Глава 6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти (п.п. 39-51)

Глава 6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

39. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

40. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "герб Калининградской области".

В органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

41. Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций органа исполнительной власти в области архивного дела.

42. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон "Об электронной подписи"),

43. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

44. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

45. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

46. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование, и другие данные.

47. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

48. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

49. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

50. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

51. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти.