________ И.О. Фамилия

личная подпись

06.02.2018

При согласовании служебных документов визы проставляются на последнем листе второго экземпляра документа рядом с реквизитом "Отметка об исполнителе".

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

                                    Согласовано

                                    Письмом Института водных

                                    и экологических проблем

                                    Сибирского отделения РАН

                                    от 06.02.2018 N 451-805

или

                                    Согласовано

                                    Протоколом заседания Правления

                                    страховой компании

                                    "Недвижимость"

                                    от 21.02.2018 N 107

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Гриф согласования может располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.18.1. Согласование проектов постановлений, распоряжений, приказов органов местного самоуправления города (далее - правовые акты) оформляется на оборотной стороне последнего листа правового акта, перед приложениями (приложение 9).

2.18.2. При согласовании проектов постановлений и распоряжений главы города, администрации города первым указывается заместитель главы администрации города, курирующий соответствующую отрасль по проблеме и в интересах которой принимается правовой акт (далее - курирующий заместитель); затем - управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; председатель комитета экономического развития и инвестиционной деятельности - в части вопросов, касающихся экономики; председатель комитета по финансам, налоговой и кредитной политике - в части вопросов формирования и исполнения бюджета города; руководители органов администрации города и отраслевых (функциональных) органов местного самоуправления города; главы администраций районов и другие руководители организаций, заинтересованные в подготовке документа.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа, подготовившего документ; затем - руководители организаций, заинтересованные в подготовке документа; главы администраций районов; руководители органов администрации города и отраслевых (функциональных) органов местного самоуправления города; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; курирующий заместитель.

2.18.3. При подготовке проектов постановлений администрации города, выносимых на рассмотрение коллегии администрации города, согласование предусматривается в следующем порядке: первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата; курирующий заместитель; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; руководители органов, заинтересованных в подготовке документа.

Если по рассмотренному на коллегии проекту постановления сделаны замечания, то после доработки он перепечатывается и снова визируется в установленном порядке.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа, подготовившего документ; затем - руководители органов, заинтересованных в подготовке документа; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; курирующий заместитель; первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.18.4. При подготовке проектов постановлений главы города, администрации города, носящих нормативный характер, согласование предусматривается в следующем порядке: первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата; курирующий заместитель; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; председатель комитета экономического развития и инвестиционной деятельности - в части вопросов, касающихся экономики; председатель комитета по финансам, налоговой и кредитной политике - в части вопросов формирования и исполнения бюджета города; руководители органов администрации города и отраслевых (функциональных) органов местного самоуправления города, главы администраций районов и другие руководители организаций, заинтересованные в подготовке документа.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа, подготовившего документ; затем - руководители организаций, заинтересованные в подготовке документа; главы администраций районов; руководители органов администрации города и отраслевых (функциональных) органов местного самоуправления города; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; курирующий заместитель; первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.18.5. При подготовке проектов постановлений администрации города по вопросам предварительного согласования мест размещения объектов согласование предусматривается в следующем порядке: заместитель главы администрации города по градостроительству и земельным отношениям; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета; глава администрации района.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа, подготовившего документ; затем - глава администрации района; заместитель главы администрации города по градостроительству и земельным отношениям; управляющий делами, председатель организационно-контрольного комитета; председатель правового комитета.

2.18.6. При подготовке проектов постановлений администрации города по вопросам распоряжения земельными участками (в рамках компетенции администрации города) согласование предусматривается в следующем порядке: председатель правового комитета; председатель комитета по строительству, архитектуре и развитию города.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа, подготовившего документ; затем - председатель комитета по строительству, архитектуре и развитию города; председатель правового комитета.

2.18.7. При согласовании распоряжений администрации города по кадровым вопросам соблюдается следующая последовательность: первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата; председатель правового комитета.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель органа, подготовившего документ; затем - председатель правового комитета; первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.18.8. При согласовании постановлений, распоряжений администраций районов города соблюдается следующая последовательность: первый заместитель главы администрации района (по вопросам, относящимся к его компетенции); заместитель главы администрации района, руководитель аппарата; курирующий заместитель главы администрации района; заведующий правовым отделом; руководители заинтересованных структурных подразделений администрации района.

Очередность визирования: первым ставит свою визу руководитель структурного подразделения администрации района, подготовившего документ; затем - руководители заинтересованных структурных подразделений администрации района; заведующий правовым отделом; курирующий заместитель главы администрации района; первый заместитель главы администрации района (по вопросам, относящимся к его компетенции); заместитель главы администрации района, руководитель аппарата.

2.18.9. Порядок согласования приказов органов определяется их руководителем.

2.18.10. Гриф согласования правовых актов содержит следующие элементы: при соблюдении полей: левое - 10 мм, правое - 35 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм, в верхней части листа от границы левого поля печатается слово "СОГЛАСОВАНО", написанное прописными буквами без кавычек, наименование должности (включая наименование органа), личную подпись, дату согласования, инициалы и фамилию лица, с которым согласовывается документ.

2.19. Реквизит "Печать"

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах:

удостоверяющих права лиц;

отражающих факты;

связанных с финансовыми средствами;

иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Количество печатей администрации города, их виды, место хранения, органы администрации города, имеющие право использовать большую и малую гербовые печати администрации города Барнаула, определяются распоряжением администрации города.

Количество печатей иного органа местного самоуправления, их виды, место хранения, лица, имеющие право их использовать, определяются руководителем иного органа местного самоуправления.

Печать на документе должна быть синего или фиолетового цвета. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать другие реквизиты.

Копии документов с черной печатью являются недействительными.

Письма, выполненные на бланках органов, не требуют удостоверения печатью.

Копии правовых актов заверяются печатью "Для постановлений и распоряжений", "Для приказов".

2.20. Реквизит "Отметка о заверении копии"

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, например,

Верно.

Заместитель председателя

организационно-контрольного

комитета ________________ И.О. Фамилия

личная подпись

15.02.2018

Правовые акты, подлежащие рассылке согласно списку, выдаются в копиях и должны содержать необходимые реквизиты: дату подписания, регистрационный номер и быть заверены печатью "Для постановлений и распоряжений" или "Для приказов".

Постановления администраций районов, касающиеся вопросов охраны прав детства, выдаются заявителям в виде дубликата с подлинной подписью главы администрации района, заверенной печатью ("Для постановлений и распоряжений").

Копии правовых актов, не обозначенные в списке на рассылку, выдаются заявителям на основании письменного заявления в течение 30 календарных дней с момента регистрации соответствующего обращения.

Копии снимаются только с документов, изданных органом.

Исключение составляют служебные документы, касающиеся оформления трудовых отношений и формирования личных дел (копии трудовых книжек, дипломов, свидетельств о получении образования и т.д.). Данные документы могут копироваться и заверяться органом, независимо от того, кем они выданы.

2.21. Реквизит "Отметка об исполнителе"

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, указываются имя, отчество (либо инициалы) и фамилия исполнителя, номер его телефона (без кода города - для писем, направляемых по городу Барнаулу, с кодом города - для писем, направляемых за пределы города Барнаула), дата исполнения, например,

Имя Отчество Фамилия                И.О. Фамилия

233221                              233221

25.02.2018                          25.02.2018

или

Имя Отчество Фамилия                И.О. Фамилия

8 (3852)233221                      8 (3852)233221

25.02.2018                          25.02.2018

Подпись исполнителя обязательна.

2.22. Реквизит "Отметка о направлении документа в дело"

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку "Д", дату, подпись руководителя, снявшего документ с контроля.

2.23. Реквизит "Отметка о поступлении документа"

Отметка о поступлении документа в орган содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в орган проставлять в виде штампа в правом нижнем углу.

При поступлении документа по электронной почте отметка "Получено по электронной почте" проставляется рядом с отметкой о поступлении.

2.24. Реквизит "Текст документа"

Требования, предъявляемые к тексту различных видов документов

2.24.1. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и нормам русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

2.24.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

2.24.3. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.

Следует избегать тавтологии ("свободная вакансия", "в срок до 10.05.2018").

В тексте документа (кроме правового акта) следует употреблять или общепринятые сокращения (ООО - общество с ограниченной ответственностью) или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например, группа оперативного реагирования (далее - ГОР).

2.24.4. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа, изложено в приложении 10.

2.24.5. На документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами и без каких-либо знаков.

2.24.6. Тексты сложных документов (справки, отчеты, обзоры, доклады, положения и т.д.) делятся на разделы, пункты, подпункты.

Разделы текста снабжаются заголовками, которые центрируются по ширине текста.

От текста заголовки отделяются одним межстрочным интервалом. Нумеруют разделы, пункты и подпункты арабскими цифрами.

После номера подпункта ставится точка и текст печатается с прописной буквы, после подпункта ставится точка с запятой, например,

2. Комитету по делам молодежи                                      :

2.1. Обеспечить                                                    ;

2.2. Разместить                                                    .

Обозначения подпунктов печатаются с красной строки.

2.24.7. В таких документах, как объяснительные записки, докладные записки, используется форма изложения от первого лица единственного числа ("Прошу направить ...", "Считаю необходимым ...").

В других видах документов используется форма изложения от третьего лица единственного числа ("...считает возможным ...", "...не возражает ..." и т.д.) или первого лица множественного числа ("Направляем ...", "Просим ..."). В данном случае руководитель, подписавший документ, выступает от имени органа.

2.24.8. Служебные документы печатаются на компьютере с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером 14 (для создания основного текста документа) через один межстрочный интервал, допускается печатать документы и через 1,5 межстрочных интервала (письма, доклады, благодарственные письма, справки, докладные записки и т.д.), кроме правовых актов. В отдельных случаях в проектах правовых актов размер шрифта может быть уменьшен до 13 или 12 (для таблиц, рисунков и т.п.).

2.24.9. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста (кроме проектов правовых актов).

2.24.10. При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается расположение реквизитов параллельно длинной стороне листа.

2.24.11. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, дополнения без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, не допускается.

Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, выполняются только чернилами или пастой темного цвета.

2.24.12. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой, например: * или 1. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3. Порядок работы с правовыми актами

3.1. Порядок подготовки проектов правовых актов

3.1.1. Проекты правовых актов готовятся по поручениям главы города, заместителей главы администрации города, глав и заместителей глав администраций районов, по инициативе руководителей органов.

Правовые акты могут быть подготовлены совместно несколькими органами или одним из них по согласованию с другими.

3.1.2. В целях своевременного принятия правовых актов подготовка их проектов осуществляется исполнителем с учетом сроков, необходимых для соблюдения процедуры подготовки проектов, в том числе для их согласования со всеми заинтересованными лицами, проведения антикоррупционной экспертизы, проведения процедуры оценки регулирующего воздействия или общественного обсуждения, или публичных слушаний (в случае необходимости).

3.1.3. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов, которые готовят проекты правовых актов.

3.1.4. Правовые акты, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера.

3.1.5. При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

законности;

отражения в них интересов населения;

единства, полноты, непротиворечивости;

планомерности и оперативности подготовки;

наличия механизма реализации правовых актов.

3.1.6. Проекты правовых актов печатаются на бланках формата А4, шрифтом Times New Roman размером 14.

3.1.7. Каждый лист правового акта, в том числе и приложений, должен иметь поля не менее, мм:

верхнее - 20;

левое - 35;

правое - 10;

нижнее - 20.

3.1.8. Заголовок печатается на расстоянии от реквизита "Дата" ниже на 2-3 межстрочных интервала.

3.1.9. Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы поля.

3.1.10. Как правило, текст правового акта должен состоять из 2-х взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях - распорядительной). Основную смысловую нагрузку несет постановляющая часть, она излагается в повествовательной форме.

Преамбула завершается словом "постановляю", "приказываю".

3.1.11. В правовых актах используется форма изложения от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю), что является отражением принципа единоначалия. Слова постановляю, приказываю печатаются прописными буквами с отдельной строки от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками, затем ставится двоеточие, например,постановляю:

3.1.12. Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся отдельные поручения.

В каждом пункте постановляющей (распорядительной) части указываются: исполнитель (орган администрации города, иной орган местного самоуправления, конкретное должностное лицо, организация), предписываемое действие и срок исполнения.

Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме, например, "подготовить", "обеспечить", "организовать", "информировать".

Если в поручениях (пунктах, подпунктах) указывается исполнителем орган администрации города (иной орган местного самоуправления) или организация, то фамилия и инициалы ее руководителя пишутся после наименования органа (организации), в скобках, в именительном падеже, например,

Комитету по культуре города Барнаула (Иванов И.И.)

Если поручение дается непосредственно руководителю органа администрации города (иного органа местного самоуправления) или организации, то должность руководителя, фамилия и инициалы пишутся без скобок в дательном падеже, например,

Председателю комитета по культуре города Барнаула Иванову И.И.

3.1.13. Если в связи с принятием правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

3.1.14. Предпоследним пунктом правового акта является информирование о ходе выполнения документа с указанием конкретного срока, например,

Информировать об исполнении постановления (распоряжения) до 20.05.2018.

3.1.15. В последнем пункте правового акта указывается лицо, на которое возлагается контроль за его выполнением.

Должности заместителей главы администрации города указываются полностью.

3.1.16. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля.

Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.17. При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка, печатаются они на отдельных листах в соответствии с пунктом 2.16 Инструкции.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на правовой акт (постановление, распоряжение, приказ). Все составные части реквизита "Приложение" выравниваются по левому краю и печатаются через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа, например,

                                                        Приложение 2

                                                     к постановлению

                                                администрации города

                                                 от 15.02.2018 N 975

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.

Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (Положение, Перечень, Список и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются также центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Приложения к проектам постановлений, распоряжений главы города, администрации города визируются руководителем органа, подготовившего проект правового акта, а связанные с расходованием бюджетных средств - и председателем комитета по финансам, налоговой и кредитной политике. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части от края левого поля и включает должность визирующего приложение к правовому акту, подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия), а также дату визирования.

3.1.18. На оборотной стороне правового акта оформляются: согласование, затем список на рассылку, должностное лицо, подготовившее документ. В левом нижнем углу проставляются реквизит "Отметка об исполнителе".

3.1.19. К подготовленному руководителем органа проекту постановления, распоряжения главы города, администрации города перед его направлением на согласование (визирование) готовится пояснительная записка. Пояснительная записка оформляется на листах бумаги формата А4 и должна содержать следующие реквизиты:

наименование вида документа (пояснительная записка) - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

заголовок печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование проекта постановления (распоряжения) главы города, администрации города, к которому подготовлена пояснительная записка;

текст пояснительной записи должен быть кратким, понятным и не превышать одной страницы.

В пояснительной записке должны быть отражены следующие вопросы: обоснование необходимости принятия проекта постановления (распоряжения), цель его принятия, прохождение проектом оценки регулирующего воздействия, общественного обсуждения (если оценка регулирующего воздействия, общественное обсуждение не проводились, то обоснование отсутствие необходимости их проведения).

Пояснительная записка не прилагается к проектам постановлений, распоряжений, имеющим пометку "Для служебного пользования", гриф "Секретно", "Совершенно секретно", по вопросам проведения публичных слушаний, общественных обсуждений, кадрового характера, о награждении наградами администрации города.

Ответственность за содержание проектов постановлений, распоряжений главы города, администрации города и соответствие их требованиям Инструкции несут исполнитель и руководитель органа, в котором подготовлен документ.

3.1.20. Завершающим этапом в подготовке правового акта является его согласование и подписание. Проект правового акта до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, в соответствии с пунктом 2.18 Инструкции. Согласование осуществляется путем визирования.

Должностные лица обязаны визировать проекты правовых актов, как правило, в день поступления документов на согласование, но не позднее 2-х рабочих дней со дня поступления проекта, за исключением случаев, установленных абзацем 3 пункта 3.1.20 Инструкции.

Проекты муниципальных правовых актов об утверждении положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, об установлении тарифов, а также проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в указанные муниципальные правовые акты путем изложения содержащихся в них положений, порядков, регламентов, муниципальных программ в новой редакции подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней.

Проекты правовых актов, согласованные либо с приложенными к ним замечаниями, предоставляются на подпись главе города (главе администрации района, руководителю отраслевого (функционального) органа местного самоуправления) или уполномоченному им лицу.

Проекты муниципальных нормативных правовых актов после согласования (визирования) проекта в обязательном порядке направляются в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением органами местного самоуправления Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий для заключения.

В случае поступления положительного заключения органов прокуратуры на проект муниципального нормативного правового акта последний подлежит подписанию руководителем органа местного самоуправления, при его отсутствии - лицом, исполняющим его обязанности.

При получении отрицательного заключения органов прокуратуры на предоставленный проект муниципального нормативного правового акта:

в случае согласия с указанными в заключении замечаниями руководитель органа или уполномоченное им лицо устраняет их, и доработанный проект подлежит повторному согласованию в установленном порядке;

в случае несогласия с высказанными замечаниями руководитель органа информирует об этом органы прокуратуры в письменном виде с указанием мотивов принятого решения в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления заключения.

3.1.21. Датой правового акта является дата его регистрации.

3.1.22. Подписанные постановления, распоряжения главы города, администрации города регистрируются в организационно-контрольном комитете администрации города и рассылаются согласно списку на рассылку.

3.1.23. Постановления, распоряжения главы города, администрации города регистрируются в системе горСЭД раздельно в пределах календарного года.

В соответствии с номенклатурой дел постановления главы города имеют порядковые номера с добавлением букв "пг", распоряжения главы города - с добавлением букв "рг", постановления администрации города -простые порядковые номера, распоряжения администрации города - с добавлением буквы "р".

Все виды правовых актов формируются в самостоятельные дела.

Распоряжения по личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.

Распоряжения по личному составу имеют порядковые номера с добавлением букв "лс", по командировкам и отпускам - с добавлением буквы "к".

3.1.24. Документы, послужившие основанием для подготовки постановления или распоряжения главы города, администрации города, хранятся в органе, подготовившем соответствующий правовой акт. Указанные документы формируются в дела, имеющие срок хранения "постоянно". Документы подлежат передаче на муниципальное хранение только в случае ликвидации (упразднения) органа.

3.2. Организация контроля за исполнением правовых актов

3.2.1. Контроль исполнения зарегистрированных правовых актов осуществляется в системе горСЭД.

3.2.2. На каждый документ, требующий контроля, в соответствующем органе в течение двух дней с момента поступления документа заводится контрольное дело, в котором накапливаются материалы, отражающие работу по его выполнению, составляется план по его реализации.

3.2.3. Правовой акт должен исполняться в установленный в нем срок. Если в документе несколько пунктов с разными сроками исполнения, то он снимается с контроля после выполнения последнего по срокам мероприятия, при условии выполнения всех позиций правового акта.

Если в процессе работы выясняется невозможность соблюдения указанного срока исполнения, то он может быть продлен с указанием причины неисполнения и новых предлагаемых сроков, но не позднее, чем за два дня до окончания срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

3.2.4. Информация о выполнении постановления или распоряжения главы города, администрации города адресуется должностному лицу, на которого возложен контроль за его выполнением.

Если документ снимается с контроля, то на нем делается отметка "Д", в случае продления срока его исполнения - "ДК", в случае перевода на внутренний контроль - "ВК".

Соответствующая отметка вводится в регистрационно-контрольную карточку правового акта в системе горСЭД.

После визы должностного лица информация передается в организационно-контрольный комитет администрации города для подготовки постановления администрации города о снятии с контроля документа или продлении срока его исполнения. Периодичность подготовки таких документов - не реже одного раза в квартал.

3.2.5. В администрации района снятие постановления (распоряжения) с контроля или продление срока его исполнения осуществляется главой администрации района, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.

Информация о выполнении постановления (распоряжения) или причинах переноса срока его исполнения, подписанная руководителем отдела, комитета, управления администрации района и завизированная курирующим заместителем главы администрации района, с подлинником этого документа не позднее, чем за два дня до срока исполнения передается главе администрации района на рассмотрение. Итоговая информация должна содержать полные сведения об исполнении по каждому пункту документа и предложение о снятии с контроля или продлении срока исполнения с указанием новой даты.

Глава администрации района принимает решение о снятии с контроля этого документа либо о продлении срока его исполнения.

При необходимости глава администрации района выносит вопрос на рассмотрение аппаратного совещания либо проводит совещание в рабочем порядке, либо дает дополнительные поручения. После этого информация передается в организационно-контрольное управление администрации района для подготовки постановления о снятии с контроля документа или продлении срока его исполнения. Периодичность подготовки таких документов - не реже одного раза в квартал.

3.2.6. Законченные делопроизводством документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4. Виды служебных документов

4.1. Протокол

4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, комиссиях, заседаниях.

Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (тексты докладов, выступлений, проекты решений, повестка дня, список приглашенных и др.).

Существуют два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступающих и краткую запись о теме выступления.

4.1.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

наименование органа;

наименование вида документа (протокол);

полное наименование коллегиального органа (если протоколируется заседание коллегиального органа);

дата и номер заседания;

список присутствующих, приглашенных лиц;

повестка дня;

фамилии, инициалы докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;

принятые решения по каждому вопросу повестки дня;

подписи председателя и секретаря.

В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечает председательствующий на протоколируемом мероприятии.

Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Вопросы в повестке дня формулируются в предложном падеже с предлогами "о", "об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

4.1.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "слушали -выступили - решили". Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "Слушали" ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе "Слушали" приводится фамилия и инициалы докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем дается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком предоставлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу.

В разделе "Выступили" приводятся фамилии и инициалы выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "вопрос", "ответ" указываются фамилии и инициалы.

В разделе "Решили" записывается принятое решение, кому, что сделать и к какому сроку.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также приводится список лиц, не участвовавших в голосовании.

В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

В тексте протокола отражаются решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении прений, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.).

К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании (при необходимости - стенограмма), а также переданные председателю письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола заседания является день его проведения, если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

4.1.4. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, вида документа (протокол), места проведения, даты и номера заседания (приложение 11).

Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в органах в течение установленного номенклатурой дел срока хранения, затем сдаются в архив на постоянное хранение (при необходимости).

4.2. Выписки из протоколов и правовых актов

В выписках из протокола и правового акта делается дословная запись содержания выписываемых абзацев.

Выписки с заверительной записью "Верно" подписывает и заверяет печатью лицо, уполномоченное в соответствии с должностной инструкцией, с указанием своей должности, инициалов, фамилии, даты.

В правовых актах при оформлении выписки пишется обязательно констатирующая часть, в протоколах - вводная часть (включая повестку дня), а затем - дословная запись содержания абзацев (приложение 12).

4.3. Служебная записка

Служебная записка - документ, адресованный главе города, заместителю главы администрации города или руководителю органа, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внутренняя служебная записка, адресуемая руководству органа, подписывается руководителем структурного подразделения и оформляется на листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту.

Если служебная записка исходит от имени органа, то она подписывается руководителем и печатается на бланке, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

4.4. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово-хозяйственной деятельности, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

Акты внутреннего характера оформляются на бланке органа.

Совместные акты органа с другими органами (организациями) печатаются на бланке того органа (организации), руководитель которого будет утверждать данный акт или на чистом листе бумаги формата А4.

В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта строится по схеме:

основание (указывается правовой акт);

составлен комиссией в составе (указываются наименование комиссии, должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии членов комиссии);

присутствовали (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, адресаты, которым они направлены.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствовавшие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а выполняемые ими функции при составлении акта (председатель, секретарь, член комиссии, эксперт).

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

4.5. Письмо

4.5.1. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, используемых при переписке между двумя и более адресатами.

Письма подготавливаются как инициативные, по указанию руководителя органа, а также как ответ на поступившие документы, и печатаются на бланке письма. Для писем применяются угловые бланки (приложение 5).

Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составляться, как правило, по одному вопросу.

4.5.2. Письмо содержит следующие реквизиты:

адресат;

дату;

регистрационный номер;

ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа (при необходимости);

текст;

ссылку на приложения (при наличии);

подпись;

инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона и дату исполнения документа.

4.5.3. Письмо оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются такие, как:

Уважаемый Сергей Васильевич!

Уважаемые  заявители! (употребляется, когда имена получателей письма

не известны).

Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел предоставляет). Начало основной части формулируется в зависимости от назначения и содержания писем.

Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке или содержит персональное обращение к адресату.

4.5.4. В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

На копии письма ставится виза исполнителя и других работников, с которыми согласован проект письма.

В служебных письмах изложение ведется от первого и второго лица множественного числа: "Высылаем Вам ...", "Просим направить нам ..." ("Вы", "Вас" и т.д. пишется с прописной буквы, а "мы", "нас", "нам" и т.д. - со строчной).

Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ.

Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части.

В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются учреждению или отдельному лицу.

4.6. Порядок составления и отправки телеграмм и телефонограмм

4.6.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным служебным вопросам. Телеграммы подписываются руководителем органа или его заместителями.

Проекты телеграмм, предоставляемые на подпись руководству органа, должны составляться кратко, четко излагать содержание, визироваться исполнителями и руководителями органов, а в случае необходимости согласовываться и визироваться руководителями других заинтересованных органов.

Телеграммы регистрируются в общем порядке.

4.6.2. Телефонограммы подписываются руководителем, регистрируется в горСЭД, а затем передаются.

Телефонограммы, адресованные руководителю органа и его заместителям, принимаются секретарем руководителя (лицом, ответственным за ведение делопроизводства) и незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются секретарем (лицом, ответственным за ведение делопроизводства) и передаются для исполнения в соответствии с резолюцией руководителя органа.

В телефонограмме должны указываться: название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.

4.7. Заявление

4.7.1. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

4.7.2. Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилию должностного лица);

автор заявления (в родительном падеже указывается фамилия, инициалы, должность; перед фамилией предлог "от" не пишется);

вид документа (заявление);

текст;

ссылку на приложение (если оно есть);

подпись.

Например,

                                    Главе города Барнаула

                                    И.О. Фамилия (в дательном падеже)

                                    главного специалиста комитета

                                    по делам молодежи администрации

                                    города Барнаула

                                    Иванова И.И.

                              заявление.

Прошу  предоставить  мне  ежегодный  оплачиваемый  отпуск  с 01 июня

2018 г.

личная подпись

дата

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести, прошу проверить состояние). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) руководителю для принятия решения. Решение руководителя выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа, распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

4.7.3. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

5. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение служебной документации

5.1. Организация документооборота

Движение документов в органах местного самоуправления города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются: на входящие, исходящие, внутренние документы (переписка внутри одного органа).

5.1.1. Входящие документы.

Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией.

5.1.2. Доставка документов в администрацию города осуществляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - нарочным);

с использованием факсимильной, электронной и телеграфной связи;

через горСЭД;

через Единую систему электронного документооборота Алтайского края.

5.1.3. Корреспонденция, поступившая на имя должностных лиц администрации города, руководителей органов, принимается в рабочие дни в кабинете N 114, расположенном в здании по адресу: ул. Гоголя, 48.

При приемке корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие указанных приложений и соответствие номеров документов на вторых экземплярах или в журнале передачи. На вторых экземплярах или журналах передачи ставится дата и подпись специалистов, принявших документ.

5.1.4. Выдача документов лицам, ответственным за ведение делопроизводства в органах, уполномоченным доставлять и забирать документы, которые несут персональную ответственность за сохранность и количество выданных документов, осуществляется под роспись.

Конверты (бандероли), которые имеют пометку "Лично", передаются адресатам в закрытом виде.

5.1.5. Прием корреспонденции, доставленной фельдъегерской службой, осуществляется отделом мобилизационной работы администрации города.

5.1.6. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

5.1.7. Служебная корреспонденция, адресованная главе города, заместителям главы администрации города, администрации города, вскрывается, регистрируется отделом канцелярии организационно-контрольного комитета администрации города (далее - отдел канцелярии) в горСЭД в соответствии с Регламентом работы в горСЭД и направляется на рассмотрение главе города или заместителям главы администрации города.

На документах в правом нижнем углу на первой странице основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.

Документы регистрируются не позднее следующего рабочего дня с момента их поступления в подразделение, осуществляющее регистрацию. Срочные и оперативные документы регистрируются незамедлительно.

В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в канцелярию, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа проставляется соответствующая отметка и сообщается отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

5.1.8. Поступившие телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется как устно по каналам телефонной связи, так и через горСЭД. Текст поступившей телефонограммы с указанием ее номера, наименования, номера телефона отправителя и времени приема, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму, записывается (печатается) на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю.

5.1.9. Организация работы с документами, полученными по электронной почте, осуществляется в общем порядке согласно Инструкции с обязательным проставлением отметки о способе получения документа в горСЭД и штампа "Получено по электронной почте" с указанием даты получения на бумажном экземпляре документа.

5.1.10. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном органе только один раз.

При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

повтора регистрации одного и того же документа;

зарегистрированных ранее документов по данной теме;

ответа на запрос администрации города, органа;

данных о документах, упомянутых в тексте регистрируемого документа, ранее направленных.

При положительном результате поиска специалист отдела канцелярии, или специалисты органов, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны подобрать их при наличии документа в текущем архиве или подготовить соответствующую справку и передать руководству совместно с вновь поступившим документом. При этом вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктом 5.1.7 Инструкции, и в регистрационные карточки обоих документов вносятся отметки о номерах, связанных по теме документов.

5.1.11. Не подлежат регистрации книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.

На этих документах указывается дата их поступления, порядковый номер не проставляется.

5.1.12. Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не регистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления. Зарегистрированные документы - не позднее следующего рабочего дня после дня их регистрации.

5.1.13. Документы, адресованные администрации города, поступившие минуя отдел канцелярии в приемные руководителей администрации города, передаются в отдел канцелярии для регистрации в день их поступления.

5.1.14. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, получают зарегистрированную корреспонденцию через горСЭД, в случае передачи оригиналов документов получают их под роспись в разносной книге.

5.2. Контроль исполнения служебных документов

Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на заместителей главы администрации города, руководителей органов.

5.2.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2.2. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем органа или его заместителем в соответствии с распределенными между ними обязанностями.

5.2.3. Документы, адресованные главе города, а также без указания конкретного лица или органа администрации города и иного органа местного самоуправления, предварительно рассматриваются в отделе канцелярии, а затем направляются главе города, заместителям главы администрации города или в соответствующий орган.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в органы.

5.2.4. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая оформляется в соответствии с пунктом 2.13 Инструкции.

5.2.5. Текст резолюции документа дословно переносится в горСЭД.

Документ с резолюцией "Для сведения" направляется через горСЭД, с резолюцией "Ознакомить" передается поочередно исполнителям. При этом напротив своей фамилии в резолюции исполнитель должен поставить свою роспись и дату в подтверждение того, что он ознакомлен с документом.

При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп или отметка "Подлежит возврату".

5.2.6. Если поручение по исполнению документа возложено на нескольких исполнителей, то первым, указывается лицо, ответственное за организацию исполнения.

Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы и сведения не позднее двух дней до срока исполнения документа. Соисполнитель не в праве направлять контролирующему самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель направляет контролирующему обобщенный ответ с приложением информации соисполнителей либо завизированный ими.

5.2.7. Все движение документа обязательно отмечается в соответствии с Регламентом работы в горСЭД.

5.2.8. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в органе, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации. В случае направления документа на рассмотрение и принятие мер в другие органы (организации) автор документа должен быть поставлен об этом в известность.

5.2.9. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа и подготовку к пересылке адресату.

Исключительно за подписью главы города направляются ответы на поручения Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края, протесты, предписания, представления, требования прокуратуры, запросы прокуратуры в рамках ранее направленного предписания, протеста, представления, требования прокурора, поступившие на имя главы города. В остальных случаях допускается направление ответа за подписью заместителя главы администрации города.

5.2.10. Контроль за сроками исполнения в администрации города осуществляется специалистами отдела канцелярии, а в органах - лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

5.2.11. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и документы подлежат исполнению в течение 30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено действующим законодательством и пунктом 5.2.12 Инструкции.

5.2.12. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

с пометкой "срочно" - в течение трех рабочих дней;

с пометкой "оперативно" - в течение 10 дней;

с резолюций "для предложений" - в течение 15 рабочих дней со дня регистрации;

по запросам членов Совета Федерации и депутатов (по депутатскому запросу) - не позднее, чем через 15 дней со дня получения, если иное не предусмотрено действующим законодательством;

по запросам Уполномоченных по правам человека, ребенка, по защите прав предпринимателей - не позднее 15 дней со дня получения;

требования прокурора об изменении нормативного правового акта, протесты прокурора - не позднее чем в десятидневный срок со дня поступления;

запросы редакций СМИ - в течение семи дней со дня получения.

5.2.13. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

С целью своевременного исполнения документов, ответственный исполнитель обязан предоставить отчет об исполнении документа в отдел канцелярии не позднее двух дней до истечения срока исполнения, в соответствии со сроком, указанным на штампе (в горСЭД), на Поручения Губернатора Алтайского края, Председателя Правительства Алтайского края - не позднее трех дней до истечения срока, установленного Правительством Алтайского края.

В случае необходимости дополнительного времени на решение вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено до истечения срока предоставления ответа с указанием причины продления и планируемой даты исполнения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию, в противном случае документ считается не исполненным в срок. Если в просьбе о продлении не указан новый срок исполнения, он автоматически продляется на месяц.

5.2.14. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе. Кроме того, письмо снимается с контроля, если по нему принят муниципальный правовой акт. В этом случае исполнитель должен сообщить специалистам отдела канцелярии номер и дату, принятого документа.

5.2.15. После исполнения документ снимается с контроля и списывается в дело. Снять с контроля документ может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль или лицо его замещающее, при этом на документе делается отметка о снятии с контроля и списании в дело.

5.2.16. При необходимости отдел канцелярии предоставляет заместителям главы администрации города статистический анализ состояния исполнительской дисциплины и перечни документов, срок исполнения по которым истек.

5.2.17. Служебная переписка хранится в органе в соответствии с номенклатурой дел.

5.3. Исходящие документы

5.3.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые из органа, которые делятся на:

инициативные;

ответы на входящие.

5.3.2. Исходящие документы готовятся на бланке органа, руководитель (или уполномоченное им лицо) которого их подписывает.

5.3.3. Исходящие письма за подписью главы города и заместителей главы администрации города печатаются на бланке администрации города и регистрируются в отделе канцелярии в соответствии с Регламентом работы в горСЭД.

5.3.4. При подготовке исходящего документа в один адрес на подпись главе города или заместителям главы администрации города готовятся три экземпляра (после подписания и регистрации первый экземпляр отправляется адресату, второй - с визой исполнителя остается в отделе канцелярии администрации города, третий отправляется исполнителю), если письмо в два адреса, то готовится четыре экземпляра.

При подготовке письма более чем в четыре адресата, количество первых экземпляров соответствует количеству адресатов, на экземплярах исполнителя и отдела канцелярии в реквизите "Адресат" указывается "по списку". Список на рассылку прилагается к письму. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то допускается оформление адресата обобщено.

5.3.5. Регистрация документа, т.е. присвоение ему номера и даты, производится только после подписания его руководителем органа (или уполномоченным им лицом), в администрации города - отделом канцелярии, в органах - лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

Перед регистрацией необходимо проверить правильность подготовки письма, наличие указанных приложений и подписи руководителей на всех экземплярах. В случае обнаружения недостатков в оформлении документов их возвращают исполнителю.

5.3.6. Исходящие документы в вышестоящие органы подписываются руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им лицом.

5.3.7. Если ответ автору обращения дает руководитель органа администрации города (руководитель иного органа местного самоуправления) или уполномоченное им лицо, то ответ должен быть на бланке именно этого органа.

Копия ответа с приложением всей переписки и ссылкой на входящий номер передается в отдел канцелярии для снятия с контроля.

5.3.8. Все ответы на запросы, поступившие через администрацию города, адресованные в судебные органы, в органы прокуратуры, готовятся за подписью главы города или заместителей главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей и визируются в правовом комитете администрации города.

5.3.9. Служебные документы на отправку и регистрацию передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов и в количестве экземпляров, равных количеству адресатов.

5.3.10. Подготовленные к отправке служебные документы при необходимости учитываются в журналах отправляемой корреспонденции, конвертируются и в зависимости от степени срочности отправляются почтой, доставляются нарочным под роспись, направляются по электронной почте или передаются для отправки фельдъегерской связью.

Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно.

5.3.11. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью органов местного самоуправления, к отправке не принимаются.

5.3.12. Выдача документов на руки адресату производится под роспись получателя в журнале отправляемой корреспонденции либо на экземпляре, хранящемся в деле.

5.3.13. Копии служебных документов выдаются органам местного самоуправления с разрешения управляющего делами, председателя организационно-контрольного комитета администрации города, в сторонние организации - по письменному запросу.

5.3.14. При неправильном оформлении служебных документов отдел канцелярии не принимает письма и не снимает с контроля.

6. Составление номенклатуры дел

6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 13).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.

6.2. Номенклатура дел органа местного самоуправления составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение 14) и согласовывается с экспертной комиссией органа местного самоуправления.

6.3. Номенклатура дел администрации города утверждается первым заместителем главы администрации города, руководителем аппарата, номенклатура дел иных органов местного самоуправления утверждается руководителем соответствующего органа.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.4. Номенклатура дел органов местного самоуправления, являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города, подлежит согласованию с архивным отделом администрации города не реже одного раза в пять лет.

В случае изменения функций и структуры органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

6.5. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура органа местного самоуправления. Разделами, подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности органа местного самоуправления. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Графы номенклатуры дел органа местного самоуправления, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих правовые акты, распорядительную документацию вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами органа местного самоуправления. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (например, документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости). Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (например, документы к протоколам заседания коллегии администрации города).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) какой составлены документы, вид документа (план, отчет). Отчеты, планы из-за разной периодичности, которые имеют разные сроки хранения, должны формироваться в разные дела (годовой план работы комитета, квартальный план работы организации по капитальному ремонту, месячный отчет, годовой бухгалтерский отчет).

При вынесении статистических отчетов обязательно указывается название отчета и форма (годовой статистический отчет о травматизме (Ф. N 7-т).

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

6.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (приложение 15).

6.7. После утверждения руководителем органа местного самоуправления номенклатуры дел структурные подразделения органа местного самоуправления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе (для внедрения в делопроизводство). Выписки помещаются в отдельную папку.

6.8. На всех делах оформляются титульные листы дел в соответствии с заголовками по номенклатуре дел (приложение 16).

7. Формирование и оформление дел

7.1. Формирование дел.

Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют личные дела работников, которые формируются в течение всего периода работы, и переходящие дела.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы необходимо располагать в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу.

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

В личных делах документы располагаются в хронологической последовательности.

Лицевые счета по начислению заработной платы рабочим и служащим группируются в отдельные дела в алфавитном порядке.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом; при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

7.2. Оформление дел, подготовка дел к хранению.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела (при необходимости);

оформление обложки дела.

Подготовка электронных дел для передачи в ведомственный архив органов местного самоуправления предусматривает составление описи электронных дел, документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.

8. Организация оперативного хранения документов и экспертиза их ценности

8.1. Оперативное хранение документов.

С момента заведения и до передачи дел в ведомственный архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования. Руководители органов местного самоуправления и специалисты, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения руководителя. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела, находящиеся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном или горизонтальном положении корешками наружу в шкафах либо на стеллажах.

Дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, законченные в делопроизводстве, не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года передаются в ведомственный архив органа местного самоуправления, где хранятся в течение установленных сроков.

8.2. Экспертиза ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) по архивным вопросам.

Целью экспертизы ценности документов является отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел. На дела с истекшими сроками хранения - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 17).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

9. Подготовка и передача документов в ведомственный архив

9.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Описи дел составляются ежегодно по установленной форме (приложение 18).

Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

постоянного хранения - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах;

документов по личному составу организаций-источников комплектования архивного отдела администрации города - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города, - не менее чем в трех экземплярах.

9.2. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии органа местного самоуправления одновременно, по итогам рассмотрения - согласовываются.

Согласованные экспертной комиссией органа местного самоуправления описи дел, документов постоянного срока хранения источников комплектования архивного отдела администрации города представляются на утверждение экспертно-проверочной-методической комиссии Управления Алтайского края по культуре и архивному делу через три года после завершения делопроизводством дел.

9.3. Документы постоянного срока хранения органов местного самоуправления, являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города, в течение пяти лет хранятся в ведомственном архиве, после чего передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации города.

Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в ведомственный архив органа местного самоуправления по истечении 10 лет со дня увольнения.

9.4. Дела выдаются во временное пользование специалистам органов местного самоуправления на срок не более одного месяца.

Переходящие дела передаются исполнителю до завершения дела под роспись. Каждые три месяца проверяется сохранность дела с отметкой в журнале выдачи документов. По завершении дело возвращается в ведомственный архив органа местного самоуправления.

9.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в ведомственный архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.6. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

10. Исполнение запросов граждан и организаций

10.1. Орган местного самоуправления должен рассматривать и исполнять запросы граждан и организаций, поступившие в письменной форме.

10.2. Запрос, поступивший в орган местного самоуправления, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

Архивные справки, архивные копии и архивные выписки готовятся специалистами органов местного самоуправления в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов об архивном деле (приложение 19).

Первый заместитель главы администрации города, руководитель аппарата

В.Г. Франк