Глава 3. Организация оперативного хранения документов

Глава 3. Организация оперативного хранения документов

533. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в Архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях аппарата Правительства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению.

534. Руководители и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

535. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

536. Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях и не позднее, чем через три года передаются в отдел архива.

537. Выдача дел другим структурным подразделениям разрешается с разрешения Руководителя аппарата Правительства.

На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 22 к настоящей Инструкции).

Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

538. Выносить служебные дела из здания Правительства категорически запрещается. Сторонним организациям дела и документы, в том числе и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя аппарата Правительства по актам.

539. Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Правительства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

540. Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.