Приложение. Положение о порядке изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений Министерства здравоохранения Республики Алтай

Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения Республики Алтай
от 27 марта 2013 г. N 72

Положение
о порядке изготовления, учёта, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений Министерства здравоохранения Республики Алтай

1. Общие положения

1. Настоящее Положение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Алтай устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений Министерства здравоохранения Республики Алтай (далее - Министерство).

2. Изготовление печатей и штампов обеспечивает КУ РА "Управление по обеспечению деятельности Министерства здравоохранения Республики Алтай и подведомственных ему учреждений" (далее - Управление) по заявке отдела организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

3. Учет действующих гербовых и простых печатей, штампов структурных подразделений Министерства осуществляет Управление в Журнале регистрации и учета гербовых и простых печатей, штампов Министерства здравоохранения Республики Алтай (далее - Журнал) по форме, согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

4. Пришедшие в негодность, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в Управление для централизованного уничтожения.

5. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

6. Требования настоящего Положения не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.

2. Гербовая печать Министерства

7. Исполнительный орган государственной власти Республики Алтай - Министерство здравоохранения Республики Алтай имеет печать с изображением Государственного герба Республики Алтай (далее - гербовая печать). Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей в Министерстве осуществляется по решению министра. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная с цифры 2 для второй печати.

8. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, определен приложением N 1 к настоящему Положению.

9. Гербовая печать хранится у главного бухгалтера Управления и применяется в соответствии с настоящим Положением. Ответственность специалистов за хранение и использование по назначению гербовой печати указывается в их должностных регламентах.

10. Документы, на которых ставится гербовая печать, подписываются министром или должностными лицами министерства, которым министр предоставил право подписи документов по направлениям их деятельности. Примерный список должностных лиц, подпись которых заверяется гербовой печатью, приведен в приложении N 2 к настоящему Положению.

3. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра и заместителя министра

11. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи министра и заместителя министра определяются министром.

12. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра и заместителя министра может использоваться на документах, примерный перечень которых определен приложением N 4 к настоящему Положению.

13. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи министра и заместителя министра хранится в канцелярии Министерства.

Ответственным за хранение и использование указанного штампа является специалист, выполняющий функции ведущего специалиста по делопроизводству или лицо его замещающее, о чём указывается в их должностных регламентах.

4. Простые печати и штампы Министерства

14. Структурные подразделения Министерства могут иметь простые печати и штампы.

15. Право иметь простые печати и штампы определяется в положении о структурном подразделении Министерства.

16. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на документах (или их копиях), требующих особого удостоверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

17. В должностных регламентах специалистов, назначенных руководителем структурного подразделения министерства, указывается их ответственность за надлежащий учёт, хранение и использование по назначению простых печатей и штампов.

5. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учёта

18. Письмо-заявка об изготовлении печати или штампа, подписанное министром, заместителем министра, вместе с прилагаемым эскизом направляется в адрес фирмы-изготовителя печатей и штампов, имеющей лицензию на соответствующий вид деятельности.

19. Эскиз гербовой печати Министерства предварительно согласовывается с управлением делопроизводства Правительства Республики Алтай.

20. Заказ на изготовление гербовых и простых печатей, штампов оформляется отделом организационно-правовой и кадровой работы Министерства.

21. После изготовления печати и штампы передаются по накладной фирмой-изготовителем печатей и штампов в Управление для регистрации в Журнале.

Журнал ведётся по правилам ведения документов строгой отчётности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью.

22. Изготовленные печати и штампы Управление выдает специалистам структурных подразделений Министерства, ответственными за их хранение и использование по назначению.

6. Хранение печатей и штампов

23. Хранение гербовой печати осуществляется в несгораемом металлическом шкафу или сейфе, доступ к которым имеет лицо, получившее печать в установленном настоящим Положением порядке.

24. При хранении обычных печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

25. Запрещается хранить печати и штампы в не запирающихся столах, шкафах, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

26. Об утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность министр, заместитель министра.

7. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

27. Лицо, назначенное руководителем структурного подразделения Министерства ответственным за получение печати и штампов, получает их в Управлении под личную подпись в Журнале.

28. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи вновь назначенному лицу либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

29. Замена обычных печатей, штампов осуществляется на основании разрешения министра либо лица исполняющего обязанности министра.

Замена гербовой печати осуществляется только на основании разрешения министра.

30. Для замены или изготовления новой обычной печати, штампа руководитель структурного подразделения Министерства должен представить министру записку с просьбой о замене печати, штампа или изготовлении новых с указанием (обоснованием) причины.

31. Заказ на замену или изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 5 настоящего Положения.

32. В случае преобразования структурного подразделения Министерства или прекращения его деятельности в результате упразднения имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в Управление для уничтожения по акту с соответствующей отметкой в Журнале.

33. Уничтожение печатей и штампов осуществляет комиссия, образованная и утвержденная приказом Министерства.

34. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования, о чем составляется Акт об уничтожении печати или штампа, утвержденный министром.

35. В Акте об уничтожении печатей и штампов должно быть указано: время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

36. Акт подшивается в номенклатурное дело "Акты об уничтожении печатей и штампов", которое хранится вместе с Журналом в Управлении. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в Журнал.

8. Контроль за состоянием учёта, использования и хранения печатей и штампов

37. Для проведения проверок состояния учёта, хранения и использования печатей и штампов приказом Министерства могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая министру. Один экземпляр справки (акта) направляется руководителю структурного подразделения Министерства для принятия мер по обеспечению надлежащего учёта, условий хранения и использования печатей и штампов.

38. При переводе, увольнении специалиста, ответственного за хранение и использование печатей и штампов, руководитель структурного подразделения Министерства, назначив нового ответственного специалиста, должен поставить об этом в известность Министра для обеспечения закрепления печатей и штампов за вновь назначенным специалистом в соответствии с пунктом 27 настоящего Положения.

39. Необеспечение надлежащего учёта и условий хранения печатей и штампов, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для проведения служебной проверки и привлечения к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.