Глава 5. Документальный фонд органа исполнительной власти (п.п. 28-38)

Глава 5. Документальный фонд органа исполнительной власти

28. Орган исполнительной власти:

1) формирует документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разрабатывает и утверждает по согласованию с органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

3) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых органом исполнительной власти.

29. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

30. Номенклатура дел органа исполнительной власти:

1) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

2) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года;

3) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией областного государственного казенного учреждения Калининградской области "Государственный архив Калининградской области";

4) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией областного государственного казенного учреждения Калининградской области "Государственный архив Калининградской области".

31. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти.

32. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

33. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти по месту их формирования.

34. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений органа исполнительной власти на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. В Правительстве Калининградской области - с разрешения Руководителя аппарата Правительства Калининградской области.

35. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

36. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

37. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

38. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.