Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Порядок прохождения документов при предоставлении муниципальной услуги:

- прием, проверка и регистрация заявления;

- рассмотрение заявления начальником архивного отдела, назначение Уполномоченного исполнителя и передача ему заявления;

- изучение заявления и подготовка документов;

- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении.

3.1.2. Порядок прохождения документов при предоставлении муниципальной услуги представлен в приложениях N 3 и N 4 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Описание последовательности административных действий.

3.2.1. Основанием для начала действия является поступившее от заявителя (его представителя) заявление с комплектом документов, установленных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, и их копии (личное обращение, по почте, по электронной почте).

Ответственным за исполнение административной процедуры является начальник архивного отдела.

Специалист архивного отдела осуществляет прием и рассмотрение заявления, документов, прилагаемых к заявлению, на соответствие требованиям, указанным в п. 2.6 настоящего Административного регламента.

В случае несоответствия заявления или документов, прилагаемых к заявлению, требованиям, указанным в п. 2.6 настоящего Административного регламента, специалист архивного отдела отказывает в предоставлении муниципальной услуги с объяснением причин отказа.

В случае соответствия заявления и документов специалист архивного отдела регистрирует поступившее заявление в журнале регистрации в день его получения, проставляет на заявлении оттиск штампа входящей корреспонденции и вписывает номер и дату входящего документа.

В случае получения запроса по электронной почте специалист архивного отдела регистрирует поступившее заявление в день его получения, проставляет на заявлении оттиск штампа входящей корреспонденции и вписывает номер и дату входящего документа и направляет заявителю расписку в приеме документов на электронный адрес, с которого получен запрос.

3.2.2. Максимальное время, затраченное на процедуру приема и регистрацию заявления с комплектом документов, не должно превышать 1 рабочий день.

3.3. Рассмотрение заявления начальником архивного отдела, назначение Уполномоченного исполнителя и передача ему заявления.

3.3.1. Основанием для начала действия является получение зарегистрированного заявления с комплектом документов начальником архивного отдела.

3.3.2. При получении заявления с комплектом документов начальник архивного отдела рассматривает заявление.

3.3.3. В случае решения о принятии заявления к исполнению назначается Уполномоченный исполнитель муниципальной услуги.

3.3.4. Уполномоченный исполнитель принимает заявление, расписывается в журнале учета передачи дел, вносит информацию о приеме заявления в работу.

3.3.5. Максимальное время, затраченное на процедуру рассмотрения начальником архивного отдела заявления с комплектом документов, назначение Уполномоченного исполнителя и передачу ему заявления с комплектом документов, не должно превышать 1 рабочего дня.

3.4. Изучение заявления, подготовка копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе.

3.4.1. Основанием для начала действия является поступившее зарегистрированное с резолюцией начальника архивного отдела заявление с комплектом документов.

3.4.2. Ответственным за исполнение административной процедуры является Уполномоченный исполнитель.

3.4.3. Уполномоченный исполнитель готовит копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе, либо информационное письмо об отказе.

3.4.4. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

3.4.5. Текст в архивной справке и архивной выписке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке и архивной выписке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку и архивную выписку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке и архивной выписке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки и архивной выписки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы специалиста архивного отдела по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки и архивной выписки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для исполнения запроса.

3.4.6. Архивная справка и архивная выписка подписываются начальником архивного отдела, исполнителем и заверяются печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

3.4.7. Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса в электронном и письменном виде.

3.4.8. Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.

3.4.9. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.4.10. Максимальное время, затраченное на подготовку копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе, - 30 дней.

3.5. Выдача информации по документам архивных фондов, находящихся на хранении в архивном отделе.

3.5.1. Основанием для начала действия являются подписанные и заверенные печатью архивная справка, архивная выписка, архивная копия либо информационное письмо об отказе.

3.5.2. Ответственным за выдачу копий документов является Уполномоченный исполнитель.

3.5.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

3.5.4. Максимальное время, затраченное на выдачу заявителю копии документов, не должно превышать 10 минут.