Раздел VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Раздел VIII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

483. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Правительстве осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

485. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

486. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" или "ДСП") и номер экземпляра.

Указанная пометка проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе изданий.

При необходимости (по усмотрению руководства Правительства) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают срок ограничения доступа к документу.

487. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

488. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в подразделении.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров и фамилия исполнителя. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов уничтожаются.

489. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Административным управлением.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "ДСП".

490. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется Административным управлением фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба, ведущая учет этих документов.

491. При отправке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам (более 4) исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

492. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения Губернатора, заместителей Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

Передача документов с пометкой "ДСП" сотрудникам подразделений осуществляется по служебной записке с разрешения соответствующего руководителя.

493. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только Административным управлением с обязательной отметкой в соответствующих регистрационных карточках. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

494. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

495. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководства Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителей исполнительных органов государственной власти Калининградской области, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

496. Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта направляются в Административное управление и в Отдел спецсвязи Правительства Калининградской области.

497. В случае утраты документов или дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и дела с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в регистрационных карточках.

498. При снятии грифа ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа. Запись подтверждается подписью сотрудника Административного управления, занимающегося учетом и хранением документов с грифом "Для служебного пользования".

499. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

Результаты проверки оформляются актом.

500. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти Калининградской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.