Приложение N 1. Примерный перечень функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в исполнительных органах государственной власти

Приложение N 1
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской области

Примерный перечень функций,

возлагаемых на лиц, ответственных за ведение делопроизводства в исполнительных органах государственной власти

1. Получение в Административном управлении и учет поступившей корреспонденции, зарегистрированной в СЭДО, а также учет и регистрация поступивших в подразделение документов, не подлежащих регистрации в Административном управлении.

2. Подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.

3. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов и внесение информации в регистрационные карточки в СЭДО.

4. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у ответственных сотрудников.

5. Проверка правильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).

6. Передача документов в другие органы, на подпись руководству, а также в Административное управление для регистрации и отправки.

7. Контроль за прохождением документов в исполнительном органе государственной власти.

8. Учет и регистрация писем, служебных и докладных записок подготовленных и подписанных руководством, проверка правильности их оформления.

9. Получение, учет и передача на исполнение, в другие исполнительные органы государственной власти, на подпись руководству, а также в Административное управление для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения.

10. Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.

11. Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).

12. Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в исполнительном органе государственной власти.

13. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.

14. Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов.

15. Ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в исполнительный орган государственной власти, Инструкцией по делопроизводству, Регламентом Правительства Калининградской области.

16. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

17. Оформление для заверения комплектов копий документов, подлинники которых находятся в исполнительном органе государственной власти, при необходимости, нотариального заверения копий документов.

18. Получение и учет бланков документов с изображением герба Калининградской области, используемых для подготовки документов, выдача их исполнителям, учет испорченных бланков, подготовка актов об уничтожении бланков и уничтожение испорченных бланков в установленном порядке.

19. Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты, установленными в исполнительном органе государственной власти.

20. Копирование документов по указанию руководства.