Глава 2. Прием, регистрация и учет письменных обращений граждан (п.п. 6-20)

Глава 2. Прием, регистрация и учет письменных обращений граждан

6. Организация работы по приему, регистрации и учету письменных обращений граждан, обращений, поступивших по электронной почте и по факсимильной связи, осуществляется структурным подразделением Администрации (должностным лицом), ответственным за работу с обращениями граждан.

Поступающие в Администрацию, ее структурные подразделения письменные обращения принимаются соответствующим структурным подразделением Администрации (должностным лицом), должностным лицом структурного подразделения Администрации, ответственным за работу с обращениями граждан (далее - подразделение, ответственное за работу с обращениями граждан).

7. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) должностными лицами структурного подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан, проверяется правильность их адресации. Ошибочно (не по адресу) присланные конверты возвращаются на отделение почтовой связи невскрытыми.

8. Все конверты, поступившие в адрес Администрации, ее структурных подразделений, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру.

9. В случае обнаружения при вскрытии конверта отсутствия в нём обращения или недостачи упомянутых гражданином или содержащихся в описи документов составляется акт.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя должностными лицами структурного подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан. Гражданину направляется ответ с приложенным экземпляром акта, второй экземпляр акта приобщается к полученным документам.

Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.

10. Все обращения граждан, поступающие в адрес Администрации, ее структурных подразделений, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления, за исключением жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц Администрации при предоставлении муниципальных услуг, которые регистрируются не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления.

В случае поступления обращения в выходные или праздничные дни регистрация производится в течение трех рабочих дней, следующих за выходными и праздничными днями.

11. Регистрация обращений граждан осуществляется в Администрации, ее структурных подразделениях отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

12. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету в РКК, являются:

дата регистрации обращения;

регистрационный номер обращения;

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя (ей);

почтовый адрес заявителя (ей) и (или) адрес электронной почты;

кратность обращения (первичное, повторное);

тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

краткое содержание сути обращения;

шифры вопросов, содержащихся в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

фамилия и резолюция руководителя главы Администрации, руководителя структурного подразделения, к которому поступило для рассмотрения обращение, и фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);

сведения о постановке на контроль;

сведения о дате и результатах рассмотрения обращения;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

13. Сведения о кратком содержании сути обращения, внесенные в графу "Краткое содержание" РКК, должны быть конкретными и носить информативный характер.

14. Графа "Почтовый адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания гражданина следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

15. Для внесения дополнительных сведений об обращении в РКК предус