Глава 4. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти (п.п. 14-27)

Глава 4. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти

14. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация.

15. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

16. Документы, поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, направляются исполнителям, исполняются и помещаются в дела.

17. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

18. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в органе исполнительной власти, так и поступающие в орган исполнительной власти из других организаций и от физических лиц, за исключением документов, не подлежащих регистрации.

Регистрация документов осуществляется в информационных системах, использование которых регламентировано нормативными правовыми актами Калининградской области. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

19. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

20. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

21. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.

22. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

23. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

24. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

25. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

26. В органе исполнительной власти ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

27. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах по перечню согласно приложению к настоящим правилам. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.