Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 2
к распоряжению мэрии
городского округа Тольятти
от 15.08.2016 N 4902-р/1
XIII. Порядок оформления реквизитов документа
13.1. Бланки документов
13.1.1. Документы в мэрии, включая муниципальные правовые акты, должны оформляться на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
13.1.2. Бланк документа имеет реквизиты, идентифицирующие автора документа. Бланки документов изготавливаются в формате А4 (210 x 297 мм) светлых тонов без фоновых знаков и рисунков.
13.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм - левое;
15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
13.1.4. Состав видов бланков, применяемых в мэрии, утверждает руководитель аппарата мэрии по представлению начальника канцелярии мэрии.
13.1.5. В мэрии применяют следующие бланки, изготовленные типографским способом:
- бланки с указанием наименования исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления - мэрия городского округа Тольятти;
- бланки с указанием должности лица: мэр городского округа Тольятти, первый заместитель мэра, заместитель мэра, руководитель аппарата мэрии.
13.1.6. Бланки документов, изготовленные типографским способом, подлежат учету, их используют только по назначению и не передают иным лицам.
13.1.7. Бланки документов, указанные в пункте 13.1.5 настоящего Регламента, изготавливают в типографии. Изготовление указанных бланков осуществляется по заказу мэрии на срок полномочий мэра со дня вступления мэра в должность. Бланки писем мэра и писем мэрии нумеруются порядковой нумерацией, которая ведется до окончания срока полномочий мэра.
13.1.8. Учет бланков, указанных в пункте 13.1.5 настоящего Регламента, ведется раздельно по видам бланков в канцелярии мэрии в соответствующих журналах регистрации бланков.
13.1.9. Бланки, указанные в пункте 13.1.5 настоящего Регламента, выдаются в органы мэрии только по служебной необходимости под подпись ответственных за делопроизводство.
13.1.10. Контроль выдачи и хранения бланков возлагается на документоведа I категории канцелярии мэрии, назначенного начальником канцелярии мэрии.
13.1.11. В органах мэрии существуют бланки органов мэрии, которые изготавливаются органами самостоятельно.
13.2. Требования к оформлению реквизитов в процессе подготовки документов
13.2.1. Реквизит документа представляет собой элемент оформления документа, содержащий сведения о нем.
13.2.2. Каждый документ должен иметь определенный набор реквизитов и порядок их расположения. Схема расположения реквизитов документов приведена в Приложении N 11 к настоящему Регламенту.
13.3. Оформление реквизитов документов
13.3.1. Реквизиты (01) - (07)
13.3.2. Реквизиты (01) - "Государственный герб Российской Федерации", (02) - "герб субъекта Российской Федерации", (04) - "код организации", (05) - "основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", (06) - "идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" и (07) - "код формы документа" на документах мэрии не используются.
13.4. Реквизит (03) (допол.) - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - Герб городского округа Тольятти
13.4.1. На бланках документов, изготовленных типографским способом, воспроизводится герб городского округа Тольятти.
На бланках органов мэрии герб городского округа Тольятти не воспроизводится.
13.5. Реквизит (08) (обязат.) - наименование организации
13.5.1. Реквизит "наименование организации" указывает наименование исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа Тольятти - мэрия городского округа Тольятти.
Наименование организации (мэрии) должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе городского округа Тольятти.
13.5.2. Наименование организации указывается прописными буквами размером 14-16 полужирным шрифтом в верхнем поле документа.
Например:
Мэрия городского округа Тольятти
13.5.3. В случае если документ исходит от должностного лица, представляющего мэрию, то в реквизите документа "наименование организации" указывается должность должностного лица.
Например:
Мэр городского округа Тольятти
13.5.4. В случае если документ исходит из органа мэрии, то наименование органа мэрии располагается ниже реквизита документа "наименование организации" и оформляется полужирным шрифтом размером 14 с прописной буквы.
Например:
Мэрия городского округа Тольятти
Департамент образования
13.5.5. Если документ подготавливается совместно двумя и более органами мэрии, то он на бланках не составляется.
13.6. Реквизит (09) (дополнит.) - справочные данные об организации
13.6.1. Реквизит "справочные данные об организации" содержит справочные данные о мэрии либо об органе мэрии. В состав реквизита входят почтовый адрес, индекс, номера телефонов, факса, адрес электронной почты и www-страницы (если они есть). На письмах, относящихся к финансовым вопросам, проставляется счет в банке.
Например:
Площадь Свободы, 4, г. Тольятти, ГСП, Самарская область, 445011
Телефон: 54-37-44, Факс: 53-46-66, e-mail: tgl@tgl.ru, http://portal.tgl.ru
13.7. Реквизит (10) (обязат.) - наименование вида документа
13.7.1. Реквизит "наименование вида документа" является обязательным реквизитом для всех видов документов, за исключением писем. Вид документа определяется его назначением и содержанием. Реквизит оформляется прописными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размером 14, с применением полужирного начертания и выравнивается по центру, отделяется от реквизита "наименование организации" 2 межстрочными интервалами. Исключение составляет "Протокол", который оформляется вразрядку.
Например:
Распоряжение
13.8. Реквизит (11) (обязат.) - дата документа
13.8.1. Реквизит "дата документа" оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
20.01.2015
13.8.2. Дата и номер муниципального правового акта вписываются по центру ниже реквизита "наименование вида документа".
Например:
Распоряжение
20.01.2015 N 25-р/1
13.8.3. В текстах документов, содержащих финансовые вопросы, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.
Например:
20 января 2015 г.
13.8.4. Дата утверждения (согласования) документа указывается в соответствующем грифе.
13.8.5. Дату документа проставляет лицо, утвердившее (подписавшее) документ. При подготовке проекта документа оформляется только обозначение месяца и года.
13.8.6. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, согласованием и исполнением, датируются и подписываются.
13.9. Реквизит (12) (обязат.) - регистрационный номер документа
13.9.1. Одновременно с реквизитом "дата документа" проставляется реквизит "регистрационный номер документа".
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Порядковая нумерация документов осуществляется в пределах календарного года (с января по декабрь).
13.9.2. Регистрационный номер постановления, распоряжения дополняется через тире соответствующими буквами: "п" - для постановлений, "р" - для распоряжений по основной деятельности, "р-а" - для распоряжений по личному составу, и через косую черту - индексом должностного лица, подписавшего документ.
13.10. Реквизит (13) (дополнит.) - ссылка на регистрационный номер и дату документа
13.10.1. Реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (номер и дату для ссылки переписывают из инициативного письма). Реквизит проставляется только в ответных письмах.
Например:
на N 02-13/36 от 20.12.2014
13.11. Реквизит (14) (дополнит.) - место составления или издания документа
13.11.1. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления в Российской Федерации, реквизит включает только общепринятые сокращения. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам (08) - "наименование организации" и (09) - "справочные данные об организации".
13.11.2. В постановлениях, распоряжениях, приказах и организационных документах этот реквизит обязателен, располагается ниже реквизитов (11) - "дата документа", 12 - "регистрационный номер документа" и оформляется центрированным способом.
Например:
20.01.2015 N 25-р/1
г. Тольятти, Самарской области
13.12. Реквизит (15) (дополнит.) - адресат
13.12.1. Реквизит "адресат" проставляется на исходящих и внутренних документах. В качестве адресата могут быть юридические и физические лица.
13.12.2. Реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:
- наименование организации (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения организации (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- инициалы, фамилия получателя (в дательном падеже);
- почтовый адрес.
13.12.3. Каждая из указанных составных частей адресата указывается с новой строки. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей поля.
Например:
|
Мэрия городского округа Тольятти Департамент образования Руководителю департамента (инициалы, фамилия) Площадь Свободы, 4, г. Тольятти, 445011 |
13.12.4. При направлении документа руководителю органа мэрии наименование органа мэрии входит в состав наименования должности адресата.
13.12.5. При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией.
Например:
|
Руководителю департамента образования мэрии городского округа Тольятти (инициалы, фамилия) |
13.12.6. При направлении документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, через один межстрочный интервал от фамилии указывается почтовый адрес.
Например:
|
(фамилия, инициалы)
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Тольятти, Самарская обл., 445024 |
13.12.7. При направлении документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
13.12.8. Порядок расположения элементов реквизита "адресат" должен соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи. При направлении документа в рамках международного почтового отправления данный реквизит оформляется по международным правилам.
13.13. Реквизит (16) (дополнит.) - гриф утверждения документа
13.13.1. Документ утверждается специально издаваемым документом (постановление, распоряжение, решение, приказ) или должностным лицом (должностными лицами).
13.13.2. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа, и состоит он из слова "утвердить", употребленном в соответствующем спряжении (пишется прописными буквами без кавычек, без двоеточия). Примерный перечень документов с грифом утверждения дается в Приложении N 12 к настоящему Регламенту.
13.13.3. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "утвердить", употребленном в соответствующем спряжении, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Мэр городского округа Тольятти (личная подпись) (инициалы, фамилия) 20.01.2015 |
13.13.4. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
13.13.5. При утверждении документа специально издаваемым документом (постановлением, распоряжением, решением, приказом) в тексте утверждающего документа применяется формулировка:
"Утвердить... (указывается прилагаемый документ - положение, порядок и т.д.)".
На самом утверждаемом документе в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, состоящий из слова "утвердить", употребленном в соответствующем спряжении, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ постановлением мэрии городского округа Тольятти от 20.01.2015 N 56-п/1 |
13.14. Реквизит (17) (дополнит.) - резолюция
13.14.1. Реквизит "резолюция" используется в документах на бумажном носителе и может включать имя, отчество, фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, контрольный срок исполнения, подпись автора резолюции, дату резолюции.
Например:
|
(фамилия, инициалы) Подготовить проект контракта к 28.02.2015. (личная подпись автора резолюции) 28.01.2015 |
13.15. Реквизит (18) (обязат.) - заголовок к тексту
13.15.1. Реквизит "заголовок к тексту" является обязательным для всех видов документов, за исключением кратких (сопроводительных) писем, оформленных на бумаге формата А5, телеграмм, телефонограмм, извещений.
13.15.2. Заголовок к тексту должен быть максимально кратким, состоять из одной фразы, точно передавать содержание документа, согласован с наименованием вида документа и не должен занимать более 4-5 строк, оформляется шрифтом 11-12.
13.15.3. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?") и начинаться с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок оформляется без кавычек. Начало и конец каждой строки заголовка выравниваются по центру.
Например:
[О графике работы в праздничные дни]
13.16. Реквизит (19) (дополнит.) - отметка о контроле
13.16.1. Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения для обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
13.16.2. Реквизит проставляют на документах, подлежащих контролю за исполнением. Отметку о контроле проставляют в виде буквы "К" или штампом "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа.
13.17. Реквизит (20) (обязат.) - текст документа
13.17.1. Текст документа составляется на русском языке и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
13.17.2. Текст размещается от левой границы текстового поля документа и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка как минимум 1,5-2 межстрочными интервалами и оформляется с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 через 1,5 межстрочных интервала. В тексте не допускается выделение слов или отдельных фрагментов текста никаким способом (жирный шрифт, курсив, подчеркивание и т.д.).
13.17.3. При оформлении текста в виде связного текста в тексте содержится, как правило, две части. В первой части указывают причину, цели, основания составления документа; во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать только одну часть (например, распоряжение, приказ - распорядительную часть без констатирующей; письмо, заявление - просьбу без пояснения; справка, докладная записка - оценку фактов, выводы).
13.17.4. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
13.17.5. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
13.17.6. Текст постановления, распоряжения состоит из двух частей:
- констатирующей части (преамбулы);
- постановляющей части в постановлениях (распорядительной - в распоряжениях).
13.17.7. Констатирующая часть может начинаться словами: "В целях...", "В связи..." и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения.
Констатирующая часть постановлений мэрии заканчивается словами:
"мэрия городского округа Тольятти постановляет:";
констатирующая часть приказов заканчивается словом "приказываю:".
13.17.8. Постановляющая (распорядительная) часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируют по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).
13.17.9. В документах коллегиального органа текст излагают от третьего лица множественного числа (решили:).
13.17.10. Текст документа "Протокол" излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, решили).
13.17.11. В документе, устанавливающем права и обязанности мэрии как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления городского округа Тольятти, органов мэрии (например, положение), а также содержащем описание, оценку фактов или выводы (например, акт), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (например, отдел осуществляет функции, в состав управления входят, комиссия установила).
13.17.12. В документах допускается использовать следующие формы изложения:
- от третьего лица единственного числа (например, "мэрия городского округа Тольятти просит направить", "мэрия городского округа Тольятти направляет на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа (например, "полагаю необходимым", "прошу выделить").
13.17.13. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "находились" и т.д.).
13.17.14. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более чем одну страницу, ее графы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах указываются только номера этих граф. Графы и строки таблицы разграничиваются одинарными линиями. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользоваться таблицей.
13.18. Реквизит (21) (дополнит.) - отметка о наличии приложения
13.18.1. Документ может содержать приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
13.18.2. Если в документе одно приложение, то его не нумеруют; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
13.18.3. Приложения к постановлениям, распоряжениям, приказам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений и приказов, а текст оформляется через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman Cyr размером 12.
13.18.4. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
13.18.5. В постановлениях, распоряжениях, приказах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Например:
1. Разработать план... по форме, указанной в Приложении.
13.18.6. В приложении к постановлению, распоряжению, приказу на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования вида документа, его даты и номера. Допускается слово "Приложение" оформлять прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Например:
|
Приложение (ПРИЛОЖЕНИЕ) к постановлению мэрии городского округа Тольятти от 20.01.2015 N 25-п/1 |
13.18.7. Сведения о наличии приложений к письму, справке, плану, отчету и т.д. оформляют в следующем порядке.
Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенно и располагается ниже реквизита (20) - "текст документа" через 1 межстрочный интервал.
Например:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте документа, то их наименования перечисляют с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Например:
Приложение: |
1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. |
|
2. Проект... на 8 л. в 3 экз. |
13.18.8. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
13.19. Реквизит (22) (обязат.) - подпись
13.19.1. Реквизит "подпись" является обязательным. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
13.19.2. Документ, направляемый в органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ, судебные органы, представительный орган муниципального образования, в прокуратуру (за исключением ответных документов на запросы прокурора), подписывает мэр, в его отсутствие (при невозможности исполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра (лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра) либо иное лицо по поручению мэра.
Ответы на запросы прокурора заместители мэра (руководитель аппарата мэрии) подписывают в рамках полномочий, определенных распределением полномочий между мэром, первым заместителем мэра, заместителями мэра и руководителем аппарата мэрии, утвержденным постановлением мэрии.
13.19.3. Документ, направляемый гражданам, в организации, подписывает мэр, в его отсутствие (при невозможности исполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра (лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра), а также в соответствии с компетенцией заместители мэра (руководитель аппарата мэрии, руководители органов мэрии).
13.19.4. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от текста (от отметки о наличии приложений) 2 межстрочными интервалами. Наименование должности указывается от левой границы текстового поля с прописной буквы, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
13.19.5. Если должность лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то расшифровку подписи располагают относительно последней строки должности. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
13.19.6. Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя, или заместитель руководителя, то указываются фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "И.о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
13.19.7. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности однозначны, то фамилии перечисляются по алфавиту.
13.20. Реквизит (23) (дополнит.) - гриф согласования документа
13.20.1. Гриф согласования документа должностным лицом состоит из слова "согласовано" (пишется прописными буквами без кавычек, без двоеточия), должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
__________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
20.01.2015
13.20.2. Если согласование осуществляется отдельным письмом, протоколом заседания коллегиального органа и др., реквизит "гриф согласования документа" состоит из слова согласовано, наименования документа, подтверждающего согласование, даты согласования и номера документа.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома мэрии
от 20.02.2015 N 15
13.20.3. Реквизит "гриф согласования документа" располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа или на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
13.21. Реквизит (24) (обязат.) - визы согласования документа
13.21.1. Реквизит "виза согласования документа" включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
13.22. Реквизит (25) (дополнит.) - оттиск печати
13.22.1. Реквизит "оттиск печати" подтверждает подлинность подписи лица на документе.
13.22.2. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым и захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Различают гербовую печать и печати органов (структурных подразделений органов мэрии) мэрии (далее - печать мэрии).
13.22.3. Гербовая печать ставится на наиболее важные документы на подпись мэра, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - на подпись первого заместителя мэра или подпись лица, исполняющего обязанности первого заместителя мэра, а также на подписи заместителей мэра, руководителя аппарата мэрии, руководителя бухгалтерии (управления) мэрии. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба городского округа Тольятти, по окружности указывается полное наименование исполнительно-распорядительного органа городского округа Тольятти (мэрии). Гербовая печать проставляется на документах с учетом Примерного перечня документов, на которые ставится гербовая печать (Приложение N 13 к настоящему Регламенту).
13.22.4. Письмо, выполненное на бланке мэрии или мэра (заместителя мэра, руководителя аппарата мэрии), не требует удостоверения печатью, а в случае оформления указанного письма на двух и более листах - на последнем листе ставится печать на подпись.
13.23. Реквизит (26) (дополнит.) - отметка о заверении копии
13.23.1. Копии муниципальных правовых актов, за исключением муниципальных правовых актов по личному составу, и иных документов, оригиналы которых хранятся в канцелярии мэрии, заверяются начальником и (или) документоведом 1 категории канцелярии мэрии путем проставления заверительной надписи "Копия верна", печати мэрии "Канцелярия", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения ниже реквизита "Подпись".
Копии документов, направляющиеся в судебные органы, заверяются аналогичным способом, за исключением печати мэрии "Канцелярия" (вместо нее ставится гербовая печать).
Копии документов, подписанных руководителями органов мэрии, и иных документов, оригиналы которых хранятся в органах мэрии, заверяются ответственными за делопроизводство путем проставления заверительной надписи "Копия верна", печати соответствующего органа мэрии (при ее наличии), наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения ниже реквизита "Подпись".
Например:
Копия верна. Оттиск печати.
Главный специалист отдела кадров управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии городского округа Тольятти (личная подпись) (инициалы, фамилия)
01.02.2015
13.23.2. На копии исходящего документа, остающегося в деле, допускается не указывать отметку о заверении копии.
13.24. Реквизит (27) (дополнит.) - отметка об исполнителе
13.24.1. Реквизит "отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
13.24.2. Реквизит "отметка об исполнителе" включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (без тире, через пробелы) с использованием шрифта размером 10-12.
Например:
(инициалы, фамилия)
54 34 77
13.24.3. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывают ответственного исполнителя.
13.25. Реквизит (28) (обязат.) - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
13.25.1. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на исполненных документах, подлежащих оформлению в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
13.25.2. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа и включает в себя:
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
- слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ;
- личную подпись, расшифровку подписи лица, проставившего отметку "В дело", и дату проставления указанной отметки.
13.26. Реквизит (29) (обязат.) - отметка о поступлении документа в организацию
13.26.1. Реквизит "отметка о поступлении документа в организацию" ставят на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа (нижний правый угол).
13.26.2. Реквизит "отметка о поступлении документа в организацию" включает в себя:
- наименование получателя (мэрия, орган мэрии);
- порядковый номер документа, оформляемое через тире условное обозначение вида документа и через косую черту индекс должностного лица;
- дату поступления документа;
- время поступления (при необходимости).
13.27. Реквизит (30) (дополнит.) - идентификатор электронной копии документа
13.27.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу последней страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
XIV. Порядок оформления муниципальных правовых актов мэрии и иных отдельных видов документов
14.1. Постановление мэрии
14.1.1. Обязательные реквизиты:
- герб городского округа Тольятти;
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.
14.1.2. Контроль:
- указывается по необходимости в последнем пункте постановления.
14.1.3. Особенности:
- ссылка на приложения к постановлению указывается в тексте постановления;
- постановление мэрии подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра.
14.1.4. Образец оформления документа "Постановление мэрии" приведен в Приложении N 14 к настоящему Регламенту.
14.2. Распоряжение мэрии (заместителя мэра, руководителя аппарата мэрии)
14.2.1. Обязательные реквизиты:
- герб городского округа Тольятти;
- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - заместитель мэра, руководитель аппарата мэрии;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25) - проставляется гербовая печать мэрии.
14.2.2. Контроль:
- указывается по необходимости в последнем пункте распоряжения.
14.2.3. Особенности:
- ссылка на приложения к распоряжению указывается в тексте распоряжения;
- распоряжение мэрии подписывает мэр, при отсутствии мэра (невозможности выполнения им своих полномочий) - первый заместитель мэра или лицо, исполняющее обязанности первого заместителя мэра;
- распоряжение заместителя мэра (руководителя аппарата мэрии) подписывает заместитель мэра (руководитель аппарата мэрии), при отсутствии заместителя мэра (руководителя аппарата мэрии) - лицо, назначенное исполняющим обязанности заместителя мэра (руководителя аппарата мэрии);
14.2.4. Образцы оформления документов "Распоряжение мэрии", "Распоряжение заместителя мэра", "Распоряжение руководителя аппарата мэрии" приведены в Приложениях N 15, 16, 17 к настоящему Регламенту.
14.3. Приказ руководителя органа мэрии
14.3.1. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25) - проставляется печать органа мэрии (при наличии).
14.3.2. Контроль:
- указывается по необходимости в последнем пункте приказа.
14.3.3. Особенности:
- ссылка на приложения к приказу указывается в тексте приказа;
- приказ подписывает руководитель органа мэрии, при его отсутствии лицо, исполняющее обязанности руководителя органа мэрии.
14.3.4. Образец оформления документа "Приказ" приведен в Приложении N 18 к настоящему Регламенту.
14.4. Положение
14.4.1. Обязательные реквизиты положения:
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- визы согласования документа (24);
- отметка об исполнителе (27).
14.4.2. Особенности:
- в положении возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе;
- утверждение возможно путем издания муниципального правового акта.
14.4.3. Образец оформления документа "Положение" приведен в Приложении N 19 к настоящему Регламенту.
14.5. Порядок (регламент)
14.5.1. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- отметка об исполнителе (27).
14.5.2. Особенности:
- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18 на титульном листе.
14.5.3. Утверждение:
- утверждение производится путем издания муниципального правового акта.
14.5.4. Образец оформления документа "Порядок (регламент)" приведен в Приложении N 20 к настоящему Регламенту.
14.6. Инструкция
14.6.1. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- визы согласования документа (24);
- оттиск печати (25).
14.6.2. Особенности:
- возможно оформление реквизитов 10, 14, 16, 18, 25 на титульном листе инструкции.
14.6.3. Образец оформления документа "Инструкция" приведен в Приложении N 21 к настоящему Регламенту.
14.7. Штатное расписание мэрии
14.7.1. Штатное расписание мэрии - организационно-финансовый документ, содержащий перечень органов мэрии, наименование должности выборного должностного лица местного самоуправления, должностей муниципальной службы и должностей работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления городского округа Тольятти, не являющихся муниципальными служащими (далее - должности работников по техническому обеспечению), размеры должностных окладов и коэффициентов окладов, размеры надбавок, численность штатных единиц, фонд оплаты труда в отношении мэрии.
14.7.2. Структура текста документа:
- заголовок к тексту;
- наименование разделов;
- наименования органов (структурных подразделений органов) мэрии;
- наименование должности выборного должностного лица местного самоуправления, должностей муниципальной службы и должностей работников по техническому обеспечению;
- наименование категорий и групп должностей;
- количество штатных единиц;
- тарифные ставки (должностные оклады и коэффициенты к окладам), указанные в рублевом исчислении;
- надбавки по видам, указанные в процентном исчислении;
- максимальный должностной оклад плюс надбавка за секретность;
- указание на источник финансирования (ДФК).
14.7.3. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия;
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- подпись (22).
14.7.4. Особенности:
Штатное расписание мэрии составляется в табличной форме. Штатное расписание мэрии содержит следующие структурные единицы: раздел, подраздел, пункты, подпункты, строки и столбцы (далее в настоящем подразделе - структурная единица).
В рамках настоящего пункта:
- в структурной единице "Раздел" указываются все штатные единицы органов (и входящих в их состав структурных подразделений) мэрии, финансируемые из соответствующего источника финансирования;
- в структурной единице "Подраздел" указываются наименование соответствующего органа мэрии (департамент, управление, администрация района (территориальный орган), отдел) и все штатные единицы указанного органа мэрии и входящих в его состав структурных подразделений;
- в структурной единице "Пункт" указываются наименование входящего в состав органа мэрии структурного подразделения (управление, отдел, сектор, бюро) и все штатные единицы соответствующего структурного подразделения органа мэрии, за исключением структурных подразделений (отделы, сектора, бюро), входящих в состав вышестоящего структурного подразделения (управления) органа мэрии;
- в структурной единице "Подпункт" указываются наименование структурного подразделения органа мэрии (отдел, сектор, бюро), входящего в состав вышестоящего структурного подразделения (управления), и все штатные единицы указанного структурного подразделения, входящего в состав вышестоящего структурного подразделения органа мэрии (отдела, сектора, бюро);
- в структурной единице "Строка" могут указываться:
а) наименование должности (профессии) работника мэрии;
б) итоговые сведения о количестве штатных единиц и суммы по максимальным должностным окладам с учетом надбавки за секретность по каждому подпункту, пункту, подразделу и разделу штатного расписания мэрии;
в) итоговые сведения о количестве штатных единиц (с указанием суммы по максимальным должностным окладам с учетом надбавки за секретность), находящихся в административно-функциональном подчинении мэра (заместителей мэра (в том числе первого заместителя мэра), руководителя аппарата мэрии);
г) итоговые сведения о количестве штатных единиц в разрезе должностей муниципальной службы и должностей работников по техническому обеспечению.
Структурная единица "Строка", содержащая сведения о наименовании должности (профессии) работника мэрии, в рамках структурной единицы "Подпункт", "Пункт", "Подраздел", "Раздел" нумеруется, за исключением структурных единиц "Строка", в которых отражаются сведения, указанные в подпунктах "б", "в" и "г" настоящего подпункта;
- в заголовке к тексту указывается период, на который составлено штатное расписание мэрии;
- дополнительно указывается количество единиц по штату ниже грифа утверждения;
- производится подведение итогов количества штатных единиц и суммы по максимальным должностным окладам с учетом надбавки за секретность по каждому подпункту, пункту, подразделу и разделу штатного расписания мэрии, о количестве штатных единиц (с указанием суммы по максимальным должностным окладам с учетом надбавки за секретность), находящихся в административно-функциональном подчинении мэра (заместителей мэра (в том числе первого заместителя мэра), руководителя аппарата мэрии);
- производится подведение итогов количества штатных единиц в разрезе должностей муниципальной службы и должностей работников по техническому обеспечению и суммы максимальных должностных окладов с учетом надбавки за секретность по каждому разделу штатного расписания мэрии и по штатному расписанию мэрии в целом;
- подпись руководителя управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии и подпись специалиста бухгалтерии (управления) мэрии проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа.
14.7.5. Согласование штатного расписания мэрии (изменений в штатное расписание мэрии) осуществляется бухгалтерией (управлением) мэрии с применением в обязательном порядке полистного визирования.
14.7.6. Подписание осуществляется руководителем управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии и руководителем бухгалтерии (управления) мэрии.
14.7.7. Утверждение производится путем издания муниципального правового акта мэрии. Гербовая печать ставится на подписи руководителя управления муниципальной службы и кадровой политики и руководителя бухгалтерии (управления) мэрии.
Внесение изменений в штатное расписание мэрии осуществляется путем внесения изменений в муниципальный правовой акт мэрии, предусматривающий его утверждение. Вносимые в указанный правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
14.8. Доверенность
14.8.1. Обязательные реквизиты:
- герб городского округа Тольятти;
- наименование организации (08) - мэрия городского округа или должностное лицо - мэр городского округа;
- справочные данные об организации (09);
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- текст документа (20);
- подпись (22);
- оттиск печати (25).
14.8.2. Подписание:
- доверенность на совершение каких-либо действий от имени мэрии подписывает мэр.
14.9. Программа
14.9.1. Виды документа:
- муниципальная программа;
- ведомственная целевая программа.
14.9.2. Особенности:
- порядок принятия решений о разработке, формирования и реализации, оценки эффективности муниципальных программ городского округа Тольятти устанавливается постановлением мэрии;
- порядок разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ городского округа Тольятти устанавливается постановлением мэрии.
14.9.3. Утверждение:
- муниципальная (ведомственная целевая) программа утверждается постановлением мэрии городского округа.
14.10. План
14.10.1. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10);
- гриф утверждения документа (16);
- текст документа (20);
- подпись (22);
- оттиск печати (25).
14.10.2. Особенности:
- порядок формирования и реализации планов мероприятий, разрабатываемых органами мэрии, устанавливается муниципальным правовым актом.
14.11. Протокол
14.11.1. Структура текста полного протокола:
- вводная часть - указываются председатель (председательствующий), секретарь, присутствовавшие, приглашенные, повестка дня;
- основная часть (строится по схеме: "слушали - выступили - решили").
14.11.2. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22).
14.11.3. Особенности:
- датой протокола является дата заседания (совещания), оформляется цифровым способом;
- регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания (совещания) в течение календарного года.
14.11.4. Подписание:
- председатель и секретарь (ответственный секретарь).
Образец оформления документа "Протокол" приведен в Приложении N 22 к настоящему Регламенту.
14.12. Докладная записка
14.12.1. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания (14);
- адресат (15);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22).
14.12.2. Особенности:
- докладная записка руководителя органа мэрии оформляется на бланке органа мэрии.
14.12.3. Подписание:
- докладную записку органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии;
- докладную записку работника подписывает составитель документа.
14.12.4. Образец оформления документа "Докладная записка" приведен в Приложении N 23 к настоящему Регламенту.
14.12.5. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется "Предложение" аналогично документу "Докладная записка".
14.13. Служебная записка
Служебная записка - документ, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, направляемый одним должностным лицом другому должностному лицу. Составляется "Служебная записка" аналогично документу "Докладная записка".
14.14. Объяснительная записка
14.14.1. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания (14);
- адресат (15);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22).
14.14.2. Особенности:
- объяснительная записка руководителя органа мэрии оформляется на бланке органа мэрии;
- объяснительная записка работника оформляется на стандартном листе бумаги.
14.14.3. Подписание:
- объяснительную записку подписывает составитель документа.
14.14.4. Образец оформления документа "Объяснительная записка" приведен в Приложении N 24 к настоящему Регламенту.
14.15. Пояснительная записка
14.15.1. Особенности:
- содержание пояснительной записки должно соответствовать требованиям пункта 7.1.7 настоящего Регламента.
14.16. Заявление
14.16.1. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- адресат (15);
- должность заявителя (указывается работниками мэрии);
- фамилия, инициалы (заявителя);
- текст документа (20);
- подпись (22).
14.16.2. Подписание:
- заявление подписывает заявитель.
14.16.3. Образец оформления документа "Заявление" приведен в Приложении N 25 к Регламенту.
14.17. Представление
14.17.1. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия городского округа и наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- адресат (15);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22).
14.18. Служебное письмо
14.18.1. Виды документа:
- служебное письмо;
- гарантийное письмо;
- сопроводительное письмо;
- инициативные письма;
- ответы на запросы и обращения;
- иные письма.
14.18.2. Обязательные реквизиты:
- герб городского округа Тольятти (указывается на бланке документа, исполненном типографским способом);
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- наименование органа мэрии (указывается только на бланке органа мэрии);
- справочные данные об организации (09);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);
- адресат (15);
- резолюция (17) - для входящих писем;
- заголовок к тексту (18);
- отметка о контроле (19) (указывается на входящих письмах);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- отметка об исполнителе (27);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) (указывается на входящих письмах);
- отметка о поступлении документа в организацию (29) (указывается на входящих письмах).
14.18.3. Образец оформления исходящего "Служебного письма" приведен в Приложении N 26 к настоящему Регламенту.
14.19. Телеграмма
14.19.1. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- справочные данные об организации (09) - почтовый адрес отправителя телеграммы;
- наименование вида документа (10);
- категория телеграммы (правительственная, срочная);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);
- адресат (15) - полный телеграфный адрес, наименование организации, фамилия получателя;
- текст документа (20) - содержание телеграммы;
- подпись (22);
- оттиск печати (25).
14.19.2. Подписание:
- мэр, курирующий заместитель мэра, руководитель аппарата, а также руководитель органа мэрии, которому предоставлено это право соответствующей доверенностью мэра.
Подпись заверяется печатью организации - мэрии городского округа Тольятти.
14.19.3. Образец оформления документа "Телеграмма" приведен в Приложении N 27 к настоящему Регламенту.
14.20. Факсограмма
14.20.1. Особенности:
- факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений объемом не более 5 листов;
- запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования".
14.21. Телефонограмма
14.21.1. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - автор телефонограммы;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11) - дата и время передачи;
- дата и исходящий номер автора телефонограммы (13);
- дата документа (11) - дата регистрации телефонограммы;
- регистрационный номер документа (12) - входящий номер телефонограммы, присвоенный в канцелярии (для телефонограмм, поступающих из Думы городского округа Тольятти);
- адресат (15) - кому передается телефонограмма (должность, наименование организации (органа мэрии), инициалы, фамилия);
- текст документа (20) - текст телефонограммы;
- подпись (22);
- отметка о поступлении документа в организацию (29).
Кроме того, в телефонограммах обязательно должна быть указана:
- информация о лице, передавшем телефонограмму (наименование должности, инициалы, фамилия, номер телефона, дата и время передачи телефонограммы);
- информация о лице, принявшем телефонограмму (наименование должности, инициалы, фамилия, номер телефона).
14.21.2. Особенности:
- принимающий записывает текст телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм;
- текст телефонограммы не должен превышать 50 слов;
- во избежание неточностей и ошибок принимающий повторяет записанный текст передающему лицу в конце приема.
14.21.3. Подписание:
- исходящие телефонограммы подписывает мэр, курирующий заместитель мэра, руководитель аппарата мэрии, а также руководитель органа мэрии.
14.22. Электронное сообщение
14.22.1. Электронное сообщение - сообщение, передаваемое по системе связи между компьютерами (электронная почта) и получаемое в виде файла, преобразованное с помощью специального программного обеспечения в видеограмму на экране монитора.
Текст сообщения оформляется в свободном стиле.
14.23. Акт
14.23.1. Обязательные реквизиты:
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25).
14.23.2. Подписание:
- подписи лиц, составивших акт, проставляются на каждом экземпляре акта;
- в случае если акт составлен комиссией, член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.
14.23.3. Утверждение:
- акт утверждается мэром (заместителем мэра, руководителем аппарата мэрии, руководителем органа мэрии), по поручению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
14.23.4. Образец оформления документа "Акт" приведен в Приложении N 28 к настоящему Регламенту.
14.24. Справка
14.24.1. Обязательные реквизиты:
- герб городского округа Тольятти (указывается на бланке мэрии);
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- наименование органа мэрии (указывается только на бланке органа мэрии);
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- адресат (15);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25).
14.24.2. Подписание:
- справка, выдаваемая органом мэрии в пределах компетенции, оформляется на бланке органа мэрии и подписывается руководителем органа мэрии;
- справка финансового характера подписывается бухгалтером мэрии, мэром (заместителем мэра, иным уполномоченным должностным лицом) и заверяется гербовой печатью.
14.24.3. Образец оформления документа "Справка" приведен в Приложении N 29 к настоящему Регламенту.
14.25. Заключение
14.25.1. Обязательные реквизиты (применяются за исключением заключения по результатам проведения юридической и антикоррупционной экспертизы):
- герб городского округа Тольятти (указывается на бланке мэрии);
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- наименование органа мэрии (на бланке органа мэрии);
- справочные данные об организации (органе мэрии) (09);
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- подпись (22);
- визы согласования документа (24);
- отметка об исполнителе (27).
14.25.2. Особенности:
- порядок подготовки и содержание заключения по результатам юридической и антикоррупционной экспертизы определяются приказом руководителя правового департамента мэрии.
14.25.3. Подписание:
- заключение по направлению деятельности органа мэрии - руководитель органа мэрии;
- заключение по результатам проведения юридической и антикоррупционной экспертизы - руководитель правового департамента мэрии;
- заключение, подлежащее направлению в другую организацию, - мэр (заместитель мэра, руководитель аппарата).
14.25.4. Образец оформления документа "Заключение" в другую организацию приведен в Приложении N 30 к настоящему Регламенту.
14.26. Перечень
14.26.1. Особенности оформления:
- текст "Перечня" может оформляться в виде таблицы.
14.26.2. Подписание:
- должностное лицо, составившее перечень.
14.26.3. Утверждение:
- отдельные разновидности перечней утверждает мэр (заместитель мэра, руководитель аппарата, руководитель органа мэрии).
14.27. Список
14.27.1. Особенности оформления:
- текст документа "Список" может оформляться в виде таблицы.
14.27.2. Подписание:
- должностное лицо, составившее его; при необходимости - мэр (заместитель мэра, руководитель аппарата, руководитель органа мэрии).
14.28. Отчет
14.28.1. Обязательные реквизиты документа "Отчет о выполнении мероприятий органа мэрии":
- наименование организации (08) - наименование органа мэрии;
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- отметка об исполнителе (27).
14.28.2. Особенности:
- в заголовке указывается: за какой период деятельности составлен отчет (дата начала и дата окончания отчетного периода).
14.28.3. Подписание:
- отчет о выполнении мероприятий органа мэрии подписывает руководитель органа мэрии.
14.29. Номенклатура дел
14.29.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в мэрии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
14.29.2. Составление и оформление документа:
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах мэрии, положениями о структурных подразделениях, входящих в состав органов мэрии, штатным расписанием мэрии, перспективными и текущими планами и отчетами, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел органа мэрии составляется специалистом, ответственным за делопроизводство в органе мэрии.
Сводная номенклатура дел мэрии составляется канцелярией мэрии; при коренных изменениях структуры и функций мэрии номенклатура составляется и согласовывается заново.
14.29.3. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия городского округа;
- наименование органа мэрии (на бланке органа мэрии);
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- регистрационный номер документа (12);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16) - для сводной номенклатуры дел мэрии;
- текст документа (20);
- подпись (22);
- гриф согласования документа (23) - для сводной номенклатуры дел мэрии;
- визы согласования документа (24).
14.29.4. Структура текста документа:
Каждому органу мэрии в соответствии с утвержденной структурой присваивается индекс (01, 02...);
- в графе 1 проставляются индексы каждого дела;
- в графе 2 указываются заголовки дел;
- в графе 3 указывается количество дел. Заполняется по окончании календарного года;
- в графе 4 указываются срок хранения дел, номера статей по перечню;
- графа 5 - примечание.
14.29.5. Особенности:
- в действие вводится с 1 января календарного года;
- в течение года добавляется новыми делами. Для вновь заводимых дел оставляются резервные номера.
14.29.6. Согласование:
- номенклатуру дел органов мэрии согласовывает работник канцелярии мэрии, ответственный за архив в мэрии;
- сводную номенклатуру дел мэрии согласовывает центральная экспертная комиссия мэрии; экспертно-проверочная комиссия управления государственной архивной службы Самарской области (не реже одного раза в 5 лет).
14.29.7. Подписание:
- номенклатуру дел органа мэрии подписывает лицо, ответственное за делопроизводство в соответствующем органе мэрии;
- сводную номенклатуру дел мэрии подписывает начальник канцелярии (отдел) мэрии.
14.29.8. Утверждение:
- номенклатуру дел органа мэрии утверждает руководитель органа мэрии;
- сводная номенклатура дел мэрии утверждается в четырех экземплярах руководителем аппарата мэрии, заверяется гербовой печатью и направляется на утверждение в Управление государственной архивной службы Самарской области.
14.29.9. Первый утвержденный экземпляр (оригинал) сводной номенклатуры дел мэрии является документом постоянного срока хранения и остается в Управлении государственной архивной службы Самарской области; второй (оригинал) находится на хранении в управлении по делам архивов мэрии; третий (оригинал) используется в управлении по делам архивов мэрии в качестве рабочего экземпляра, четвертый (оригинал) используется в канцелярии мэрии в качестве рабочего экземпляра.
14.30. График отпусков мэрии
14.30.1. График отпусков мэрии представляет собой сводный график, который применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех органов (структурных подразделений органов) мэрии на календарный год по месяцам.
14.30.2. Структура текста документа:
- заголовок к тексту;
- наименование разделов;
- наименования органов (структурных подразделений органов) мэрии;
- наименование должности выборного должностного лица местного самоуправления, должностей муниципальной службы и должностей работников по техническому обеспечению;
- Ф.И.О. работника;
- количество календарных дней, с указанием даты начала соответствующего вида ежегодного оплачиваемого отпуска;
- примечания;
- подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков мэрии и датой начала отпуска.
14.30.3. Обязательные реквизиты:
- наименование организации (08) - мэрия;
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- гриф согласования (мнение выборного профсоюзного органа);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- подпись (22).
14.30.4. Особенности оформления (утверждения):
- для утверждения графика отпусков мэрии должно быть получено мотивированное мнение профсоюзного комитета мэрии.
14.30.5. Подписание:
- график отпусков мэрии подписывается руководителем управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии.
14.30.6. Утверждение:
- утверждение графика отпусков мэрии производится мэром не позднее чем за две недели до наступления календарного года; гербовая печать ставится на подписи мэра.
XV. Порядок оформления проектов постановлений, распоряжений
15.1. Проекты муниципальных правовых актов мэрии: постановлений и распоряжений мэрии, распоряжений заместителей мэра, распоряжений руководителя аппарата мэрии (далее в настоящем разделе - проект постановления, распоряжения) разрабатываются и оформляются в соответствии с настоящим разделом и разделом VII настоящего Регламента.
15.2. В верхнем правом углу листа проекта постановления, распоряжения проставляется слово "Проект".
В проекте постановления, распоряжения указываются следующие реквизиты с учетом подразделов 14.1, 14.2 раздела XIV настоящего Регламента:
- наименование вида документа - указывается наименование разрабатываемого постановления, распоряжения;
- дата документа, регистрационный номер документа - указанные реквизиты обозначаются;
- заголовок к тексту - название проекта постановления, распоряжения должно быть точным, четким, максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования, его содержание, заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение) и оформляется с заглавной буквы без кавычек и точки в конце, отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт), заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал;
- текст документа - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт);
- подпись - отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из наименования должности (например, "Мэр", "Первый заместитель мэра", "Заместитель мэра", "Руководитель аппарата мэрии"), инициалов и фамилии, наименование должности указывается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, слова центрируются относительно самой длинной строки, инициалы и фамилия указываются у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем;
- отметка об исполнителе - указываются фамилия и телефон непосредственного разработчика проекта постановления, распоряжения, указанные сведения размещаются ниже предыдущего реквизита через три межстрочных интервала (36 пт) у левой границы текстового поля в одну строку, при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;
- идентификатор электронной копии документа - данный реквизит размещается ниже предыдущего реквизита и содержит наименование соответствующего документа, созданного в MS Word и (или) MS Excel.
15.3. Текст размещается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Содержание текста строится исходя из значимости (от наиболее существенных вопросов - к второстепенным) или из последовательности развития темы проекта постановления, распоряжения (хронологически и логически).
15.4. При наличии в проекте постановления преамбулы она завершается словами "мэрия городского округа Тольятти постановляет:".
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) подразделяется на пункты.
При наличии приложений к проекту постановления, распоряжения в его тексте на них обязательно делается ссылка.
15.5. Пункт проекта постановления, распоряжения может быть:
- утверждающим или назначающим, такой пункт содержит соответствующее действие, выраженное глаголом неопределенной формы (утвердить, определить и т.п.) и наименование объекта данного действия (в том числе наименование утверждаемого документа);
- содержащим поручение (задание, рекомендацию), такой пункт содержит предписываемое действие, выраженное глаголом неопределенной формы (поручить, обязать и т.п.), наименование объекта данного действия, суть поручения (задания, рекомендации), наименование субъекта, исполняющего действие (в том числе наименование органа мэрии - ответственного исполнителя, фамилию, инициалы его руководителя), срок исполнения поручения (задания, рекомендации);
- контрольным, такой пункт является завершающим и содержит поручение о контроле за исполнением соответствующего муниципального правового акта мэрии в целом, с указанием должности и фамилии лица, осуществляющего контроль (контроль не может быть возложен на должностное лицо, указанное в предыдущих пунктах в качестве ответственного исполнителя (исполнителя)). Исключение составляют муниципальные правовые акты мэрии, носящие характер длительного (постоянного) действия и по своему содержанию не требующие контроля за их исполнением (в данных актах указанный пункт отсутствует).
<< Приложение N 1 |
Приложение >> N 3 |
|
Содержание Распоряжение Мэрии городского округа Тольятти от 15 августа 2016 г. N 4902-р/1 "О внесении изменений в распоряжение мэрии... |
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.