Глава 5. Протокол

Глава 5. Протокол

199. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

200. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

201. Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

202. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

203. Текст полного протокола состоит, как правило, из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются:

Председатель (председательствующий) - инициалы и фамилия.

Секретарь - инициалы и фамилия.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших (при необходимости указываются их должности) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указывается их общее количество и делается пометка "список прилагается". Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

204. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - выступили - постановили (решили).

205. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

206. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, оформляется по образцу текста приказа; при необходимости приводятся итоги голосования.

207. При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

208. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

     Присутствовали:

     Заместитель Министра экономики

     Калининградской области              И.О. Фамилия

     Заместители Министра

     промышленности                       И.О. Фамилия

     Калининградской области

                                          И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта 15 размера и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

209. Протоколы печатаются на бланке протокола Правительства Калининградской области либо стандартном листе бумаги формата А4 (с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом 14 размера и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - слово протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом 17 пт и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания (заседания) - указывается, (при необходимости) у кого проводится совещание или где - в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Гвардейск); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

4) датой протокола является дата заседания, оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

5) номеру протокола присваиваются порядковый номер (арабскими цифрами; могут прибавляться буквенные коды) в пределах календарного года.

210. Протоколы совместных заседаний исполнительных органов государственной власти Калининградской области оформляются на чистом листе бумаги формата А4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

211. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

212. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования".

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

213. Подлинники протоколов за подписью Губернатора, или лица, его замещающего, хранятся в Административном управлении, за подписью заместителя Председателя Правительства и руководителя исполнительного органа государственной власти Калининградской области - в структурном подразделении-исполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

214. Протоколы совещаний под руководством Губернатора (заместителя Председателя Правительства) в обязательном порядке направляются: членам Правительства, руководителям исполнительных органов государственной власти Калининградской области, а также иным должностным лицам Правительства, определенным председательствующим.

215. Электронные копии протоколов рассылаются должностным лицам Правительства, ответственным за исполнение.

216. Электронные копии протоколов совещаний, проводимых Губернатором, заместителем Председателя Правительства, рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

217. В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.