Глава 6. Организация хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением (п.п. 71-76)

Глава 6. Организация хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

71. Письменные обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

72. Каждое рассмотренное письменное обращение и все материалы, связанные с их рассмотрением, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

лист резолюции по письменному обращению;

письменное обращение, приложения к нему (если имеются);

визовые копии ответа автору обращения, промежуточных ответов автору (если имеются);

письменная докладная о продлении срока рассмотрения обращения (если имеется);

материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения).

73. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в блок документов по письменному обращению подшивается его копия, а также визовая копия сопроводительного документа. В РКК вносятся соответствующие сведения.

74. Материалы по письменным обращениям граждан, сгруппированные в блоки, подшиваются в дела в хронологическом, исходя из даты регистрации обращения, или в алфавитном порядке и хранятся в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

75. Должностным лицам, ответственным за делопроизводство по обращениям граждан, запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям.

76. Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным обращениям у исполнителей.