Глава 1. Составление номенклатуры дел

Глава 1. Составление номенклатуры дел

502. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Правительстве, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться правовыми актами о Правительстве, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Правительства и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Правительства, их виды, состав и содержание.

503. В Правительств составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (приложение N 18 к настоящей Инструкции) и на их основе сводная номенклатура аппарата Правительства Калининградской области.

504. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется делопроизводителем по установленной форме, подписывается руководителем подразделения, согласовывается с Административным управлением и предоставляется до 1 ноября текущего года в архив, в том числе в электронном виде, для ввода в СЭДО, который оформляет сводную номенклатуру дел, обеспечивает ее согласование с экспертной комиссией (далее - ЭК) и 1 раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией в области архивного дела.

505. Вновь созданное структурное подразделение аппарата Правительства обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в Административное управление.

506. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление на согласование в Архив возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата Правительства, которые обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

507. Сводная номенклатура дел структурных подразделений аппарата Правительства составляется Архивом.

Номенклатура дел структурных подразделений аппарата Правительства визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником Административного управления, и после одобрения ЭК направляется на согласование с ЭПК, после чего утверждается Руководителем аппарата Правительства.

Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Административного управления, второй используется в Административном управлении в качестве рабочего, третий применяется в Архиве, четвертый - передается в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области" (далее - ГАКО).

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Правительства получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

508. Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Руководителем аппарата Правительства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

509. В случае изменений функций и структуры сводная номенклатура дел аппарата Правительства подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

510. В номенклатуру дел структурных подразделений аппарата Правительства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

511. Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

512. Названиями разделов сводной номенклатуры дел аппарата Правительства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

513. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры структурных подразделений аппарата Правительства заполняются следующим образом:

1) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении аппарата Правительства цифрового обозначения структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре;

2) в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - постановления Правительства. Копии.;

3) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

4) порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью;

5) в начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.;

6) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

2) название структурного подразделения аппарата Правительства (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

4) краткое содержание документов дела;

5) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении смотра промышленной безопасности (планы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Администрацией Советского городского округа о представлении муниципального жилья сотрудникам больницы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам экспертизы изделий из янтаря

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет резидентов ОЭЗ в Калининградской области о производстве продукции (форма 1-п)

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей, согласованный с ЭПК.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие органы власти или ведомство для продолжения делопроизводства и др.

514. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного срока хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел:

- структурного подразделения - в обязательном порядке сообщаются ответственным за делопроизводство в Архив до 1 февраля, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи;

- сводной номенклатуры дел - в обязательном порядке сообщаются в ГАКО, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи.