Глава 2. Регистрация входящих документов

Глава 2. Регистрация входящих документов

448. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе документационного обеспечения Административного управления.

На каждый входящий документ в отделе документационного обеспечения заполняется регистрационная карточка в СЭДО, в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.

449. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, ввода оператором в СЭДО данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа и нанесения штрих-кода.

В правом нижнем углу (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля) лицевой стороны первого листа поступившего документа печатается штамп, содержащий наименование организации (Правительство Калининградской области) с указанием даты поступления и регистрационного номера, который автоматически присваивается СЭДО.

Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.

450. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.

Например:

N 1480-1/18 от 09.06.2014

Обращения физических лиц регистрируются как жалобы в отделе по работе с обращениями граждан Административного управления соответственно.

Например:

N 14-7793/9 от 09.06.2014

Документы, поступающие из федеральных органов государственной власти в адрес заместителей Председателя Правительства регистрируются отделом документационного обеспечения Административного управления. При регистрации документов используются начальные буквы фамилии должностного лица.

Например:

N 7584-1/12-Р от 09.06.2014

451. При сканировании документа его сканобраз присоединяется оператором к регистрационной карточке посредством считывателя штрихкода.

В случае регистрации документа, поступившего в Правительство по электронной почте, к регистрационной карточке документа оператором прикрепляется файл документа.

452. Документы, поступающие в Правительство на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.