Глава 4. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение

Глава 4. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение

541. Документы структурных подразделений аппарата Правительства. После проведения экспертизы ценности по истечении 10 лет документы постоянного хранения подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГАКО.

Хранение документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу, их учет, использование, а также отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в ГАКО осуществляет Архив Правительства.

542. Подготовка документов к передаче на хранение в Архив предусматривает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении документов к уничтожению.

543. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

544. Подготовка документов к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

545. Организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов на традиционных носителях и электронных документов производится по одинаковым принципам, на основе действующего законодательства, номенклатур дел структурных подразделений аппарата Правительства и исполнительных органов государственной власти Калининградской области, методических пособий и рекомендаций Росархива и Государственного архива Российской Федерации.

Экспертиза ценности проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в Архив Правительства Калининградской области; в Архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в ГАКО создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях аппарата Правительства Калининградской области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством Архива.

Постоянно действующая ЭК и Архив осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за проведением экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных подразделений аппарата Правительства, ответственных за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством Архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях аппарата Правительства; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством ГАКО.

546. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата Правительства Калининградской области Калининградской области составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В Архиве в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу архива, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу.

ЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов). Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Описи и акты, одобренные ЭК, утверждаются руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Калининградской области только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого структурное подразделение аппарата Правительства Калининградской области имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2001 года могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на все дела структурного подразделения аппарата Правительства Калининградской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архив проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

547. Составление описей дел.

Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.

Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива. По этим описям документы передаются в Архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит отдел архива, и по которой он сдает дела на постоянное хранение в ГАКО.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в Архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

548. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

1) порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части);

2) заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

3) даты дела (тома, части);

4) количество листов в деле (томе, части);

5) срок хранения дела.

549. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

1) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

3) порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом архива;

4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

5) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

6) графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в Архив.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию отдела архива к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.