Глава 3. Регистрация исходящих документов

Глава 3. Регистрация исходящих документов

453. Исходящие письма, подписанные Губернатором и заместителями Председателя Правительства, регистрируются в Административном управлении.

Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями исполнительных органов государственной власти Калининградской области и их заместителями, осуществляется в секретариатах соответствующих подразделений.

454. Регистрация исходящих документов осуществляется в электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в регистрационную карточку документа в СЭДО после их подписания.

455. При регистрации исходящих документов вводятся следующие реквизиты:

1) основания - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

2) гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при наличии);

3) адресаты - учреждения, куда направляется документ;

4) вид доставки;

5) номер бланка;

6) количество листов документа;

7) должность и фамилия должностного лица, которому направляется документ;

8) содержание - краткое содержание документа;

9) визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

10) отметка о внешнем согласовании (при наличии);

11) подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

12) исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего документ, и его телефон.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ Административным управлением.

456. При регистрации исходящих документов, подписанных Губернатором и заместителями Председателя Правительства, используются начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ, порядковый номер документа в общем массиве данной группы документов и код структурного подразделения-исполнителя.

Например: АА-2341/04, где:

"АА" - означают начальные буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ (Алиханов Антон),

2341 - порядковый номер исходящего документа

04 - код структурного подразделения.