Приложение. Положение об архиве Агентства по рыболовству Калининградской области

Приложение
к приказу Агентства по рыболовству
Калининградской области
от 10 августа 2016 г. N 59

Положение
об архиве Агентства по рыболовству Калининградской области

1. Общие положения

1. Архив Агентства по рыболовству Калининградской области (далее - Архив) создается в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в Агентстве по рыболовству Калининградской области (далее - Агентство).

2. Агентство обеспечивает Архив необходимым помещением и оборудованием, отвечающим требованиям приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

3. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:

1) осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Агентства, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

2) осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

3) осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Агентства в области делопроизводства и архивного дела;

4) обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;

5) подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Агентстве;

6) участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Агентства;

7) повышение уровня грамотности работников Агентства в области делопроизводства и архивного дела.

4. Архив является самостоятельным подразделением Агентства и не входит в структуру Агентства.

5. В своей деятельности должностное лицо Агентства, ответственное за деятельность Архива, руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами Агентства и настоящим Положением.

6. Должностное лицо Агентства, ответственное за деятельность Архива:

1) руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;

2) осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля) Архивом;

3) вносит руководству Агентства предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его работы;

4) участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;

5) принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки;

7. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования Архива.

2. Основные функции архива

8. Планирование, организация и контроль деятельности Агентства и ее структурных подразделений в области архивного дела.

9. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

10. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Агентства о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).

11. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

12. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.

13. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

14. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.

15. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

16. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

17. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

18. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Агентства.

19. Передача дел в Архив осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем (директором) Агентства.

3. Должностное лицо Агентства, ответственное за деятельность Архива

20. Должностное лицо Агентства, ответственное за деятельность Архива, в процессе своей деятельности имеют право:

1) получать поступающие в Агентство документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

2) запрашивать и получать от руководителя (директора) Агентства и его структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;

3) осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Агентства по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Агентства;

4) вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;

5) участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

6) участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;

7) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Агентства.

21. Должностное лицо Агентства, ответственное за деятельность Архива, несет персональную ответственность за:

1) выполнение возложенных на Архив функций и задач;

2) организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативных правовых актов по своему профилю деятельности;

3) рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

4) ведение документации, предусмотренной действующими нормативными правовыми документами;

5) предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;

6) готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;

7) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

8) утрату и несанкционированное уничтожение документов;

9) необоснованный отказ в приеме на хранение документов;

10) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Российской Федерации.

22. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.

23. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив должностное лицо Агентства, ответственное за деятельность Архива, предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

24. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.